Che cos'è la corrispondenza PO? E come automatizzarlo?

Il PO Matching è il processo di collegamento di un ordine di acquisto (PO) emesso da un cliente che indica tipi, quantità e prezzi concordati per prodotti/servizi al fattura emessa da un venditore per la sua consegna. L'obiettivo dell'abbinamento PO è garantire pagamenti tempestivi ai fornitori, una corretta contabilizzazione dei costi e un facile rilevamento di pratiche fraudolente.

Corrispondenza manuale dell'ordine di acquisto

La corrispondenza dell'ordine di acquisto prevede diversi passaggi, tra cui la ricevuta e acquisizione dei dati di fatturazione, verifica con ordine di acquisto, la corrispondenza dei parametri e la risoluzione basata su vari parametri. L'elaborazione delle fatture e l'abbinamento dell'ordine di acquisto sono processi complessi, dispendiosi in termini di tempo e di risorse se eseguiti manualmente, soprattutto nelle attività aziendali su larga scala.

Anche nei dipartimenti dove c'è la digitalizzazione delle informazioni sotto forma di applicazioni ERP (Enterprise Resource Planning), è richiesta una quantità significativa di lavoro umano; dal momento in cui una fattura viene emessa o ricevuta fino al suo inserimento nell'applicazione ERP, è possibile pagare per questi account il personale esegue un elenco apparentemente infinito di compiti.

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· Apertura e scansione della posta / apertura di fatture fisiche / PO

· Recupero di fatture / ordini di acquisto da una casella di posta elettronica, un portale o buste fisiche

· Inserimento delle informazioni dalle fatture nel computer

· Abbinamento manuale delle fatture con gli ordini di acquisto (PO) e le ricevute di consegna

· Instradamento fisico di fatture / OP ai manager e al personale addetto all'approvazione

· Risolvi le eccezioni attraverso ingombranti controlli oculari e analisi manuale.

· Inserimento delle informazioni sulla fattura abbinata nell'ERP

· Ricerca nell'ERP di duplicazioni e omissioni

· Riconciliare fatture con pagamenti

· Aggiornamento dei dati anagrafici del fornitore

Alcune sfide debilitanti nell'abbinamento degli ordini di acquisto su larga scala, specialmente se eseguite manualmente, sono:

Gestione di più punti dati di fatturazione: Le grandi organizzazioni gestiscono abitualmente ordini di acquisto e / o fatture di più fornitori / clienti in più formati, inclusi file di elaboratori di testi (ad esempio, documenti MS-Word), file di immissione dati (ad esempio, file MS-Excel), documenti XML strutturati da Electronic Data Interchange (EDI), PDF e file di immagine e talvolta come documenti cartacei.

L'unificazione di tutti questi documenti è dispendiosa in termini di tempo e soggetta a errori se eseguita manualmente. Errori all'inizio del flusso di lavoro di elaborazione delle fatture può portare a gravi conseguenze come pagamenti in eccesso, pagamenti errati, duplicazione delle fatture, ecc. che possono portare alla perdita di produttività e fiducia.

Mancata corrispondenza dei dati: I è possibile pagare per questi account Il dipartimento dell'azienda spesso deve abbinare l'ordine di acquisto con la nota merci ricevuta (GRN) e i dati dei contratti, oltre alla fattura. Il processo di "stare and compare" di abbinamento manuale, oltre ad essere laborioso e faticoso, può portare a gravi errori come date e valori mancati, la cui correzione rallenterebbe le operazioni ed esporrebbe l'organizzazione a rischi di perdita di produttività e di business - problemi di gestione/relazione con il cliente.

La gestione delle eccezioni: I reparti della contabilità fornitori dedicano molto tempo alla gestione delle eccezioni, comprese le informazioni errate, incomplete e non corrispondenti nelle fatture. Fino a 20% delle fatture contengono regolarmente informazioni errate o incomplete e un dipartimento di contabilità fornitori (manuale) convenzionale dedica il 25% del suo tempo a risolvere problemi e rintracciare le informazioni mancanti.

Costo per elaborazione fattura: L'elaborazione manuale delle fatture e l'abbinamento dell'ordine di acquisto comportano costi che includono ore manuali, carta e affrancatura, che sarebbero aggravati da sanzioni, commissioni per ritardo, restituzione di prodotti e perdita di affari in caso di errori.

Frode e furto: Certified Fraud Examiners (ACFE) segnala che un'organizzazione tipica perde il 5% delle sue entrate a causa di frodi ogni anno. I criminali che si spacciano per l'identità di dirigenti o fornitori inviano tramite posta elettronica fatture dall'aspetto autentico o altre richieste di pagamento e un team di contabilità fornitori poco attento può cadono preda di esso.

Un sondaggio del 2020 di Levvel Research mostrato che l'inserimento manuale dei dati e l'inefficienza continuano ad essere i punti deboli del processo di contabilità fornitori.

Accounts Payable Association con sede nel Regno Unito trovato che:

• Il 56% delle aziende ha problemi di previsione del flusso di cassa a causa di problemi di contabilità fornitori
• Il 91% delle aziende riceve regolarmente telefonate da fornitori che cercano pagamenti.
• Il 23% delle aziende aveva fornitori che si rifiutavano di lavorare di nuovo con loro a causa di inefficienze della contabilità fornitori

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Corrispondenza PO automatizzata

Molti dei problemi precedenti possono essere risolti utilizzando la corrispondenza automatica degli ordini di acquisto. L'automazione può essere introdotta in varie fasi del processo di contabilità e, di conseguenza, ci sono due tipi di automazione:

Acquisizione dati basata sul riconoscimento ottico dei caratteri (OCR):

L'acquisizione dei dati delle fatture basata su OCR utilizza una combinazione di hardware di acquisizione delle immagini e software di conversione per convertire le immagini in testo che può essere elaborato manualmente dal team contabile. È ovvio che questo si limita a digitalizzare i dati e non li confronta e deve comportare successive operazioni manuali.

Inoltre, i sistemi OCR autonomi non funzionano con diversi modelli, tipi di file e layout, rendendo necessario un frequente intervento umano per impostare le regole del modello per diversi tipi di documento.

Elaborazione automatica degli account / corrispondenza dell'ordine di acquisto:

Questo è di tre tipi:

• L'automazione dei processi robotici (RPA) imita le azioni umane in attività ripetitive.
• L'intelligenza artificiale (AI), il "Santo Graal" dell'informatica nelle parole di Bill Gates, imita il giudizio e il comportamento umano per abbinare PO, fatture e ricevute.
• L'apprendimento automatico (ML) è un sottoinsieme dell'IA in cui il computer "impara dall'esperienza" attraverso algoritmi come la rete neurale che imita il processo di apprendimento del cervello.

Tutti e tre i tipi di elaborazione automatizzata dei dati acquisiscono i dati pertinenti da fatture, ordini di acquisto e altra documentazione finanziaria e li elaborano automaticamente in un modo che imita la mente umana. Di questi, l'elaborazione abilitata dall'intelligenza artificiale può anche confrontare e abbinare i record e prendere decisioni come passare la transazione, segnalare errori o sollevare eccezioni.

L'abbinamento basato sull'intelligenza artificiale comprende quattro passaggi:

1. Acquisizione ed estrazione dei dati: Questo passaggio prevede una certa quantità di intervento umano nella scansione manuale delle fatture fisiche nei sistemi o nell'incorporazione di fatture inviate via fax o e-mail per la conversione in immagini. Zonal Optical Character Recognition (OCR) o Template OCR viene utilizzato per estrarre il testo che si trova in una posizione specifica all'interno di un documento scansionato. Un sistema OCR zonale viene addestrato definendo dove è possibile trovare campi dati specifici all'interno di un documento. OpenCV, Tesseract e Python sono alcuni sistemi OCR zonali che possono essere addestrati per selezionare campi specifici da una fattura o ordine di acquisto acquisiti.

2. Riconoscimento dei dati: Il riconoscimento e la categorizzazione dei dati acquisiti in tipi tramite classificazione basata su regole o algoritmi di apprendimento automatico. I sistemi AI OCR possono eliminare oltre l'80% delle operazioni sotto l'acquisizione, l'estrazione e l'indicizzazione dei dati delle fatture.

3. Abbinamento e convalida dei record: L'algoritmo AI esegue la corrispondenza dei record, il processo di ricerca di informazioni corrispondenti da grandi set di dati. Il processo di abbinamento può essere a 2, 3 o 4 vie, a seconda delle esigenze dell'azienda.

Un sondaggio di Ricerca di livello mostra che approvazione più rapida delle fatture e aumento della produttività dei dipendenti sono i due principali vantaggi riscontrati dal passaggio a 2 vie e 3 vie con intelligenza artificialemodo corrispondente processi.

4. Revisione della contabilità fornitori ed elaborazione delle eccezioni, in base alle esigenze specifiche dell'azienda, i dati abbinati vengono passati o instradati al dipendente appropriato per un'ulteriore elaborazione.

Vantaggi del PO Matching basato sull'IA

Elaborazione touchless:Quando tutti i documenti (fattura, ordine di acquisto, ricevuta ecc.) Sono di natura elettronica, l '"elaborazione senza contatto" rimuove i processi incentrati sulla carta e riduce al minimo l'intervento umano, offrendo così migliori prestazioni, scalabilità e agilità; tutti i documenti aziendali vengono ricevuti, digitalizzati, instradati, abbinati, approvati ed elaborati senza la necessità di spostare un singolo pezzo di carta tra il personale e i reparti. L'elaborazione touchless funziona attraverso i seguenti passaggi:

1. Il software verifica la presenza di messaggi di posta elettronica non letti.

2. Gli allegati vengono trovati e scollegati dall'e-mail per l'elaborazione.

3. Gli allegati vengono letti utilizzando capacità cognitive e i dati vengono estratti.

4. Le informazioni sulla fattura / ordine di acquisto vengono convalidate in base a regole aziendali predefinite.

5. Viene creata una fattura, confrontata con ordini di acquisto e ricevute di consegna in base a regole preimpostate e controllata per garantire che non vi siano fatture duplicate.

6. Gli utenti vengono avvisati se le fatture sono state elaborate correttamente.

L'elaborazione touchless utilizza spesso l'apprendimento automatico per addestrare le IA a funzionare meglio dei semplici sistemi di intelligenza artificiale basati su regole. Il sistema quindi apprende sia dalla base di clienti che dalle complessità specifiche di ogni cliente.

Abbinamento intelligente:  Gli ordini di acquisto possono essere abbinati per numero di ordine di acquisto, rilascio, riga, spedizione e ricevuta dell'ordine di acquisto e ordinati in varie forme in pochi secondi, un compito che è erculeo solo con lo sforzo umano.

Facile gestione di più ordini di acquisto in più fatture:  L'automazione è particolarmente utile quando il volume di ordini di acquisto e fatture è elevato e lo sforzo manuale richiederebbe giorni, se non mesi, per gestirli e classificarli.

Audit trail completo e conformità: I sistemi di intelligenza artificiale possono fornire agli operatori umani un'assistenza intuitiva ed eseguire convalide e correzioni che richiedono ore con il lavoro umano, in pochi secondi.

Risparmio di manodopera: L'intelligenza artificiale opera sulla base della "rete neurale" - algoritmi in grado di riconoscere le relazioni sottostanti in un insieme di dati molto simile al cervello umano. Oltre alla velocità delle prestazioni, l'apprendimento automatico e le possibilità di apprendimento profondo all'interno dell'IA possono aiutare il software a imparare dall'esperienza, che può mettere a punto l'operazione per aumentare la produttività e l'accuratezza, ovviando all'intervento umano e alla convalida.

Segnalazione e riduzione a icona degli errori: Laddove il cervello umano può fallire a causa della fatica derivante da azioni ripetitive, il sistema basato sull'intelligenza artificiale può infatti migliorare le prestazioni con il tempo e "l'esperienza". Sebbene l'automazione non possa eliminare completamente l'errore umano, può garantire la coerenza su larga scala. La contabilità automatizzata può aumentare in modo significativo la probabilità di identificare piccoli problemi prima che si trasformino in problemi più grandi. In caso di problemi o errori, viene automaticamente segnalato un avviso al team IT che può identificare rapidamente la causa principale e risolverlo. Non manca nulla e la soluzione è molto più rapida. La segnalazione tempestiva degli errori può far risparmiare tempo, ridurre i costosi tempi di inattività e ovviare a gravi incendi in un secondo momento.

Produttività incrementata: Senza attività dispendiose in termini di tempo come l'abbinamento degli ordini di acquisto e l'elaborazione delle fatture, il team di contabilità fornitori può ora concentrarsi su attività incentrate sull'uomo come la pianificazione finanziaria, l'analisi e l'ottenimento di approfondimenti per miglioramenti e il miglioramento delle relazioni interpersonali e istituzionali, il tutto potrebbe migliorare la linea di fondo.

Vantaggi in termini di costi: Sebbene l'installazione dell'elaborazione delle fatture abilitata dall'intelligenza artificiale sia associata a un costo di avvio, il suo funzionamento comporterebbe solo il 20% dello stipendio di un dipendente.

Sicurezza e scalabilità dei dati:  Una maggiore efficienza operativa per le aziende globali deriva dalla capacità di funzionare 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX, a differenza degli operatori umani che sono limitati dalla larghezza di banda mentale e dal tempo.

Disponibilità all'audit: PO, GRN e fatture sono tra i documenti più comuni richiesti durante gli audit. La corrispondenza degli ordini di acquisto abilitata per AI ha già questi documenti approvati, abbinati e organizzati, il che consente un processo di audit senza interruzioni.

L'automazione dell'elaborazione delle fatture e l'abbinamento degli ordini di acquisto possono aiutare i vari livelli di dirigenti di un'azienda:

• I dirigenti finanziari possono ridurre i costi e liberare risorse che possono essere riorganizzate per migliorare i profitti e assistere nella crescita strategica e aziendale.
• I dirigenti aziendali possono comprendere meglio le prestazioni e monitorare il flusso di cassa mediante l'analisi dei dati del dashboard offerti da molti dei software di automazione da misurare.
• I team addetti alla contabilità fornitori possono eliminare le fatture cartacee e le interazioni manuali grazie a instradamento, codifica e abbinamento delle fatture fornitore semplificati utilizzando regole di contabilità predefinite.
• I contabili e il personale di ricerca hanno accesso completo e immediato agli ordini di acquisto e alle fatture per la pianificazione futura.

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Configurazione e implementazione di sistemi di corrispondenza PO abilitati all'intelligenza artificiale

La creazione di un sistema di corrispondenza degli ordini di acquisto abilitato per l'intelligenza artificiale in un'organizzazione è un processo a tre livelli.

Sebbene l'elaborazione automatica delle fatture e l'abbinamento degli ordini di acquisto siano vantaggiosi quando implementati, esiste indubbiamente una curva di apprendimento e l'azienda / il team deve seguire alcuni protocolli affinché l'automazione produca i risultati attesi. Alcuni passaggi che devono essere eseguiti prima e durante l'implementazione dei processi contabili automatizzati sono i seguenti:

Pieno coinvolgimento di tutte le parti interessate

L'automazione della contabilità fornitori di successo dipende dalla piena partecipazione di ogni membro del team finanziario, che richiede programmi di formazione e aggiornamento periodici per far funzionare il sistema e gestire le eccezioni.

Automazione in fase

Sfruttare il potere dell'automazione e dell'intelligenza artificiale dipende dalla corretta configurazione e implementazione. Inoltre, c'è una curva di apprendimento piuttosto ripida associata al passaggio dalla contabilità manuale all'abbinamento delle fatture basato sull'intelligenza artificiale. Attraverso la transizione in fase, è possibile impostare senza errori e anche dare al team il tempo di adottare nuovi processi.

Integrazione di tutti i sistemi

Il team di contabilità fornitori potrebbe già utilizzare software per scopi disgiunti come la pianificazione delle risorse aziendali (ERP), la gestione delle relazioni con i clienti e altri sistemi finanziari di base. Il sistema di automazione dell'IA dovrebbe essere in grado di essere integrato con il software esistente per semplificare le cose per gli utenti.

Pianificazione per gli imprevisti

Il crash del server, l'interruzione dell'alimentazione e le interruzioni della rete possono interrompere gravemente il funzionamento dei sistemi di corrispondenza degli ordini di acquisto abilitati per AI. Ma un piano di continuità aziendale consolidato che includa backup, alimentatori ininterrotti e cloud computing può aiutare ad affrontare questi problemi. È anche importante mantenere una cronologia dei processi nel caso in cui le operazioni debbano temporaneamente tornare alla movimentazione manuale.

Organizzazione di tutti i documenti rilevanti

In abbinamento a tre e quattro vie. Gli ordini di acquisto, GRN e fatture devono essere abbinati. Sebbene la maggior parte dei fornitori e dei clienti siano diligenti riguardo a ordini di acquisto e fatture, tendono a essere incuranti di GRN e ricevute. L'assenza di ricevuta può sospendere un processo di corrispondenza a 3 vie integrato nell'IA e verrebbero generate eccezioni che portano a colli di bottiglia nel flusso di lavoro.

Ciò può essere evitato centralizzando la ricezione degli articoli, quindi la creazione delle ricevute è limitata a una o poche persone per evitare duplicazioni e omissioni. Un altro modo a prova di errore è progettare un approccio basato sul sistema in cui viene impostato un promemoria automatico per la generazione e il follow-up delle ricevute.

Garantendo che tutte le fatture, gli ordini di acquisto e le ricevute siano immessi tempestivamente nel sistema, l'automazione AP può ridurre drasticamente i giorni da pagare in sospeso (DPO) di un media di 5.55 giorni. Un sistema completamente automatizzato in cui il software acquisisce i documenti direttamente dalla sorgente software (e-mail, ecc.) Può garantire questo, ma nel caso del caricamento manuale dei dati, questo diventa un punto importante.

Corrispondenza dei dati del fornitore

Un processo di abbinamento a 3 vie fa perno sul fornitore come fattore chiave del processo. L'accuratezza dei dati forniti dai fornitori può garantire l'assenza di problemi di mancata corrispondenza dei dati. Per l'invio manuale delle fatture, è necessaria la due diligence per garantire l'accuratezza. La precisione implica l'uniformità di unità di misura, prezzo unitario e tempi di consegna. I cataloghi dei fornitori possono eliminare gli errori e migliorare l'esperienza di acquisto.

Impostazione di una tolleranza per l'autoapprovazione

Alcune eccezioni comuni che si verificano durante la corrispondenza PO sono:

· Le quantità della fattura non corrispondono all'ordine di acquisto

· Informazioni di riferimento PO mancanti o errate sulla fattura

· Fornitore mancante o struttura fiscale per una fattura

· Discrepanze di prezzo a livello di riga o per la fattura totale. Ad esempio, l'ordine di acquisto potrebbe essere per 10 unità articolo al costo di Rs.10 / unità e la fattura potrebbe essere per 1 unità articolo al prezzo di Rs. 100.

Gestione dei casi limite

I casi limite sono eventi rari che devono essere gestiti dal software. Nell'abbinamento degli ordini di acquisto delle fatture, la complessità della fatturazione ricorrente viene spesso sottovalutata. Il sistema di intelligenza artificiale deve presentare una fatturazione ricorrente adattiva per considerare questi casi limite che possono sorgere a causa di modifiche del fuso orario, addebiti ricorrenti multipli, aggiustamenti dei prezzi retrospettivi e durate mensili variabili per garantire un'automazione senza errori.

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Esempi di sistemi di corrispondenza PO abilitati all'IA

La scelta di una suite di contabilità abilitata all'intelligenza artificiale dipende dalla natura del business e dalla portata delle operazioni. La corrispondenza degli ordini di acquisto abilitata per AO potrebbe essere una soluzione puntuale o una suite di contabilità completa, che dipenderebbe dal software esistente o dalla sua mancanza. Nel primo caso, avrebbe bisogno di comunicare con i sistemi esistenti, compreso ERP. PO Matching è disponibile in molti strumenti utilizzati per la contabilità, tra cui Nanonets AI-OCR, Oracle, Nexxonia, Intacct, MineralTree, ecc.

In Oracle, Payables è lo strumento di abbinamento PO abilitato AI in cui una volta che una fattura viene inserita e abbinata a un PO, le distribuzioni vengono create automaticamente e la corrispondenza viene verificata per la conformità con la tolleranza definita. Una volta abbinata, la contabilità fornitori aggiorna la quantità fatturata per ciascuna spedizione abbinata e le relative distribuzioni corrispondenti in base all'importo immesso nel campo Quantità fatturata. I debiti aggiornano anche l'importo fatturato sulla / e distribuzione / i PO.

Sage Intacct Acquisti crea transazioni strutturate e predefinite e flussi di lavoro di approvazione degli acquisti. MineralAlbero, un fornitore di soluzioni per l'automazione dei pagamenti e contabilità fornitori, fornisce l'abbinamento automatico di PO / fattura per Sage Intacc. In questo, i dettagli di intestazione e di riga vengono estratti automaticamente utilizzando la tecnologia OCR dalle fatture inviate dai fornitori a un'e-mail designata. Quindi abbina automaticamente le fatture in entrata con gli ordini di acquisto o le ricevute e quindi le inserisce nei flussi di lavoro interni degli utenti per l'approvazione e il pagamento delle fatture. Tutti i dati si sincronizzano con l'ERP dell'azienda per la coerenza della piattaforma.

Spese Nexonia, una soluzione di gestione delle note spese basata su web e mobile basata su cloud che dispone di flussi di lavoro di approvazione flessibili e profonda integrazione con i sistemi esistenti.

In tipalti, tutte le fatture passano attraverso un OCR standard, un'estrazione avanzata dei dati e flussi di lavoro di approvazione prima che il pagamento venga elaborato. È possibile impostare regole per determinare se una fattura è sostenuta dall'ordine di acquisto e se deve essere sottoposta al processo di abbinamento. Le regole di base si applicano all'importo del fornitore o della fattura e se una fattura ha un ordine di acquisto, i dati di codifica della fattura del PO pre-compilano automaticamente la fattura.

In DocuWare, quando viene acquisita una fattura, uno strumento di crowd-learning basato sull'intelligenza artificiale estrae tutti i dati chiave necessari per l'elaborazione come nome fornitore, ID, numero fattura, totale parziale, tasse, trasporto e importo totale. Per convalidare la fattura, il sistema conferma se si tratta di un fornitore valido, ricontrolla eventuali numeri di fattura duplicati, abbina gli ordini di acquisto e le bolle di consegna e ricalcola gli importi.

Sono disponibili molti altri strumenti di corrispondenza degli ordini di acquisto con varie funzioni per adattarsi a varie applicazioni.

Nanonet AI OCR

Nanonets AI-OCR legge documenti invisibili e semi-strutturati che non seguono un modello standard e convalida i dati acquisiti dal documento. Il software può acquisire dati da una varietà di documenti tra cui fattura, carta d'identità, ordini di acquisto, prova di reddito, modulo fiscale e moduli ipotecari.

Consente l'importazione dei dati dalla piattaforma dell'utente e l'esportazione diretta dei dati acquisiti in un flusso di lavoro esistente, senza interrompere il sistema. Nanonets ha associazioni di linguaggio in Shell, Ruby, Golang, Java, C # e Python. Il motore AI impara e migliora con l'uso. Con un'interfaccia web intuitiva, elimina i laboriosi processi manuali e automatizza fatture, ricevute e revisioni dei documenti. È noto per ridurre i tempi di elaborazione fino al 90% e risparmiare sui costi fino al 50%.

Ci si aspetta che l'intelligenza artificiale svolga un ruolo fondamentale nella trasformazione del modo in cui la contabilità e l'abbinamento degli ordini di acquisto vengono eseguiti nel mondo aziendale. Tuttavia, non può eliminare la partecipazione umana: la tecnologia non può esistere da sola.

L'intelligenza artificiale assisterà, non sostituirà il contabile. La chiave per l'implementazione di successo di un sistema di contabilità abilitato dall'intelligenza artificiale è riunirli. Il futuro dell'uso dell'IA nella contabilità e nell'abbinamento degli ordini di acquisto dipende in gran parte da come gli esseri umani possono ancorarlo per migliorare la loro capacità di fornire valori a lungo termine.