Cos'è la corrispondenza bidirezionale?

La contabilità in qualsiasi azienda implica la gestione delle fatture ogni mese.

Uno dei compiti più impegnativi quando si ha a che fare con queste fatture è la verifica.

Tutte le fatture ricevute da un'azienda per prodotti o servizi acquistati da un fornitore devono essere verificate per verificarne l'accuratezza prima che venga avviato il pagamento.

A tal fine, tutti i dettagli dell'acquisto menzionati nella fattura vengono abbinati al corrispondente ordine d'acquisto per garantire che i prodotti/servizi ordinati siano stati consegnati correttamente e al prezzo concordato. Questo processo di verifica è chiamato corrispondenza bidirezionale.

Capiamo velocemente come funziona.

Riepilogo del processo di approvvigionamento

Prima di comprendere la corrispondenza bidirezionale, ricapitoliamo rapidamente come funziona l'approvvigionamento in un contesto aziendale.

Ordine di acquisto (PO) è un accordo giuridicamente vincolante rilasciato dall'acquirente al venditore, informante del tipo di prodotto/servizio ordinato e della quantità e dei prezzi concordati.

Fattura è un documento giuridicamente vincolante rilasciato dal venditore all'acquirente insieme o dopo la consegna del prodotto/servizio al cliente. Contiene tutti i dettagli del venditore, del cliente, del prodotto/servizio consegnato, dei prezzi e della modalità di pagamento.

Supponiamo che il reparto IT di un'azienda ABC richieda 10 sedie direzionali girevoli per i suoi dirigenti IT.

• Il reparto IT può (a seconda della politica aziendale) emettere una richiesta di acquisto attraverso la gerarchia manageriale appropriata.
• Una richiesta di acquisto viene inviata al reparto Acquisti (o equivalente) dell'azienda per trovare i fornitori appropriati del prodotto/servizio.
• Una volta identificato un fornitore, vengono eseguite le basi necessarie per identificare il prodotto e il prezzo. Ad esempio XYZ, un fornitore di mobili per ufficio, può fornire sedie direzionali girevoli al prezzo di 250 dollari per sedia, con consegna in cinque giorni.
• Una volta finalizzato il fornitore XYZ, il file ordine di acquisto viene generato dall'ufficio acquisti di ABC, citando il prodotto e il prezzo concordato.
• Una copia dell'ordine di acquisto viene inviata a XYZ, una viene trattenuta dal reparto acquisti di ABC, una al reparto contabilità fornitori.
• Quando XYZ fornisce le sedie, il fattura viene fornito insieme o dopo la consegna ad ABC.

Ora che la fattura è stata ottenuta, il processo di abbinamento viene eseguito dal team di contabilità fornitori di ABC.

Cos'è la corrispondenza bidirezionale?

Corrispondenza bidirezionale, noto anche come abbinamento degli ordini di acquisto, è un processo per verificare che i dettagli sul file ordini di acquisto e relative fatture corrispondere in modo che la fattura possa essere pagata.

La corrispondenza viene solitamente effettuata per la quantità fatturata e il prezzo della fattura. È necessario soddisfare le seguenti condizioni:

• La quantità fatturata è inferiore o uguale all'importo ordinato nell'ordine d'acquisto.
• Il prezzo della fattura è inferiore o uguale al prezzo indicato nell'ordine di acquisto.

Una corrispondenza riuscita può fare riferimento a una corrispondenza esatta al 100% o definita utilizzando una tolleranza di corrispondenza (ad es. >=95% corrispondenza richiesta) in base all'impostazione aziendale.

Solo una volta che la partita ha esito positivo, previa verifica da parte del team AP, viene avviato il pagamento.

In caso di abbinamento non riuscito, l'elaborazione e il pagamento della fattura vengono sospesi. Un responsabile della contabilità fornitori controlla manualmente la fattura e approva il pagamento della fattura o rifiuta la fattura.

Questa è una corrispondenza bidirezionale.

Riassumiamo il processo di corrispondenza a 2 vie in un diagramma di flusso per una facile comprensione.

grafico TBC
A[Necessità di acquisto] –> C[Invia richiesta di acquisto all'Ufficio Acquisti]
C –> D[Il dipartimento acquisti trova il fornitore appropriato]
D –> E[Finalizza fornitore XYZ]
E –> F[L'Ufficio Acquisti genera l'Ordine di Acquisto]
F –> G[Inviare una copia dell'ordine d'acquisto a XYZ, conservarne una nel reparto Acquisti, inviarne una al reparto Contabilità fornitori]
G –> H[Il fornitore XYZ fornisce le sedie e fornisce la fattura]
H -> I[Processo di abbinamento da parte del team addetto alla contabilità fornitori]
I –> J{Verifica condizioni:
1. Quantità della fattura ≤ quantità dell'ordine d'acquisto
2. Prezzo della fattura ≤ prezzo dell'ordine d'acquisto}
J –> |Corrispondenza ≥ 95%| K[Abbinamento riuscito, avvia pagamento]
J –> |Corrispondenza 95%| L[Abbinamento non riuscito, sospensione dell'elaborazione e del pagamento della fattura]
L –> M[Il responsabile della contabilità fornitori controlla manualmente la fattura]
M –> |Approva| K
M –> |Rifiuta| N[Rifiutare la fattura]

Nell'esempio sopra, supponiamo che ABC non aderisca alla corrispondenza a 2 vie.

Dopo aver discusso degli sconti, emettono un ordine di acquisto per 10 sedie al prezzo totale scontato di $ 2000 ($ 200/sedia invece di $ 250/sedia) come concordato con XYZ.

Dopo aver esaminato e accettato l'ordine di acquisto e aver consegnato le 10 sedie, XYZ invia una fattura per il prezzo originale di $ 2500 ($ 250/sedia). L'autore della fattura presso XYZ potrebbe non essere a conoscenza dello sconto offerto dall'addetto al marketing di XYZ al reparto acquisti di ABC per l'acquisto in blocco. Oppure potrebbe trattarsi di una cattiva pratica commerciale deliberata.

Se i dettagli della fattura non vengono confrontati e abbinati con i dettagli dell'ordine di acquisto, il team AP (Accounts Payable) di ABC può pagare i $ 500 extra originariamente rinunciati.

Un processo di corrispondenza bidirezionale può aiutare a rilevare questo errore prima che venga effettuato un pagamento. Il processo assicura che vengano pagate solo le fatture per l'importo e la quantità corretti.

Importanza dell'abbinamento bidirezionale

L'abbinamento bidirezionale è fondamentale per mantenere l'accuratezza e il controllo finanziario nella contabilità fornitori.

• Garanzia di precisione: L'abbinamento bidirezionale garantisce che le fatture siano accurate verificandole rispetto ai corrispondenti ordini di acquisto, impedendo pagamenti in eccesso o pagamenti per beni/servizi non consegnati.
• Controllo finanziario: Migliora il controllo finanziario e riduce il rischio di errori o frodi nel processo di contabilità fornitori.
• Rapporto con il venditore: Un'implementazione efficace favorisce la trasparenza e la fiducia nei rapporti con i fornitori, poiché le discrepanze vengono tempestivamente affrontate e risolte.
• Compliance: Garantisce il rispetto delle politiche di approvvigionamento interne e delle normative esterne, riducendo al minimo i rischi finanziari e le questioni di audit.
• Risparmi: Evitando pagamenti in eccesso e risolvendo le discrepanze in modo efficiente, le aziende possono risparmiare costi significativi nel lungo termine.

Come funziona la corrispondenza bidirezionale manuale

L'abbinamento bidirezionale manuale è in genere preferito solo dalle aziende con volumi di transazioni molto bassi o da quelle con requisiti specifici che necessitano di supervisione umana.

Ecco come appare il processo.

Prendiamo l'esempio di XYZ Inc. ed esploriamo come implementano la corrispondenza bidirezionale manuale. XYZ Inc. utilizza Quickbooks per la contabilità. Ecco come appare il loro processo di approvvigionamento con la corrispondenza a 2 vie.

1. Generazione dell'Ordine di Acquisto (PO):

• Quickbooks offre un modulo di creazione e gestione degli ordini di acquisto.
• XYZ Inc. crea/riceve un ordine d'acquisto per il fornitore direttamente in Quickbooks, dettagliando gli articoli ordinati, le quantità, i prezzi e le date di consegna.

2. Ricezione della fattura del fornitore:

• Dopo aver ricevuto la spedizione, XYZ Inc. riceve una fattura dal venditore, anch'esso registrato su Quickbooks.
• Il team di immissione dati inserisce manualmente i dettagli dell'articolo, le quantità, i prezzi, le tasse e gli sconti su ciascuna fattura.

3. Processo di corrispondenza manuale:

• Il team della contabilità fornitori abbina manualmente i dettagli della fattura con l'ordine d'acquisto corrispondente in Quickbooks, garantendo l'allineamento di quantità e prezzi.

4. Verifica e Approvazione:

• Le fatture verificate vengono approvate per il pagamento all'interno di Quickbooks, mentre le discrepanze vengono contrassegnate per la revisione.
• I revisori elaborano manualmente le fatture che non soddisfano la corrispondenza bidirezionale.

5. Disposizione del pagamento:

• Utilizzando Quickbooks, XYZ Inc. avvia il pagamento per le fatture approvate, seguendo le relative procedure di pagamento.

Sebbene meticoloso, questo processo stabilisce le basi per l’integrità finanziaria.

Sfide in abbinamento a 2 vie

Sebbene l'abbinamento bidirezionale manuale garantisca un approccio pratico alla verifica delle fatture rispetto agli ordini di acquisto, pone diverse sfide:

Problemi di mancata corrispondenza dei dati: Il team della contabilità fornitori deve allineare gli ordini di acquisto con le fatture controllandole manualmente, il che porta a dettagli mancati e operazioni lente, mettendo a rischio la produttività e i rapporti commerciali.

Tempi di elaborazione lunghi: La contabilità fornitori spesso deve far fronte a inesattezze nei dati fino al 20% delle fatture, dedicando circa il 25% del proprio tempo alla risoluzione di tali problemi, il che ritarda i processi e aumenta i rischi operativi.

Rischi di frode e furto: L'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) rileva che le organizzazioni in genere perdono il 5% delle entrate ogni anno a causa di frodi, con i criminali che spesso ingannano i conti fornitori convincendo fatture fraudolente, ponendo un rischio significativo per la vigilanza e l'integrità finanziaria.

Gestione di più formati di fattura: Le grandi organizzazioni gestiscono ordini di acquisto e fatture da varie fonti in diversi formati come documenti Word, fogli di calcolo, documenti XML per EDI, PDF, immagini e documenti cartacei. Il consolidamento manuale è soggetto a errori, che portano a problemi come pagamenti in eccesso, pagamenti errati e duplicazione delle fatture, causando in ultima analisi perdite di produttività e fiducia.

Implicazioni sui costi dell'elaborazione manuale: La tradizionale corrispondenza tra fatture e ordini di acquisto comporta costi significativi dovuti a manodopera, materiali e spese di spedizione, con ulteriori impatti finanziari derivanti da penalità, penali per ritardi e perdita di affari a causa di errori di elaborazione. È noto che i costi di elaborazione manuale delle fatture raggiungono i 15-50 dollari a fattura.

Come automatizzare la corrispondenza bidirezionale?

La corrispondenza bidirezionale automatizzata è come avere un robot utile per le tue attività contabili.

Oggi, Automazione AP gli strumenti possono verificare automaticamente se i dettagli sulle fatture corrispondono a quelli contenuti nei tuoi ordini di acquisto, facendoti risparmiare tempo e riducendo gli errori.

Questi strumenti possono funzionare con altri sistemi contabili; molti sistemi dispongono di opzioni di integrazione pronte all'uso o API/middleware per fornire un trasferimento dati senza interruzioni tra i diversi sistemi.

Con queste integrazioni, le aziende possono integrare perfettamente la corrispondenza bidirezionale automatizzata nei propri flussi di lavoro AP, pur utilizzando il software di contabilità con cui si sentono a proprio agio.

Software di automazione AP di Nanonets, ad esempio, può essere integrato con altri sistemi contabili, come QuickBooks e Sage. Di seguito è riportata una rappresentazione semplificata del flusso di lavoro di corrispondenza bidirezionale automatizzato.

Come funziona?

Diamo un'occhiata a come un software di AP Automation come Nanonets automatizza completamente il processo di corrispondenza bidirezionale.

1. Raccolta automatizzata delle fatture

Nanonets semplifica questo processo importando automaticamente fatture e ordini d'ordine da e-mail, unità, software di contabilità e database non appena arrivano, garantendo che ogni dato trovi il suo posto in un archivio digitale centralizzato.

I Nanonet possono recuperare automaticamente fatture e ordini d'acquisto inviati via email direttamente dalla tua casella di posta, estraendo facilmente le informazioni rilevanti sia dal corpo dell'email che dagli allegati.

Tutte le fatture scritte a mano e stampate possono essere facilmente scansionate utilizzando uno smartphone o caricate direttamente nella piattaforma.

Le fatture e gli ordini d'acquisto possono anche essere importati in Nanonet dalla posta, dalle app e dai database.

2. Inserimento automatizzato dei dati

Dì addio alle ore di inserimento manuale dei dati. Con l’intelligenza artificiale di Nanonets, le fatture vengono lette con una precisione superiore al 99%, riducendo drasticamente il tempo impiegato in attività noiose.

Ciò significa che il tuo team può concentrarsi su un lavoro più significativo mentre Nanonets si occupa dell'estrazione dei dati e dell'immissione direttamente nel tuo software di contabilità/ERP, senza alcun intervento manuale.

3. Corrispondenza bidirezionale intelligente

Sfruttando l'intelligenza artificiale, Nanonets esegue automaticamente la corrispondenza a due, tre o quattro vie leggendo e incrociando i dati delle fatture estratti con ordini di acquisto, rapporti di ricezione e rapporti di ispezione importati da varie fonti.

4. Itinerario di approvazione

Il sistema segnala eventuali discrepanze per la revisione umana, ma in caso contrario, le fatture che soddisfano i criteri aziendali vengono automaticamente indirizzate per l'approvazione o approvate direttamente in base a regole preimpostate.

5. approvazioni

Le approvazioni con i Nanonet non rappresentano più un collo di bottiglia. Diventano flessibili e vivono dove vive la tua organizzazione, che si tratti di posta elettronica, Slack o Teams. Ciò elimina la necessità di telefonate disturbanti e della fin troppo familiare raffica di promemoria.

6. Integrazioni ERP

Integrazioni pronte all'uso garantiscono che le fatture e gli ordini d'acquisto vengano registrati automaticamente nel tuo software di contabilità/ERP non appena si verificano.

Le fatture approvate vengono automaticamente messe in coda per il pagamento nel tuo software di contabilità.

7. Analisi in tempo reale

Nanonets va oltre la semplice elaborazione delle transazioni offrendo funzionalità di analisi avanzate e reporting dei dati in tempo reale.

Ciò ti aiuta a ottenere informazioni in tempo reale sul processo di contabilità fornitori, consentendoti di monitorare i modelli di spesa, identificare opportunità di risparmio sui costi e migliorare le previsioni finanziarie.

Selezione del software giusto per la corrispondenza bidirezionale

La scelta del software giusto per automatizzare la corrispondenza bidirezionale dipende dalle dimensioni e dal tipo di azienda.

Alcune opzioni funzionano come soluzioni autonome o come parte di un sistema contabile più ampio, a seconda di ciò che già utilizzi. Ad esempio, per alcuni strumenti è necessaria l’integrazione con i sistemi esistenti, come l’ERP.

• Nanonets semplifica la gestione delle fatture e degli ordini di acquisto automatizzando il processo di corrispondenza. Importa automaticamente fatture e ordini d'acquisto, utilizza l'intelligenza artificiale per l'inserimento e la corrispondenza accurati dei dati, segnala le discrepanze per revisioni manuali semplici e senza interruzioni e aggiorna i dati nel tuo software di contabilità/ERP in tempo reale.
• Lo strumento Payables di Oracle abbina automaticamente le fatture agli ordini d'acquisto, verifica la conformità con i livelli di tolleranza impostati e aggiorna le quantità e gli importi fatturati in base ai dettagli della fattura.
• Sage Intacct semplifica gli acquisti con flussi di lavoro prestabiliti per transazioni e approvazioni. MineralTree automatizza l'abbinamento delle fatture agli ordini d'acquisto o alle ricevute per Sage Intacct, acquisendo automaticamente i dettagli dalle fatture e inserendoli nei processi di approvazione e pagamento. Mantiene tutto coerente con l'ERP dell'azienda.
• Nexonia Expenses offre una gestione delle spese flessibile e basata sul cloud con profonda integrazione nei tuoi sistemi.
• Tipalti semplifica l'elaborazione delle fatture con OCR ed estrazione dei dati, impostando regole per abbinare le fatture agli ordini d'acquisto e prepararle per il pagamento.
• DocuWare utilizza l'intelligenza artificiale per estrarre i dati chiave delle fatture, verificare la presenza di fornitori e duplicati validi e abbinare le fatture agli ordini d'acquisto e alle note di consegna, garantendo importi accurati.

Sono disponibili molti strumenti di corrispondenza bidirezionale, ciascuno con funzionalità progettate per esigenze diverse.

Perché dovresti automatizzare la corrispondenza bidirezionale

L'automazione del processo di corrispondenza bidirezionale offre molteplici vantaggi.

Gestione senza carta

Quando documenti come fatture e ordini di acquisto sono tutti digitali, la gestione senza carta elimina la necessità di carta e riduce la quantità di lavoro manuale necessario. Ciò significa che le cose funzionano più velocemente, possono crescere facilmente e sono più flessibili. I documenti vengono inviati, trasformati in formato digitale, ordinati, controllati, approvati ed elaborati senza che nessuno debba spostare la carta. Ecco come funziona:

1. Il sistema cerca nuove email.
2. Sono necessari gli allegati delle e-mail per lavorare su di essi.
3. Il sistema legge gli allegati per ottenere le informazioni necessarie.
4. Controlla i dettagli nelle fatture o negli ordini di acquisto rispetto a regole prestabilite.
5. Viene creata una fattura, abbinata agli ordini di acquisto e alle ricevute secondo le regole, assicurandosi che non vi siano ripetizioni.
6. Consente agli utenti di sapere se le fatture sono state gestite correttamente.

L’intelligenza artificiale aiuta il sistema a migliorare nel tempo, imparando dai suoi utenti e dalle loro esigenze specifiche.

Corrispondenza rapida

L'abbinamento degli ordini di acquisto può essere eseguito molto rapidamente dal sistema, un lavoro che sarebbe davvero difficile da svolgere da soli.

Gestire molti documenti su larga scala

Quando ci sono molti ordini di acquisto e fatture, l'automazione rende molto più semplice e veloce ordinarli tutti.

Sempre pronto per gli audit

Il sistema tiene traccia di tutto, assicurandosi che tutto sia corretto e veloce. Con i documenti già approvati e organizzati, i processi di audit sono più fluidi.

Meno lavoro, più produttività

L'intelligenza artificiale utilizza algoritmi complessi per comprendere i dati come il cervello umano, ma più velocemente. Impara e migliora, il che significa che sono necessari meno controlli manuali.

Riducendo il lavoro di routine, il team finanziario può concentrarsi su attività più importanti come la pianificazione e l'analisi, che possono aiutare i profitti dell'azienda.

Meno errori

I sistemi di intelligenza artificiale possono individuare tempestivamente gli errori, prevenendo problemi più grandi in seguito. Se qualcosa non va, comunica rapidamente al team IT che è necessario risolverlo.

Consente di risparmiare denaro

Sebbene ci sia un costo iniziale, gestire questi sistemi di intelligenza artificiale può essere molto più economico che pagare uno stipendio intero.

Sicuri e in grado di crescere

Il sistema può funzionare in ogni momento, a differenza delle persone, rendendo le operazioni più efficienti e sicure.

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Un sondaggio di Ricerca di livello mostra che approvazione più rapida delle fatture e aumento della produttività dei dipendenti sono i due principali vantaggi derivanti dal passaggio all'intelligenza artificiale 2 vie e 3-modo corrispondente processi, insieme a numerosi altri vantaggi tangibili riportati dalle aziende che automatizzano l'elaborazione delle fatture e la corrispondenza bidirezionale.

È fondamentale notare che l'automazione dell'elaborazione delle fatture e dell'abbinamento degli ordini di acquisto avvantaggia molteplici funzioni della tua azienda:

• I dirigenti finanziari possono ridurre le spese e riallocare le risorse per migliorare i profitti e supportare l'espansione strategica e aziendale.
• I dirigenti aziendali ottengono informazioni approfondite sulle prestazioni e sulla gestione del flusso di cassa attraverso l'analisi del dashboard fornita da numerosi strumenti di automazione.
• I team di contabilità fornitori possono eliminare la necessità di fatture cartacee e processi manuali sfruttando l'instradamento, la codifica e l'abbinamento automatizzati delle fatture dei fornitori secondo i principi contabili stabiliti.
• I contabili e il personale di ricerca ottengono un accesso immediato e completo agli ordini di acquisto e alle fatture, aiutando nelle attività di pianificazione future.

Conclusione

Il concetto di corrispondenza a 2 vie è un processo vitale nel campo della contabilità all'interno di qualsiasi azienda, focalizzato principalmente sulla garanzia dell'accuratezza e dell'integrità delle transazioni tra un'azienda e i suoi fornitori.

Si tratta di una meticolosa procedura di verifica in cui i dettagli sugli ordini di acquisto (PO) vengono confrontati con quelli sulle fatture corrispondenti per confermare che i prodotti o servizi ordinati sono stati consegnati correttamente e ai prezzi concordati.

Questo processo non solo protegge da pagamenti in eccesso o per merci non consegnate, ma rafforza anche il controllo finanziario, promuove la fiducia nelle relazioni con i fornitori e aderisce agli standard di conformità.

Sebbene la corrispondenza bidirezionale manuale offra precisione grazie alla supervisione umana, è irta di sfide come mancata corrispondenza dei dati, inefficienza temporale, rischi di frode e costi elevati dell'elaborazione manuale.

Con l'avvento dell'automazione, la corrispondenza bidirezionale diventa un processo fluido e a prova di errore. Piattaforme come Nanonets automatizzano la corrispondenza bidirezionale e si integrano perfettamente con i sistemi contabili. Questa automazione semplifica l’elaborazione delle fatture, migliora l’accuratezza dei dati e consente analisi in tempo reale, contribuendo in definitiva a una gestione finanziaria e a un’efficienza operativa più solide.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/