Perché il software di gestione dei documenti è un must per le aziende?

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Perché hai bisogno di un software di gestione dei documenti?

Migliora la gestione dei documenti

La digitalizzazione dei tuoi documenti non è sufficiente se vuoi semplificare la gestione dei tuoi documenti. Senza il software di gestione dei documenti, sarai ancora bloccato con l'organizzazione, il monitoraggio e il recupero manuali dei file nel tuo database. Questo può ancora richiedere tempo prezioso che avresti potuto utilizzare per assolvere altre importanti responsabilità. Per non parlare del fatto che non elimina ancora potenziali errori umani quando si tratta di gestire i documenti.

Il software di gestione dei documenti è più di un semplice database glorificato per i tuoi documenti. I suoi numerosi strumenti e funzionalità semplificano la gestione e la gestione di tutti i file e i record in pochi clic. Puoi anche usarlo per tenere traccia e recuperare i file in base a una parola o frase nel documento. E integrandolo con altre applicazioni, puoi facilmente importare ed esportare i dati estratti dal documento, evitando così l'inserimento manuale dei dati nel processo.

È importante notare che DMS è diverso da un sistema di gestione dei contenuti. Un sistema di gestione dei contenuti o CMS viene utilizzato per generare e pubblicare i tuoi contenuti online. Non gestisce necessariamente i tuoi file e documenti. Quindi avere sia un DMS che un CMS potrebbe tornare utile per la tua azienda. Alcuni esempi di software CMS può integrarsi perfettamente con DMS, quindi assicurati di controllarli.

Aumenta l'accessibilità

Con l'aumento del lavoro remoto e dei luoghi di lavoro ibridi, i tuoi dipendenti dovrebbero essere in grado di accedere a tutti i file di cui hanno bisogno sempre e ovunque. Sebbene la digitalizzazione dei documenti semplifichi la condivisione e l'invio di file da un dispositivo all'altro, è comunque necessario un software di gestione dei documenti per semplificare la ricerca e il recupero dei documenti. Automatizza la ricerca, il monitoraggio e il recupero dei file utilizzando parole chiave e altre caratteristiche. In pochi clic puoi richiamare qualsiasi documento desideri senza dover andare in ufficio.

Il software di gestione dei documenti centralizza tutti i tuoi documenti in un'unica piattaforma a cui puoi accedere utilizzando qualsiasi dispositivo come computer, smartphone o tablet. Inoltre, consente di passare da un dispositivo all'altro senza perdere modifiche importanti in un documento o nel database stesso. Questo rende ancora più comodo cercare e recuperare i file PDF e altri tipi di documenti quando sei in viaggio. A seconda della soluzione implementata, è possibile accedere a questi file online o offline.

Promuove la collaborazione

Rendendo i documenti più accessibili, i sistemi di gestione dei documenti possono anche migliorare la collaborazione all'interno della tua organizzazione e con i tuoi clienti. Poiché DMS centralizza tutti i file in un'unica piattaforma, i team di altri dipartimenti possono collaborare per modificare determinati documenti, compilare record e organizzare database. Garantisce inoltre che la tua azienda abbia un'unica fonte di verità. Ciò significa che tutti stanno lavorando sullo stesso insieme di informazioni e dati indipendentemente da quando e dove li hanno ottenuti.

Alcune funzionalità del sistema di gestione dei documenti includono anche l'automazione dei flussi di lavoro di approvazione per tempi di consegna dei documenti più rapidi. Ciò significa che non devi preoccuparti di inviare il documento alle parti interessate necessarie per ottenere le loro firme o l'approvazione. Il documento stesso lo inoltrerà automaticamente durante il processo. Può anche notificare al destinatario l'imminente approvazione del documento per evitare ritardi.

Migliora la sicurezza dei dati

Investire in un sistema di gestione dei documenti è anche un modo per proteggere i dati aziendali. Diversi tipi di sistemi di gestione dei documenti offrono solide funzionalità di sicurezza per impedire l'accesso non autorizzato ai tuoi documenti. Ciò include funzionalità come controlli delle autorizzazioni, crittografia dei dati, strumenti di monitoraggio e monitoraggio e altro ancora.

L'importanza della gestione dei documenti nella sicurezza dei dati non dovrebbe essere trascurata. La mancata corretta gestione dei file può portare alla perdita e alla violazione dei dati. E a sua volta, questo può influire sulla sicurezza generale della tua azienda, dei tuoi clienti e dei tuoi partner.

Alcuni DMS hanno anche una funzione di backup e ripristino automatico dei documenti che ti assicura di non perdere mai dati preziosi nella tua azienda. Ciò ti consente di recuperare file danneggiati, cancellati o persi in pochi clic.

Riduci i costi

A prima vista, un sistema di archiviazione fisico sembra più economico che investire in un sistema di gestione dei documenti. Ma i costi derivanti da una potenziale cattiva gestione, danni o perdite di documenti sarebbero complessivamente molto maggiori. Per non parlare del fatto che questo ti costringerebbe a dedicare tempo prezioso a ricreare o recuperare quel file perso o danneggiato. In quanto tale, DMS è considerato un ottimo investimento per la tua attività poiché ottimizza il tuo processo con costi minimi.

DMS può anche aiutarti a ridurre le spese di forniture per ufficio come carta, inchiostro e spese di spedizione. Allo stesso modo, non devi preoccuparti dello spazio di archiviazione poiché tutti i tuoi file possono essere archiviati elettronicamente. Quindi, non avrai bisogno di quei costosi schedari in acciaio o di un magazzino o di un caveau fuori sede per i tuoi documenti.

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Scegliere il software giusto

Con la trasformazione digitale in aumento, è giunto il momento di investire in un sistema di gestione dei documenti per la tua azienda. DMS fa molto di più che digitalizzare i tuoi file. Fornisce inoltre strumenti e funzioni per semplificare la gestione dei documenti all'interno dell'organizzazione. I suoi numerosi vantaggi lo rendono uno strumento essenziale per la tua azienda se vuoi rimanere rilevante e competitivo sul mercato.

Tuttavia, scegliendo il miglior software di gestione dei documenti per la tua azienda richiede una comprensione approfondita di ciò di cui la tua azienda ha bisogno e quale tipo di DMS è adatto ad essa. Quindi assicurati di esplorare le tue opzioni e provale tu stesso.

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