Modello di riconciliazione del conto bancario

Che cos'è la riconciliazione bancaria?

La riconciliazione bancaria è il processo attraverso il quale un'azienda verifica le scritture contabili effettuate nel tempo.

Durante l'intero anno, l'azienda registra le sue registrazioni nel cashbook e la banca le registra nel suo libretto. Alla fine del periodo, entrambe le voci vengono abbinate per garantire che non vi siano differenze tra il saldo del conto di chiusura. L'intero processo è chiamato riconciliazione del conto bancario.

La riconciliazione dei conti bancari è una procedura standard per le imprese; pertanto, deve essere eseguita periodicamente per mantenere aggiornati i libri contabili. Esistono diversi modi per eseguire la riconciliazione del conto bancario: un modello di riconciliazione bancaria già pronto.

Approfondiamo come eseguire la riconciliazione dei conti bancari e utilizzare il modello di riconciliazione bancaria di Nanonets. Ottieni subito il tuo modello.

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Quali sono i diversi passaggi coinvolti in una riconciliazione bancaria?

Ogni transazione che avviene in contabilità contiene in genere almeno due voci. Quando vendi qualcosa, registri la transazione e l'acquirente aggiunge l'oggetto ai suoi beni o inventari. Sarà necessario esaminare i documenti di entrambe le parti per completare la procedura di riconciliazione bancaria.

Ecco le fasi del processo di riconciliazione bancaria:

• Ricevi il tuo libretto di cassa e l'estratto conto.
• Assicurati che il saldo di apertura mensile sia lo stesso per entrambi i documenti.
• Confronta tutte le voci di entrambi i documenti. Barrare le voci che corrispondono e contrassegnare le voci che non corrispondono.
• Scopri il motivo per cui le voci non corrispondono. Apporta le correzioni necessarie.
• Menziona le correzioni con i dettagli dell'oggetto corretti per le revisioni future.
• Una volta eseguite tutte le correzioni, il saldo di chiusura mensile dovrebbe corrispondere.
• Informare le parti coinvolte delle modifiche apportate.
• Pianifica un programma di riconciliazione regolare per colmare eventuali lacune.

Per rendere più semplice la riconciliazione bancaria, puoi utilizzare Convertitore di estratti conto Nanonets strumento per convertire le voci dell'estratto conto scansionate in un CSV.

Semplifica subito la riconciliazione bancaria con un modello di riconciliazione bancaria.

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Perché hai bisogno della riconciliazione del conto bancario?

In qualità di contabile o contabile, puoi utilizzare la riconciliazione del conto bancario per diversi motivi:

• Per verificare l'esattezza delle tue registrazioni contabili
• Per trovare errori nelle tue registrazioni contabili (o altri documenti relativi all'attività)
• Per identificare frodi o furti all'interno della tua azienda
• Per identificare i problemi con il tuo software di contabilità
• Per garantire che la tua azienda adempia ai propri obblighi finanziari

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Come fare la riconciliazione bancaria?

La riconciliazione bancaria consiste nel verificare, rettificare e riconciliare i conti con una banca, una società di carte di credito o un istituto finanziario. La riconciliazione dei conti bancari mira a garantire che tutti i debiti e gli accrediti siano stati opportunamente registrati all'interno del sistema contabile. Alcuni dei passaggi coinvolti nella riconciliazione del conto bancario sono:

Controlla tutte le transazioni sull'estratto conto.

Uno dei primi passi nella riconciliazione del conto bancario consiste nel confrontare tutte le transazioni sul tuo estratto conto con quelle nei tuoi libri contabili. Se trovi delle differenze, cerca il motivo. Potrebbe essere che:

• Una transazione non è stata registrata nei tuoi libri perché non è ancora scaduta o pagata (ad es. un assegno).
• Si è verificato un errore durante la registrazione della transazione; per esempio, se hai scritto $ 10 e poi ti sei reso conto che avrebbero dovuto essere $ 100. Questo può accadere quando lavori velocemente o sei distratto da altre cose.
• Hai inserito un importo in un account ma hai registrato un altro importo sullo stesso account in un secondo momento (o viceversa).

Tira su i record del tuo account.

Il secondo passo per riconciliare il tuo estratto conto è tirare su i tuoi record. Usa le informazioni che hai a disposizione per confrontare con l'estratto conto, identificando eventuali transazioni mancanti e duplicate. Questo può essere fatto manualmente o con un programma per computer che automatizza il processo.

Trova le transazioni che non sono registrate sull'estratto conto.

Ora che hai registrato correttamente tutte le tue transazioni, è il momento di controllare eventuali transazioni mancanti o errate. Ci sono diversi modi per trovarli:

• Controllare l'estratto conto per depositi e prelievi mancanti. Se un articolo non è sull'estratto conto, dovrai scoprire dove è andato (o se non è mai stato depositato). Se un articolo è un deposito ma non è registrato come tale, allora qualcosa deve essere andato storto nel processo di registrazione: potresti aver dimenticato di registrare il deposito o aver commesso un errore durante l'inserimento nei libri contabili. Il modo più semplice per verificare la presenza di questo errore è esaminare ogni transazione singolarmente e confrontarne la descrizione con ciò che si trova sull'estratto conto. Ad esempio: "Deposito in contanti" rispetto a "Assegno n.".
• Consulta l'elenco delle transazioni per eventuali pagamenti una tantum effettuati tramite assegno o contanti che non sono stati registrati nei libri contabili. Se possibile, questi dovrebbero essere inseriti immediatamente dopo che si sono verificati; in caso contrario, dovrebbero essere inseriti ad un certo punto prima che si allontanino troppo dalla data originale in modo che possano ancora essere riconciliati in modo appropriato (sebbene non vi sia una scadenza fissa).

Assicurati che tutte le transazioni siano registrate nei libri contabili della tua azienda.

Uno dei passaggi più critici nella riconciliazione dei conti bancari è garantire che tutte le transazioni siano registrate nei libri contabili della tua azienda. È necessario registrare le transazioni e apportare aggiunte o correzioni se le transazioni non sono registrate nei libri della società.

Questo può essere fatto attraverso un sistema di contabilità computerizzato o manualmente. Se lo fai manualmente, assicurati che tutte le transazioni siano registrate nel diario.

Individua e riconcilia le differenze tra i conti.

Il passaggio successivo nel processo di riconciliazione consiste nell'individuare e riconciliare le differenze tra i conti. Individua le transazioni mancanti dai tuoi libri o le transazioni registrate sui libri dell'altra società ma non ancora registrate nei tuoi. Cerca le transazioni inserite nell'account sbagliato e controlla se sono state registrate correttamente all'ora giusta. Se trovi un errore, correggilo immediatamente apportando le modifiche appropriate e pubblicando le correzioni ove necessario.

Il processo di riconciliazione bancaria può essere complesso e richiedere molto tempo, ma è parte integrante del mantenimento dell'integrità di qualsiasi attività commerciale. Seguendo questi passaggi, avrai una registrazione più accurata della tua salute finanziaria e ti assicurerai di essere sulla buona strada per il successo nel tuo settore.

Utilizza il nostro modello di riconciliazione bancaria per semplificare il processo di riconciliazione bancaria.

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Quali sono le cause delle discrepanze di riconciliazione?

La riconciliazione bancaria è un processo che confronta i tuoi record contabili con lo stato della tua banca. L'intero processo è automatizzato, ma può comunque essere necessario del tempo per eseguire tutte le transazioni e assicurarsi che corrispondano. Gli errori di riconciliazione possono verificarsi per diversi motivi:

Differenze di orario

L'inserimento impreciso dei dati può causare discrepanze di riconciliazione. Ad esempio, le transazioni possono essere inserite troppo presto o tardi per essere incluse nella riconciliazione.

• Le transazioni potrebbero essere inserite troppo presto. Si supponga, ad esempio, di riconciliare un conto che utilizza una fine dell'anno fiscale che non coincide con la fine dell'anno fiscale della società. In tal caso, dovrai tenerne conto quando inserisci le transazioni durante il mese corrente della tua azienda. In altre parole, se uno dei tuoi account ha una fine dell'anno fiscale 30 giugno e stai attualmente inserendo transazioni dal 1 luglio al 31 dicembre (l'anno fiscale della tua azienda), quei numeri dovranno essere rettificati aggiungendo o sottraendo giorni in base a le rispettive date di ingresso.
• Le transazioni potrebbero essere inserite troppo tardi. Se stai lavorando con un account che richiede un'elaborazione speciale a causa della sua natura o scopo commerciale, ad esempio spese prepagate come i premi assicurativi, ti consigliamo di assicurarti che siano inseriti in tempo in modo che possano contribuire alla chiusura dei saldi al fine di ogni periodo (o trimestre).

Errori

Gli errori possono capitare, ma non sempre sono colpa tua. È importante identificare le cause delle discrepanze di riconciliazione in modo da sapere come evitarle in futuro. Quindi esaminiamo alcuni errori comuni e cosa puoi fare al riguardo:

• Informazioni sulla transazione mancanti o imprecise: se non hai impostato correttamente tutte le transazioni nei libri contabili, ci sarà una discrepanza tra estratti conto bancari e saldi attivi (ARB) durante la riconciliazione. La soluzione? Ricontrolla tutte le transazioni in entrata prima di importarle nei libri e ricontrolla dopo averle importate.
• Configurazione errata: tutto è impostato alla perfezione? Grande! Ma assicurati solo che ogni conto sia visualizzato su entrambi i lati del bilancio e in un conto profitti e perdite (P&L), inclusi i conti di capitale proprio come Capitale del proprietario e Utili non distribuiti. Con questi componenti critici in atto, dovrebbe essere più facile garantire che tutto si equilibri correttamente durante le riconciliazioni periodiche durante tutto l'anno.

Transazioni mancanti

Le transazioni mancanti possono essere dovute a molte ragioni. Alcune transazioni non sono mai state inserite in primo luogo, quindi non appariranno nella riconciliazione. Altre transazioni potrebbero essere state inserite in modo errato, determinando un saldo impreciso. Anche se il tuo sistema è impostato per riconciliare automaticamente tutti gli account, è anche possibile che tu abbia cancellato una transazione per errore. È importante esaminare attentamente questi casi poiché potrebbero indicare errori all'interno del sistema o dei processi.

Prevenzione

Gli imprenditori sono terrorizzati da questo. Ma sfortunatamente, i truffatori sono più creativi dei proprietari di aziende nei loro metodi per farlo. Ecco alcuni esempi:

• I pagamenti in contanti dei clienti registrati nei libri come ricevuti invece sono finiti nelle tasche di qualcuno.
• Le tecniche di kite includono ritardare un deposito di contanti e assegni fino a quando i proventi di un deposito successivo possono coprire il denaro o gli assegni rubati.
• Gli assegni falsi vengono inviati al fornitore fittizio ma apparentemente reale.
• I fondi vengono dirottati su conti bancari non rintracciabili.
• Furto di azioni o altre risorse aziendali.
• Documenti bancari falsi.

Poiché i truffatori esperti sono bravi a nascondere le loro tracce, può essere difficile rilevare una frode a prima vista in un estratto conto o in qualsiasi riconciliazione di conti bancari. Questi sono stati anche conosciuti per essere persi dai revisori dei conti. Ma se qualcosa sembra strano, vale la pena esaminarlo.

La prevenzione è la più solida linea di difesa contro le frodi. Nella misura più significativa possibile, la segregazione dei lavori con le ferie richieste dovrebbe essere la prima cosa implementata da qualsiasi organizzazione. La maggior parte dei truffatori può essere scoraggiata solo sapendo che qualcuno sta esaminando attentamente i registri e le riconciliazioni delle banche e delle carte di credito e sta controllando attentamente i beni aziendali.

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