תוכנת האשראי הטובה ביותר לשנת 2022

תוכנות לתשלום חשבונות נמצאות יותר ויותר בשימוש על ידי עסקים ברחבי העולם. תוכנה אוטומטית לתשלום חשבונות יכולה לנהל ביעילות כמויות גדולות של עסקאות פיננסיות בין חברה לספקיה.

ישנן מגוון תוכנות AP הזמינות כיום, עם רמות שונות של פונקציונליות ותכונות. תוכנות אוטומציה לתשלום הזמינות היום מהמדף הן מוצרים עצמאיים או חלק מ-ERP לחשבונאות מלאה.

בהתחשב במספר התוכנות לתשלום הזמינות בשוק, עשוי להיות קשה לחברות לבחור את התוכנה המתאימה ביותר לצרכיהן. הבחירה של חברה בתוכנת אוטומציה של AP תלויה בצרכי החברה ובתכונות המוצעות על ידי התוכנה.  

במאמר זה, אנו מפרטים חמש עשרה תוכנות לתשלום חשבונות הנמצאות בשימוש נרחב בעולם העסקים, יחד עם כמה מהתכונות שלהן.

תוכן העניינים

מהי תוכנת תשלומים

חשבונות תשלומים (AP), המכונה בדרך כלל על ידי רואי חשבון "תשלומים", הם החובות וההתחייבויות לטווח קצר של החברה ממתינים לספקים, ספקים או נושים.  

תהליך ה-AP נחשב במקור לפונקציה אחורי של עסקאות, וכיום נחשב למרכז לעיבוד נתונים פיננסיים קריטיים. תהליך ה-AP מתחיל עם קבלת החשבונית, עובר ברמות שונות של סיווג, קידוד, התאמת נתונים ואישורים, ומסתיים בתשלום החשבונית.

לפי Insider, ידני תהליכי חובה יכול לקחת 30 עד 90 ימים. טווח זמן ארוך זה נובע מיכולת פעולה הדדית בין השלבים והעיכובים בזמן במעברים הלוך ושוב. השימוש בתוכנת תשלומים מביא לזמן עיבוד מהיר יותר ב-73%.  

לפי גולדמן זאקס, השימוש בתוכנת אוטומציה של חשבונות מביא גם להפחתה של 33% בעלויות העיבוד. עוד מניע משכנע לאוטומציה של AP הוא ביטול שגיאות; כל אדם בעולם, בממוצע, אחראי 139 חשבוניות שגויות מדי שנה, שניתן להימנע מהשימוש בתוכנת AP.

באופן לא מפתיע, חברות מאמצות יותר ויותר כלי תוכנה לתהליכי ה-AP שלהן.  תובנות מוחיות מדווח כי שוק אוטומציית החוב העולמי יגדל ל-7.5 מיליארד דולר עד 2030.

רוב הכלים עושים אוטומציה של תהליך ה-AP מתחילתו ועד סופו, והטובים ביותר ניתנים להתאמה אישית כדי לענות על צרכי החברה. התאמה אישית כזו תהיה תלויה בגורמים כגון

• מספר הספקים/נותני השירותים הנותנים מענה לצרכיו
• היקף (וכמות) התשלומים הצפויים להתבצע בפרק זמן קצר
• סוגי התיעוד הנדרשים לאימות כל רכישה/עסקה

פתרונות תוכנה מקיפים לתשלום חשבונות עושים אוטומציה של תהליכי תשלום עסקי מתחילתו ועד סופו בהתאם להנחיות המותאמות אישית לעסק. קידוד GL אוטומטי מתאים מופעל באמצעות מסננים, ותהליכי התאמה רב-כיוונית נלקחים בחשבון לפני המעבר לאישורים.

תוכנות AP רבות, מקיפות ככל שיהיו, דורשות שהנתונים יהיו זמינים בפורמט דיגיטלי שניתן לזהות עבור תהליכי קידוד, התאמה ואישור אוטומטיים. תומך בינה מלאכותית תוכנה לתשלום חשבונות כמו Nanonets יכולים לחלץ נתוני תשלומים ממקורות שונים ולהמיר אותם למידע דיגיטלי הגיוני שניתן לעבד אותו או להזין אותו לתוך ERPs או מסדי נתונים.

אין מבנה או פונקציה סטנדרטיים לתוכנת חובה. כמה תכונות נפוצות של תוכנת AP כוללות:

• זרימות עבודה של AP הניתנות להתאמה אישית
• סיווג חשבוניות ועיבוד אצווה של חשבוניות
• תהליכי אישור
• התאמה 2, 3 או 4 כיוונים
• תביעות הוצאות חלקות
• הרשאות משתמש מותאמות אישית
• אחסון מסמכים ניתן לחיפוש
• ייצוא נתונים ל-ERP

פתרונות מתקדמים אוטומטיים לתשלום חשבונות עשויים לתמוך בפונקציות נוספות כגון:

• כניסת ספקים למטוס,
• זרימות עבודה של תאימות מס וביקורת,
• בדיקות אבטחה,
• אופטימיזציה של הנחות תשלום,
• התאמת מסמכים דיגיטליים,
• תמיכה בעסקאות מרובות מטבעות,
• תיאום תשלומים, ו
• ניהול מזומנים.

15 תוכנות ה-AP המובילות

מצא להלן רשימה של 15 פלטפורמות התוכנה המובילות לתשלום הזמינות כיום מהמדף, והתכונות הייחודיות והמיוחדות שלהן.

bill.com

מיומנות ליבה: ליצור ולשלם חשבונות, לשלוח חשבוניות ולקבל תשלום

תכונות:

• לוח מחוונים מאוחד
• אפליקציה לנייד
• טכנולוגיית עוזר וירטואלית חכמה לזיהוי חשבוניות כפולות.
• אינטגרציה עם תוכנות אחרות זמינות עבור גרסאות במחיר גבוה יותר
• אחסון נתונים: במקום
• משתמשי יעד: פרילנסרים, בעלי מקצוע עצמאיים, עסקים קטנים, רואי חשבון עצמאיים

טווח מחירים: $

בסיס אוויר

מיומנות ליבה:  תשלומי חשבונות, כרטיסים ארגוניים, החזרי הוצאות

תכונות:

• לוח מחוונים מאוחד
• אישור זרימות עבודה
• אוטומציה חשבונאית
• דיווח בזמן אמת
• תמיכה בריבוי מטבעות עבור Xero.
• החזרי קילומטרים מרובי יעדים.
• מזהה עסקה ייחודי.
• מסנני חשבונות לתשלומים בכרטיס וירטואלי.
• תקופת תזכורת קבלה.
• אינטגרציה עם מספר תוכנות הנהלת חשבונות
• אחסון נתונים: במקום
• משתמשי יעד: פרילנסרים, בעלי מקצוע עצמאיים, עסקים קטנים, רואי חשבון עצמאיים

טווח מחירים: $-$$

ספרים חדשים

מיומנות ליבה:  הנהלת חשבונות אוטומטית

תכונות:

• לוח מחוונים מאוחד
• התאמה אישית קלה של טבלת חשבונות
• הנהלת חשבונות כפולה
• אחסון מסמכים אלקטרוניים בענן
• מדדים חשבונאיים
• דוחות חשבונאות
• אחסון נתונים: ענן
• משתמשי יעד: פרילנסרים, בעלי מקצוע עצמאיים, עסקים קטנים, רואי חשבון עצמאיים

טווח מחירים: $-$$

QuickBooks ו-QuickBooks Online

מיומנות ליבה: תשלומים לעסקים, ניהול ותשלום חשבונות ופונקציות שכר

תכונות:

• Intuit Merchant Services לעיבוד תשלומים
• יכולות גישה מרחוק, סיוע בשכר מרחוק ומיקור חוץ
• התאמות בנקים
• אישור מראש של הכספים
• אינטגרציות חלקות עם תוספות של צד שלישי לאוטומציה לתשלום באמצעות חנות האפליקציות של QuickBooks.
• אחסון נתונים: במקום עבור QuickBooks, ובענן עבור QuickBooks Online
• משתמש יעד: חברות קטנות ובינוניות

טווח מחירים: $-$$

סטמפלי

מיומנות ליבה: תקשורת AP, תיעוד ותשלומים

תכונות:

• לכידה בזמן אמת של נתוני חשבוניות עם תמיכה בבינה מלאכותית
• זיהוי כפול
• חישובים מובנים
• ניתוב אישור
• התאמה דו-ו-2 כיוונית
• אחסון נתונים: מקום
• משתמש יעד: חברות קטנות ובינוניות

טווח מחירים: $-$$

טיפאלטי

מיומנות ליבה: ספקי חוב, רכש ותשלומים גלובליים תוכנת אוטומציה מונעת בינה מלאכותית לעסקים.

מאפיינים:

• ארכיטקטורת רב כניסה
• בקרות פיננסיות
• ממשק API לתשלום
• התאמה דו-ו-2-כיוונית
• ניהול מטבע
• תיאום תשלום
• גילוי הונאה
• אחסון נתונים: ענן
• משתמש יעד: עסקים קטנים ועד חברות בינוניות

טווח מחירים: $$

Microsoft Dynamics 365

מיומנות ליבה: פתרון חיובים עם ERP

תכונות:

• יישומים מודולריים שנבנו מראש
• קישוריות ל-Microsoft 365, Azure, LinkedIn ומקורות נוספים
• תובנות לקוחות התומכות בבינה מלאכותית
• חבר נתונים פיננסיים, התנהגותיים ודמוגרפיים
• בינה מלאכותית מסתגלת שעוקבת באופן רציף אחר דפוסי הונאה מתפתחים.
• אוטומציה של משימות עם אוטומציה של תהליכים רובוטיים (RPA)
• אחסון נתונים: ענן
• משתמש יעד: עסקים קטנים ועד תאגידים גדולים המשתמשים במוצרי Microsoft

טווח מחירים: $-$$$

AvidXchange

מיומנות ליבה: אוטומציה של חשבוניות, תוכנת הזמנת רכש ותוכנה לתשלום חשבונות

תכונות:

• משתלב עם למעלה מ-220 תוכניות חשבונאות שונות
• אחסון של 7 שנים
• OCR
• מופעל AI
• פונקציות דיווח
• ניתוב ואישור חשבוניות
• אחסון נתונים: ענן

טווח מחירים: $ - $$$

דוקוואר

מיומנות ליבה: אוטומציה של חשבוניות

תכונות:

• משתלב עם למעלה מ-500 תוכניות חשבונאות שונות
• שגרות ייבוא ​​ואינדקס אוטומטיות ללכידת נתונים
• זיהוי ברקוד
• העשרת נתונים באמצעות מטא נתונים
• מופעל AI
• פונקציות דיווח
• אחסון נתונים: ענן

טווח מחירים: $-$$

Zoho

מיומנות ליבה: חשבונאות ליבה, מעקב אחר מניות, תיאום בנק, אוטומציה של זרימות עבודה,

תכונות:

• חשבונאות מקצה לקצה
• תאימות ל-GST
• פלטפורמה משולבת
• אפליקציה לנייד
• אחסון נתונים: ענן

טווח מחירים: $-$$$

Epicor ECM AP Automation

מיומנות ליבה:  לכידת טקסט מחשבוניות סרוקות או מצולמות ומציאת התאמות אוטומטית ב-Kinetic (שם חדש עבור Epicor ERP) או Prophet 21.

תכונות:

• התאמה אישית קלה
• לכידת נתונים חכמה
• זרימת עבודה מתקדמת עם ממשק גרפי
• מסלול ביקורת
• התראות דואר אלקטרוני
• אינטגרציה ופונקציונליות של מודולים מרכזיים כגון Epicor CPQ, Quick Ship, Epicor ECM, Advanced MES ו- Epicor ECC.
• אחסון נתונים: במקום ובענן
• משתמשי יעד: יצרנים, מפיצים, קמעונאים בקנה מידה גדול, הכוללים שרשרת אספקה ​​וייצור

טווח מחירים: $$-$$$

שנה קלה

מיומנות ליבה: יכולות חשבונאות אוטומטיות וסנכרון מלאי חוצה פלטפורמות.

תכונות

• חילוץ מידע
• הנהלת חשבונות אוטומטית
• יצירת PO
• התאמה אוטומטית תלת כיוונית
• אישור רב-שכבתי
• אינטגרציה עם תוכנות הנהלת חשבונות, ERP ו-Inventory
• ייצוא API/CSV
• התאמה של הצהרות
• אחסון נתונים: ענן
• משתמשי יעד: חברות גדולות ורב-צוותיות עם מספר מיקומים ו/או מוצרים

טווח מחירים: $$-$$$

סייג אינטקקט

מיומנות ליבה: מערכת תוכנת חשבונאות ERP מאושרת על ידי AICPA

תכונות:

• מיועד לחברות ללא מטרות רווח
• התאמה אישית קלה
• זרימת עבודה אוטומטית לתשלומים
• מעקב בזמן אמת אחר תשלומים, אישורים ודוחות
• אינטגרציה עם אפליקציות AP של צד שלישי
• אחסון נתונים: ענן
• משתמש יעד: ארגונים לא ממשלתיים, ארגוני צדקה, בתי ספר וארגונים מבוססי אמונה

טווח מחירים: $$-$$$

סוויטת נטו

יכולת ליבה: חבילת ניהול עסקי מאוחדת, הכוללת ERP/פיננסים, CRM ומסחר אלקטרוני.

מאפיינים:

• התאמה אישית קלה
• נראות בזמן אמת לתהליך החשבונית לתשלום
• דוחות חשבונאות
• ניתוח חשבונאות
• שיתוף מידע בין מחלקות שונות
• אינטגרציה חלקה עם תוכנות AP אחרות
• אחסון נתונים: ענן
• משתמש יעד: סטארט-אפים עם הכנסה מראש לחברות קטנות ובינוניות

טווח מחירים: $$$

Oracle EPM Cloud

מיומנות ליבה: תכנון משאבים, תקצוב וחיזוי.

תכונות:

• התאמה אישית קלה
• לוח מחוונים כולל ושקוף
• השלם את חבילת ה-EPM כדי להתאים את הפיננסים לפעילות העסקית
• תוכנה מתקדמת מונעת בינה מלאכותית ו-ML
• אינטגרציה עם תוכנת EnterpriseOne לאיחוד כספים או ייעול הדיווח.
• אחסון נתונים: ענן
• משתמש יעד: חברות בגודל בינוני עד גדול עם צרכים חשבונאיים אינטנסיביים

טווח מחירים: $$$

מלבד האמור לעיל, SAP היא עוד מערכת ERP מתקדמת המאחסנת נתונים בענן. הוא מכוון לחברות בינוניות וגדולות ויש לו טווח מחירים דומה ל-Oracle. תוכנות לחייבים כמו Xero דומים ל-Quickbooks באינטרנט, ומתאימים לעסקים קטנים.  שעועית הוא עוד אפליקציה מבוססת ענן לאוטומציה לתשלום חשבונות המיועדת לעסקים בכל הגדלים ועוסקת בניהול תזרים מזומנים בזמן אמת, ניהול אישורים וכלים לניהול חשבונות  Basware עושה אוטומציה של כל תהליך החשבונית יחד עם תהליכי עבודה והתאמה אוטומטיים. Papersave אוטומציה של AP, מליו ו תשלום מהיר הם כלי אוטומציה פופולריים אחרים של AP המשמשים כיום בתעשייה.

גורמים שיש לקחת בחשבון לפני בחירת כלי אוטומציה של AP

פתרון התשלום האוטומטי לשימוש בארגון חייב להתאים לסגנון העבודה ולדרישותיו. זה חייב לכלול באופן אידיאלי לכידת נתונים, עיבוד חשבוניות, אישורים אוטומטיים ותשלומים. התכונות הבסיסיות שיש לחפש כאשר מחפשים תוכנת אוטומציה של AP כוללות:

1. התאמה עם זרימת העבודה AP של הארגון: זרימת עבודה מתודית הלוקחת בחשבון ומתגברת על צווארי הבקבוק ונקודות הכאב של תהליך ה-AP היא תנאי מוקדם לבחירת כלי תוכנת AP. יש לקבוע כללי זרימת עבודה כך שניתן יהיה לשלבם בתוכנת AP הניתנת להתאמה אישית.
2. לכידת נתונים מדויקת: ההמרה של נתונים פיננסיים כגון נתוני חשבוניות לפורמט דיגיטלי נפוץ היא ההיבט החשוב ביותר ביצירת יעילות באוטומציה של AP. חברה רשאית להגיש חשבוניות בפורמטים שונים - נייר, pdf, xml וכו'. חשבוניות ומסמכים פיננסיים אחרים עשויים להתקבל בדואר, במייל או באמצעות טפסים מקוונים. הזנת נתונים ידנית היא יקרה, נוטה לשגיאות וגוזלת זמן, בהתחשב בשונות אלו. כלי OCR טוב מאפשר לכידה חכמה של נתונים רלוונטיים ללא התערבות אנושית ובכך חוסך זמן, כסף וטעויות אנוש.
3. אישורי חשבוניות קלים: האנשים שמאשרים חשבוניות הם לרוב מנהלים ומנהלים עסוקים, ואישור החשבוניות האוטומטי חייב להיות קל, אינטואיטיבי ונוח עבור אנשים כאלה. האדם המאשר חייב להיות מסוגל לראות ולאשר חשבונית בלחיצה אחת ללא קשר למכשיר ממנו הוא ניגש לחשבונית.
4. ניטור/מעקב בזמן אמת אחר חשבוניות AP i: כלי זרימת עבודה חייבים גם לאפשר לכל בעל עניין לעקוב בקלות אחר החשבונית. זה ימנע עיכובים, תקשורת שגויה וניהול לא נכון בתהליך עיבוד החשבונות.
5. אינטגרציה עם מערכת הנהלת חשבונות קיימת: החברה עשויה להשתמש בפלטפורמות ותוכנות דיגיטליות אחרות וכלי ה-AP חייב להיות מסוגל להשתלב איתן כדי למנוע אי התאמה בנתונים ובפעולות.
6. אוטומציה של תשלומים: השלב האחרון בתהליך AP הוא תשלום. לאחר שנרשמו כל האישורים, על התוכנה להיות מסוגלת ליזום ולעבד את התשלום כלפי הספק כדי להשלים ולסגור את תהליך התשלום עבור אותו רכש מסוים.
7. אחסון וניהול מידע מרכזי: בהתאם לצרכי החברה, ניתן לאחסן את כל נתוני ה-AP בשרת או בענן מרכזי. את סוג האחסון תצטרך להחליט על ידי החברה לפני ההשקה באוטומציה של AP.
8. אינטגרציה עם ניהול מס: כל הנהלת חשבונות קשורה בסופו של דבר למיסוי. עדיף שתהיה תוכנה הלוקחת בחשבון את נוהלי המיסוי של החברה.

עוד כמה גורמים ספציפיים לארגון שיש לקחת בחשבון הם:

גורמים שיש לקחת בחשבון בעת ​​בחירת פתרון תוכנה לתשלום חשבונות כוללים:

• דרישות חומרה – האם לחברה יש תשתית טכנולוגית מתאימה להפעלת התוכנה ביעילות?
• צורך בחומרה עזר כגון רפידות חתימה, סורקים וכו'.
• עלות התוכנה והתחזוקה שלה.
• זמינות עזרה בתשלומים מהיצרן.
• זמינות ועלות תמיכה טכנית.
• אפשרויות אחסון וגיבוי נתונים.
• צורך בהכשרת כוח אדם לשימוש במערכת.
• רמת האינטגרציה עם מוצרי תוכנה קיימים המשמשים את החברה

ננונטים לצרכי אוטומציה של AP שלך

המרת הנתונים לפלטפורמה דיגיטלית מאוחדת היא המשימה הבסיסית של תהליך האוטומציה של AP. ננונטים היא תוכנת OCR התומכת בינה מלאכותית המתאימה באופן אידיאלי לחילוץ אוטומטי של נתונים פיננסיים ממגוון מקורות, לשימוש בתהליך AP אוטומטי.

עם מגוון כלים כולל זרימות עבודה אוטומטיות, אימות מסמך, התאמה תלת כיוונית, ו ממשק API של OCR יחד עם אפשרויות שירות כמו הדרכה מותאמת אישית, כותבים, תמיכה 24×7 יחד עם א ניסיון ללא תשלום, Nanonets היא בחירה מושלמת כתוכנת אוטומציה חשבונאית לעסקים קטנים בשנת 2022.

Nanonets יכול גם לסייע באוטומציה של תהליך החיובים על ידי:

• ייבוא ​​ואיחוד נתונים ממקורות מרובים - דואר אלקטרוני, מסמכים סרוקים, קבצים/תמונות דיגיטליות, אחסון בענן, ERP, API וכו'.
• לכידה וחילוץ נתונים בצורה חכמה מחשבוניות, קבלות, חשבונות ומסמכים פיננסיים אחרים.
• סיווג וקידוד עסקאות על בסיס חוקים עסקיים.
• הגדרת זרימות עבודה של אישור אוטומטי כדי לקבל אישורים פנימיים ולנהל חריגים.
• התאמה של כל העסקאות.
• שילוב חלק עם ERPs או תוכנות הנהלת חשבונות כגון Quickbooks, Sage, Xero, Netsuite ועוד.

השימוש בתוכנת תשלומים מגיע עם יתרונות משכנעים כמו חיסכון בזמן ובעלויות, תהליך ייעול של חשבונות תשלום ובסופו של דבר בשורות תחתונות טובות יותר. פתרונות אוטומטיים לתשלום חשבונות יאפשרו לעובדים אנושיים להתרכז במשימות פחות שגרתיות ובעלות ערך גבוה יותר כגון פיתוח עסקי ופעילויות אחרות התורמות לערך הארגוני. הבחירה בכלי אוטומציה של חשבונית לתשלום תלויה ברמת האוטומציה שהעסק מחייב, וביכולת התוכנה להשתלב עם שיטות העבודה והמדיניות של החברה.