סוף החודש הוא זמן מלחיץ עבור מחלקות חיובים רבות. יצירת דוחות סגירה יכולה להיות משימה מונוטונית וגוזלת זמן, במיוחד עבור אלה שעדיין תלויים בתהליכים ידניים כדי לבצע את העבודה.
למרבה המזל, מספר הולך וגדל של ארגונים מתעוררים לעובדה שזה לא חייב להיות כך. במהלך המגיפה, רבים העריכו מחדש את התהליכים שלהם וגילו במהירות את הערך שהאוטומציה של חשבונות זכאים (AP) יכולה להביא, לא רק
בכל הנוגע לייעול התפעול ותמיכה בשיתוף פעולה מרחוק, אך גם להישאר במעקב אחר הנתונים בזמן אמת. להלן כמה מהדרכים הרבות שבהן הוא עוזר להשיג זאת.
חיסכון בזמן ובמשאבים
אוטומציה של AP עוזרת להגביר את היעילות והדיוק של דיווח סוף חודש במגוון דרכים. אחד המשפיעים ביותר הוא באמצעות אוטומציה של התהליכים הידניים המייגעים הרבים הכרוכים בדיווח לסוף חודש. תהליכים אלה לוקחים מיותר
להאריך כמויות זמן משמעותיות, ולהשאיר צוותי AP במשרד האחורי הרבה יותר מהנדרש. הם גם הרבה יותר רגישים לטעויות אנוש, במיוחד במהלך הבהול לסכם את הכספים בסוף כל חודש. עם זאת, רבים מהתהליכים
המעורבים, מהתאמת חשבוניות ועד לאימות נתונים, יכולים להיות אוטומטיים במהירות ובקלות, תוך חיסכון בזמן יקר ובו זמנית ביטול טעויות יקרות.
ניתן להשתמש באוטומציה של AP גם לסטנדרטיזציה של נהלי דיווח ידניים. רבים מהנהלים אלה משתנים מאוד בהתאם למי שמיישם אותם, מה שעלול להוביל במהירות לבלבול וטעויות של חברי צוות אחרים. סטנדרטיזציה שלהם באמצעות מרכזי
אוטומציה של AP עוזרת לארגונים להבטיח שכולם יהיו תמיד באותו עמוד פיננסי. יתר על כן, נהלים מתועדים היטב מספקים את הרמה הגבוהה ביותר של מהירות ודיוק בהתמודדות עם דוחות סגירת סוף חודש, כמו גם תהליכי ביקורת אחרים.
פישוט הניהול של הנתונים והאנשים
שיקול מרכזי נוסף במהלך הדיווח לסוף חודש הוא הנתונים עצמם, שלעתים קרובות עלולים להיקבר או להתעכב בתהליכים ידניים מבוססי נייר. אוטומציה של AP יוצרת נראות הרבה יותר גדולה על ידי ביטול חשבוניות נייר, מתן דיווח בזמן אמת,
ויצירת דוחות מוכנים לשימוש מותאמים אישית לסגירת החודש/סוף השנה. כתוצאה מכך, נתונים רלוונטיים נמצאים תמיד בהישג ידם של בעלי העניין הנכונים בעת הצורך.
זה יכול לשמש גם לשיפור שיתוף הפעולה בצוות. פעולות AP אפקטיביות מסתמכות על חברי צוות העובדים יחד כדי לספק פרויקטים במהירות וביעילות. אוטומציה של AP מאפשרת זאת על ידי יצירת שקיפות בכל הצוותים, כך שכולם יבינו
את האחריות המוטלת זה על זה. זה גם תומך בשיתוף פעולה, ללא קשר לזמן, נסיבות או מיקום, עם אישורי חשבוניות ופניות שנפתרו בשניות או דקות, במקום ימים או שבועות.
קידום יעילות תפעולית בכל העסק
אופטימיזציה של היעילות בכל היבט של הפעילות היא חיונית כדי להישאר תחרותי בשוק גלובלי המתפתח ללא הרף. אוטומציה של AP מבצעת בצורה חלקה משימות שיכולות להימשך שעות רבות של זמן לעובד. זה יכול גם לעשות את זה בזמן אמת,
מכל מכשיר או מיקום, בסביבה שיתופית ובטוחה, חוסך זמן וכסף תוך הגברת היעילות והפרודוקטיביות.
אוטומציה של AP יכולה להפוך דוחות סגירת סוף חודש ללא כאב - אם התהליכים הנכונים יופעלו. המטרה הסופית בכל אוטומציה היא לחסל את מרדף הנייר המבלבל הקשור לעיבוד ידני ותמיכה בשיתוף פעולה בזמן אמת מ
כל מיקום. זה לא רק משחרר את חברי הצוות לעבוד על פעילויות אסטרטגיות וחדשניות יותר, אלא הוא גם מציב נתונים פיננסיים חיוניים בקצות אצבעותיהם של אלה שזקוקים להם, כאשר הם צריכים אותם, ומאפשר קבלת החלטות מהירה ומושכלת יותר.
בכל רמות העסק.
