כל מה שאתה צריך לדעת על הזמנות רכש

אם יש מסמך אחד המשמש כנקודת התייחסות למחלקות הרכש, בקרת האיכות, הניהול והכספים של חברה, זו הזמנת הרכש - המכונה לרוב ה-PO.

בין אם העסק שלך גדול או קטן, הזמנת הרכש ממלאת תפקיד מפתח במעקב אחר המלאי שלך, הבטחת תקני האיכות של המוצר או השירות שלך ואת היעילות של התכנון הפיננסי שלך.

מהי הזמנת רכש?

הזמנת רכש היא מסמך רכש שהועלה על ידי חברה עם פרטי פריטים שיש לרכוש לצורך ניהול, ייצור או שירות. הזמנת רכש מכילה פרטים לגבי סוג וכמות המוצרים/שירותים לרכישה, מפרטים טכניים, מחיר, תאריך וכתובת אספקה, מגבלת זמן לביטולים סבירים, תנאי תשלום ותנאים והגבלות אחרים.

בעסקים קטנים מגייסים הזמנה על ידי בעל העסק או המנכ"ל. בארגונים גדולים רכש או בקשת רכש בדרך כלל מועלים על ידי מנהלי מחלקה ונשלחים לראש הרכש או מנהל הכספים של החברה, אשר בתורו מבצע הזמנת רכש. הזמנת רכש היא תחילתה של עסקה בין קונה למוכר.

מצב משפטי של הזמנות רכש

PO בפני עצמו הוא רק רשימה של דברים מספק. עם זאת, כאשר מוכר או ספק מקבלים וחותם עליו, הזמנת רכש הופכת לחוזה מחייב. לאחר מכן, המוכר מחויב על פי חוק לספק את הפריטים הנדרשים על ידי הקונה בהתאם להנחיות של הזמנת הרכש; והקונה מחויב לסלק תשלומים בהתאם ללוח הזמנים הנזכר. הזמנת רכש מאושרת היא חוקית במידה שהיא יכולה לשמש כערבות של מוסדות פיננסיים כדי לספק מימון מסחרי לעסק שלך.

---

מעוניין להפוך את תהליכי ה-AP הידניים שלך לאוטומטיים? הזמן הדגמה חיה של 30 דקות כדי לראות כיצד Nanonets יכולה לעזור לצוות שלך ליישם מקצה לקצה אוטומציה של AP.

קבעו הדגמה

---

מהי חשבונית?

חשבונית היא דרישת תשלום שהועלתה על ידי ספק/מוכר לצורך מילוי הזמנה. זהו החשבון, והוא מבוסס על הזמנת רכש ובדרך כלל מכיל את מספר ה-PO יחד עם מספר חשבונית ומחירון מפורט. החשבונית נעשית על פי תנאי התשלום הנזכרים בהזמנת הרכש. אם הקונה התחייב לתשלום מראש, החשבונית מועלית לפני משלוח הפריטים; אחרת, החשבונית נמסרת יחד עם הפריטים שנרכשו. הקונה מחויב על פי חוק לבצע את התשלומים בהתאם לתנאי הזמנת הרכש. (מהי חשבונית פרופורמה?)

למשל, ביל ווייט, ה מקורות ורכש מנהל מלון חמישה כוכבים, מקבל דרישת רכישה מהשף הפטיסייר עבור מכונת קונוסים של וופלים, קופסאות לחם ותבניות שוקולד. ביל ווייט ממלא הזמנת רכש עם מפרט ברור של הציוד הנדרש, מועד האספקה ​​והמחיר הצפוי, ושולח אותה לחברת ציוד מטבח.  

חברת ציוד המטבחים מקבלת את התעודה ומאשרת שהם יכולים למלא את ההזמנה. הם שולחים את ההזמנה יחד עם חשבונית לביל ווייט. כשהמשלוח מגיע, ביל ווייט ומנהל החשבונות של המלון עושים התאמה תלת כיוונית כדי לאמת את תעודת המשלוח מול ההזמנה והחשבונית. לאחר השלמת האימות, מנהל החשבונות מעבד את החשבונית לתשלום. לאחר ביצוע התשלום, הזמנת הרכש מסומנת כסגורה והחשבונית נסגרת כששולמה.

הזמנת רכש לעומת חשבונית

למרות שהזמנת רכש משמשת להכנת חשבונית, שניהם מסמכים נפרדים המשמשים אנשים שונים בשלבים שונים בתהליך הרכישה. הנה כמה הבדלים מהותיים בין השניים.

הזמנת רכש:

– נעשה על ידי הקונה לפני רכישה

- מפרט פרטים של מוצרים/שירותים שיש לרכוש

- יש פריסת תשלומים מוצעת.

קבלה:

- מועלה על ידי המוכר לאחר המכירה (רכישה)

- מאשר את המוצרים/השירות שנמסר עם מחירון מפורט

- מפרט את לוח התשלומים עם תאריכים.

---

הגדר זרימות עבודה של AP ללא מגע ו לייעל את תהליך התשלומים בשניות. הזמן עכשיו הדגמה חיה של 30 דקות.

קבעו הדגמה

---

כיצד פועלות הזמנות רכש?

הזמנות רכש הן גם אינדיקציה לתחזית הצמיחה של העסק שלך. ההחלטות על מה לרכוש ובאיזו כמות מבוססות על כמות העסקים שאתה צופה בעתיד הקרוב. לאחר זיהוי הצרכים הללו, ניתן לבצע הזמנות רכש עם מפרטים של המוצרים או השירותים הנדרשים.

במקביל, ניתן לזהות ספקים/מוכרים כדי למלא את הדרישה והזמנות רכש שנשלחות אליהם לאישור. המוכר בודק ומאשר האם הוא מסוגל לעמוד בציר הזמן ולמלא את הדרישה שלך, ומאשר את הזמנת הרכש, אשר לאחר מכן הופכת לחייבת מבחינה משפטית.

בהתאם לכך, המוכר אחראי להבטיח שהמוצרים או השירותים יסופקו לך בתנאי ההזמנה. המוכר גם מעלה את החשבונית והתשלומים מתבצעים על ידי החברה שלך כפי שהוסכם בהזמנת הרכש.

עקוב אחר הזמנות הרכש שלך כדי להגביר את היעילות

מעקב אחר הזמנת רכש או מעקב אחר הזמנת רכש הוא תהליך מעקב אחר הזמנת הרכש שלך משלב ההתעברות ועד המסירה הסופית. באופן מסורתי, לאחר אישור הזמנה, הקונה התקשר לספק או לחברת השילוח לקבלת סטטוס המשלוח. טכנולוגיה מהירה ויעילה החליפה לחלוטין את המצב האיטי המסורתי; וכעת ניתן לעקוב אחר משלוחים בכל שלב.

טפסי הזמנות רכש אלקטרוניים מתוקננים הפכו את העיבוד למהיר, יעיל וחסכוני יותר. פתרונות מעקב חכמים מאפשרים נראות ודיווח מלאים בזמן אמת של כל התהליך של הזמנת הרכש שלך:

• הגשת ת.ז
• אישור רב שלבי
• הודעת משלוח מוקדמת
• מסירה
• חשבונית
• סגירת תשלום

החשיבות של הזמנות רכש עבור העסק שלך

בשלב ההפעלה אולי יהיה לך קל יותר ליצור ערוץ תקשורת ברור עם ספקים. עם זאת, ככל שהעסק גדל כך גם הדרישות ברמות שונות ועם צוותים שונים של אנשים. לכן, מומלץ להקים מערכת ליצירת הזמנות רכש על מנת להבטיח שפרטי הזמנה לא יאבדו, תשלומים לא יוחמצו או ישכפלו עבור אותה הזמנה, לחסוך זמן וליצור מסלול ביקורת. הזמנות רכש מתועדות כהלכה מספקות היסטוריה שקופה של אילו פריטים נקנו על ידי החברה שלך, מי קנה אותם ומתי, מי הם הספקים הרגילים, וכמה הון הוצאות זמין בנקודת זמן מסוימת. זה, בתורו, יאפשר ניהול פיננסי טוב יותר.

---

הזמינו הדגמה חיה זו בת 30 דקות כדי להפוך זאת לפעם האחרונה שבה אי פעם תצטרכו להקליד באופן ידני נתונים מחשבוניות או קבלות לתוכנת ERP.

קבעו הדגמה

---

היתרונות של אוטומציה של תהליך הזמנת הרכש שלך

אוטומציה של הזמנת רכש היא ייעול של כולו תהליך הזמנת רכש. היתרון הגדול ביותר של אוטומציה של הזמנת רכש הוא בחיסכון בזמן ובמאמץ. בארגונים גדולים פלטפורמת האוטומציה מאפשרת לחברי הצוות לשלוח בקשות רכישה אוטומטית לראש הצוות לצורך הערכה ואישור. לאחר מכן, ה-PO ייווצר אוטומטית, ובכך יבטל את הצורך בניירת, כפילות של הזנת נתונים בשלבים שונים של אישור ואתגרים אחרים כמו:

---

- חוסר יעילות ואחריות

- חוסר שליטה בתהליך

- סיכוני פרטיות ואבטחה.

חסוך זמן על פעילויות בעל ערך נמוך. הגדל את היעילות הכוללת

לא משנה מה גודל העסק שלך, היתרונות של אוטומציה של הזמנת רכש הם רבים. עם עיבוד ואישור בזמן אמת, אוטומציה מבטיחה שמירה על הכללים והבקרות, תוך שהיא מגבירה את יעילות התהליך של הצוות שלך ומפחיתה את טעויות האנוש במידה רבה. חוץ מזה, הוא מספק נתיב ביקורת מלא, ובכך נמנע מהטרחה של חיפוש אחר קבצי נייר חסרים. עם תהליך יעיל וחיסכון בעלויות וזמן מגיעות גמישות, שליטה ונראות לתוך התהליכים. בנוסף, פלטפורמת רכישה אוטומטית מאפשרת בצורה חלקה התאמת חשבונית במחלקת AP אוטומטית.