כיצד לזהות ולמנוע הונאה של ספקים

מחפש פתרון AP אוטומציה מבוסס AI? בדוק את Nanonets לדיוק טוב יותר, גמישות רבה יותר ומגוון רחב של אינטגרציות עם מערכות חשבונאות, ERP ועוד!

קבעו הדגמה

---

ניהול עסק כרוך בהתמודדות עם מספר רב של סיכונים. סיכוני הונאה יכולים לנבוע ממעורבות עם צדדים שלישיים כגון ספקים או אפילו עובדים. הונאה משתוללת כזו הקשורה ל תהליך של חשבונות לתשלום היא הונאה של ספקים.

הונאת ספקים יכולה להתרחש ממקור אחד או ממקורות רבים בצורה מאוד מתוחכמת. אם לא יתגלה, זה עלול לעלות לעסקים קשות. המשך לקרוא כדי לדעת יותר על הונאת ספקים, הקטגוריות שלה והדרכים לזהות ולמנוע אותה.

תוכן העניינים

מהי הונאה בספקים

הונאת ספקים מתייחסת לרשלנות שיכולה להתבצע למען רווחים אישיים על ידי ספק, ספקים מרובים או עובד, על חשבונות לתשלום (AP) של חברה.

במילים פשוטות, מדובר בסוג של הונאה שכוללת זיוף פרטי חשבון של ספק או נמען ב-AP כדי להפנות תשלומים. הונאות תשלומים יכולות להתבצע על ידי:

• עובד אחד או מספר עובדים
• ספק אחד או יותר
• שיתוף פעולה בין ספק/ים ועובד/ים
• ישות חיצונית שמשנה את פרטי התשלום של ספק שאינם ידועים לאיש

לפעמים המורכבות העצומה הכרוכה בכך יכולה להקשות על זיהוי הונאות ספקים ולהפוך עסקים לפגיעים להפסדים עצומים.

על מי זה משפיע

בדרך כלל, הונאת ספקים יכולה להשפיע בצורה קשה למדי על עסקים קטנים עד בינוניים. ארגונים כאלה נמצאים בסיכון גבוה יותר מכיוון שהם נוטים לא להחזיק בבקרות חזקות או מחסומים שיכולים לעקוב אחר הונאות כאלה ולאתר אותן.

חוץ מזה, ארגונים קטנים יותר שיש להם צוותים קטנים יותר של עובדים תלויים במינימום צוות כדי לטפל במספר עובדים AP פונקציות. מכאן שעובד אחד שאחראי על קבלת חשבוניות וכן על אישור תשלומים יכול להתפתות לתמרן את הרישומים אשר בתורו עלול לגרום נזק מהותי לכלכלת החברה ולאמינותה.

זה לא אומר שארגונים גדולים יותר אינם בסיכון. אבל עם האמצעים, היכולת והצוות הגדול יותר יחסית, הם צפויים להפעיל בקרת סיכונים חזקה שיכולה להוריד את שכיחות הונאות ספקים.

ארגונים קטנים יותר רגישים יותר להונאת ספקים אם אין להם אמצעים ויכולת ליישם תהליכי מעקב ובקרות. בלעדיהם, יכול להיות קשה למנוע או להפחית את הקטגוריות השונות של הונאה שיכולות להתבצע במחלקת ה-AP שלהם.

קטגוריות של הונאת ספקים

הונאת ספקים יכולה להשתנות מאוד באופן ביצועה. ניתן לסווג אותו כמפורט להלן:

• הונאה בחיוב: מתייחס למניפולציות בתשלומים הנעשות ב-2 דרכים על ידי עובדים. זה יכול לכלול ספק כוזב או ביצוע תשלומים כפולים באמצעות חשבון של ספק בפועל.
• ספק פיקטיבי - עובד בעל שליטה וגישה נאותים מקים חשבון ספק מזויף או חברת מעטפת, רושם אותו כספק ומבצע תשלומים שוטפים לחשבון זה.
• תשלומים כפולים - עובד משתמש בחשבון של ספק מקורי, מבצע מניפולציות ברישומי התשלומים ויוזם תשלומים כפולים בחשבונית של ספק. לאחר מכן, התשלום הנוסף מועבר לחשבון העובד.
• בדיקת מניפולציה: הונאה מסוג זה כרוכה בעובד העוסק בזיוף או בשינוי מידע על צ'ק של ספק, כדי לנתב תשלומים לחשבון בנק אישי.
• קבלת שוחד: תוצאה של הבנה בין ספק לעובד, הונאה מסוג זה כרוכה בכך שהעובד מקבל תשלומים אישיים מהספק בתמורה להטבות נוספות או מכירות.
• חיוב עודף: כאשר ספק מחייב את החברה על כמויות/מחירים עודפים ממה שסוכם בתחילה, זה מכונה חיוב יתר. תרגול מסוג זה יכול להיעשות לבד או בשיתוף פעולה עם עובד.
• תיקון מחיר: סוג זה של הונאה מתרחש כאשר שני ספקים משתפים פעולה כדי לקבוע מחירים בתעריפים גבוהים מהרגיל. הקונה/החברה נאלצת אז לשלם מחירים גבוהים יותר ללא קשר לספק. עובדים יכולים לשמש מקורות פנימיים עבור הספקים להשיג מידע רגיש על תקציבים.
• עריכת הצעות מחיר: דרך נפוצה לביצוע הונאה, היא נעשית בדרך כלל באמצעות שיתוף פעולה בין 2 או יותר ספקים ועובדים כדי לקבל את חוזה הרכש לטובת המציע הגבוה ביותר. העובד יקבל פיצוי כדין על עידוד וסיוע בהונאה.
• הונאת סייבר: כנראה הסוג הקשה ביותר לגילוי, מקרי הונאה של ספקים כאלה מבוצעים על ידי אנשים לא ידועים, לא מורשים ללא קשר לא לחברה ולא לספק. כאן, ישויות חיצוניות יכולות לבצע מניפולציות בחשבון של ספק קיים ולהפנות תשלומים לחשבונות שלהם. העסקה כולה נעשית בצורה אלקטרונית מה שמקשה עוד יותר על איתור ומניעה לעסקים.

איתור ומניעת הונאות ספקים

איתור ומניעת הונאות ספקים אינו קל אך בר ביצוע. ברגע שאתה מזהה אזורים מרכזיים שבהם יש חוסר בקרה, יישום בקרות ואמצעים חזקים יותר יכולים לסייע רבות במניעת מקרי הונאה של ספקים. בואו נראה את הדרכים השונות בהן ניתן ליישם בקרות בארגון למניעת הונאות ספקים.

בקרות הספק

מכיוון שרוב מקרי הונאות הספקים מעורבים בספקים, הקפדה על אמצעי זהירות מסוימים, החל מבחירה ועד לתשלומים, עשויה להפחית את שכיחותם. הנה כמה בקרות פוטנציאליות:

• בעקבות בדיקת נאותות בתהליכי רישום ספקים. יש להתמקד באימות פרטי הספק כגון כתובות דואר כולל תיבות דואר, מספרי יצירת קשר, מספרי זיהוי של ספקים מס, אנשי קשר וחשבונות בנק.
• שמירה על מסד נתונים מרכזי של ספקים עם העדפות מוגדרות. רשימה נפרדת של ספקים בסיכון גבוה יכולה לעזור ליזום אישורים נוספים לסליקת תשלומים.
• ביצוע סקירה של ספקים באמצעות ביקורת/מקור חיצוני או עובד מחוץ למחלקת הספקים לצורך הערכה חסרת פניות.
• אימות שכתובת ספק או מידע אחר אינם תואמים מידע של עובד כלשהו או דומה לספק קיים.
• בדיקת קבצי מאסטר של ספקים מעת לעת כדי להבטיח שנפח החיובים ריאלי ושאין חוסר עקביות.

אמצעים לעובדים

למרות שנקראת כהונאת ספקים, לרוב מרבית ההונאות מתוזמנות באמצעות סיוע של מבפנים. כמה אמצעי מפתח לבדיקת מעורבות עובדים בהונאה כזו הם:

• הפעלת בדיקות רקע יסודיות בזמן העסקת עובדים או סוכנויות חדשים (מתי מיקור חוץ של חשבונות זכאים)
• שמירת מידע פיננסי חסוי ומוגבלת לעובדים ברמות גבוהות יותר
• ארגונים גדולים יותר יכולים להפריד בין חובות העובדים ברמות שונות לשליטה פנימית טובה יותר. לָכֵן,
• אדם שאחראי על הזנת נתוני ספקים צריך להיות שונה מאלה שמאשרים את הספקים מכיוון שזה יכול למנוע יצירת ספקים מזויפים
• עובדים שונים צריכים לטפל בקבלת סחורות או שירותים, עיבוד תשלומי חשבוניות ואישור אישורי תשלומים
• חברות קטנות יותר יכולות להחליף תפקידים של עובדים בספק/AP/מחלקת רכש או חבל על מנהלים לנטר משימות חשובות שיכולות למנוע את הסיכויים לתכנון הונאה.

שימוש בשיטות התאמת חשבוניות

התאמת חשבוניות היא אחת הדרכים היעילות שיכולות לשמש ארגונים קטנים עד גדולים כדי למנוע את ההתרחשות השכיחה של הונאות ספקים.

התאמת חשבוניות הוא תהליך המשמש חברות לבדיקת חשבוניות ספק מול מסמכים רלוונטיים אחרים כגון הזמנות רכש (PO), קבלות טובין, תלושי בדיקה, ואפילו נגד חוזים.

בדיקות חובה אלו יכולות לסייע באימות האותנטיות של חשבוניות ספק לפני אישורן לתשלום. התאמת חשבונית/ת.ז יכול להיעשות בדרכים שונות.

• התאמה דו כיוונית – זה מתבצע על ידי התאמת החשבונית להזמנת הרכש המקורית (PO). תהליך זה מוודא שהסחורה או השירותים הרשומים בחשבונית תואמים לאלה שהוזמנו על ידי הארגון.
• התאמה תלת כיוונית – תהליך זה כרוך בבדיקות כפולות בחשבונית. החשבונית מותאמת תחילה ל- הזמנת רכש ולאחר מכן עד לקבלת הסחורה. זה עוזר לאמת שהסחורה/השירותים הרשומים בחשבונית תואמים להזמנה וגם סופקו כהלכה.
• התאמה לארבעה כיוונים – תהליך ההתאמה המשוכלל ביותר מחייב לבדוק את החשבונית מול 3 מסמכים אחרים, כלומר, הזמנת הרכש, קבלת הסחורה ותעודת בדיקה. הליך זה מבטיח שהטובין/השירותים המוזכרים בחשבונית מתקבלים בהתאם לתעודת הרכש וכן נבדקו כדי לוודא שהם מדויקים.
• התאמה ללא הזמנה או חוזה – במצבים בהם עסקים אינם משתמשים במספר מסמכים, חשבונית הספק מותאמת להסכם ההתקשרות על מנת לוודא שהמחיר והשירותים הנזכרים אינם חורגים מהחוזה עצמו.

יישום טכניקות כריית נתונים

כריית נתונים היא טכניקה מודרנית לניתוח כמויות אדירות של נתונים ולגלות דפוסים המסייעים בניתוח עסקי וקבלת החלטות. טכניקה זו מדויקת מאוד בזיהוי הונאה וניתן למנף אותה כדי לצמצם מקרי הונאה של ספקים.

באמצעות ניתוח מגמות, כריית נתונים יכולה לזהות חריגות שיכולות להצביע על פעילות הונאה. ארגונים יכולים להשתמש בטכניקות כריית נתונים כדי לבדוק דפוסים ספציפיים הכוללים:

• תשלומים החורגים מהנוהל הרגיל, חוסר עקביות בדולרים נמוכים וסכומים המגיעים למקסימום עד למגבלת האישור
• תשלומים כפולים באותו תאריך לאותו ספק או מספר כולל של תשלומים החורגים מהסכם החוזה
• תשלומים שבוצעו בשעות לא פעילות
• חריגות בפרטי הספק כגון שונות בכתובות למשלוח ותשלום, שימוש באותה הזמנת רכש בחשבוניות, מספרי חשבוניות לא עוקבים וכו'.

אמצעים ארגוניים אחרים

מלבד צעדים גדולים, חברות יכולות להפעיל אמצעים נאותים אחרים כדי לשמור על הונאות ספקים בשליטה. חלק מהאפשריים הם:

• הקמת מוקד הונאה – הגדרת קו סיוע אנונימי יכולה לעזור לעובדים לדווח על אי סדרים מבלי לדאוג להשלכות. זה יוצר אווירה של עירנות ויכול לעזור לארגון להפעיל אמצעי תיקון במהירות.
• להדק את הבקרות הפנימיות - ארגון צריך לוודא שקיימים נהלי בקרה ושכולם מההנהלה ועד לרמת הכניסה מודעים להם. חינוך ועדכון עובדים על הונאות ספקים יכולים לעזור להם להיות מודעים יותר לסיכונים ולהשלכות. ביצוע הערכות סיכונים תקופתיות יכול לספק תובנות לגבי פרצות שיש לתקן כדי להפחית הונאות ספקים.
• אישורים דו-שכבתיים - גם אישורי ספקים וגם אישורי תשלום צריכים להתבצע באמצעות תהליך אישור רב-שכבתי. זה יכול להבטיח שהחברה מקבלת ספקים לגיטימיים ושהתשלומים נמצאים בבדיקה טובה יותר כאשר יותר מעובד אחד מפקח על התהליך.

סיכום

הונאת ספקים עלולה לגבות מחיר כבד מארגון ולעלות לו ביוקר. מניעת הונאת ספקים מחייבת תכנון נכון, בדיקה ועדכון של מדיניות החברה במרווחי זמן קבועים. יש ליישם אמצעי מניעה בגישה רב-רמות כדי להפחית הונאה ולהגן על ארגונים מפני הפסדים חמורים בעתיד.