איך לארגן חשבונות? - 3 דרכים לעקוב בקלות אחר חשבונות

חשבונות הם חלק בלתי נמנע מהחיים. בין אם אתה עסק, פרילנסר או אדם בשכר, בטוח שיהיו לך חשבונות. עם עומס יתר של שטרות, אתה עלול להפסיד ולשכוח כמה.

יָעִיל ניהול חשבונות מתחיל בארגון טוב יותר, כך שלעולם לא תאבד שטר חשוב. אבל איך לארגן חשבונות ביעילות? איך להתחיל? ומהן השיטות המומלצות למעקב אחר חשבונות בקלות?

נדון בשלוש דרכים לארגן את החשבונות שלך כך שתמיד יהיו לך אותם בהישג יד כאשר אתה צריך אותם.

---

למה אתה צריך לארגן חשבונות?

כשיש לך אדם יחיד שמטפל במספר קטן יותר של חשבונות, זה קל לנהל. אבל, ככל שהחשבונות גדלים, טעויות חייבות לקרות. הנה כמה סיבות שאתה צריך לקחת ברצינות את ניהול החשבונות:

איבוד מעקב אחר תאריכי פירעון וסכומים: מעקב אחר חשבונות מרובים, התאריכים והסכומים שלהם היא משימה מייגעת. ואם תפספסו את התשלומים, ייתכן שתצטרכו לשלם סכום נוסף.

פגיעה בציוני אשראי: תשלומי חשבונות בזמן מקושרים לציון האשראי שלך. שקע כאן יכול לעלות לך הרבה במהלך.

שמירה על רישומי תשלום: עבור עסק, חיוני לשמור על רישומים פיננסיים של תשלומים, חשבוניות, חשבונות ועוד כדי לשמור על תאימות. במהלך ביקורת, עליך להציג נתונים מדויקים ומהימנים. חשבונות חסרים יכולים לשלוח אות שגוי ולהוביל לביקורות אינטנסיביות נוספות.

תקציב לא יעיל: חשבונות נותנים מושג לגבי מגמות ההוצאות ועוזרות לך לפקוח עין על התקציב שלך לעומת ההוצאות שלך. אי ניהול חשבונות עלול להוביל לאובדן מעקב אחר התקציב.  

מלבד אלה, ארגון חשבונות יכול לעזור לך להתמודד עם גניבת זהות, לנהל רשומות פיננסיות ולהבטיח תשלום חשבונות בזמן.

---

3 דרכים לארגן חשבונות כמו מקצוען!

בלוג זה ידון בשלוש הדרכים הללו לארגון החשבונות שלך. שיטות אלו ממוקמות בסדר גובר של דיוק, יעילות ואמינות.

• ארגן את החשבונות באופן ידני
• דיגיטציה של חשבונות ומיון אותם על שולחן העבודה
• אוטומציה של ארגון חשבונות עם זרימות עבודה אוטומטיות

---

ארגן את החשבונות באופן ידני

ארגון חשבונות ידני כרוך בשימוש בתיקיות נייר ובארונות כדי לסווג הוצאות. לדוגמה, אתה יכול ליצור תיקייה שכותרתה "הוצאות בידור" כדי לאחסן את כל החשבונות הקשורים לבידור, כגון ארוחות ערב, טיולי צוות ועוד.

תוכל לבצע את השלבים הבאים כדי לארגן חשבונות באופן ידני:

• מיין את החשבונות שלך לפי תאריך הפירעון שלהם וסווג את החשבונות הנכנסים לפי קטגוריית ההוצאה.
• צור מערכת תיוק עבור החשבונות שלך. השתמש בתיקיות או ארונות עבור כל סוג של קטגוריה.
• כדי לעקוב אחר תשלומים ותאריכי יעד, השתמש בגיליון נייר או אקסל ורשום את סכום החשבון, תאריך פירעון, מצב תשלום וקטגוריה.
• הגדר תזכורות במכשיר הנייד שלך כדי שלא תשכח תשלומי חשבונות.
• בצע תשלומים עם מועד התשלום ועדכן את סטטוס התשלום עבור כל חשבון.
• אחסן חשבונות בתשלום בקובץ נפרד או בארכיון כדי לשמור על ניהול גיליון מעקב החשבונות הפעיל שלך.
• חזור על התהליך החודשי הזה כדי לשמור על החשבונות שלך מסודרים ותחת שליטה.

יתרונות:

• זו שיטה פשוטה.
• כל אחד יכול לבצע את השלבים הבאים כדי לשמור על חשבונות במקום אחד.

חסרונות:

• נדרש מאמץ ידני רב.
• זה מאתגר לזהות מגמות הוצאות.
• קבלות עלולות ללכת לאיבוד או להינזק בקלות.

---

דיגיטציה של חשבונות ומיון דיגיטלית

דיגיטציה של חשבונות יכולה לעזור להפחית את הסיכון של פגיעה או אובדן חשבונות. בצע את השלבים הבאים לארגון חשבונות דיגיטלי:

• הצעד הראשון הוא דיגיטציה של חשבונות. אתה יכול לצלם תמונות של החשבונות שלך באמצעות הטלפון שלך.
• אתה יכול גם להשתמש אפליקציית סורק חשבונות כדי לחלץ נתונים מהחשבון ולעשות דיגיטציה של חשבונות ביעילות.
• העלה את התמונות הסרוקות לשולחן העבודה שלך.
• צור תיקיות על סמך קטגוריית ההוצאה והעלה את החשבונות לתיקיות ייעודיות.
• השתמש במוסכמה של שמות קבצים כדי לזהות במהירות כל שטר, כגון סוג החשבון והתאריך.
• ארגן את החשבונות הדיגיטליים לתיקיות משנה על סמך קטגוריות או תאריכי פירעון.
• אתה יכול לעשות זאת בשולחן העבודה שלך או במערכת מקוונת כמו Google Drive, Sharepoint או יותר.
• כעת, השתמש בגיליון אלקטרוני או בכלי ניהול פיננסי כדי לעקוב אחר תאריכי הפירעון של החשבונות, מצב התשלום והסכומים.
• הגדר תזכורות אוטומטיות כדי להבטיח תשלום בזמן של חשבונות.
• גבה את החשבונות הדיגיטליים שלך לשירות ענן מאובטח כדי להגן מפני אובדן נתונים.

יתרונות:

• קל יותר לסווג ולעקוב אחר תשלומים ולבצע ניתוח פיננסי.
• אחסון חשבונות דיגיטלי מבטל את הסיכון לאובדן או נזק לחשבונות.

חסרונות:

• אחסון מידע פיננסי דיגיטלי יכול לעורר חששות לגבי אבטחת מידע.
• אתה צריך לבצע את כל התרגיל עבור כל חשבון חדש שמגיע.
• עליך ליצור גיבויים מרובים כדי להבטיח שלא תאבד את הנתונים.  

---

אוטומציה של ארגון חשבונות עם זרימות עבודה אוטומטיות

זרימות עבודה אוטומטיות הן דרך מצוינת לבטל משימות ידניות בארגון חשבונות. רוב משימות ארגון החשבונות מבוססות על כללים, כלומר ניתן לקודד אותן בקלות.

פלטפורמות כמו ננונטים יכול לעזור לך להפוך את ארגון החשבונות לאוטומטי באמצעות זרימות עבודה ללא קוד, מסווגי מסמכים, ואחסון ענן מאובטח. כך נראה זרימת עבודה אוטומטית לניהול חשבונות ב- Nanonets:

• חשבון נכנס יועלה אוטומטית ב- Nanonets באמצעות אפשרויות העלאת מסמכים.

• לאחר מכן, החשבון מנותב למודל ה-OCR, שבו נשלפים נתונים רלוונטיים, כמו סכום החשבון, תאריך פירעון, כתובת לתשלום, תנאי תשלום ועוד.

• כעת קורים דברים מרובים בשלבים הבאים:

1. נתוני החיוב מעוצבים כראוי אם יש להם שגיאות. למשל פורמט תאריך, שימוש באותיות רישיות או הסרת תווים מיוחדים.
2. שנה את שם החשבון על סמך סכום החשבון, קטגוריית ההוצאה ועוד.
3. בהתבסס על נתוני החשבונות, החשבון מסווג לקטגוריות ההוצאות הנכונות.
4. זרימת עבודה של אישור מופעלת במקרה של שגיאה כלשהי, אשר שולחת אליך את החשבונות לבדיקה ידנית.
5. תוכל גם להתאים את נתוני החשבון לדף חשבון הבנק שלך כדי להבטיח ללא חיובים נוספים.

יתרונות:

• תהליך נטול שגיאות ואמין
• יוצר מסלולי ביקורת באופן אוטומטי.
• אין סיכון לאבד, נזק או לשכוח חשבון שיש לשלם בזמן.
• אוטומציה חוסכת הרבה זמן, מאמץ וכסף.

חסרונות:

• תצטרך לעשות מאמץ חד פעמי כדי להגדיר זרימות עבודה. [צוות המומחים שלנו יכול לעזור לך להגדיר זרימות עבודה.]

---

למה להשתמש בננונטים כדי לארגן חשבונות?

[תוכן מוטבע]

Nanonets היא תוכנת OCR מבוססת בינה מלאכותית עם ללא קוד מתקדם אוטומציה זרימת עבודה ופלטפורמת תשלומים גלובלית. עם Nanonets, אתה יכול להפוך כל תהליך ידני לאוטומטי עם זרימות עבודה מבוססות כללים.

Nanonets תוכנת OCR הוא אחד הטובים בשוק. זה יכול לחלץ נתונים מכל מסמך; קובצי PDF, תמונות, מסמכים בכתב יד, אקסל, וורד וכו' עם דיוק של 95%+ ומהיר פי 10 מהשיטה הידנית.

מלבד זאת, אתה יכול להשתמש ב- Nanonets כדי לחלץ נתונים ממסמכים, לסווג מסמכים, להשתמש במסד נתונים לאמת מסמכים, לבצע העשרת נתונים משימות, וייצוא נתונים לפורמטים ומסדי נתונים שונים.

האפשרויות הן אינסופיות.

הנה כמה סיבות לשקול ננונטים:

• העלה אוטומטית מסמכים ממקורות מרובים כמו Gmail, Drive, SharePoint, שולחן עבודה ועוד.
• סיווג מסמכים נכנסים עם מסווג מסמכים.
• התאמת מסמכים מעולה לקלה אימות מסמך.
• חלץ נתונים מכל מסמך תוך פחות מ-15 דקות
• הגדר זרימות עבודה מותאמות אישית כדי לבצע שיפור נתונים, אוטומציה של אישורים, ועוד.
• אחסון מסמכים מאובטח ו אחסון מסמכים.
• אינטגרציות חלקות לסנכרון נתונים עם 5000+ תוכנות.
• ממשק ללא קוד הניתן להתאמה אישית לחלוטין.
• סיוע בהגירה חינם.
• 7 ימים ניסיון ללא תשלום
• מנהל הצלחת לקוחות מסור.
• בקרת גישה מבוססת תפקיד
• תמיכה 24 × 7

הנה הצצה למה שננונטים יכולים לעשות ועוד:

למעלה מ-30,000 משתמשים משתמשים בננונטים כדי להפוך יותר מ-30 מיליון תהליכי מסמכים לאוטומטיים. Nanonets היא הבחירה המושלמת לעסקים המעוניינים לייעל את תהליכי המסמכים שלהם עם פלטפורמה חזקה, מאובטחת וללא קוד.

האם יש לך מחשבה על מקרה שימוש ספציפי? פנה לצוות שלנו כדי שנוכל לעזור לך במקרה השימוש שלך.

---

קרא עוד:

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. ידע מוגבר. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/