הזמנת מכירות לעומת חשבונית: הבדלי מפתח, תפקידים וסוגים

מעקב אחר מכירה מתחילתו ועד סופו עוזר לעסקים לשמור על רמות המלאי הנכונות, ליישם את טקטיקות תזרים המזומנים הטובות ביותר ולהבטיח שהלקוחות מקבלים את המוצרים הנכונים. מכיוון שרוב העסקים עוקבים אחר מכירות מרובות בו-זמנית, שמירה על תיעוד מדויק של כל שלב בדרך היא חיונית.

ללא קשר לסוג העסק, התעשייה הפעילות או אפילו האזור, עסקים מסתמכים על הזמנות מכירה וחשבוניות כדי להבטיח שכל מכירה מבוצעת כהלכה, תשלום מתקבל ושביל נייר קיים. עם זאת, הזמנות מכירה וחשבוניות אינן אותו דבר; למעשה, הם משמשים למטרות שונות לחלוטין. שניהם חשובים באותה מידה, אבל הבנת ההבדל בין הזמנת מכירה לחשבונית תעזור להבטיח שהעסק שלך ירוויח משניהם. 

ברמה גבוהה, הזמנת מכירה באה במקום הראשון. זהו המסמך שנוצר כאשר לקוח מביע רצון לרכוש משהו ועובד עם צוות המכירות שלך כדי להסכים על ציר זמן אספקה ​​עבור הסחורה או השירותים הכלולים בהזמנת המכירה. לאחר שליחת ההזמנה, צוות החובות שלך ישלח ללקוח חשבונית לאיסוף הכספים המגיעים עבור ההזמנה.

לא משנה איך נראה תהליך המכירה שלך, רוב הסיכויים שהוא מתחיל בהזמנת מכירה ומסתיים ב- חשבונית תשלום.

מהי הזמנת מכירה?

אם אתה ספק או מוכר, הצוות שלך יצור הזמנת מכירות ברגע שהלקוח הביע עניין בביצוע רכישה. בדרך כלל, לקוח מביע עניין באמצעות א הזמנת רכש. הזמנת המכירה מאשרת את קבלת ההזמנה, מסיימת את הפרטים ומשמשת כמסמך מקור לצוותי מכירות פנימיים ומערכות מעקב מכירות בעת השלמת כל מכירה.

הזמנת מכירה דורשת מידע מפורט, כך שאם עדיין אין לך את כל פרטי הלקוח הנדרשים, ייתכן שהצוות שלך יזדקק לתשומות מהלקוח המזמין כדי למלא את הזמנת המכירה. המידע הכלול בהזמנת מכירה הוא: 

• שם החברה שלך
• פרטי התקשרות של החברה שלך
• פרטי הלקוח (שם, פרטי חיוב, כתובת)
• תיאור המוצר או השירות הנמכרים
• כמות הסחורות או השירותים הכלולים במכירה
• מחיר סחורה או שירותים
• עלות משלוח, משלוח ומס
• העלות הכוללת של ההזמנה

ישנם סוגים מרובים של הזמנות מכירה שהעסק שלך עשוי להשתמש בהן. בהתאם למצב או לנוף המכירות, עסקים רבים משתמשים בכל 4 הדברים הבאים על בסיס קבוע:

הזמנת מכירה במזומן

כאשר לקוח מבצע הזמנה, אוסף את המוצר ומשלם במזומן, נעשה שימוש בהזמנת מכירה במזומן. מכיוון שהלקוח משלם במזומן, אין חייבים בחשבונות כניסה הקשורה לעסקה. הרכישה של הלקוח משפיעה ישירות על חשבונות המזומנים שלך והמשלוח מתבצע באופן מיידי.

הזמנת מכירות מהירה

אם לקוח מבקש ציר זמן אספקה ​​מהיר בצורה חריגה, הזמנת מכירות דחופה תשמש באופן פנימי. צוות המכירות שלך יכול לסמן סוגים אלה של הזמנות מכירה בעדיפות גבוהה כדי להבטיח שהן יושלמו בזמן. הלקוח רשאי לאסוף את הסחורה או לשלם תוספת כדי לקבל אותם במהירות, בהתאם לנסיבות. לאחר אספקת המוצר, צוות ה-AR שלך ישלח חשבונית ללקוח לצורך גביית התשלום.

הסכם תזמון

במצב בו לקוח מבקש כמות ספציפית של מוצרים שנמסרו בתאריכים שונים, הסכם תזמון יכול להיות כלי מצוין לשמור על כל משלוח נפרד. אם לקוח רוצה 10 ווידג'טים בשבוע, 5 בשבועיים ו-7 בשלושה שבועות, כל העסקאות האלה יכולות לעבור הסכם תזמון אחד שמתעדכן לאחר המסירה. 

הזמנת מכירה של צד שלישי

במקרים מסוימים, במיוחד עבור עסקים קטנים, נעשה שימוש בהזמנת מכירה של צד שלישי כאשר העסק שלך אינו מספק את הסחורה או השירותים ישירות ללקוחות. במקום זאת, אתה שולח אותם לצד שלישי מוכר שלאחר מכן משלים את החלק האחרון של המסירה ללקוח.

מהי חשבונית?

כאשר ספקים או מוכרים משלימים הזמנת מכירה ומספקים את המוצר המוסכם, הם יפיקו חשבונית ולשלוח אותו ללקוח כדי לגבות את התשלום עבור הסחורה או השירותים שסופקו. אחד השלבים האחרונים בתהליך המכירה, שליחת חשבונית יוזמת תשלום ללקוח וגביית מזומנים, שני מרכיבים חיוניים לשמירה על בריאות העסק שלך. כיום חשבוניות נשלחות בדרך כלל באופן אלקטרוני ומתקשרות אליהן חשבוניות אלקטרוניות.

החשבונית תכלול את רוב המידע שיש להזמנת המכירה, אך היא תכלול גם את הפרטים הבאים: 

· תנאי תשלום
· הנחות בתשלום מוקדם
· מספר ת.ז
· מספר חשבונית
· עמלות איחור בתשלום
· פרטי תשלום עבור ACH, חוטים, או תשלומי EDI

באותו אופן שבו ישנן מספר הזמנות מכירה בשימוש במצבים שונים, סוגים שונים של חשבוניות משמשים לעתים קרובות בעסקאות עסקיות.

חשבונית פרו - פורמה

בדרך כלל, חשבוניות נחשבות לבקשות תשלום חוזיות, אך א חשבונית פרו - פורמה אין את אותו שימוש. הוא משמש כאשר חשבונית מסחרית אינה זמינה ואפשר לחשוב עליה כ"חשבונית מוקדמת". זה עדיין מכיל פירוט עלויות, אבל זה יותר הערכה שהלקוח יכול להשתמש בה לעיון.

בעת ייצוא סחורות לארצות הברית, המכס האמריקאי דורש לצרף חשבונית פרופורמה להזמנה כדי שיהיה ברור מה נשלח בקווי מדינות. 

חשבונית ביניים

אם יש פרויקט גדול או הזמנה מרובת חלקים שצריך לפרק למספר תשלומים או שלבים, חשבונית ביניים תהיה שימושית. במקום להמתין עד לסיום הפרויקט כדי לשלוח חשבונית אחת גדולה, ניתן להשתמש בחשבוניות ביניים כדי לגבות תשלומים מצטברים לאורך הדרך. בצד המוכר, חשבוניות ביניים עוזרות להקל על אתגרי תזרים המזומנים, ובצד הקונה הן מפרקות את התשלומים לסכומים ניתנים לניהול. זה ההפך מ רשת מספר חשבוניות בתשלום אחד.

חשבונית סופית

סוג החשבונית הנפוץ ביותר בשימוש הוא החשבונית הסופית. זה נוטה להיות אחד מסוגי החשבוניות הפשוטים ביותר עבורם יישוב חשבוניות, מה שהופך אותו לסטנדרט עבור רוב העסקים. הם נשלחים ללקוחות לאחר אספקת הסחורה או השירותים.

הזמנת מכירות לעומת חשבונית: ההבדלים

כדי להבטיח שההבדל בין "הזמנת מכירות" ל"חשבונית" ברור, ריכזנו רשימה של כמה מההבדלים החשובים ביותר בין השניים. עסקים מסתמכים על שני המסמכים הללו כדי לבצע עסקאות מכירה רגילות, אך המטרה שהם משרתים משתנה.

קל להבדיל בין הזמנת מכירות לעומת חשבונית כאשר לוקחים בחשבון את הגורמים הבאים:

עיתוי הבריאה

הזמנת מכירה מתחילה את תהליך המכירה; זה מה שמאפשר לצוות הגשמה שלך להתחיל להכין מוצרים או שירותים למשלוח. לאחר מכן, ממש בסוף תהליך המכירה, לאחר השלמת המשלוח, תישלח חשבונית ללקוח.

מטרת המסמך

כאשר מסתכלים על חשבונית לעומת הזמנת מכירה, חשוב לקחת בחשבון את מטרת כל מסמך. הזמנת מכירות פונה יותר פנימה, ומאפשרת לצוותים שלך לדעת שהזמנה בוצעה ונדרשת פעולה. חשבונית, לעומת זאת, פונה החוצה. הוא נשלח ללקוח כדרישה רשמית לתשלום. אם לא יתקיים תאריך פירעון של חשבונית, ייתכן שיוטלו על הלקוח עמלות איחור או קנסות אחרים.

מידע רשום

בעוד שההבדל בין הזמנת מכירה לחשבונית נוגע יותר למתי וכיצד נעשה שימוש בכל מסמך, יש הבדלים קלים לגבי המידע שכל אחד מהם מכיל. שניהם יכללו מידע כמו שם הלקוח ופרטי הקשר, הכמות והמחיר של המוצרים הנרכשים ופרטי הספק, אך חשבונית תכלול פרטים נוספים. פרטים אלו עשויים להיות תעריפי עמלות איחור, מועדי פירעון לתשלום ועוד. עיין ברשימות שלנו למעלה לקבלת פירוט מדויק של מה שמופיע בכל אחד מהם. 

השלכות חשבונאיות

צוות הנהלת החשבונות שלך בדרך כלל לא יראה או יגע בהזמנת מכירות. אלא אם הם מחפשים להתאים הזמנת מכירה לחשבונית ספציפית, הם לא יסתמכו על הזמנות מכירה. חשבוניות, לעומת זאת, הן חלקים קריטיים של תיעוד חשבונאי. הם נחוצים כדי לספק מסלולי ביקורת מדויקים ולהבטיח שהערכים נכונים.

סיכום

זה יכול להיות קל להסתכל על מאמר המכסה את ההבדל בין הזמנת מכירות לחשבונית ולחשוב שההשפעה שלו זניחה. אבל, להיפך, הבנת המטרה הבסיסית של מסמכים עסקיים מרכזיים תעזור לעסק שלך להתנהל בצורה יעילה יותר, לצמצם שגיאות מילוי וחשבונאיות פוטנציאליות, וליצור תהליכים פנימיים עם הבדיקות והאיזונים הנכונים כדי להגן על העסק שלך מפני סיכונים.

בסופו של יום, הצוותים שלך יצטרכו הזמנות מכירה וחשבוניות כאחד, אך האופן שבו צוותים שונים ישתמשו בכל אחד מהם ישתנה. צוות המכירות שלך זקוק להזמנות מכירה כדי להבטיח שהמשלוחים יושלמו כפי שהובטח, אך מומחי חשבונות חייבים יחיו ויושמו חשבוניות בכל יום ויום. נדרשים צוותים אלה שעובדים ביחד ומחזיקים במשאבים המתאימים כדי לבצע את עבודתם כדי שהעסק שלך יגיע לפוטנציאל האולטימטיבי שלו. 

הבנת הזמנת מכירות לעומת חשבונית אולי לא תיראה כמועדיפות מנהיגות אסטרטגית, אבל לאנשים רבים בארגון שלך, אין דבר חשוב יותר. אם אתה מוכן לקחת את ניהול הזמנת המכירה שלך ו עיבוד חשבוניות לשלב הבא, השקעה באוטומט הנכון תוכנה לעיבוד חשבוניות - כמו ננונטים - יכול לעשות עולם של הבדל.

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
• PlatoESG. פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
• PlatoHealth. מודיעין ביוטכנולוגיה וניסויים קליניים. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/