תארו לעצמכם לגלות שפיקוח פשוט בניהול הוצאות העסק הוביל להוצאה של הון קטן מבלי משים על עלויות הניתנות להמנע.
זה לא רק תרחיש היפותטי; זו מציאות עבור ארגונים שמתעלמים מהחשיבות האסטרטגית של מדיניות הוצאות מתוכננת בקפידה.
ביצירה זו, אנו נספק תבנית מדיניות הוצאות שנועדה לשמש התייחסות ליצירת מדיניות הוצאות משלך עבור העסק שלך.
המסגרת מיועדת הן להעצמת העובדים והן לשמירה על הבריאות הכלכלית של הארגון.
נעבור דרך המהות של מדיניות הוצאות, נחשוף תבנית רב-תכליתית, ונספק הנחיות לגבי היישום והאוטומציה המעשית שלה.
תקציר: מדיניות ההוצאות
פוליסת הוצאות היא מערכת כללים שמכתיבה את העובדים
- איך הם יכולים להוציא כספי החברה על הוצאות.
- כיצד הם יכולים להחזיר את ההוצאות.
- מה קורה במקרים של אי ציות.
המטרות העיקריות של פוליסת הוצאות הן כפולות.
ראשית, מדיניות זו ממלאת תפקיד מכריע בניהול הכספים של החברה ווידוא שהעובדים יודעים מה צפוי כאשר יש להם הוצאות מטעם הארגון.
שנית, זה עוזר לחברה לעמוד בקנה אחד עם החוקים והתקנות הפיננסיים, תוך הימנעות מבעיות משפטיות וקנסות. מטרה כפולה זו הופכת את מדיניות ההוצאות לכלי חיוני הן לעובדים והן לבריאות הפיננסית של החברה.
יישום מדיניות הוצאות ברורה מביא למספר יתרונות מרכזיים:
- מונע הונאה: על ידי קביעת הנחיות קפדניות לגבי הוצאות, זה מפחית את הסיכויים לתביעות לא ישרות.
- מבטיח הגינות: כולם יודעים מה מותר ומה אסור, מה שהופך את תביעות ההוצאות לפשוטות והוגנות יותר.
- בקרת תקציב: עוזר לשמור על ההוצאות בשליטה, ומבטיח שההוצאות יתאימו לאילוצים התקציביים של החברה.
תבנית מדיניות הוצאות
יצירת מסמך מדיניות הוצאות אפקטיבי חיונית לשמירה על בקרה פיננסית, הבטחת ציות ומתן בהירות לעובדים שלך.
להלן מסמך תבנית מדיניות ההוצאות שינחה אותך ביצירת מדיניות הוצאות משלך:
פורמט וורד:
אתה יכול גם לשמור עותק של התבנית כ-Google Doc:
תבנית מדיניות הוצאות (תצוגה מקדימה)
[שם החברה] מסמך מדיניות הוצאות
[שם החברה]
[תאריך]
גרסת מספר
מסמך זה נתון לשינויים ועשוי להתעדכן מעת לעת כדי לשקף את הצרכים המתפתחים של [שם החברה] ועובדיה.
מסמך מדיניות הוצאות זה נועד להנחות את עובדי [שם החברה] בקבלת החלטות מושכלות ואחראיות בנוגע להוצאה ודיווח על הוצאות הקשורות לעבודה. המטרה שלנו היא להבטיח שכל ההוצאות נחוצות, סבירות ומתואמות ליעדים ולערכים של החברה שלנו. על ידי הקפדה על מדיניות זו, אנו מטפחים שקיפות, אחריות ויעילות בפרקטיקות הפיננסיות שלנו.
הוצאות
כדי להקל על טיפול מדויק ועקבי בהוצאות, חיוני להגדיר בבירור מהי הוצאה הניתנת להחזר בתוך [שם החברה]. להלן קטגוריות ההוצאות הנחשבות לניתנות החזר, יחד עם דוגמאות לכל קטגוריה כדי לבטל כל אי בהירות:
- מסעות: הוצאות הקשורות לנסיעות עסקים, כולל כרטיסי טיסה, תחבורה יבשתית ולינה. למשל, כרטיס טיסה הלוך ושוב לכנס עסקי או כרטיס רכבת לפגישת לקוח.
- דִיוּר: עלויות שנגרמו במהלך נסיעות עסקים עבור שהייה במלון או הסדרי לינה אחרים. דוגמה יכולה להיות שהייה של שני לילות בבית מלון לסמינר עסקי.
- ארוחות: הוצאות סבירות עבור ארוחות במהלך נסיעות עסקים או פגישות לקוחות. זה כולל ארוחות בוקר, צהריים וערב, כאשר דוגמה לכך היא פגישת ארוחת ערב עם לקוח פוטנציאלי.
- בידור לקוח: הוצאות עבור אירוח לקוחות, כגון עלויות ארוחות או כרטיסים לאירוע, בתנאי שהן קשורות ישירות לפיתוח עסקי או שימור. דוגמה לכך היא אירוח לקוח באירוע ספורט כדי לדון בהזדמנויות עסקיות עתידיות.
- ציוד משרדי: עלויות עבור פריטים הדרושים לפעילות היומיומית של המשרד, לרבות כלי כתיבה, חומרי דפוס וציוד משרדי קטן. לדוגמה, רכישת עטים, נייר ומחסניות דיו לשימוש משרדי.
- טכנולוגיה: הוצאות הקשורות לטכנולוגיה התומכת בפריון העבודה, כולל מנויי תוכנה ורכישות חירום של חומרה. דוגמה יכולה להיות מנוי לכלי לניהול פרויקטים או רכישת מקלדת חדשה עקב תקלה בלתי צפויה.
אי הוצאות
חשוב לא פחות לציין הוצאות ש[שם החברה] לא יחזיר. אלה כוללים, בין היתר:
- הוצאות אישיות שאינן קשורות לפעילות העסקית.
- קנסות או עונשים, כגון עבירות תנועה או איחור.
- הוצאות החורגות ממגבלות שנקבעו מראש לקטגוריות ספציפיות ללא אישור מראש.
מגבלות הוצאה
קבענו מגבלות הוצאה ברורות עבור כל קטגוריה של הוצאות הניתנות להחזר. מגבלות אלו נועדו להנחות עובדים בקבלת החלטות הוצאות נבונות המתאימות לשיקולים תקציביים של החברה ויעדים פיננסיים. בנוסף, כלולים פטורים ספציפיים למחלקה כדי לתת מענה לצרכים הייחודיים ודפוסי ההוצאות של תחומים שונים בחברה.
מגבלות הוצאה כלליות
להלן טבלה המתארת את גבולות ההוצאה המקסימליים המותרים עבור כל קטגוריה של הוצאות, שנועדה להבטיח שכל ההוצאות הן נחוצות והן סבירות:
קטגוריית הוצאות | הגבלה מקסימלית | הערות |
---|---|---|
נסיעות (טיסות) | $500 | מחלקת תיירים לטיסות פנים |
נסיעות (לינה) | $ 150 ללילה | מחיר חדר סטנדרטי |
ארוחות | $ 25 לארוחה | לא כולל משקאות אלכוהוליים |
בידור לקוח | $100 | לאדם, דורש אישור מראש לחריגים |
ציוד משרדי | 50 דולר להזמנה | פריטים חיוניים בלבד |
טכנולוגיה | $300 | נדרש אישור מראש לפריטים מעל מגבלה זו |
מגבלות הוצאה ספציפיות למחלקה
כדי להתאים לצרכים המיוחדים של מחלקות שונות בתוך [שם החברה], אנו קובעים גם מגבלות הוצאה ספציפיות למחלקה כדלקמן:
- מחלקת מכירות:
- בידור לקוח: הגבלה מוגדלת ל-$150 לאדם כדי להתאים לפגישות לקוחות פוטנציאליות בעלות ערך גבוה.
- נסיעות: גמישות נוספת במחיר הטיסה עד 700$ לנסיעות בינלאומיות באישור מראש.
- מחלקת ה- IT:
- טכנולוגיה: הגבלה מוגברת ל-$500 כדי לתמוך ברכישת תוכנה או חומרה מיוחדים החיוניים לפעילות המחלקה.
כל הוצאות שצפויות לחרוג ממגבלות אלה חייבות להיות מוגשות לאישור מראש כדי להבטיח התאמה למגבלות התקציביות וליעדים התפעוליים.
הליכי אישור
היעילות והאחריות של תהליך ניהול ההוצאות של [שם החברה] הם בעלי חשיבות עליונה. כדי להבטיח זאת, נקבעים הנהלים ודרישות התיעוד המפורטות הבאים, המנחים את העובדים בתהליך אישור ההוצאות וההחזר.
נסיעות ולינה
- אישור לפני נסיעה:
- עובדים המתכננים נסיעות עסקיות חייבים להגיש מסלול ותקציב משוער לאישור באמצעות הפורטל המקוון הייעודי שלנו.
- הגשה זו צריכה להתרחש לפחות שבועיים לפני תאריך היציאה המתוכנן כדי לאפשר מספיק זמן לבדיקה ואישור.
- תיעוד לאחר הטיול:
- עם החזרה, העובדים נדרשים להגיש את כל הקבלות הקשורות להוצאות נסיעה ולינה תוך שבוע.
- זה כולל טיסות, מלונות והוצאות אחרות הקשורות לנסיעות, אותן יש להעלות לפלטפורמת ניהול ההוצאות הדיגיטליות שלנו.
הוצאות עסקיות
- עבור הוצאות שנגרמו במהלך פגישות לקוחות, רכישת ציוד משרדי או כל צורך אחר הקשור לעסק, על העובדים לספק קבלה ותיאור קצר של המטרה העסקית.
- הגשות אלו צריכות להתבצע באמצעות כלי דיווח ההוצאות שלנו תוך שלושה ימים מההוצאה.
הוצאות גדולות
- הוצאות גדולות מוגדרות ככל הוצאה בודדת העולה על $2500 או סדרה של הוצאות נלוות שעולה ביחד על $2500 תוך חודש.
- הצעה מפורטת, הכוללת את הרציונל, היתרונות הצפויים והעלות הכוללת, חייבת להיות מוגשת ואושרה על ידי הנהלה ברמה גבוהה יותר לפני הוצאת ההוצאה.
תיעוד וקבלות
כדי להקל על עיבוד הוצאות יעיל, יש להגיש את התיעוד הבא בעת בקשת החזר דרך הפורטל:
- קבלות על כל ההוצאות, המעידות על הוכחת תשלום.
- תיאור קצר של המטרה העסקית של כל הוצאה, הגברת השקיפות וההצדקה.
- עבור הוצאות הקשורות לנסיעות, יש צורך במסלולי טיול מלאים והוכחת הוצאה להשלמת ההגשה.
צירי זמן
- יש להגיש דוחות הוצאות בגין הוצאות נסיעה תוך שבוע לאחר הטיול.
- דיווחים על הוצאות עסקיות אחרות יגיעו תוך שלושה ימים מיום התרחשות ההוצאה.
- אישור או משוב על הוצאות שהוגשו יינתן תוך שלושה ימי עבודה, תוך הבטחת החזר מהיר ובהירות לעובדים.
הגשה ועיבוד דיגיטליים
[שם החברה] משתמש בפלטפורמת ניהול הוצאות דיגיטלית [קישור] עבור כל הגשת ההוצאות והאישורים.
סעיף זה מספק הוראות שלב אחר שלב כיצד לגשת לפורטל ולהשתמש בו ביעילות.
- כתובת כניסה: נווט אל [קישור פורטל] באמצעות כל דפדפן אינטרנט. קישור זה זמין גם באינטראנט של החברה בסעיף 'משאבי עובדים'.
- שם משתמש וסיסמא: אישורי הכניסה שלך הם כתובת הדוא"ל של החברה שלך וסיסמה שסופקו תחילה על ידי מחלקת ה-IT. אם אתה מתחבר בפעם הראשונה, תתבקש לשנות את הסיסמה שלך.
- אימות דו-גורמי (2FA): למען אבטחה נוספת, הפורטל דורש אימות דו-גורמי. תקבל קוד ב-SMS או במייל, אותו עליך להזין במסך הכניסה.
לאחר הכניסה, תמצא את הסעיפים העיקריים הבאים:
- לוח ניהול חשבון: הצג את הגשות ההוצאות האחרונות שלך ואת הסטטוס שלהן (בהמתנה, אושרו או נדחו).
- שלח הוצאה חדשה: הזן תביעת הוצאה חדשה, כולל העלאת קבלות והוספת פרטי הוצאה.
- דוחות לדוגמא: הפק דוחות של ההוצאות שהגשת על פני תקופות זמן נבחרות.
- הגדרות: עדכן את המידע האישי שלך, שנה את הסיסמה שלך והגדר את הגדרות ה-2FA שלך.
להגשת הוצאה חדשה:
- עבור אל 'שלח הוצאה חדשה': לחץ על אפשרות זו מלוח המחוונים.
- פרטי הוצאות: מלא את טופס ההוצאה עם פרטים כגון תאריך, קטגוריה (למשל, נסיעות, ארוחות), סכום ותיאור קצר.
- העלה קבלות: צרף עותקים דיגיטליים של הקבלות שלך על ידי לחיצה על כפתור 'העלה'. הפורטל מקבל קבצי JPG, PNG ו-PDF.
- שלח לאישור: בדוק את הערך שלך לדיוק, ולאחר מכן לחץ על 'שלח'. תקבל אימייל אישור על הגשתך.
לבדיקת סטטוס ודוחות,
- כדי לבדוק את מצב ההוצאות שהוגשו, בקר ב'מרכז השליטה'. כל ערך יציג את המצב הנוכחי שלו.
- לדוחות מפורטים על ההוצאות שלך, עבור אל הקטע 'דוחות' והתאם אישית את קריטריוני הדוח על סמך טווח תאריכים, קטגוריה או סטטוס.
אם אתה נתקל בבעיות כלשהן או יש לך שאלות לגבי השימוש בפורטל:
- שאלות נפוצות ומדריך למשתמש: עיין בשאלות הנפוצות המקיפות ובמדריך למשתמש הזמינים בחלק 'עזרה' של הפורטל.
- פנה ל-IT Help Desk: לתמיכה טכנית, כולל בעיות התחברות או בעיות בהעלאת מסמכים, פנה ל-IT Help Desk בכתובת ithelp@[companyname].com או (123) 456-7892.
שיקולים מיוחדים
במצבים שבהם עמידה במדיניות מציבה אתגרים, עובדים מעודדים לעסוק בתקשורת יזומה עם הממונה הישיר שלהם או עם צוות הכספים. גישה זו נועדה לבקש הדרכה או לדון בחריגים פוטנציאליים, להבטיח שצרכים תפעוליים ייענו מבלי לפגוע בשלמות המדיניות.
שיטות עבודה מומלצות, משאבים ושותפויות
כדי לתמוך בעובדי [שם החברה] בניהול הוצאות ביעילות ולמנף חיסכון פוטנציאלי באמצעות שותפויות אסטרטגיות, סעיף זה מספק משאבים יקרי ערך, שיטות עבודה מומלצות ופרטים על שותפויות מועילות.
שיטות עבודה מומלצות וטיפים
- הזמן מראש: תכנון והזמנת נסיעות ולינה מוקדם ככל האפשר יכול להוזיל עלויות באופן משמעותי. שאפו להזמין את אלה לפחות שלושה שבועות מראש.
- השתמש בספקים מועדפים: במידת האפשר, השתמש בספקים מועדפים לנסיעות, לינה, ציוד משרדי וטכנולוגיה. ספקים אלה נבדקו עבור ערך ואיכות שירות.
- קבלות דיגיטליות: שמור עותקים דיגיטליים של כל הקבלות. רוב הספקים מציעים קבלות אלקטרוניות, שקל יותר לנהל ולהגיש עם דוחות ההוצאות שלך.
- דוח הוצאות בזמן: שלח דוחות הוצאות באופן מיידי כדי להבטיח עיבוד מהיר והחזר. דחיות בהגשות עלולות להוביל לעיכובים בהחזרים ולסבך את מעקב התקציב.
משאבים
- פלטפורמה דיגיטלית לניהול הוצאות: [שם החברה] מציעה פלטפורמה מקוונת למעקב והגשת הוצאות, הנגישה דרך האינטראנט של החברה. מפגשי הדרכה על שימוש בפלטפורמה זו זמינים מדי רבעון.
- ערוץ רפוי של משרד הכספים: לשאלות או הבהרות לגבי מדיניות הוצאות, העובדים יכולים לפנות לערוץ Slack של מחלקת הכספים, זמין במהלך שעות העבודה ב-#expense-queries.
שותפויות אסטרטגיות
[שם החברה] הקימה שותפויות עם מספר ספקים חיצוניים כדי לספק לעובדים הנחות ותנאים מיוחדים, תוך שיפור הערך והיעילות של הוצאות הקשורות לעסק.
- שותפות נסיעות: עם TravelCo, העובדים יכולים ליהנות מתעריפים מוזלים עבור טיסות והזמנות מלונות. השתמש בקוד הארגוני [TC123] בעת ביצוע הזמנה דרך הפלטפורמה או האפליקציה של TravelCo. [קישור]
- אספקת טכנולוגיה: TechSolutions מציעה מחירים מיוחדים על אביזרי מחשב ותוכנות לעובדי [שם החברה]. גש לזה דרך הקישור המסופק באינטראנט שלנו, באמצעות חשבון החברה. [קישור]
- הנחה על ציוד משרדי: OfficeMax שיתפה איתנו פעולה כדי להציע הנחות על ציוד משרדי. ניתן לבצע הזמנות ישירות דרך מערכת הרכש שלנו, כאשר הנחות מוחלות באופן אוטומטי. [קישור]
כדי להשתמש בשותפויות אלה, על העובדים להתייחס לקודים ולקישורים הספציפיים המסופקים ברשת האינטראנט של החברה. לגישה ראשונה או במקרה של קשיים, צוות הרכש זמין לסייע ולהבטיח שהעובדים יוכלו לנצל את מלוא היתרונות של הצעות אלו.
מדיניות אי ציות
הבטחת עמידה במדיניות ההוצאות של [שם החברה] חיונית לשמירה על יושרה פיננסית ואחריות בארגון. סעיף זה מתאר את ההשלכות של אי עמידה במדיניות ההוצאות ותהליך הבדיקה וההתמודדות עם בעיות אי ציות.
אי עמידה במדיניות ההוצאות עלולה לגרום למגוון פעולות, בהתאם לאופי ותדירות ההפרות:
- עבירה ראשונה: עובדים שלא יעמדו במדיניות ההוצאות בפעם הראשונה יקבלו אזהרה בכתב וייתכן ויידרשו להשתתף בהדרכה בנושא עמידה במדיניות ההוצאות.
- עבירות חוזרות ונשנות: המשך אי ציות יגרור פעולות חמורות יותר, לרבות שלילת החזר בגין הוצאות שאינן עומדות בדרישות, בדיקה רשמית מול ראש המחלקה ופעולות משמעתיות אפשריות עד וכולל סיום.
- הפרות חמורות: תביעות הונאה במרמה או הטעיה בכוונה תהיינה כפופות להליכים משמעתיים מיידיים, שעשויים לכלול הפסקת עבודה והליכים משפטיים.
תהליך הסקירה והתחרות מתועד כדלקמן -
- ביקורת ראשונית: אם דוח הוצאות של עובד מסומן על אי ציות, העובד יקבל הודעה המפרטת את הנושא הספציפי. לעובד תהיה הזדמנות לספק תיעוד נוסף או הבהרות לפתרון הבעיה.
- ערעור רשמי: אם העובד לא מסכים עם ההחלטה שהתקבלה בעקבות הבדיקה הראשונית, יש לו את הזכות לערער רשמית על ההחלטה. את הערעור יש להגיש בכתב למחלקת הכספים תוך 10 ימי עסקים מיום קבלת ההחלטה הראשונית.
- ועדת בדיקת ערר: ועדת בדיקת ערר, המורכבת מנציגי הכספים, משאבי אנוש ומחלקת העובד, תבחן את הערעור. ועדה זו תשקול את כל המסמכים והטיעונים שהוגשו כדי לקבל החלטה סופית.
- החלטה סופית: החלטת הועדה היא סופית ותועבר לעובד תוך 10 ימי עסקים מהגשת הערעור. ההחלטה תפרט את כל הפעולות שיש לנקוט או תאשר את פתרון הנושא.
מדיניות אי הציות של [שם החברה] נועדה לקדם הבנה ועמידה במדיניות ההוצאות תוך מתן תהליך הוגן לטיפול ופתרון בעיות. גישה זו מבטיחה שהעובדים מודעים לחשיבות הציות ולהשלכות של אי עמידה בהנחיות שנקבעו, ובכך שומרים על הבריאות הפיננסית והסטנדרטים האתיים של הארגון.
אנשי קשר ותמיכה
כדי להבטיח שלכל העובדים של [שם החברה] תהיה גישה להדרכה ותמיכה בנוגע למדיניות ההוצאות, סעיף זה מספק מידע מפורט ליצירת קשר עם אנשים ומחלקות האחראים לפיקוח ולסיוע בשאלות ובתהליכים הקשורים להוצאות.
- שאילתות והבהרות בנושא מדיניות הוצאות: לשאלות הקשורות להנחיות מדיניות הוצאות, הוצאות מותרות או תהליכי החזר.
- איש קשר: ג'יין דו, מנהלת מדיניות הוצאות
- דוא"ל: jane.doe@[companyname].com
- טלפון: (123) 456-7890
- הדרכה ותאימות: לשאלות לגבי מפגשי הדרכה בנושא מדיניות הוצאות, בעיות ציות או לדיווח על חששות הקשורים להחזרי הוצאות.
- איש קשר: ג'ון סמית', קצין ציות ל-HR
- דוא"ל: john.smith@[companyname].com
- טלפון: (123) 456-7891
- סיוע בפלטפורמת ניהול הוצאות דיגיטליות: לתמיכה טכנית עם פלטפורמת הגשת ההוצאות המקוונת, כולל בעיות התחברות, שגיאות הגשה או איך להעלות תיעוד.
- ליצירת קשר: IT Help Desk
- דוא"ל: ithelp@[companyname].com
- טלפון: (123) 456-7892
- שותפויות והנחות ספקים: לסיוע בגישה להנחות של ספקים מועדפים, הזמנה דרך חשבונות חברה או פניות לגבי ספקים מאושרים.
- איש קשר: ליסה גרין, מומחית רכש
- דוא"ל: lisa.green@[companyname].com
- טלפון: (123) 456-7893
- פניות כלליות: לכל שאלה או סיוע אחר שאינם מופיעים במפורש למעלה, העובדים יכולים ליצור קשר עם קו התמיכה הכללי או דוא"ל, שם השאלות יופנו למחלקה או לאדם המתאים.
- דוא"ל לתמיכה כללית: support@[companyname].com
- טלפון תמיכה כללית: (123) 456-7894
מסמך מדיניות הוצאות זה, שתוכנן עבור [שם החברה], משמש מדריך מקיף לניהול הוצאות הקשורות לעבודה באופן שמתיישר עם ערכי הארגון שלנו של יושרה, אחריות ואחריות פיסקלית.
אנו מעודדים את כל העובדים להכיר את מדיניות זו, להשתמש במשאבים ובאנשי הקשר הניתנים, ולהתחייב לקיים את הסטנדרטים הגבוהים ביותר של ניהול פיננסי.
סקירות ועדכונים קבועים למדיניות זו יועברו כדי לשקף שינויים בסביבה העסקית שלנו, בדרישות הרגולטוריות או בצרכי החברה.
אם יש לך שאלות כלשהן או שאתה זקוק להבהרות נוספות, אנא אל תהסס לפנות לאנשי הקשר המתאימים המפורטים בסעיף הקודם.
ההבנה, שיתוף הפעולה והמעורבות היזומה שלך במדיניות זו חשובים לאין ערוך לשמירה על המוניטין והצלחתה של [שם החברה].
תודה לך על המחויבות שלך לקיים סטנדרטים אלה ולתרום לתרבות המצוינות והיושרה של החברה שלנו.
סוף המסמך
כיצד ליישם את תבנית מדיניות ההוצאות עבור העסק שלך?
לאחר שתסיימו לעצב את מדיניות ההוצאות שלכם בהתאם לצרכי העסק שלכם, השלב הבא הוא ליישם אותה בפעילות היומיומית של העסק.
כעת נבדוק כיצד לנהל הוצאות ביעילות עם זרימת עבודה ידנית פשוטה, כולל שלבים משיתוף המדיניות ועד לעדכון נהלים.
בהמשך, נסקור גם כיצד תוכנות לניהול הוצאות כמו Nanonets יכולות לפשט את התהליך עוד יותר באמצעות ניהול הוצאות אוטומטי, המציעה תכונות כמו הגשות מקוונות, סריקת קבלות ואישורים ישירים.
זרימת עבודה ידנית: שלבים פשוטים ומעשיים
- שתף את המדיניות: שלח את מדיניות ההוצאות בדוא"ל לכולם ופרסם אותה באינטראנט של החברה. ודא שגם עובדים חדשים מקבלים את זה.
- לאמן את כולם: קיים מפגשים כדי להסביר את המדיניות. כלול מפגש מיוחד למנהלים כיצד לפקח על הוצאות הצוות שלהם.
- הגשת הוצאות: עובדים ממלאים טופס הוצאה סטנדרטי בכל פעם שנגרמים להם הוצאה עסקית. הם צריכים לכלול עבור מה נועדה ההוצאה, כמה היא עלתה, ואת התאריך שבו היא קרה.
- סיווג הוצאות: לאחר הזנת הפרטים, איש הכספים ממיין כל הוצאה לקטגוריות כמו נסיעות או ארוחות. זה עוזר לשמור על הסדר ומקל על הדיווח.
- צירוף קבלות: עובדים צריכים לספק קבלות עם הטפסים שלהם. אם הקבלות הן נייר, עליהן לצלם תמונה ברורה או לבצע סריקה.
- הזנת נתונים: מישהו בפיננסים מכניס את הפרטים מקבלות מצורפות למערכת מעקב ההוצאות של החברה. זה מוודא שכל ההוצאות מדויקות ומתועדות במקום אחד.
- סקור ואישר: ההוצאות עוברות תהליך בדיקה, בדרך כלל תחילה על ידי מנהל העובד ולאחר מכן על ידי מחלקת הכספים, כדי לוודא שהן פועלות בהתאם למדיניות.
- הנפקת החזרים: לאחר האישור, מחלקת הכספים דואגת להחזר ההוצאה בשכר הבא או לפי לוח ההחזרים של החברה.
- בדיקה וביקורת: מעת לעת, צוות הכספים בודק דוחות הוצאות מול הפוליסה כדי לתפוס בעיות או הונאה.
- עדכון ומשוב: אסוף משוב מהעובדים על תהליך ההוצאות ועדכן את המדיניות או הנהלים לפי הצורך כדי שהדברים יפעלו בצורה חלקה.
זרימת עבודה אוטומטית עם תוכנת ניהול הוצאות
תוכנת ניהול הוצאות אוטומטית כמו Nanonets מיישמת את מדיניות ההוצאות בזרימת עבודה יעילה.
בוא נראה איך.
- להתחיל: הרשם app.nanonets.com.
- להכין: הגדר את מדיניות ההוצאות שלך בחשבון NanoNets שלך. הוסף בדיקות אימות וניתוב אישורים.
- הגשה מקוונת: עובדים רושמים את ההוצאות שלהם ב-NanoNets מיד, פשוט על ידי העלאת עותק סרוק או דיגיטלי של הקבלה שלהם!
- חילוץ מידע: NanoNets שואבת אוטומטית נתונים מהקבלות שנשלחו, כגון תאריך, סכום וסוחר, ובכך מבטל את הצורך בהזנת נתונים ידנית ומוודא שנתוני ההוצאות שלך תמיד מדויקים.
- מיון אוטומטי: לאחר מכן, NanoNets ממיין כל הוצאה לקטגוריה הנכונה בהתאם להקשר ולמסגרת הסיווג של המדיניות שלך, כמו נסיעות או ארוחות.
- בדיקות מדיניות: תוך כדי סיווג, NanoNets בודקת כל הוצאה מול כללי הפוליסה שלך. זה מסמן אוטומטית כל מי שאינו מתאים לבדיקה.
- אישור ישיר: המערכת מנתבת כל הוצאה למנהל הנכון לאישור בהתבסס על כללים שהגדרת, כמו סכום הוצאה או מחלקה. זה מזרז את תהליך האישור.
- החזר מהיר: לאחר האישור, ההוצאות מסודרות אוטומטית להחזר. NanoNets יכול לקשר לתוכנת הנהלת החשבונות שלך כדי לגרום לזה לקרות ללא שלבים נוספים.
- תובנות ודוחות: NanoNets מציעה דוחות וניתוחים על דפוסי הוצאות ועמידה במדיניות, ומעניקה לך תמונה ברורה לאן הולך הכסף.
לקריאה נוספת, הנה רשימה של תוכנות ניהול ההוצאות הטובות ביותר בשוק שיעזרו לך ליישם את מדיניות ההוצאות שלך בקלות.
- הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
- PlatoESG. פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
- PlatoHealth. מודיעין ביוטכנולוגיה וניסויים קליניים. גישה כאן.
- מקור: https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/
- :יש ל
- :הוא
- :לֹא
- :איפה
- $ למעלה
- 1
- 10
- 2000
- 2024
- 2FA
- 32
- 35%
- a
- אודות
- מֵעַל
- מקבל
- גישה
- נגיש
- גישה
- אביזרים
- להתאים
- דִיוּר
- פי
- חֶשְׁבּוֹן
- דין וחשבון
- חשבונאות
- חשבונות
- דיוק
- מדויק
- פעולה
- פעולות
- פעילויות
- להוסיף
- הוסיף
- מוסיף
- נוסף
- בנוסף
- כתובת
- פְּנִיָה
- לדבוק
- דבקות
- דבקות
- לקדם
- יתרון
- לאחר
- נגד
- המטרה
- ליישר
- מיושר
- יישור
- מיישר
- תעשיות
- להתיר
- מותר
- לאורך
- גם
- תמיד
- דו משמעות
- כמות
- an
- ניתוח
- ו
- צפוי
- כל
- האפליקציה
- לערער
- בקשה
- יישומית
- גישה
- מתאים
- הסכמה
- אישורים
- לאשר
- מאושר
- ARE
- אזורים
- טיעונים
- AS
- לעזור
- סיוע
- סיוע
- At
- לצרף
- השתתף
- בדיקה
- אימות
- אוטומטי
- באופן אוטומטי
- אוטומציה
- הועיל
- זמין
- הימנעות
- מודע
- רָחוֹק
- מבוסס
- BE
- היה
- לפני
- בשם
- להיות
- להלן
- מועיל
- הטבות
- הטוב ביותר
- שיטות עבודה מומלצות
- ספר
- הזמנה
- הזמנות
- שניהם
- ארוחת בוקר
- מביא
- דפדפן
- תקציב
- עסקים
- פיתוח עסקי
- אבל
- לַחְצָן
- by
- CAN
- מקרים
- היאבקות
- קטגוריות
- קטגוריה
- האתגרים
- סיכויים
- שינוי
- שינויים
- ערוץ
- לבדוק
- בדיקה
- בדיקות
- בחרו
- לטעון
- טענות
- בהירות
- בכיתה
- ברור
- בבירור
- קליק
- לקוחות
- לקוחות
- קוד
- קודים
- לגבות
- יַחַד
- COM
- לבצע
- מחויבות
- הוועדה
- תקשר
- תקשורת
- חברה
- של החברה
- להשלים
- הענות
- להיענות
- מַקִיף
- מתפשר
- המחשב
- דאגות
- כנס
- לאשר
- אישור
- השלכות
- לשקול
- שיקולים
- נחשב
- עִקבִי
- מורכב
- אילוצים
- להתייעץ
- צור קשר
- אנשי קשר
- הקשר
- נמשך
- תורם
- לִשְׁלוֹט
- שיתוף פעולה
- העתק
- משותף
- עלות
- עלויות
- יכול
- לעצב
- אישורים
- הקריטריונים
- מכריע
- תַרְבּוּת
- נוֹכְחִי
- אישית
- יומי
- לוח מחוונים
- נתונים
- הזנת נתונים
- תַאֲרִיך
- ימים
- החלטה
- החלטות
- לְהַגדִיר
- מוגדר
- נדחה
- עיכובים
- הפגנה
- מַחלָקָה
- מחלקות
- יְצִיאָה
- תלוי
- תיאור
- יעוד
- מעוצב
- שולחן כתיבה
- מְפוֹרָט
- טיפוח לרכב
- פרטים
- צעצועי התפתחות
- מכתיב
- אחר
- קשיים
- דיגיטלי
- ארוחת ערב
- ישיר
- מְכוּוָן
- ישירות
- מִשְׁמַעתִי
- מוזל
- הנחות
- לגלות
- מגלה
- לדון
- לֹא יָשָׁר
- do
- מסמך
- תיעוד
- מסמכים
- איילה
- ביתי
- דון
- עשה
- כפול
- ראוי
- בְּמַהֲלָך
- e
- כל אחד
- מוקדם
- להקל
- קל יותר
- אפקטיבי
- יעילות
- יְעִילוּת
- יעיל
- יעילות
- בוטל
- חיסול
- אמייל
- חירום
- עובד
- עובדים
- תעסוקה
- העצמה
- פְּגִישָׁה
- פוגש
- לעודד
- עודד
- לעסוק
- התעסקות
- שיפור
- לְהַבטִיחַ
- מבטיח
- הבטחתי
- זן
- הזנת
- נכנס
- משעשע
- בידור
- כניסה
- סביבה
- באותה מידה
- ציוד
- שגיאות
- מַהוּת
- חיוני
- להקים
- נוסד
- מוערך
- אֶתִי
- אירוע
- כולם
- מתפתח
- דוגמה
- דוגמאות
- עולה על
- העולה
- אקסלנס
- צפוי
- הוצאות
- להסביר
- לחקור
- חיצוני
- נוסף
- הוֹצָאָה
- לְהַקֵל
- FAIL
- אי
- הוגן
- הגינות
- להכיר
- תכונות
- מָשׁוֹב
- אגרות
- קבצים
- למלא
- סופי
- לממן
- פיננסים
- כספי
- קנסות
- ראשון
- firsttime
- כספים
- מתאים
- מסומן
- דגלים
- גמישות
- טיסה
- טיסות
- לעקוב
- הבא
- כדלקמן
- בעד
- טופס
- רִשְׁמִי
- רשמית
- פוּרמָט
- צורות
- הון עתק
- לטפח
- מסגרת
- הונאה
- רמאי
- תדר
- החל מ-
- מלא
- נוסף
- עתיד
- כללי
- ליצור
- לקבל
- נתינה
- Go
- שערים
- הולך
- ירוק
- קרקע
- הדרכה
- מדריך
- הנחיות
- מנחה
- טיפול
- לקרות
- קרה
- קורה
- חומרה
- יש
- ראש
- בְּרִיאוּת
- לעזור
- עוזר
- כאן
- הגבוה ביותר
- שכר
- להחזיק
- אירוח
- מלון
- בתי מלון
- שעות
- איך
- איך
- hr
- HTTPS
- if
- מיידי
- ליישם
- מיישמים
- חשיבות
- חשוב
- in
- לכלול
- כלול
- כולל
- כולל
- גדל
- נגרם
- בנפרד
- אנשים
- מידע
- הודעה
- בתחילה
- בהתחלה
- פניות
- למשל
- הוראות
- שלמות
- התכוון
- בכוונה
- ברמה בינלאומית
- אל תוך
- לֹא יְסוּלֵא בְּפָּז
- J States
- סוגיה
- בעיות
- IT
- פריטים
- שֶׁלָה
- ג'יין
- ג'ון
- מסע
- jpeg
- jpg
- רק
- שמור
- מפתח
- לדעת
- יודע
- מְאוּחָר
- חוקים
- החוקים והתקנות
- עוֹפֶרֶת
- לִלמוֹד
- הכי פחות
- הוביל
- משפטי
- בעיות חוקיות
- הליכים משפטיים
- תנופה
- כמו
- להגביל
- מוגבל
- גבולות
- קו
- מרופד
- קשר
- קישורים
- רשימה
- ברשימה
- ll
- היכנס
- מחובר
- רישום
- התחבר
- נראה
- ארוחת צהריים
- עשוי
- ראשי
- שמירה
- לעשות
- עושה
- עשייה
- לנהל
- ניהול
- מנהל
- מנהלים
- ניהול
- דרך
- מדריך ל
- שוק
- חומרים
- מקסימום
- מאי..
- ארוחות
- מפגש
- פגישות
- סוחר
- נפגש
- בקפידה
- מַטעֶה
- כסף
- חוֹדֶשׁ
- יותר
- רוב
- הרבה
- צריך
- שם
- טבע
- נווט
- הכרחי
- צורך
- נחוץ
- צרכי
- חדש
- הבא
- הודעה
- עַכשָׁיו
- יעדים
- להתרחש
- הִתרַחֲשׁוּת
- of
- הַצָעָה
- הצעה
- המיוחדות שלנו
- Office
- on
- פעם
- ONE
- באינטרנט
- מבצעי
- תפעול
- הזדמנויות
- הזדמנות
- אפשרות
- or
- הזמנות
- ארגון
- ארגונים
- מאורגן
- אחר
- שלנו
- החברה שלנו
- הַחוּצָה
- מתווה
- קווי מתאר
- outlining
- יותר
- - פיקוח
- הַשׁגָחָה
- מֶחדָל
- שֶׁלוֹ
- מאמר
- הגדול ביותר
- שותף
- שותפויות
- סיסמה
- דפוסי
- תשלום
- גליון שכר
- עונש
- תלוי ועומד
- עבור
- תקופות
- אדם
- אישי
- טלפון
- תמונה
- לְחַבֵּר
- מקום
- מתוכנן
- תכנון
- פלטפורמה
- אפלטון
- מודיעין אפלטון
- אפלטון נתונים
- משחק
- אנא
- מדיניות
- מדיניות
- כניסה
- אפשרי
- הודעה
- פוטנציאל
- מעשי
- פרקטיקות
- מועדף
- מתנות
- תצוגה מקדימה
- קודם
- תמחור
- הדפסה
- קודם
- פרואקטיבי
- בעיות
- נהלים
- הליכים
- תהליך
- תהליכים
- תהליך
- רכש
- פִּריוֹן
- פּרוֹיֶקט
- ניהול פרויקטים
- לקדם
- מיד
- הוכחה
- הצעה
- לספק
- ובלבד
- מספק
- מתן
- מושך
- לִרְכּוֹשׁ
- רכישות
- רכישה
- מטרה
- איכות
- רִבעוֹן
- שאילתות
- שאלות
- רכס
- תעריפים
- רציונל
- לְהַגִיעַ
- קריאה
- מציאות
- סביר
- קבלות
- לקבל
- לאחרונה
- מוקלט
- להפחית
- מפחית
- להתייחס
- הפניה
- לשקף
- בדבר
- תקנון
- רגולטורים
- נִדחֶה..
- קָשׁוּר
- לדווח
- דווח
- דוחות לדוגמא
- נציגים
- מוניטין
- לבקש
- לדרוש
- נדרש
- דרישות
- דורש
- החלטה
- לפתור
- פתרון
- משאבים
- אחריות
- אחראי
- תוצאה
- שייר
- לַחֲזוֹר
- סקירה
- ביקורת
- חוות דעת של לקוחותינו
- תקין
- תפקיד
- חֶדֶר
- נתיבים
- ניתוב
- כללי
- ריצה
- s
- שְׁמִירָה
- לִטעוֹם
- שמור
- חיסכון
- סריקה
- סריקה
- תרחיש
- לוח זמנים
- מסך
- סעיף
- סעיפים
- אבטחה
- לִרְאוֹת
- לחפש
- נבחר
- סמינר
- סדרה
- לשרת
- משמש
- שרות
- מושב
- הפעלות
- סט
- הצבה
- הגדרות
- כמה
- קשה
- שיתוף
- צריך
- לְהַצִיג
- סִימָן
- באופן משמעותי
- פָּשׁוּט
- פשוט
- לפשט
- בפשטות
- יחיד
- מצבים
- רָפוּי
- קטן
- נפח
- חלק
- SMS
- תוכנה
- פתרונות
- מישהו
- מיוחד
- מיוחד
- ספציפי
- במיוחד
- מהירויות
- לבלות
- הוצאה
- בילה
- ספורטיבי
- תֶקֶן
- תקנים
- החל
- מכשירי כתיבה
- מצב
- להשאר
- שלב
- צעדים
- סַדרָנוּת
- פשוט
- אסטרטגי
- שותפויות אסטרטגיות
- זִרמִי
- קפדן
- נושא
- כְּנִיעָה
- הגשות
- להגיש
- הוגש
- מגיש
- מִנוּיים
- מנוי
- הצלחה
- כזה
- מספיק
- אספקה
- תמיכה
- תומך
- בטוח
- SWIFT
- מערכת
- שולחן
- לקחת
- משימות
- נבחרת
- טכני
- טכנולוגיה
- תבנית
- מונחים
- זֶה
- השמיים
- העולם
- שֶׁלָהֶם
- עצמם
- אז
- בכך
- אלה
- הֵם
- דברים
- זֶה
- שְׁלוֹשָׁה
- דרך
- כָּך
- כרטיס
- כרטיסים
- זמן
- צירי זמן
- ל
- גַם
- כלי
- סה"כ
- מעקב
- תְנוּעָה
- רכבת
- הדרכה
- שקיפות
- הובלה
- נסיעות
- טיול
- שתיים
- תחת
- הבנה
- לא צפוי
- ייחודי
- לַחשׂוֹף
- עדכון
- מְעוּדכָּן
- עדכונים
- עדכון
- מקיים
- נטען
- העלאה
- us
- להשתמש
- משתמש
- באמצעות
- בְּדֶרֶך כְּלַל
- לנצל
- מנצל
- אימות
- בעל ערך
- ערך
- ערכים
- Ve
- מוכר
- ספקים
- רב צדדי
- בוטה
- באמצעות
- לצפיה
- הפרות
- לְבַקֵר
- חיוני
- אזהרה
- היה
- we
- אינטרנט
- דפדפן אינטרנט
- שבוע
- שבועות
- מה
- מתי
- בכל פעם
- אשר
- בזמן
- מי
- יצטרך
- עם
- בתוך
- לְלֹא
- תיק עבודות
- זרימת עבודה
- עובד
- עוֹלָם
- היה
- כתיבה
- כתוב
- אתה
- זפירנט