המדריך המלא לארכיון מסמכים

---

איך עובד אחסון מסמכים אלקטרוני?

ארכיון מסמכים אינו פעילות חד פעמית אך לאחר שתגדיר תהליך עסקי תקין, תוכל להפוך אותו לאוטומטי. בוא נראה כיצד לתעד עבודות ארכיון.

שלב 1: הערכה ראשונית

הבן את תהליכי המסמך הנוכחיים שלך. איך מטפלים במסמכים חיוניים ולא חיוניים? יש לך תהליך מוגדר? האם כל המסמכים מטופלים בבת אחת או שהתהליך הוא אד-הוק?

התבונן ב

• כיצד מסמכים נוצרים, מתועדים, מסווגים ומקבלים שם?
• מהו הליך הדיגיטציה של מסמכים?
• מהן הדרישות כדי למחוק או למחוק מסמך?
• מי מטפל בחריגים במסמכים?
• אילו מסמכים נדרשים לביקורת?

כדאי גם להבין את מספר המסמכים שבהם תטפל כדי לקבל מושג.

בהתבסס על הערכה ראשונית זו, אתה עובד על שרטוט זרימות עבור התהליכים.

שלב 2: זיהוי מטרות ותפקידים

לאחר שהבנתם את התהליכים, נסו למפות את הסיבות לארכיון מסמכים.

• רוצים להוזיל את העלויות התפעוליות של הטיפול במסמכים?
• האם אתה עושה זאת כדי לציית להנחיות אבטחת מידע?
• האם אתה מנסה לייעל את ניהול התקליטים שלך?
• האם צוות ההנהלה עושה זאת כדי לשפר את הנראות של המשאבים?

בהתבסס על היעדים, אתה יכול לתעדף אותם ולשנות תהליכי ארכיון מסמכים. הבן את התפקידים של מחזיקי העניין בתהליך.

• מי יפקח על תהליך אחסון המסמכים?
• באילו רמות הרשאה תשתמש כדי להגביל כניסה לנתונים בארכיון?
• כיצד תבטיחו ציות לעובדים?

שלב 3: הטמעת לוח זמנים לשמירה

עכשיו, הגיע הזמן לקבוע לוח זמנים לשמירה. בעיקרון, הבן את המסמכים שצריך לשמור ואת אלה שלא.

עליך לשמור על דוחות כספיים שנתיים מקוריים מכיוון שהם עשויים להידרש בהמשך הדרך. חקור את הכללים הפדרליים, המקומיים, הממלכתיים והענפים הספציפיים שעליך לפעול לפיהם.

למשל, שמור את כל המסמכים הקשורים למס הכנסה למשך שבע שנים לפחות.

לאחר מכן, הרס את כל המסמכים שאינם דורשים אחסון בארכיון או לעולם לא יאוחסנו לצמיתות כלל, כגון קטלוגים של ספקים, דואר זבל ועותקים כפולים. אתה יכול לעשות אותם דיגיטאליים על ידי סריקתם וחילוץ מידע באמצעות תוכנת OCR.

העסיק ספק NAID (האגודה הלאומית להשמדת מידע) לצורך הובלה מאובטחת, השלכה לאחר מכן והשמדה של חומרים כדי למנוע כל אחריות אפשרית.

שלב 4: דיגיטציה של קבצי נייר

עשה דיגיטציה של קבצי נייר כדי להפחית עלויות, לחסוך במקום ולשפר את ארגון המסמכים.

אתה יכול להשתמש בתוכנת OCR יחד עם סורק מסמכים כדי למיין, לארגן, לתייג ולהוסיף קבצים לחיפוש משופר.

שלב 5: בחר אחסון

במקרה שאתה הולך על אחסון דיגיטלי, עליך לבחור מתוך: קלטת, דיסק ואחסון ענן. לכל אחד יש את היתרונות והחסרונות שלו הקשורים לאבטחה ארוכת טווח, שלמות וקלות כניסה באמצעות תוכנת ניהול רשומות.

שלב 6: אוטומציה עם זרימות עבודה של מסמכים

לאחר מיפוי של כל התהליכים וכל המשתנים, הגיע הזמן להפעיל את התהליך.

יתרון אחד של שימוש בתוכנת ניהול מסמכים כמו Nanonets הוא היכולת להפוך את כל התהליכים לאוטומטיים ולהגדיר הודעות לבעלי עניין כדי שלא תפספסו קבצי שגיאה. ראה שלבים ליצירת זרימת ארכיון מסמכים.

שלב 7: מעקב ואופטימיזציה

שום תהליך אינו מושלם בהתחלה. לאחר יישום זרימות העבודה של המסמכים, קח משוב מבעלי העניין כיצד ניתן לשפר את התהליך.

אילו חברות ירוויחו מארכיון מסמכים?  

החברה שלך צריכה להתמקד בארכיון מסמכים אם:

• החברה שלך מתמודדת עם הרבה ניירת באופן קבוע
• ייתכן שתזדקק לגישה למסמכים ישנים בעתיד
• ביקורות נפוצות עבור חברות דומות לך
• עליך לאחסן מסמכים כחלק מדרישות תאימות ותקינה

אם גורמים אלה רלוונטיים לחברה שלך, ייתכן שיהיה עליך לאחסן את המסמכים שלך בארכיון.

מדוע לבחור באחסון מסמכים אלקטרוני?

הפחת עלויות וחסוך מקום

בין אם אתם מפעילים תאגיד בינלאומי נרחב או סטארטאפ בתחילת דרכם, חשוב לחסוך בהוצאות היכן שאפשר. ארכיון מסמכים דיגיטלי יכול לאפשר זאת על ידי פינוי שטח והפחתת הוצאות תפעול.

המסמכים המוגבלים שיש לך באתר להסדיר, כך יש להשקיע פחות כסף וזמן בניהולם.

שפר את זרימת העבודה והביצועים

אחסון מסמכים דיגיטלי הולם יכול לשפר את הביצועים העסקיים ואת זרימת העבודה שלך. לפי ההערכות, עד 80% מנתוני הייצור אינם צריכים להיות זמינים.

על ידי אחסון נתונים אלה בארכיון, אתה יכול להקל על הגישה לשאר הנתונים שלך ובנוסף לשפר את הביצועים שלך.

---

התחל אחסון מסמכים בארכיון עם Nanonets. מהימנים על ידי 30,000+ משתמשים מ-500+ ארגונים כדי להפוך 30 מיליון+ מסמכים לאוטומטיים! מדורג 4.9 ב-G2. תן לזה הזדמנות! התחל את תקופת הניסיון בחינם or לקבוע איתנו שיחה.

---

מקרי שימוש בארכיון מסמכים

אחסון מסמכים שימושי כמעט עבור כל סוגי העסקים. בואו נסתכל על כמה יישומים אמיתיים של ארכיון מסמכים בתעשיות שונות.  

מסמכים עסקיים כגון חוזים, מכתבים ותיעוד פרויקט יכולים לאסוף לאורך השנים, המתרחשים בכמויות אדירות שמגדילות את הוצאות האחסון. כאשר עובדים צריכים לאחזר נתונים מהפניות הללו, חיפוש ידני בחנויות מסמכים ענקיות יכול לשאת שעות מהיום שלהם.

• שירותים פיננסיים חברות צריכות לוודא שכל המסמכים שלהן מוכנים לביקורת. זה המקום שבו ארכיון מסמכים עוזר להם לשמור על כל יומני הלקוחות, קבלות החלפת כספים ומסמכים משפטיים אחרים בעת הצורך.
• קניות ייתכן שחברות יצטרכו לשמור את כל מידע הלקוחות, הספקים והספקים שלהן במקרה של אי התאמות בעתיד.
• משרדי עורכי דין ומחלקות משפטיות צריך לאחסן את כל החוזים, המסמכים והפקסים הקשורים למקרה כקובצי PDF. הם צריכים למצוא במהירות מסמכים והצעות מחיר באמצעות חיפוש ותגים מושכלים. זה המקום שבו אחסון מסמכים בארכיון שימושי.
• שירותים ציבוריים להתמודד עם מידע רב מדי יום ביומו. לא הכל רלוונטי עכשיו, אבל הם חייבים לאחסן את כל המידע שצריך להיות זמין במועד מאוחר יותר בלחיצת כפתור.
• מפעלים יכולים לייעל את ניהול המסמכים שלהם עם אחסון מסמכים יעיל בארכיון. על ידי המרת מסמכי הנייר שלהם לספרייה הניתנת לחיפוש, העובדים יכולים לצמצם את הזמן המושקע בחיפוש מסמכים ודיגיטציה יכולה לשפר גם את נראות הנתונים.

---

הפוך אחסון מסמכים לארכיון עם Nanonets. חלץ נתונים מחשבוניות, תעודות זהות או כל מסמך בטייס אוטומטי! התחל את תקופת הניסיון בחינם שלך עכשיו!

---

ארכיון מסמכים עם ננונטים

Nanonets היא תוכנה חכמה לניהול מסמכים עם תוכנת OCR מובנית שיכולה לעזור לך להמיר את כל מסמכי הנייר שלך לפורמט הניתן לחיפוש דיגיטלי. Nanonets קל לשימוש עם בונה זרימת עבודה ללא קוד של גרירה ושחרור שיכול להפוך כל תהליך ידני של מסמך לאוטומטי.

כך תוכל להשתמש בננונטים כדי לאחסן את המסמכים שלך:

מפה את כל התהליך ומחזיקי העניין בתהליך שלך

צור חשבון ב- Nanonets ובחר מודל OCR מותאם אישית כדי ליצור מודל OCR לצרכים שלך או שאתה יכול לבחור גם מדגמי OCR שהוכשרו מראש.

העלה את המסמכים והכשיר את המודל לחלץ את הנתונים בפורמט הרצוי.

ברגע שאתה מרוצה מהדגם, תוכל להגדיר העברה אוטומטית של כל המסמכים למייל ספציפי. לך ל זרימת עבודה > ייבוא ​​> קבל קבצים באמצעות דואר אלקטרוני

לאחר הגדרת הטמעת המסמך, דגם ה-OCR שלך יקבל אוטומטית מסמכים סרוקים ויחלץ את הטקסט מהמסמכים בפורמט שתבחר.

אתה יכול לחלץ את הנתונים למסד הנתונים לפי בחירתך על ידי בחירת אפשרות ייצוא מזרימת העבודה.

ניתן להוסיף קטע אישור על ידי הוספת שלבי אישור, סוגי סקירה, כללים לסימון קבצים ועוד.

אתה יכול גם להוסיף כללים כדי לשפר נתונים, לשנות שמות של קבצים, לסווג ולמיין מסמכים ועוד. זקוק לעזרה? הצוות שלנו כאן כדי לעזור לך להגדיר הכל!

עבור אל Nanonets ונסה לעשות זאת בעצמך עכשיו. או בקש מהצוות שלנו לעשות זאת עבורך!

Nanonets נמצא בשימוש על ידי 30,000+ אנשי מקצוע מאושרים כדי להפוך את תהליכי המסמכים שלהם לאוטומטי מדי שנה. הנה תמונת מצב של הביצועים של Nanonets

הנה מה שהלקוחות שלנו אומרים עלינו.

אם יש לכם תהליך מורכב של אחסון מסמכים, הצוות המוכשר שלנו יכול לעזור לכם לפשט ולהפוך את התהליך כולו לאוטומטי, כך שיהיה יעיל ויעבוד לפי הדרישות שלכם. רוצה לשתף אותנו בדרישות שלך? הגדר שיחה or שלח לנו מייל.

---

רוצה להפוך את שאיבת נתוני המסמכים לאוטומטית? בדוק את Nanonets. אין קוד. אין פלטפורמה טרחה. סנסה את תקופת הניסיון בחינם ולחלץ נתונים ממסמכים בטייס אוטומטי.

---

ארכיון מסמכים לעומת גיבוי קבצים

אחסון מסמכים הוא בעצם גיבוי קבצים, נכון? ובכן, זה קצת שונה.

תהליך ארכיון המסמכים מיועד למסמכים פסיביים בלבד, בעוד גיבויים נבנים עבור קבצים פעילים המשמשים במערכות יומיומיות.

המטרה של ארכיון מסמכים היא לשמור את המסמכים המקוריים למקרה שיידרשו מכמה סיבות בעתיד ואילו המטרה של גיבוי קבצים היא לשמור עותק של קבצים פעילים במקרה שהקבצים בפועל ייפגעו או יאבדו, מה שמבטיח תפעול הֶמשֵׁכִיוּת.

בואו נסתכל על הבדלים נוספים בין אחסון מסמכים בארכיון וגיבוי קבצים.

	ארכיון מסמכים	גיבוי מסמכים
מטרה	אחסון לטווח ארוך של מסמכים שאינם בשימוש כעת	שמירת עותק של נתונים עדכניים למקרה של אובדן נתונים או השחתה
משומש	לפי הצורך - למשל. בְּדִיקָה	כאשר הנתונים הנוכחיים פגומים או נכשלים בטעינה
נתונים	נשמר כעותק. הנתונים אינם מוחלפים	הנתונים מוחלפים
סוג הנתונים המאוחסנים	נתונים מקוריים - למשל. דוחות כספיים	שכפול של נתונים נוכחיים כעותק
מהירות	מהירות השיקום אינה בעיה	צריך להיות בזמן אמת
טווח	אחסון לטווח ארוך	אחסון לטווח קצר עד בינוני

שאלות נפוצות

למה לעשות דיגיטציה של מסמכים?

ניהול מסמכים פרודוקטיבי: ניתן לייצא מסמכים מצורפים ודיגיטליים למערכת ולמלא אותם באופן אוטומטי בספריות דיגיטליות, שם ניתן לתעד, לעקוב ולנהל את השימוש בהם.

שימוש חוזר פשוט בטקסט: כאשר נושא מודפס משוחזר לטקסט הניתן לעריכה, ניתן לתקן אותו ולעשות בו שימוש חוזר ב-Microsoft Excel או Word, חוסך זמן שבדרך כלל מושקע ביצירה מחדש והקלדה מחדש של מסמכים.

יכולת חיפוש: ניתן לזהות מסמכים, לרבות מילות מפתח במטא נתונים או בטקסט, באמצעות רשתות חיפוש אלקטרוניות ולציין תוך שניות.

גישה פשוטה: ניתן לאחזר מסמכים דיגיטליים מהמאגר הראשי בכל עת ולהפיץ אותם במהירות באמצעות דואר אלקטרוני, ולבטל את הצורך ביצירת עותקים מודפסים.

מהי תוכנת ארכיון מסמכים?

תוכנת ארכיון מסמכים ממירה מסמכים לרשומות דיגיטליות שניתן לאחסן בארכיון, לגשת אליהם בקלות ולנהל אותם ביעילות, ועוזרת למוסד שלך

לחסוך בהוצאות האחסון, לשפר את פרודוקטיביות העובדים ולהאיץ את ההליכים העסקיים.

מספיקות לארכיון לטווח ארוך, הרשימות המומרות קטנות עם איכות חזותית מוגברת. ניתן לקרוא אותם במכשירים שונים, לגשת אליהם בקלות ממקומות מבודדים, ולשמור אותם בארכיון אלקטרוני, בספריות דיגיטליות או בניהול מסמכים

רשתות. כל תאגיד יכול להאיץ נהלים פנימיים ולהגביר את היעילות על ידי אספקת גישה קלה לעותקים המאוחסנים דיגיטלית עם זכויות כניסה מוגדרות.

---

Use Nanonets כדי להפוך את תהליך אחסון המסמכים לאוטומטי ולארגן את הקבצים שלך בטייס אוטומטי!

---