המדריך המקיף לאוטומציה ברכש

נמאס לך להזין ידנית דרישות, יצירת הזמנות רכש, ומעקב אחר חשבוניות? נמאס לכם להסתמך על שיטות עתירות עבודה בגיל מבוגר לניהול בעיות ציות? האם היית רוצה שהייתה דרך להפוך את תהליכי הרכש שלך ליעילים יותר?

אם כן, תצטרך לדעת הכל על אוטומציה של רכש - כלי רב עוצמה שיכול לעזור לך לנהל את תהליך הרכישה ביעילות. במאמר זה, נסקור את תהליך האוטומציה של רכש ונדון באתגרים הרבים (והיתרונות), המגמות המתעוררות ושיטות העבודה המומלצות הקשורות אליו.

מהי אוטומציה של רכש?

אוטומציה של רכש היא שימוש בטכנולוגיה לייעול רכישת סחורות ושירותים. זוהי דרך להפוך משימות ידניות לאוטומטיות לאורך כל הדרך תהליך רכש, מה שהופך אותה ליעילה וחסכונית יותר. האוטומציה של תהליך זה יכולה ללבוש צורות רבות, מתזכורות אוטומטיות באימייל ועד לשימוש באלגוריתמים של בינה מלאכותית (AI).

על ידי מינוף טכנולוגיות מתקדמות כגון AI, למידת מכונה, אוטומציה רובוטית של תהליכים (RPA), עיבוד שפה טבעית (NLP) ובלוקצ'יין, עסקים יכולים להפוך תהליכי רכש שונים לאוטומטיים. תהליכים אלה יכולים לכלול עיבוד הזמנות, לוחות זמנים לתשלומים, בחירת ספק והערכה, ניהול מסמכים, תחזית ביקוש, התאמה של חשבוניות ו אוטומציה בשרשרת האספקה.

---

מעוניין להפוך את תהליכי ה-AP הידניים שלך לאוטומטיים? הזמן הדגמה חיה של 30 דקות כדי לראות כיצד Nanonets יכולה לעזור לצוות שלך ליישם מקצה לקצה אוטומציה של AP.

קבעו הדגמה

היתרונות של אוטומציה של רכש

עלויות מופחתות

אוטומציה יכולה להפחית את הזמן שלוקח לעבד הזמנות, ליצור בקשות רכישה ומשימות רבות אחרות. מה שאומר שתוציא פחות כסף על משכורות ומשאבים אחרים.

יעילות משופרת

כאשר יש לך פחות אנשים שעובדים על כל משימה, יש פחות שגיאות שנעשו על ידי שיקול דעת אנושי. זה אומר שהחברה שלך תוכל להספיק יותר בפחות זמן גם כן!

דיוק משופר

עם פחות טעויות שנעשו על ידי אנשים שאינם אנשי מקצוע מיומנים, יש פחות מקום לטעויות כשזה מגיע לוודא שהכל נעשה נכון לפני שמתקדמים עם כל דבר אחר הקשור ספציפית לתהליכי רכש בתוך הארגון עצמו.

זריזות מוגברת

אוטומציה של רכש היא כמו זוג ידיים נוסף כדי לעזור לארגונים להסתגל לשינויים בשוק ולצרכים העסקיים. טיפול במשימות רכש שחוזרות על עצמן מפנה זמן ומשאבים יקרים כך שחברות יכולות להתמקד בבניית קשרים טובים יותר עם ספקים, בהמצאת רעיונות חדשניים וקבלת החלטות אסטרטגיות.

קבלת החלטות מונע נתונים

כאשר עסקים משתמשים באוטומציה של רכש, הם מקבלים גישה לכמה כלים רבי עוצמה לניתוח נתונים. זה כולל דברים כמו ניתוח הוצאות, שעוזר לך להבין כמה כסף אתה מוציא על דברים שונים, ומדדי ביצועים, שיכולים לומר לך עד כמה תהליכי הרכש שלך עובדים. אבל זה לא הכל - ניתוח חזוי כלולה גם, מה שאומר שאתה יכול להשתמש בנתונים כדי לחזות מה עלול לקרות בעתיד. על ידי כל המידע הזה, עסקים יכולים לקבל החלטות טובות יותר לגבי איך להוציא את כספם, וגם לזהות הזדמנויות וסיכונים שאולי לא היו מבחינים בהם אחרת. אז בכל הנוגע לרכש, שימוש בנתונים להנעת קבלת החלטות היא בהחלט הדרך ללכת!

תאימות משופרת

כאשר חברות משתמשות באוטומציה בתהליכי הרכש שלהן, הן יכולות לוודא שהן עוקבות אחר כל הכללים והתקנות החלים עליהן. זה כולל דברים כמו מדיניות רכש, סטנדרטים אתיים ודרישות קיימות. על ידי אוטומציה של משימות הקשורות לציות, חברות יכולות להפחית את הסיכון להסתבך בצרות על אי ציות לכללים. משמעות הדבר עשויה להיות הימנעות מעונשים או קנסות, שעלולים להיות יקרים מאוד.

מהו תהליך אוטומציה של רכש?

תחילת העבודה עם רכש אוטומטי היא פשוטה יותר ממה שאתה עשוי לחשוב. ניתן לחלק את התהליך עצמו למספר שלבים עיקריים:

איסוף נתונים

התחל באיסוף נתונים כגון פרטי מוצר וספק, היסטוריית הזמנות רכש, סטטוס חשבונית ועוד. איסוף מידע זה יעזור לך להבין טוב יותר את הצרכים והיעדים הארגוניים שלך.

קח צעד אחורה והעריך עד כמה יעיל התהליך הנוכחי שלך, היכן נמצאות נקודות התקיעה ואיזה סוג של אוטומציה יעזור לשנות דברים.

אופטימיזציה של רכש

ברגע שיש לך את כל הנתונים הדרושים, הגיע הזמן לייעל את התהליך שלך. השתמש באלגוריתמים כדי לנתח את הנתונים שנאספו ולזהות חיסכון פוטנציאלי בעלויות, מוצרים מיושנים, סיכונים בהוצאות יתר והזדמנויות לסטנדרטיזציה.

אוטומציה של רכש

השתמש בכלים טכנולוגיים כדי להפוך את תהליך הרכש לאוטומטי - כולל הזמנות רכש אוטומטיות, בחירת ספקים, ניהול חוזים ועוד. זה משפר את היכולת שלך לעקוב ולנהל חוזים תוך הפחתת עלויות בצורה של זמן עיבוד ותקורה אדמיניסטרטיבית.

יש מגוון של פתרונות שונים בחוץ - מפתרונות בסיסיים לפתרונות מלאים ברמה הארגונית - אז חשוב לעשות מחקר על מה זמין, ולמצוא את ההתאמה המתאימה לארגון שלך.

היתכנות וחתימת בעלי עניין

קבל מושג לגבי עלויות ההטמעה כדי שתדע במה אתה עומד ברגע שאתה עושה את המהלך. ודא שכל מי שמעורב בתהליך קבלת ההחלטות נמצא בסיפון לפני שאתה מקבל התחייבויות כלשהן כדי להבטיח שכולם יהיו באותו עמוד ויתמכו במעבר מנייר לדיגיטל.

פתח תוכנית

לאחר שכל הפעולות המקדימות טופלו, הגיע הזמן לפתח תוכנית ליישום שתפקידה להכשיר עובדים, אבטחת מידע ועוד שלבים נחוצים לפני היציאה לאוויר עם מערכות רכש אוטומטיות.

ניטור ודיווח

לבסוף, עקוב אחר מדדי ביצועים כגון לוחות זמנים לאספקה, נראות הוצאות וביצועי ספקים לאורך זמן על מנת להבטיח שהיעדים עומדים וכל בעיה מזוהה ומטופלת במהירות.

אתגרי אוטומציה של רכש

כשמדובר ברכש אוטומטי, יש כמה אתגרים שיש לקחת בחשבון. למרות שהתהליך עשוי להישמע פשוט על הנייר, הוא עשוי להיות מורכב בפועל. להלן פירוט של כמה מכשולים שאתה עלול לעמוד בפניהם:

שינוי הנהלה

מעבר לפתרונות רכש אוטומטיים מצריך רכישה מבעלי עניין וצוות ברחבי הארגון. זה יכול להיות קשה, מכיוון שלעתים קרובות יש התנגדות מסוימת לשינוי ואימוץ טכנולוגיה חדשה לוקח זמן.

שיקולי עלות

אוטומציה דורשת השקעה מראש במונחים של זמן וכסף, מה שעלול להפוך את המעבר למפחיד עבור ארגונים מסוימים. הערכת אפשרויות בקפידה והבנת העלויות הנלוות היא המפתח בבחירת פתרון אוטומטי המתאים ביותר לצרכי הארגון שלך.

שילוב נתונים

פתרונות אוטומציה של רכש מצליחים רק אם הם משתלבים עם מערכות ומסדי נתונים קיימים על מנת לספק תצוגה מקיפה של נתוני ספקים, מחירי מוצרים, הזמנות רכש וכו'. לדוגמה, כל פתרון פוטנציאלי שתבחר צריך להיות בעל יכולת לתקשר עם הפיננסים שלך מערכת לספק היסטוריית עסקאות מפורטת לתהליכי קבלת החלטות טובים יותר בתוך הארגון.

---

הגדר זרימות עבודה של AP ללא מגע ו לייעל את תהליך התשלומים בשניות. הזמן עכשיו הדגמה חיה של 30 דקות.

קבעו הדגמה

שיטות עבודה מומלצות לאוטומציה של רכש

העריכו את הצרכים שלכם

לפני שתתחיל לבחון את הטכנולוגיה, חשוב להעריך מה בדיוק אתה מנסה להשיג עם אוטומציה של רכש. האם אתה רוצה נראות טובה יותר לנתוני ההוצאות? האם אתה רוצה לשפר את ביצועי הספקים באמצעות ניתוח ותובנות? האם יש חוסר יעילות בתהליכים הנוכחיים שניתן לטפל בהם בעזרת כלים או מערכות חדשות? ברגע שיש לך תמונה ברורה של מה טעון שיפור, אז הגיע הזמן לשלב שני!

עבודה עם מומחים

אחד הדברים החשובים ביותר שאתה יכול לעשות הוא לערב מומחים שיש להם מומחיות באוטומציה של רכש. הם יוכלו להדריך אותך בתהליך, לעזור לך לתכנן אתגרים ולזהות מלכודות פוטנציאליות. התייעצות עם מומחה יכולה לשפר מאוד את המהירות והאמינות של המעבר שלך.

בחר את הטכנולוגיה המתאימה לעסק שלך - והישאר איתה!

בעת בחירת תוכנת אוטומציית רכש הגיונית עבור הארגון שלך, שקול גורמים כגון עלות-תועלת לעומת קלות השימוש לאורך זמן; מדרגיות של שני פתרונות התוכנה עצמם, כמו גם יכולתם בתוך ארגונים גדולים יותר. האם הם משתלבים היטב עם מערכות קיימות אחרות שכבר נמצאות בשימוש בסביבה ארגונית כמו פלטפורמות ERP. חשוב גם לא רק להסתכל על ספק אחד אלא לחקור אפשרויות מרובות לפני קבלת החלטות לגבי תהליך האוטומציה של הרכש.

פתח תוכנית

לפני יישום כל מערכת תוכנה חדשה או שינוי תהליכים - במיוחד אחד מורכב כמו אוטומציה של רכש - כדאי ליצור תוכנית מפורשת כיצד הדברים יעבדו לאחר שהכל יופעל. זה צריך לכלול לוחות זמנים עבור כל שלב יחד עם מדדים ספציפיים שלפיהם ניתן למדוד הצלחה בהמשך הדרך. לדוגמה, אנו מצפים שמדיניות חדשה זו תגדיל את המכירות שלנו ב-20% במהלך שישה חודשים.

מקרי שימוש נפוצים של אוטומציה של רכש

ניהול מלאי

זהו אחד השימושים הבסיסיים ביותר של אוטומציה של רכש, מכיוון שהוא מאפשר לך לעקוב אחר רמות המלאי שלך ולהבטיח שלא ייגמרו לך המוצרים או האספקה ​​לפני שיהיה צורך בהם.

ניהול ספקים

תכונה זו מאפשרת לעסקים לעקוב אחר כל הספקים שלהם במקום אחד, מה שמקל על העבודה איתם על בסיס קבוע ומבטיח שכל התשלומים יעברו בצורה חלקה בסוף כל חודש (או שנה).

ניהול חוזה

תכונות ניהול חוזים מאפשרות לחברות ליצור חוזים עם הספקים שלהן על מנת להבטיח עמידה בתקני בקרת איכות באופן עקבי לאורך זמן. זה עוזר למנוע בעיות כלשהן להתעורר בהמשך הדרך עקב ביצועים גרועים מצד שני הצדדים במהלך פרויקט או סוגים אחרים של הסכם בין שני צדדים.

ניהול קשרי ספקים

פתרונות ניהול קשרי ספקים יכולים להיות מחליף משחק עבור ארגונים שעובדים עם ספקים. הם מפשטים את תהליך ניהול קשרי הספקים על ידי אוטומציה של משימות כמו מעקב אחר ביצועי הספקים, שמירה איתם על קשר ועבודה משותפת לקראת יעדים משותפים.

מגמות מתפתחות באוטומציה של רכש

למרות שאוטומציה של רכש היא כבר משנה משחק בתהליך הרכישה, היא רק תשתפר. להלן כמה מהמגמות המתפתחות באוטומציה של רכש:

בינה מלאכותית ולמידה מכונה

פתרונות אוטומציה מונעי בינה מלאכותית הופכים פופולריים יותר ויותר, והם מסוגלים לנתח נתונים במהירות ובדייקנות כדי לקבל החלטות טובות יותר מהר יותר. לא רק זה, אלא שלמידת מכונה מאפשרת לכלים הללו להפוך למדוייקים ויעילים יותר עם הזמן ככל שהם אוספים יותר נתונים.

טכנולוגית Blockchain

טכנולוגיית Blockchain נמצאת בשימוש בתהליך הרכש כדי לספק ספר חשבונות בלתי משתנה המתעד כל שלב בתהליך הרכישה. זה עוזר להבטיח שקיפות רבה יותר, דיוק וחיסכון בעלויות - וניתן להשתמש בו כדי לתמוך בעמידה בתקנות.

דיגיטציה של מסמכים

דיגיטציה של מסמכים התאפשרה עם טכנולוגיות מבוססות ענן כמו OCR (זיהוי תווים אופטי). טכנולוגיה זו מאפשרת המרת מסמכים סרוקים לקבצים דיגיטליים, מה שמאפשר זמני עיבוד מהירים יותר של מסמכים. בנוסף, במקום שהניירת מפוזרת בכל מקום, הם מאוחסנים בצורה מאובטחת במערכת אחת.

ההבטחה של מגמות מתפתחות אלה - בתוספת הפיתוח המתמשך של התהליכים הנוכחיים - מראה שאוטומציית רכש כאן כדי להישאר ככוח טרנספורמטיבי בפעילות העסקית.

כיצד Nanonets יכולים לעזור באוטומציה של רכש?

הפלטפורמה המופעלת על ידי AI של Nanonets יכולה לסייע בתהליכי אוטומציה של רכש על ידי אוטומציה של משימות לכידת וחילוץ נתונים של מסמכים. לדוגמה, הפלטפורמה יכולה לחלץ נתונים מחשבוניות, הזמנות רכש ומסמכים אחרים הקשורים לרכש, ולאכלס את הנתונים הללו באופן אוטומטי במערכות רכש או תהליכי עבודה. אוטומציה זו מפחיתה את הסיכון לשגיאות, מגבירה את מהירות העיבוד ומאפשרת לעובדים להתמקד במשימות בעלות ערך מוסף יותר.

בנוסף לכך, Nanonets מספקת מערכת עם ממשק משתמש אינטואיטיבי וזרימות עבודה מותאמות אישית כדי לייעל את אוטומציית התהליכים שלך.

קבעו הדגמה

סיכום

לסיכום, עתיד אוטומציית הרכש כבר כאן. עם זה מגיע סט ייחודי של הזדמנויות ואתגרים. אבל מי שיאמץ את כוחו יקצור את הפירות של יעילות מוגברת, דיוק טוב יותר וחיסכון בעלויות. על ידי ביצוע שיטות העבודה המומלצות המתוארות כאן, ארגונים יכולים לייעל את תהליכי הרכש שלהם ולהיות תחרותי יותר בשוק העולמי.

עם Nanonets, עסקים יכולים לנצל את היתרונות העדכניים ביותר בתחום למידת מכונה וטכנולוגיית AI כדי להפוך את תהליכי הרכש שלהם לאוטומטיים כדי לשפר את הדיוק, להפחית עלויות ולהשתמש בכוח העבודה שלהם בצורה יעילה יותר.

אז, אל תפחד לעשות את הצעד. זה הזמן להתחיל להפוך את תהליך הרכש שלך לאוטומטי ולקחת את העסק שלך לשלב הבא.

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
• הטבעת העתיד עם אדריאן אשלי. גישה כאן.
• קנה ומכירה של מניות בחברות PRE-IPO עם PREIPO®. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/