מה זה חשבונות לתשלום?

החשבונות לתשלום הוא מונח חשבונאי המתייחס לכסף שחבה חייבת לספק או לספק - על שהשתמשה במוצרים או בשירותיהם.

כאשר חברה רוכשת מוצרים/שירותים מספק/ספק עם הסדר לתשלום מאוחר יותר, הסכום נקרא חשבונות לתשלום – עד לביצוע התשלום.  זה סוג של אשראי המוצע על ידי הספק/ספק.

החשבון לתשלום נרשם כאשר חשבונית מאושרת לתשלום. זה נרשם בפנקס החשבונות הכללי (או בפנקס המשנה של AP) כתשלום או התחייבות עד שהסכום ישולם. התשלומים יכולים להיות תשלומים מסחריים (רכישת סחורות פיזיות הרשומות במלאי) או תשלומי הוצאות (רכישה של סחורות ושירותים המופיעים בחשבונית, למשל, פרסום, בידור, נסיעות, ציוד משרדי ושירותים).

---

אוטומציה של לכידת נתונים, בנה זרימות עבודה ו לייעל את תהליך התשלומים בשניות. אין צורך בקוד. הזמן עכשיו הדגמה חיה של 30 דקות. הפוך תשלומי חשבוניות לאוטומטיים עם AI.

קבעו הדגמה

---

תוכן העניינים

---

מעוניין להפוך את תהליכי ההתאמה הידניים התלת-כיווניים שלך לאוטומטיים? הזמן הדגמה חיה של 3 דקות כדי לראות כיצד Nanonets יכולה לעזור לצוות שלך ליישם מקצה לקצה אוטומציה של AP.

קבעו הדגמה

---

דוגמה לתשלום חשבונות

מאפיית ABC מזמינה 50 פאונד של סוכר מהקמעונאי הסיטונאי, XYZ Traders בתעריף של 50 סנט לפאונד. XYZ Traders מציעה תקופת אשראי של 30 יום לאחר המשלוח למאפייה, במסגרתה ABC צריכה לשלם את החשבון בסך 25$. עד שהמאפייה תשלם לסוחרים ב-XYZ, הסכום של 25$ ייקרא חובות ויופיע כאחריות כלפי נושים במאזן המאפייה.

ה-25$ נרשמים כנכס במאזן של סוחרי XYZ עד לקבלת התשלום.

חשבונות לתשלום כוללים, מעבר לרכישת סחורות, את הדברים הבאים:

• תחבורה ולוגיסטיקה
• כוח / אנרגיה / דלק
• הַחכָּרָה
• רישוי
• שירותים (הרכבה / קבלנות משנה)

---

הגדר זרימות עבודה של AP ללא מגע ו לייעל את תהליך התשלומים בשניות. הזמן עכשיו הדגמה חיה של 30 דקות.

קבעו הדגמה

---

החשיבות של חשבונות אשראי

AP חשוב בגלל הסיבות הבאות:

זה מבטיח תשלום חשבונות בזמן, מה שבתורו משפר את דירוג האשראי של החברה ואת הקשרים ארוכי הטווח עם הספקים.

• תשלום בזמן של חשבוניות מבטיח זרימה בלתי פוסקת של אספקה ​​ושירותים, מה שמוביל לזרימה חלקה של הפעילות העסקית.
• תשלום בזמן מונע תשלומים באיחור, קנסות ועמלות איחור אחרות.
• AP מסודר מאפשר מעקב שיטתי אחר חשבוניות ותשלומים.
• AP מקלה על תזרים המזומנים על ידי ביצוע תשלומים רק במועד מועד, ושימוש במתקני אשראי המוצעים על ידי הספק.
• AP מחמיר נמנע הונאה של ספקים וגניבה.

AP אינו חף מחסרונות. לרוב זה נחשב לנטל כלכלי עבור ספקים שחייבים להמתין לתשלום לאחר אספקת המוצרים והשירותים. מצד החברה, מאזן עם חובות ממושכים מעיד על מצב מזומן רעוע. ניתן להתגבר על חסרונות אלו באמצעות אתיים, משפטיים והגיוניים תהליכי AP.

מרכיבים בתהליך החיובים

לתשלום חשבונות הוא תהליך רב-שלבי וכולל כמה שלבים חיוניים:

• AP מתחילה עם החלטת החברה לרכוש סחורות/שירותים במערכת אשראי.
• בחירת ספקים המציעים מסגרות אשראי.
• השוואת מדיניות האשראי של הספקים מבחינת ימי אשראי מותרים, עמלות דחיית תשלום, הנחה במזומן בתשלום מוקדם וכו' ובחירת הספק עם התנאים המתאימים ביותר לחברה.
• בעקבות תהליך רכש - בקשת רכש, הזמנת רכש, חשבונית, קבלה – של העסק.
• ניהול החשבוניות/החשבונות בספרים כאחראים לאחר קבלת הסחורה.
• הנהלת חשבונות מסייעת בביקורות פנימיות וחיצוניות בחברה ובניתוח דפוסי הוצאות, אשר בתורו מסייעים בתכנון פיננסי ועמידה בתקנים ותקנות.
• מעקב אחר התאריכים בחשבונות כדי להבטיח תשלום לפני תאריך הפירעון.
• ביצוע תשלום לפני מועד הפירעון
• תקשורת עם הספק שהתשלום בוצע.

ניצול מלא של משך האשראי יסייע בניהול תזרים מזומנים ביעילות. עם זאת, יש לזכור שהשימוש היעיל ביותר בתנאי האשראי הוא לדעת מתי לכבד חשבונות.

מחלקת החשבונות הרגילה

צוות האחראי על תהליכים ידניים לתשלום חשבונות אחראי על רישום ועיבוד עסקאות פיננסיות הקשורות לרכש ולספקים.

למטרה זו מועסקים מגוון אנשי מקצוע:

• מנתח הזנת הנתונים מזין את החשבוניות למערכת הדיגיטלית ברגע שהן מתקבלות.
• אנליסט עיבוד התשלומים אחראי על תשלום חשבוניות בתאריך שבו הן מועדות
• אנליסט החריגים מטפל באי-התאמות בחשבוניות ומטפל בבעיות של כשל בתשלום.
• השמיים ניהול ספקים אנשי צוות יוצרים ומנהלים את מסד הנתונים של הספקים ומתאמים אותו עם פעולות רכש שונות.
• מנהל החשבונות מתאם עם הצוות לניהול חשבוניות ללא שגיאות וחלק.

כל חברי הצוות פועלים ליצירת ושימור קשרי ספקים חזקים. הצוות חייב גם לעקוב מקרוב אחר הוצאות ה-AP ולשמור על בקרות פנימיות כדי להגן על תזרים המזומנים.  

מערכת יעילה ומנוהלת היטב זרימת עבודה של תשלומי חשבונות יכול לחסוך לחברות כמויות ניכרות של זמן וכסף בהתייחס לתהליך ה-AP. ארגונים, במקרים נדירים, יכולים גם כן מיקור חוץ של AP תפקידים לסוכנויות חיצוניות.

אתגרים לתהליך ידני לתשלום חשבונות

לתהליכים ידניים לתשלום חשבונות יש את הבעיות הבאות:

• בעיות הקשורות להזנת נתונים ידנית: הזנה ידנית של חשבוניות למערכת עלולה להיות גוזלת זמן, לא יעילה ונוטה לשגיאות. כל אלו עלולים לגבות מחיר מהתפקוד והשורה התחתונה של החברה.
• עיכובים בתשלום: פיקוח ידני וטעויות עלולים לגרום לאיחור בתשלומים ולספקים לא מרוצים. זה יכול גם להשפיע על דירוג האשראי ואמינות החברה כלקוחה של הספק.
• עובדים לא מרוצים: האופי השגרתי והחזרתי של רבות מהמשימות הכרוכות בתהליך ה-AP עלול להוביל לחוסר שביעות רצון בעבודה ולבעיות נלוות, כולל תחלופת עובדים.
• מידע לא מנוהל: ככל שהחברה גדלה בגודלה ויש יותר חשבוניות לטפל בהן, כמות המידע לגבי ספקים, מוצרים, שירותים, עלויות, משלוח ותאריכי יעד יכולה להיות עצומה. זה גם הופך להיות קשה לאתר מסמכים והנהלת חשבונות עלולה להפוך לסיוט.
• אטימות הנתונים: מעקב אחר חשבוניות נייר ומסמכי AP פיזיים עלול להפוך לקשה עד בלתי אפשרי כאשר מחלקת ה-AP גדלה בגודלה כדי להתמודד עם הרבה תהליכי רכש.
• נטייה להונאה: חוסר הנראות במערכות ידניות לתשלום חשבונות עלול לחשוף את החברה שלך לפרצות אבטחה והונאות.

היתרונות של אוטומציה של תהליך תשלומים

אוטומציה של תהליך התשלום בחשבון מובילה ליתרונות הבאים:

• חיסכון בזמן: אומרים כך 25% משבוע עבודה מושקע במשימות ידניות של ניהול חשבוניות, זמן שניתן לבזבז טוב יותר על פעילויות פרודוקטיביות יותר.
• חיסכון בעלויות: נמצא כי עיבוד ידני של חשבונית בודדת עולה 12-15 דולר. אוטומציה יכולה לחסל הרבה מהעלות הזו. בנוסף, פתרונות אוטומטיים עוקבים אחר תאריכי פירעון החשבוניות ועוזרים לשלם את החשבונית בזמן אופטימלי, ובכך משפרים את תזרים המזומנים, מונעים חיובים באיחור ושומרים על קשרים טובים יותר עם הספקים.
• הפקת הכנסות: תשלומים בזמן המתאפשרים על ידי אוטומציה יכולים לא רק למנוע חיובים באיחור אלא גם לשפר את דירוג האשראי של החברה ולהפוך אותה פתוחה להנחות והנחות מהספקים.
• הפחתת שגיאות: ניהול חשבוניות ידני קשור לטעויות הנובעות מפיקוח אנושי. אוטומציה יכולה לבטל חלק גדול מהשגיאות הקשורות לתהליכים ידניים לתשלום חשבונות.
• גמישות התשלום: אוטומציה יכולה לאפשר קבלת החלטות לגבי מתי וכיצד לשלם חשבוניות (למשל המחאה נייר, ACH, או באמצעות כרטיסים וירטואליים שבהם אתה מרוויח החזר כספי).
• תחזוקה טובה יותר של נתונים: ניפוי ידני של ניירת יכול להיות מייסר ונוטה לשגיאות. תחזוקת מסד נתונים דיגיטלי מאפשרת גישה ואחזור טובים יותר של נתונים, ובכך מייעלת את מחזור הרכש לתשלום. ניהול כזה מאפשר גם אנליטיקה לדיווח ומעקב אחר הרכישות ותזרים המזומנים של החברה.
• אבטחה: פתרון אוטומציה לתשלום חשבונות יכול לאחסן נתונים בשרת מרכזי או בענן המאפשר אבטחה

מה לחפש בתוכנת תשלומים

חשוב לבחור א תוכנת אוטומציה של AP המעניק החזר מקסימלי על ההשקעה. תוכנת אוטומציה לתשלום חייבת לכלול לכידת נתונים, עיבוד חשבוניות, אישורים אוטומטיים ותשלומים. התכונות הבסיסיות שיש לחפש כאשר מחפשים תוכנת אוטומציה של AP כוללות:

• לכידת נתוני חשבוניות מדויקת: ההמרה של נתוני חשבוניות לפורמט דיגיטלי נפוץ היא ההיבט החשוב ביותר ביצירת יעילות באוטומציה של AP. הזנת נתונים ידנית היא יקרה, מועדת לשגיאות וגוזלת זמן. כלי OCR טוב מאפשר לכידה חכמה של נתונים רלוונטיים ללא התערבות אנושית ובכך חוסך זמן, כסף וטעויות אנוש.

• אישורי חשבוניות קלים: האנשים שמאשרים חשבוניות הם לרוב מנהלים ומנהלים עסוקים, ואישור החשבוניות האוטומטי חייב להיות קל, אינטואיטיבי ונוח עבור אנשים כאלה. האדם המאשר חייב להיות מסוגל לראות ולאשר חשבונית בלחיצה אחת ללא קשר למכשיר ממנו הוא ניגש לחשבונית.
• יכולת לעקוב אחר חשבוניות AP בזמן אמת: כלי זרימת עבודה חייבים גם לאפשר לכל בעל עניין לעקוב בקלות אחר החשבונית. זה ימנע עיכובים, תקשורת שגויה וניהול לא נכון בתהליך עיבוד החשבונות.
• אינטגרציה עם מערכת הנהלת חשבונות קיימת: החברה עשויה להשתמש בפלטפורמות ותוכנות דיגיטליות אחרות וכלי ה-AP חייב להיות מסוגל להשתלב איתן כדי למנוע אי התאמה בנתונים ובפעולות.
• אוטומציה של תשלומים: השלב האחרון בתהליך AP הוא תשלום. לאחר שנרשמו כל האישורים, על התוכנה להיות מסוגלת ליזום ולעבד את התשלום כלפי הספק כדי להשלים ולסגור את תהליך התשלום עבור אותו רכש מסוים.
• אחסון נתונים: בהתאם לצרכי החברה, ניתן לאחסן את כל נתוני ה-AP בשרת או בענן מרכזי. את סוג האחסון תצטרך להחליט על ידי החברה לפני ההשקה באוטומציה של AP.

סיכום

אוטומציה של פעולות עיבוד החשבונות יכולה לבטל את הבעיות הקשורות לתהליכים ידניים, כגון עיכובים בזמן, שגיאות ובזבוז מאמץ אנושי.  

תוכנת AP יעילה כגון Nanonets יכולה לאפשר תהליכי רכש לתשלום טובים יותר, להבטיח ציות למס, אוטומציה התאמה תלת כיוונית, לייעל ימי AP או DPO, למנוע הונאה, לייעל את תזרימי המזומנים, לשמור על קשרי ספקים ולאחסן נתונים לדורות הבאים. אוטומציה מולידה יעילות ויכולה לתזמן את תהליך הרכש לתשלום עבור ערך ארוך טווח. אפשור דיגיטלי של תהליך AP יקדם אסטרטגיות עסקיות על ידי הפיכת קשרי ספק-לקוח ליתרון תחרותי.