מדוע תוכנת ניהול מסמכים היא חובה לעסקים?

---

למה צריך תוכנה לניהול מסמכים?

משפר את הטיפול במסמכים

דיגיטציה של המסמכים שלך אינה מספיקה אם אתה רוצה לייעל את ניהול המסמכים שלך. ללא תוכנת ניהול מסמכים, אתה עדיין תקוע עם ארגון, מעקב ואחזור ידני של קבצים במסד הנתונים שלך. זה עדיין יכול לגזול זמן יקר שהיית יכול להשתמש בו כדי לעמוד באחריות חשובה אחרת. שלא לדבר, זה עדיין לא מבטל טעויות אנוש אפשריות בכל הנוגע לטיפול במסמכים.

תוכנת ניהול מסמכים היא יותר מסתם מסד נתונים מהולל עבור המסמכים שלך. הכלים והתכונות הרבים שלו מקלים על הטיפול והניהול של כל הקבצים והרשומות שלך בכמה קליקים בלבד. אתה יכול גם להשתמש בו כדי לעקוב ולאחזר קבצים לפי מילה או ביטוי במסמך. ועל ידי שילובו עם יישומים אחרים, תוכלו לייבא ולייצא נתונים שחולצו מהמסמך בקלות ובכך להימנע מהזנת נתונים ידנית בתהליך.

חשוב לציין ש-DMS שונה ממערכת ניהול תוכן. מערכת ניהול תוכן או CMS משמשת ליצירת ופרסום התוכן שלך באינטרנט. זה לא בהכרח מנהל את הקבצים והמסמכים שלך. כך שיש גם DMS וגם CMS יכול להיות שימושי עבור העסק שלך. כמה דוגמאות לתוכנת CMS יכולים להשתלב בצורה חלקה עם DMS אז הקפד לבדוק אותם.

משפר את הנגישות

עם עליית העבודה מרחוק ומקומות עבודה היברידיים, העובדים שלך צריכים להיות מסוגלים לגשת לכל הקבצים שהם צריכים בכל זמן ובכל מקום. בעוד שדיגיטציה של המסמכים שלך מקלה על שיתוף ושליחת קבצים ממכשיר אחד לאחר, אתה עדיין זקוק לתוכנת ניהול מסמכים כדי לייעל את החיפוש והשליפה של מסמכים. זה עושה חיפוש, מעקב ושליפה של קבצים אוטומטית באמצעות מילות מפתח ומאפיינים אחרים. בכמה לחיצות, אתה יכול לשלוף כל מסמך שתרצה בלי צורך ללכת למשרד.

תוכנת ניהול מסמכים מרכזת את כל המסמכים שלך בפלטפורמה אחת אליה תוכל לגשת באמצעות כל מכשיר כגון מחשב, סמארטפון או טאבלט. יתר על כן, הוא מאפשר לך לעבור ממכשיר אחד לאחר מבלי לאבד שינויים חשובים במסמך או במסד הנתונים עצמו. זה עושה את זה אפילו יותר נוח לחיפוש ושליפה קובצי PDF וסוגים אחרים של מסמכים כשאתה בדרכים. בהתאם לפתרון המיושם, ניתן לגשת לקבצים אלה באופן מקוון או לא מקוון.

מקדם שיתוף פעולה

על ידי הפיכת מסמכים לנגישים יותר, מערכות ניהול מסמכים יכולות גם לשפר את שיתוף הפעולה בתוך הארגון שלך ועם הלקוחות שלך. מכיוון ש-DMS מרכז את כל הקבצים שלך בפלטפורמה אחת, צוותים ממחלקות אחרות יכולים לעבוד יחד כדי לשנות מסמכים מסוימים, להרכיב רשומות ולארגן מסדי נתונים. זה גם מבטיח שלחברה שלך יש מקור יחיד של אמת. המשמעות היא שכולם עובדים על אותו סט של מידע ונתונים ללא קשר למתי ומאיפה הם קיבלו אותו.

חלק מתכונות מערכת ניהול המסמכים כוללות גם אוטומציה של זרימות עבודה של אישורים לזמן אספקת מסמכים מהיר יותר. המשמעות היא שאינך צריך לדאוג לגבי שליחת המסמך לבעלי העניין הדרושים כדי לקבל את חתימותיהם או אישורם. המסמך עצמו יעביר את המסמך באופן אוטומטי תוך כדי התהליך. זה אפילו יכול להודיע ​​לנמען על אישורו הממשמש ובא של המסמך כדי למנוע עיכובים.

משפר את אבטחת המידע

השקעה במערכת ניהול מסמכים היא גם אחת הדרכים להגן על הנתונים העסקיים שלך. סוגים שונים של מערכות ניהול מסמכים מציעות תכונות אבטחה חזקות כדי למנוע גישה לא מורשית למסמכים שלך. זה כולל תכונות כגון בקרות הרשאות, הצפנת נתונים, כלי מעקב וניטור ועוד.

אין להתעלם מהחשיבות של ניהול מסמכים באבטחת מידע. אי טיפול נכון בקבצים שלך עלול להוביל לאובדן נתונים ולפריצה. ובתמורה, זה יכול להשפיע על האבטחה הכוללת של העסק שלך, הלקוחות שלך והשותפים שלך.

לחלק מה-DMS יש גם תכונת גיבוי ושחזור מסמכים אוטומטיים שמבטיחה שלעולם לא תאבד נתונים יקרי ערך בחברה שלך. זה מאפשר לך לאחזר קבצים פגומים, שנמחקו או אבודים בכמה קליקים בלבד.

לצמצם עלויות

במבט ראשון, מערכת תיוק פיזית נראית זולה יותר מהשקעה במערכת ניהול מסמכים. אבל העלויות הנובעות מניהול כושל פוטנציאלי, נזק למסמכים או אובדן יהיו הרבה יותר גדולות בסך הכל. שלא לדבר על זה, זה יאלץ אותך להשקיע זמן יקר ביצירה מחדש או אחזור של הקובץ האבוד או הפגום. ככזה, DMS נחשב להשקעה מצוינת עבור העסק שלך מאז זה מייעל את התהליך שלך בעלויות מינימליות.

DMS יכול גם לעזור לך לצמצם את ההוצאות על ציוד משרדי כגון נייר, דיו ודואר. כמו כן, אינך צריך לדאוג לגבי שטח אחסון מכיוון שניתן לאחסן את כל הקבצים שלך באופן אלקטרוני. לפיכך, לא תזדקק לארונות תיוק מפלדה יקרים או למחסן או כספת מחוץ לאתר עבור המסמכים שלך.

---

אם אתה עובד עם חשבוניות וקבלות או דואג לאימות מזהה, בדוק את Nanonets OCR מקוון or מחלץ טקסט PDF כדי לחלץ טקסט ממסמכי PDF בחינם. לחץ למטה למידע נוסף על Nanonets Enterprise Automation Solution.

---

בחירת התוכנה הנכונה

עם הטרנספורמציה הדיגיטלית במגמת עלייה, הגיע הזמן שתשקיע במערכת ניהול מסמכים לעסק שלך. DMS עושה יותר מסתם דיגיטציה של הקבצים שלך. זה גם מספק לך כלים ופונקציות לייעל את ניהול המסמכים בתוך הארגון שלך. היתרונות הרבים שלו הופכים אותו לכלי חיוני עבור החברה שלך אם אתה רוצה להישאר רלוונטי ותחרותי בשוק.

עם זאת, בחירת ה התוכנה הטובה ביותר לניהול מסמכים עבור העסק שלך דורש הבנה מעמיקה של מה החברה שלך צריכה ואיזה סוג DMS מתאים לה. אז הקפד לבדוק את האפשרויות שלך ולנסות אותן בעצמך.

---

ננונטים מקוון OCR ו- OCR API מקוון יש הרבה מעניינים להשתמש במקרים that יכול לייעל את ביצועי העסק שלך, לחסוך בעלויות ולהגדיל את הצמיחה. תגלה כיצד מקרי השימוש של Nanonets יכולים לחול על המוצר שלך.

---