すべてのセクターで、組織はますます多くのコンテンツをオンラインで着実に公開しています。
グローバル コミュニティがロックダウンによって課せられた物理的な制限を克服するためにオンラインに移行したため、これはパンデミック後にさらに顕著になりました。
Web サイトは、製品やサービスをクライアントに販売したり、販売資料やマーケティング資料を公開および共有したり、中小企業から州政府に至るまで、一般市民との主要なコミュニケーション チャネルとして使用されています。
デジタル コンテンツの急増は、新たな課題をもたらします。 たとえば、金融会社は、デジタル チャネル (Web サイトを含む) を使用してクライアントに広告を掲載するために、さまざまなコンプライアンス義務を果たす必要があります。 それ以外の場合、組織は紛争解決の目的で Web サイトのコンテンツの記録を保持する必要があるかもしれませんし、他の組織は単に文化的または歴史的意義のために、公的記録の問題として、または将来のマーケティング キャンペーンの参照点として Web サイトのページを保存したいと考えるかもしれません。 .
Web サイトのアーカイブは、Web サイトのコンテンツを特定の時点の状態で再利用できる形で保存する唯一の方法です。 これは、安定した、タイムスタンプ付きで、検証可能な本物の、独立したバージョンの Web コンテンツを作成および維持する唯一の手段です。 アーカイブは独立しているため、元の Web サイト アーキテクチャとは完全に分離されており、アーカイブの時点で有効だった要素のみが含まれ、元の形式にできるだけ近いイテレーションが作成されます。
組織が Web サイトをアーカイブする必要がある理由は多数ありますが、すべての場合において、アーカイブが完全で安全であり、法的に認められていることを確認する必要があります。
このガイドでは、金融サービス、公共部門、ブランドの XNUMX つの異なるセクターにおける Web サイトのアーカイブに関する特定の課題のいくつかを見ていきます。
ウェブサイトのアーカイブの役割
Web サイトのアーカイブにより、金融、公共、および小売部門の企業は、自社の Web ページの不変の記録を保存できます。 これにより、次のことが保証されます。
1。 コンプライアンス
世界中の規制対象の企業および企業は、MiFID II (EU)、FCA (英国)、SEC (米国)、ASIC (オーストラリア)、および FINRA (米国) の規則に基づいて、すべての電子通信を記録および保持する必要があります。 たとえば、MiFID II は、記録された電子通信は次のようでなければならないと述べています。
• 完全 – 組織は、誰が使用するすべての種類の電子通信を認識している必要があります。 これに加えて、これらの通信のすべての記録を取得して保持するように設計されたシステムとプロセスを導入する必要があります。
• 正確な – 組織は、記録された電子通信の内容と、何かが起こった正確な日時を示すことができるメタデータに完全に自信を持っている必要があります。
• 高品質 – 組織は、電子通信の記録を可能な限り「元の形式」に近づけて複製できる必要があります。
リーシュは世界的に引き締められています。 2022年XNUMX月現在、
SECのマーケティング規則 「広告」を構成するものの定義を拡張して、Web サイトのコンテンツを含めるようになりました。これは、現在、全体をキャプチャしてアーカイブする必要があります。 一方、オーストラリア証券投資委員会 (ASIC) は、保険会社に対して過去の Web サイトの価格約束の記録を要求し始めました。
罰金を提供できない者に罰金を科す.
2. 法的許容性
企業は、法廷で電子データの認証された証拠を提供するよう求められる可能性があります。 記録は、データが変更不可能な形式で保存され、いつアーカイブされたかを示す必要があります。 これらの要件は、次の規則および規制でカバーされています。
• 連邦証拠規則 (規則 901) – 証拠品の認証または識別の要件。
• 電子情報の証拠の重みと法的許容性に関する実践規範 (BS 10008:2014) – 電子情報の真正性と完全性を確保する。
• SEC 規則 17a-4 – これは、企業が電子ビジネス通信を書き換え不可および消去不可 (WORM) 形式でアーカイブすることを要求します。
• 電子情報開示リクエスト – 紛争解決および電子情報開示の目的で Web サイト データをアーカイブすることで、記録が反駁できず、その時点でのコンテンツの真の複製であることを保証できます。
3. 知的財産とブランド資産の保護
ブランドには、将来のキャンペーンに情報を提供するために、活動の長期的な記録を保持する明確なインセンティブがあります。 しかし、オンラインでのビジネス活動が増えるにつれ、大量のデジタル コンテンツが高速で継続的に作成および公開されるようになり、追跡が困難になる可能性があります。 Web サイトのアーカイブは定期的に実行でき、無制限のクラウド ストレージと大規模なデータ セットをアーカイブする機能により、価値が失われることはありません。
4. 文化的および歴史的意義のある記録の保存
公共部門の組織やアーキビストは、歴史的な公的記録データに即座にアクセスできるように、文化的に重要な Web サイト コンテンツの保存を必要とする場合があります。 Web サイトのアーカイブは、これらの大量のデータを保存し、変更不可能な WORM ファイル形式で保存するための理想的なソリューションです。
ウェブサイトのアーカイブの恩恵を受けるのは誰ですか?
金融サービス
金融サービス業界は、進化するデジタル環境に遅れずについていくために、新しいオンライン チャネルを採用するというプレッシャーに常にさらされています。 ただし、その際、これらのチャネルの使用は、SEC、ASIC、FINRA などの厳格なコンプライアンス規制とバランスを取る必要があります。
あらゆるソリューションは、そのような規制、および潜在的なデータ主権および GDPR 要件への準拠を実証できなければなりません。
公共部門
現在、多くの国立公文書館、図書館、政府機関、および大学が、文化的および歴史的に重要なすべての記録を保存するために Web サイトのデータをアーカイブしています。 これは主に、次のような法律によって推進されます。
1958 年英国公記録法 最近では、
2000年の情報公開法.
公共部門がオンラインでより多くの活動を行うにつれて、組織は、次のような新しいテクノロジーを利用するために、Web サイトのアーカイブ規定を進化させる方法を模索しています。
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クラウド – 大規模なデータ セットの効率的かつ柔軟なストレージを可能にするため。
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索引付けと検索 – データを研究者、公務員、学生、および一般の人々に役立つものにするため (次のような公開ポータルを含む)
英国国立公文書館). -
従来の ARC ファイル形式から ISO 規格への更新
WARCファイル形式、ボーンデジタルまたはデジタル化された資料を保存するのに役立ちます。
ブランド
FMCG ブランドは、従来のブランド資産に加えて、ますます多くのオンライン コンテンツを作成しています。 このコンテンツは、計画や先見の明がなければ、簡単に変更、破損、または紛失する可能性があります。
オンラインでのブランド活動と顧客とのコミュニケーションを記録しておくと…
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将来のブランドの方向性を知らせる (パフォーマンスのモニタリングを通じて)
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今後のキャンペーンに刺激を与える
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紛争解決の場合に備えて、すべての通信の法的に許容される記録が保持されていることを確認してください。
Web サイトをアーカイブする方法
Web サイトのコンテンツを実際にアーカイブするには、いくつかの方法があります。 Wayback Machine のような無料のオンライン ツールはオプションですが、ユーザーはすべてのページを個別に手動で保存する必要があります。 これは、規制当局を満足させるために回収を頻繁に行わなければならないことを考えると、ほとんどの企業にとって現実的ではありません。 つまり、変更が行われるたびに。
一部の企業は、記録保持の目的でコンテンツ管理システム (CMS) バックアップに依存していますが、バックアップとアーカイブにはいくつかの大きな違いがあります。
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デジタル署名とメタデータ: 最も重要なことは、CMS バックアップから取得されたデータにはデジタル署名がないため、法廷で認証または認められないことです。 さらに、CMS バックアップでは、法務チームがすべての重要なメタデータを含むレコードを簡単にエクスポートすることはできません。
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全文検索: CMS バックアップは全文検索機能を提供しません。 監査担当者は、緊急かつ即座に情報を要求できます。手動でサイトをキャプチャする場合、大量のデータがキャプチャされると、特定のデータをすばやく見つけることが難しくなる可能性があります。
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準拠したデータ ストレージ: 特定の記録管理ルールがある規制産業 (公共部門や金融サービスなど) の場合、CMS バックアップは要件を満たしていません。
または、自動化された Web サイト アーカイブ サービスを使用すると、手作業の負担を軽減し、法的許容性を確保しながら、Web サイト コンテンツの完全な記録を保持できます。
オプションを比較検討する
デジタルランドスケープがより拡大するにつれて、規制のレベルもそれに追随しています。 SEC や ASIC などの組織は最近、オンライン プラットフォームへの依存度が高まっていることと、私たちが日々遭遇する大量の貴重な情報を簡単に失う可能性があることを反映して、大幅な変更を行いました。
Web サイトのアーカイブは、非常に多くの異なるタイプの組織で非常に多くの機能を果たしているため、現代のビジネスの割合が増えているため、基本的な要件となっています。 規制当局を満足させたり、ブランドのデジタル出力の蓄積を維持したり、文化的および歴史的に重要な情報を保存したりする場合でも、公共部門から金融サービス、小売ブランド、およびその間の多くの業界に適用されます.
アーカイブの需要が高まるにつれて、特定の機能が不可欠になりました。これらの機能は、ほとんどの場合、サードパーティのコンプライアンス ベンダーによって提供されます。 自動化された Web サイト キャプチャにより、企業は事前に設定された定期的な間隔でサイト全体をクロールし、その時点で存在していた正確なバージョンのサイトを毎回キャプチャできます。 全文検索は、訴訟目的で特定のページが要求された場合に、手動の負担を管理可能なレベルまでさらに軽減します。 一方、このデータが法的に許容される形式で保存されていない場合、少なくともコンプライアンスの観点からは、プロセス全体が無意味になります。
アーカイブ プロセスを開始する前に、その背後にある目的と、チームがそれを処理するツールを持っているかどうかを理解することが重要です。 そうして初めて、リソースの観点から取るべき正しいアプローチと、それらの目標を達成するのに役立つ人材を見つけ始めることができます。 そして、あなたの目的が法的義務である場合は、注意して過ちを犯すことをお勧めします。
ますます残忍な規制環境.
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