ビジネスを運営するのは簡単なことではありません。
時間通りにやらなければならないことがたくさんあります。 しかし、そうですか？ する人もいれば、しない人もいます。
締め切り前にすべてのタスクを確実に完了するにはどうすればよいですか?
フォローすることで 最適化されたプロセス. 縮小すると、ビジネスは、すべてのビジネス プロセスがどのように連携しているかの結果です。 すべてのプロセスが効率的であれば、それで問題ありません。 プロセスが非効率的である場合、基本的に従業員の時間と労力を無駄にしています。
ビジネス プロセスを最大限に活用するために、リーダーは次のことを考慮する必要があります。 ビジネスプロセスの最適化。
それを始める方法は？ 適切な BPO 戦略を実装するには、最適な技術スタックをどのように選択する必要がありますか? 以下のブログで全体を見ていきます。
ビジネスプロセスとは？
ビジネス プロセスとは、企業が製品を生産したり、サービスを提供したりするために実行する一連の手順、アクティビティ、およびタスクです。
ビジネス プロセスの種類
ビジネス プロセスは、運用、管理、サポートの XNUMX つの主要なタイプに分類されます。
運用プロセス 製品またはサービスの提供に直接関係するもの。 これらには、販売、注文の発送、カスタマー サポート チケットへの回答などが含まれます。
管理プロセス 従業員が自分の仕事を正しく行っていることを確認する必要があります (時間を無駄にするだけではありません)。 これには、パフォーマンス レビュー、トレーニング クラスの実施、社内での新しいポジションの作成などが含まれます。
ビジネス プロセス マネジメントのフレームワークを採用することで、プロジェクトの成功率が向上します。 視聴者の３８%が.
サポートプロセス （顧客ではなく）ビジネス自体に不可欠なサービスを提供します。 人事書類から、従業員の福利厚生パッケージや給与記録の追跡まで、あらゆるものに対応できます。
組織の新しい戦略または改訂された戦略を作成するときは、各フロー要素が社内の他の機能や部門にどのように影響するかを理解することが不可欠です。
たとえば、ある部門のワークフローのアップグレードに取り組んでいるが、それが IT サービスなどの別の部門に与える影響を無視している場合、将来的に解決できない問題が発生する可能性があります。
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ビジネス プロセスの最適化とは
ビジネス プロセスの最適化 (BPO) は、会社をより効率的、効果的、収益性の高いものに変えるための戦略です。
これには、ビジネスの中心となるプロセスを特定し、それらを改善して効率と効果を向上させることが含まれます。 このようにして、より良い顧客サービスとより競争力のある価格につながる可能性があります.
なぜビジネスプロセスの最適化が必要なのですか?
ビジネス プロセスを最適化する理由答えは簡単に思えます。
競争は熾烈です。 競合他社はより良くなるためにあらゆることを試みていますが、あなたもそうすべきです。 ビジネス プロセスの最適化は、自信を持って競争に取り組むのに役立つ複数の利点を提供します。
効率を上げる
ビジネス プロセスの最適化は、無駄の削減、品質の向上、能力の向上に役立ちます。
コストの削減
プロセスが最適化されると、できるだけ少ないリソースでタスクを完了できます。 これにより、プロセスの最適化を通じて生産、流通、サポート、および管理のコストが削減され、価格を上げたり品質基準を下げたりすることなく収益性を高めることができます。
エラーを減らす
プロセスの最適化 リーンやシックス シグマなどの方法では、手動の作業をインテリジェントな自動化やその他の手段に置き換えることで、プロセスをエラーのないものにしようとします。
容量を増やす
プロセスを最適化すると、従業員の効率が向上します。 ビジネス プロセスの最適化では、ビジネス プロセスのボトルネックを特定し、プロセスの他の部分でのリソースの浪費を削減することができます。 例えば。 従業員を使用してドキュメントを分類する代わりに、ドキュメント管理システムを使用してドキュメントを分類できます。
収益性を高める
これは言うまでもありません。 プロセスの最適化は、出力レベルを改善しながらコストを最小限に抑えるのに役立ち、ビジネス プロセスの収益性を高めます。
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ビジネス プロセスの最適化の利点
ビジネス プロセスの最適化 (BPO) は、最新のテクノロジの採用を改善してボトルネックを解消することで、ビジネス プロセスを合理化します。 組織全体で BPO 戦略を使用することによってもたらされる利点を見てみましょう。
リスクと詐欺を軽減
プロセスを改善すると、エラーのリスク、不正のリスク、および規制違反が減少します。 さらに、エラーが少ない場合は、最も必要な領域にリソースを集中させることができます。
問題解決能力の向上
優れた問題解決スキルは成功に不可欠です。 効率的なビジネスプロセスの最適化により、企業は最適化プロセス中に、問題をより迅速かつ効率的に解決する新しい方法を発見し、さらに良い結果につながる可能性があります。
例えば。 請求書を分類、分析、承認してから毎月 XNUMX 回支払う代わりに、自動化された請求書処理プラットフォームを使用して、請求書をアップロード、処理、分類、承認、および支払うことができます。
コンプライアンスの強化
コンプライアンスは、ビジネスの最も重要な側面の XNUMX つです。 規制を遵守しないと、多額の罰金やその他の罰則が科せられ、収益に深刻な影響を与える可能性があります。 ただし、コンプライアンスは常に簡単または安価であるとは限りません。
たとえば、保険会社の場合、顧客のオンボーディング プロセスで適切な KYC と文書確認手順が実施されていることを確認する必要があります。 そのために、手動プロセスの代わりに、自動化されたオンボーディング プラットフォームを使用して、すべてのドキュメントのログを維持し、安全なストレージに情報を保存し、受信情報を暗号化してデータ漏洩を防ぐことができます。
プロセスのモダナイゼーション
レガシー企業は、最善ではないかもしれない古くからのプロセスを使用しています。 しかし、「うまくいっている」からといって、それを続けるべきだというわけではありません。 ビジネス プロセスの最適化では、そのようなプロセスを特定し、最新化してパフォーマンスを向上させることができます。
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ビジネス プロセスを最適化するための 5 つのステップ
次の XNUMX つの手順に従って、ビジネスのプロセス最適化を開始します。
それを特定/マッピングする
プロセスを最適化する前に、プロセスが何であり、どのように機能するかを知る必要があります。 これには、そのステージ、ステップ、マイルストーン、および各場所に含まれる資料 (または情報) の特定が含まれます。 各段階について詳細を把握すればするほど、後で効率を改善したりコストを削減したりするために変更を加えることが容易になります。
プロセスを特定したら、それを紙にマッピングし、改善できるボトルネックやその他の領域を特定します。 こうすることで、やりすぎている部分や足りない部分がないかがわかります。
再考
プロセス最適化の XNUMX 番目のステップは、再考することです。 これには、現在のプロセスの理由を質問し、その反省に基づいて変更を加えることが含まれます。 たとえば、ある特定の方法を現在使用しているとします。これは、別の会社では標準的な方法であったため、または以前からそうしていたためです。 その場合、これは欠陥のある考え方の例です。
ビジネスを運営している場合、リソースの割り当てやどの活動に注力するかについて何百もの決定を下します。 目標は、より適切な意思決定を行うことでパフォーマンスを向上させることです。これを行う XNUMX つの方法は、プロセスの最適化です。
解析
次のステップは、プロセスを分析することです。 この段階では、どのような活動が含まれ、誰がそれを実行し、どのように実行するかを正確に決定する必要があります。 また、プロセスが正常に完了したことを示す主要業績評価指標を特定する必要もあります。 現在の運用と活動を配置したら、それらを改善する方法を検討し始めることができます。
Automate
ビジネス プロセス管理システムを使用して、手動で処理するには複雑すぎるプロセスを自動化します。 (ただし、これらのプロセスの一部を手動で管理することもできます。) たとえば、経費報告書を処理のために送信する前に承認する必要がある従業員が複数いる場合は、各従業員の承認が必要な承認ワークフローを作成します。プロセスを続行する前に。 すべてが自動的に行われ、最初から最後まで追跡できます。
モニター
モニタリングは、プロセスの最適化に不可欠な要素です。 監視はプロセス中に行われるため、単に何が起こったかの事後分析ではありません。 代わりに、その場で監視して変更を加えることができるため、間違いの再発を防ぐのに非常に役立ちます. チームがワークフローを綿密に監視している場合、潜在的な問題が会社や顧客にとって問題になる前に発見できるはずです。
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ビジネスプロセス最適化のためのナノネット
Nanonetsは AI ベースのワークフロー自動化ソフトウェア OCRソフト内蔵。 Nanonets は、ノーコードのルールベースのワークフローで 15 分であらゆる手動プロセスを自動化できます。
5000 以上の統合により、使いやすいインターフェイスと事前トレーニング済みのモデルにより、手作業のプロセスを簡単にデジタル化できます。 Nanonets は、24 時間年中無休のカスタマー サポート、無料試用版、および完全な移行支援をすべてのクライアントに提供します。
ナノネットは次の目的で使用できます。
- 請求書処理
- PDF、画像、手書き文書からのデータ抽出
- 買掛金の自動化
- シミュレーションプロセス管理
- 自動請求書支払い
- 承認プロセス
- インテリジェントオートメーション
もっと。 一連のルールに従う手動プロセスは、Nanonets で自動化できます。
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プロセス最適化に最適なソフトウェアを選択するには?
ビジネス プロセス最適化ソフトウェアは、デジタル マーケティングの成長トレンドです。 これは、クライアントの Web サイトとランディング ページを改善するプロセスを自動化する方法です。これには、それらの構造や使用するコンテンツも含まれます。 最適化ソフトウェアは、このプロセスを自動化するよりも少ない労力と低コストで、企業がターゲット ユーザーにリーチするのに役立ちます。
ニーズを判断する
ビジネスに適したソフトウェアを選択する前に、目標を理解する必要があります。 たとえば、レポート目的で使用しますか? 履歴データに基づいて機会を特定しますか? それとも、ライブ データに基づいてリアルタイムで変更できるようにしたいですか? これを決定したら、任意の時点で処理できるデータの量と、ソフトウェアがレポートを生成するのにかかる時間を考慮してください。
最後に、各ソフトウェアの使いやすさがどれほど重要かを考えてみてください。 一部のツールは他のツールよりも簡単で、ユーザー フレンドリーでない場合はより多くの機能を提供します。 たとえば、より単純なツールでは、より多くの手順や手動による介入が必要になる場合がありますが、他のツールでは、ユーザーは高度な技術的能力を必要とせずに単純な Web インターフェイスにアクセスできます。
最適化ソリューションのショートリストを作成する
ソフトウェア ベンダーの候補リストは、開始するのに適した場所です。 Web を検索するか、仲間に尋ねることでそれらを見つけることができます。 彼らのウェブサイトをチェックアウトするときは、次のことを探してください。
- 最適化のニーズを満たす機能と利点のリスト
- 価格情報
- クラウドベースのソリューションを含むライセンス オプション (該当する場合)
- カスタマーサポートオプション
実装に必要な時間と予算を理解する
完璧な最適化ソフトウェアの検索を開始する前に、ソフトウェアの実装に必要な時間と予算を理解する必要があります。 これは、スタッフが新しいシステムに慣れるまでにかかる時間と、彼らの作業から具体的な結果が得られるまでの時間を考慮することを意味します。
最適化ソリューションの実装に関連する追加コストがあるかどうかを検討することも重要です。 たとえば、一部の企業では、トラフィック量が多く、毎日実行する複雑なアルゴリズムがあるため、専用サーバーが必要になる場合があります。
適切なベンダーを特定する
優れたベンダーは無料試用版を提供し、顧客の成功を支援するサポート モデルを用意しています。 また、ソフトウェアの使用にかかる費用、将来の製品ロードマップがどのようなものか、アップグレードの計画があるかどうかを理解することも重要です。 これは、ベンダーの製品やサービスに関する詳細情報を提供する G2 Crowd、Capterra、TrustRadius などのサードパーティのサイトで、顧客の推薦状と話したり、レビューをチェックしたりすることで行うことができます。
最適化ソフトウェアは強力なツールになり得ます。
最適化ソフトウェアは、すでに成果を上げている Web サイトに最も効果的です。 人々があなたのウェブサイトをどのように見つけ、どこを改善できるかについてのデータと洞察を提供することで、既存の SEO 戦略を改善するのに役立ちます。 これはデジタル マーケティングの強力なツールになる可能性がありますが、いくつかの制限があります。 最適化ソフトウェアは、一部の企業にとっては複雑すぎたり高価だったりする可能性があるため、必ずしもすべての Web サイトに最適な選択ではありません。 また、ウェブサイトに最適化をうまく実装するには時間と労力がかかります。
最終的には、ビジネスにとって最善の決定を下す必要があります。 新しい会社の場合、どの種類のソフトウェアが自分に最適かを知るのは難しいかもしれません。 ただし、最終的な決定を下す前に、各最適化ツールが会社にどのように役立つかを調査し、さらに学ぶことが不可欠です。
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まとめ
収益性の高いビジネスを成功させたい場合は、継続的な改善を理解し、優先順位を付ける必要があります。 プロセスの改善を実装するには、現在のパフォーマンスを評価し、ボトルネックを特定し、その原因を発見する必要があります。 次に、チームと協力して課題に正面から取り組み、結果を評価します。
プロセスの有効性を定期的に分析することで、成功への障害を取り除き、従業員がより高い結果を出せるように力を与えることができます。
よくある質問
ビジネスプロセスを改善するには？
既存のプロセスの全体的な有効性を合理化するには、それを認識して強化する必要があります。 言い換えれば、あなたはプロセスを取り、それを完了するためのより良いアプローチを考え出しています.
あなたの会社は、毎日の発注書の監視や出張申請の承認など、多くの手順に依存している可能性があります。 いずれも、会社の健全性と運営に不可欠です。
ただし、それらを手動で更新または実行しないと、そのような手順は効果がなくなり、費用と時間が浪費される可能性があります。
プロセスを改善するには、次の XNUMX つの段階が必要です。
- 強化するプロセスを選択し、現在の手順を概説する
- ボトルネックと潜在的な改善領域を見つける
- 潜在的な新しいプロセスのレイアウトを描く
- プロセスのテストと改訂
- 新しいプロセスの実装と監視
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