企業の調達、品質管理、管理、および財務部門の参照ポイントとして機能するドキュメントが XNUMX つある場合、それは注文書であり、ほとんどの場合 PO として言及されます。
ビジネスの大小にかかわらず、発注書は在庫を追跡する上で重要な役割を果たし、製品またはサービスの品質基準と財務計画の有効性を確保します。
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注文書とは何ですか？
発注書は、管理、生産、またはサービスの目的で調達する品目の詳細を記載した、企業が提出する調達文書です。 PO には、購入する製品/サービスの種類と数量、技術仕様、価格、配達日と住所、可能性のあるキャンセルの期限、支払い条件、およびその他の条件に関する詳細が含まれています。
中小企業では、PO は事業主または CEO によって提起されます。 大規模な組織では、調達または 購買依頼 通常、部門のマネージャーによって提起され、会社の調達責任者または財務マネージャーに送られ、そこで注文書が作成されます。 PO は、買い手と売り手の間の取引の始まりです。
注文書の法的地位
PO 自体は、必要なものの単なるリストです。 提供. ただし、売り手またはベンダーがそれを受け入れて署名すると、注文書は拘束力のある契約になります。 その後、売り手は、購入注文のガイドラインに従って、買い手が必要とするアイテムを配送する法的義務を負います。 買い手は、記載されたスケジュールに従って清算支払いを行う義務があります。 確認済みの発注書は、金融機関がビジネスに貿易金融を提供するための保証として使用できる範囲で合法です。
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請求書とは何ですか?
請求書は、PO を履行するためにベンダー/売り手によって提起された支払い要求です。 これは請求書であり、発注書に基づいており、通常は請求書番号と項目別の価格表とともに PO 番号が含まれています。 請求書は、注文書に記載されている支払い条件に従って作成されます。 買い手が前払いを約束した場合、商品が発送される前に請求書が発行されます。 それ以外の場合、請求書は調達したアイテムと一緒に配信されます。 買い手は、購入注文の条件に従って支払いを行う法的拘束力があります。 (プロフォーマインボイスとは何ですか？)
たとえば、ビル・ホワイトは 調達と調達 XNUMX つ星ホテルの支配人が、パティスリー シェフからワッフル コーン メーカー、パンの箱、チョコレートの型の購入依頼を受けました。 Bill White は、必要な機器の明確な仕様、納期、予想価格を注文書に記入し、それを厨房機器会社に送信します。
厨房機器会社は PO を受け取り、注文を処理できることを確認します。 請求書と一緒に Bill White に注文品を発送します。 荷物が到着すると、Bill White とホテルのアカウント マネージャーが 3 者間照合を行い、注文書と請求書と照らし合わせて納品書を確認します。 確認が完了すると、アカウント マネージャーは支払いのために請求書を処理します。 支払いが完了すると、発注書はクローズ済みとしてマークされ、請求書は支払い済として封印されます。
注文書と請求書
注文書は請求書の作成に使用されますが、どちらも購入プロセスのさまざまな段階でさまざまな人が使用する別個の文書です。 この XNUMX つの基本的な違いを次に示します。
発注書:
– 購入前に購入者が作成したもの
– 購入する製品/サービスの詳細をリストします
– 提案された支払いスケジュールがあります。
請求書:
– 販売 (購入) 後に売り手によって調達される
– 項目別の価格表で提供された製品/サービスを確認します
– 支払スケジュールを日付で指定します。
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注文書のしくみ
注文書は、ビジネスの成長予測の指標でもあります。 何をどのくらいの量で購入するかは、近い将来に予想されるビジネスの量に基づいて決定します。 これらのニーズが特定されると、必要な製品またはサービスの仕様を記載した発注書を作成できます。
同時に、ベンダー/セラーが要件を満たすために識別され、承認のために注文書が送信されます。 売り手は、タイムラインに間に合い、要件を満たすことができるかどうかを確認して確認し、注文書を承認します。これにより、法的拘束力が生じます。
したがって、販売者は、製品またはサービスが注文書の条件に従ってお客様に届けられるようにする責任があります。 売り手も請求書を発行し、注文書で合意されたとおりに、あなたの会社によって支払いが行われます。
発注書を追跡して効率を向上
注文書追跡または PO 追跡は、発注書の構想から最終納品までを監視するプロセスです。 従来、PO が承認されると、買い手はサプライヤーまたは配送会社に電話して出荷状況を確認していました。 迅速かつ効率的なテクノロジーは、従来の低速モードに完全に取って代わりました。 出荷はすべての段階で追跡できるようになりました。
標準化された電子発注書フォームにより、処理が迅速、効率的、かつ経済的になりました。 スマート トラッキング ソリューションは、注文書のプロセス全体を完全にリアルタイムで可視化し、レポートを作成できるようにします。
- POの提出
- 多段階承認
- 事前発送通知
- 配達
- 請求書
- お支払いの締め切り
ビジネスにおける注文書の重要性
スタートアップの段階では、ベンダーと明確なコミュニケーション チャネルを確立する方が簡単かもしれません。 ただし、ビジネスが成長するにつれて、さまざまなレベルで、さまざまなチームの要件が拡大します。 したがって、発注書を作成するシステムを導入して、注文の詳細が失われないようにすること、同じ注文に対して支払いが滞ったり重複したりしないようにし、時間を節約し、監査証跡を確立することをお勧めします。 適切に文書化された発注書は、会社が購入した品目、購入者、購入時期、正規のベンダーは誰か、特定の時点で利用可能な支出資本の量について透明性のある履歴を提供します。 これにより、より良い財務管理が可能になります。
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注文書プロセスを自動化する利点
注文書の自動化は、全体の合理化です 発注プロセス. 注文書自動化の最大の利点は、時間と労力を節約できることです。 大規模な組織では、自動化プラットフォームにより、チーム メンバーは評価と承認のために購入リクエストをチーム ヘッドに自動的に送信できます。 その後、PO が自動的に作成されるため、事務処理の必要性、承認のさまざまな段階でのデータ入力の重複、および次のようなその他の課題が排除されます。
– 効率性と説明責任の欠如
– プロセス管理の欠如
– プライバシーとセキュリティのリスク。
価値の低いアクティビティの時間を節約します。 全体的な効率を高める
ビジネスの規模に関係なく、発注自動化の利点は数多くあります。 リアルタイムの処理と承認により、自動化によりルールとコントロールが確実に守られ、チームのプロセス効率が向上し、人為的エラーが大幅に削減されます。 さらに、完全な監査証跡が提供されるため、行方不明の紙のファイルを探す手間が省けます。 合理化されたプロセスとコストと時間の節約により、プロセスの柔軟性、制御、および可視性がもたらされます。 さらに、自動購入プラットフォームにより、シームレスな 請求書の照合 自動化された AP 部門で。
