ロボティック プロセス オートメーション (RPA) を使用すると、手作業で行われることが多い特定の種類の反復作業をやめることができます。 非常に多くの個人がメール管理のニーズに貴重な時間を費やしているため、RPA が受信トレイにどのように役立つかを検討していることは驚くことではありません。 教育部門の運営を改善し、勤勉な教師が時間を解放するのにどのように役立つかの例をいくつか示します。
タイピング作業の軽減
一部の RPA ツールは、教育者がメールを見る前に送受信メールを処理できます。 これにより、典型的な就業日の多くを構成することが多い忙しい仕事の多くが排除されます。
このようなソリューションは通常、最初のステップとしてメールの内容を評価します。 次に、メールの内容に対する信頼度スコアを作成します。 RPA システムの信頼性が高い場合、教師やメール管理に関与する他のユーザーからの入力なしで応答を送信します。 教育者が関与するのは、RPA ツールが電子メールの内容に対する信頼性が低く、ガイダンスが必要な場合のみです。
このような設定は、保護者が返信しやすいメールを送信する場合に特に役立ちます。 教育者は、RPA ツールが使用する特定のテンプレートを設定する場合があります。 その後、電子メールの内容がより複雑な場合は、より詳細な応答を入力するだけで済みます。
生徒が電子メールで宿題を送信する例を考えてみましょう。 教育者は RPA を使用して、学習者が必要な添付ファイルを含めるのを忘れた作業またはフラグの受信を確認できます。
RPA は、教育者が何十人もの新入生とその保護者にウェルカム メールを送信する必要がある新学期のような時期にも役立ちます。 教師は依然として通信に個人的なタッチを追加する必要がありますが、すべてのメッセージに含める必要がある電子メール コンテンツの一部を削除または削減することができます。
「RPA は、教師からの入力なしでメール応答を送信できます。」
重要な業務中の時間を節約
多くの職業教育者は、繰り返しと個別化の両方の要素を特徴としています。 授業計画はその好例です。 教師は通常、特定のフレームワークに従って、レッスンの内容が州または国の基準を満たしていることを確認します。 ただし、学習者の強みとニーズに応じて、各生徒の計画も調整します。
スコットランドでは、アバディーン市議会が国内で初めて RPA を使用して授業計画を作成しました。 このRPAアプリケーションはプラスの変化をもたらしました さらに 14 人の教師を雇用することに相当 時間を大幅に節約できたからです。
一部のレッスンプランには、学習者にメールの送信方法を教えることも含まれています。 そのコンテンツは、若い学習者や第二言語として英語を学習している人々にとって特に有益です.
メールは多くの人にとって日常生活に欠かせないものですが、誰もがいつか送信方法を学ばなければなりませんでした。 教師が授業計画をより迅速に作成し、テーマ別のコンテンツを生徒の受信トレイに直接配信できるようにする RPA ソリューションを想像してみてください。
「スコットランドで使用された RPA アプリケーションは、14 人の新しい教育者を雇用するのに相当する時間を大幅に節約しました。」
教育者が優先度別にメールを確認できるようにする
電子メールは便利な通信手段ですが、すぐに圧倒されてしまう可能性があります。 これは、ほとんどの人が、受信したすべての電子メールを受信するように受信トレイを設定しているためです。 でも、 メール管理のベスト プラクティス メッセージを処理する方法とタイミングを優先することです。 ほとんどの場合、迅速な対応が必要な場合もあれば、まったく対応する必要がない場合もあります。
RPA はバックグラウンドで動作して、メールに優先順位を付けることができます。 一部のシステムは、時間の経過とともにどの電子メールが多かれ少なかれ重要であるかを学習します。 設定を微調整して、事前に設定した時間にメールをまとめて表示することもできます。 そうすれば、ユーザーは新しいメッセージが到着するたびに中断されることはありません。
RPA システムの中には、特定のキーワードの認識を学習するものもあります。 それらには、「病気の子供」、「宿題が遅い」、または「宿題を逃した」などがあります。 これらはすべて、教師の早急な対応が必要な問題です。
過去数年間、多くの教育者が並外れた課題に直面してきました。 燃え尽き症候群に対処中 結果として。 XNUMX つの問題は、多くの場合、教える以外のことに多くの時間を費やさなければならないことです。 RPA は、特にメール管理に関連する問題に対処できます。
「一部の RPA システムでは、メールと時間の経過に伴う学習を優先することができますが、これは多かれ少なかれ重要です。」
処理時間と手続きの改善
多くの教育システムでは、電子メール コンテンツを早期警告システムとして使用しています。 たとえば、特定のフレーズは、危険にさらされている学生や、自分自身や他の人を危険にさらす可能性のある過激派の見解を持つ学生を示している可能性があります。
英国では、教育省が Automated Robot Negating the Onerous Logging of Data (ARNOLD) として知られる RPA ツールを導入しました。 ARNOLD を使用する前は、ワーカーは 一般からの約120,000通のメール 手動でシステムにデータを入力することによって毎年。 これにはかなりの時間がかかり、誰かがメッセージを読んで文脈を理解し、適切な人に届く前に分類する必要がありました。
現在、ARNOLD は各電子メールをレビューしてリスク レベル別に分類し、教育部門のシステムに必要なデータ入力を実行しています。 RPA ツールは、各電子メールに関連付けられた数百の変数を調べて、分類方法を決定します。 この設定により、受信メールに関連する手動のデータ入力が不要になりました。
スタッフは、この変更により、管理ではなくサービスの提供に集中できるようになったと述べています。 また、危険にさらされている学生や成績の悪い学校に関するメールなど、最も迅速な対応が必要なメールを見つけやすくなります。
ロボティック プロセス オートメーションがメール管理を簡素化
今日の教育者は、電子メールを作成して返信することを避けられません。 ただし、これらの例が示すように、ロボットによるプロセス自動化ツールは、時間を節約し、よりやりがいのある関連性の高い仕事に従事するのに役立ちます。
教育部門の意思決定者の中には、特に新しいプロセスに財源が必要な場合は、別の方法をとることを躊躇する人もいます。 つまり、教師は、現在メールの作成にどれだけの時間とエネルギーを費やしているか、および RPA がどのようにゲームチェンジャーとなり、より多くの時間を自分の得意なことに専念できるようにするかについて具体的に話す必要があるかもしれません.
