ソースから支払いまでの承認プロセスを自動化するための、ボトムアップの価値主導のビジネス ケースを構築する方法。 パート 4。
前回の記事では、適切なテクノロジを特定し、現実的な変革ロードマップを設計するためのインポート ステップについて説明しました。 この記事では、財務以外の観点からビジネス ケースを構築するプロセスについて説明します。 私の次の作品は見える
財務で。 高レベルの財務のみに焦点を当てたビジネスケースは、おそらくサインオフおよび承認されないことを覚えておくことが重要です。 一方、提案された変更のすべての側面をカバーするビジネスケースと
ボトムアップの価値評価を提供する可能性がはるかに高くなります。 堅牢な評価は、実装中に変革プロジェクトを推進するのにも役立つ可能性があります。
ビジネスケースの構築
プロセスのこの時点までに、何を、誰と、どのような時間枠で行いたいかがわかります。 プロセスの次のステップは、知っていることをすべてビジネス ケース ドキュメントにまとめてから、プロジェクトへの投資の承認を上司に求めることです。
経営陣および/または取締役会のメンバー。 興味深いことに、このステップは、プロセス全体の中で最もストレスの多い部分と見なされることがよくあります. どこから始めますか？ どのような書類を準備する必要がありますか? どのように受け取りますか？ あなたの幹部はどのような追加の質問をしますか
聞く？ 説得力のある十分なストーリーはありますか？ あなたが提案した変更は承認されますか?
ビジネス ケース ドキュメントの焦点と重要性にもかかわらず、それは通常、単純化されすぎて数字に焦点を当てたものになってしまうステップです。 ビジネス ケースはスプレッドシートではありません。
財務はビジネス ケースの重要な要素ですが、それだけではありません。
ビジネス ケースは、承認されるために XNUMX つの重要なポイントに対応する必要があり、変革プロジェクトを推進するのに役立ちます。
- 信頼 – あなたの ビジネスケースは、あなたが話していることを知っていると幹部が信頼できるように十分に堅牢である必要があります
- 正直– それは、提案されたプロジェクトの正直な評価でなければなりません。 プロジェクトを加速または減速させる可能性のあるコンポーネントを設定し、作成した財務およびプロジェクトの提供に関する仮定を定義する
- ガバナンス – プロジェクトが約束を果たすことを確実にする、堅牢な監視と評価のポイントを備えた明確な道筋を描く必要があります。 達成する必要がある主要な「変革」指標とその内容を概説した確固たる計画を持つ
是正措置を適用することができます。
ビジネス ケースには、次の要素を含める必要があります。
変更管理の評価
ビジネス ケースには、プロジェクトがチームに与える可能性のある影響の詳細な評価を含める必要があります。 プロジェクトの実施をサポートすると同時に阻害する「人的要因」を概説する必要があります。 それをするために
次のことを考慮してください。
- あなたの現在の文化と価値観
- すでに進行中または計画中の変化の程度を含む、ビジネスの変化に対する能力
- 組織全体に存在するリーダーシップ スタイルと権限配分
- 以前の変革および変更プロジェクトの認識
- 提案された変更に対する中間管理職の態度 (変更はエンド ユーザーの採用を促進する上で重要な要素となります)
- 組織全体で変化を推進するために必要なエグゼクティブ スポンサーシップ
計画をより広い戦略目標に合わせる
どのようなビジネス ケースでも、提案されたプロジェクトから組織の XNUMX つまたは複数の戦略目標まで、非常に明確で明確な線を引く必要があります。 次に、それを、提案された変更がもたらす変換に結び付けます。 これは獲得するために不可欠です
プロジェクトに対する経営幹部のサポートと、支出に対する承認の取得。 これは、'X' よりも詳細にする必要があります。
デジタル プロジェクトであるため、デジタル トランスフォーメーションに関する目標 Y と一致します。. では、必要な詳細レベルをどのように示すのでしょうか?
- 企業および部門の戦略計画を確認します。 彼らが存在しない場合は、上級経営陣と会って、主要な戦略的優先事項について尋ねてください。
- 次に、それらの優先事項をサポートするプロジェクトの具体的な成果を特定します。
- 成功の指標とプロジェクトのタイムラインを、より広範な企業および/または部門の戦略計画に合わせます。
いくつかの主要な利害関係者で調査結果をテストして、それらが理にかなっていることを確認します。これは、プロジェクトのアイデアをその利害関係者に植え付けるのにも役立ちます。
リスクを理解する
リスクは、あらゆるビジネス ケースの意思決定プロセスにおいて非常に重要な部分であるため、次の XNUMX つの主要な領域で下調べを行い、プロジェクトに関連するリスクを理解していることを示す必要があります。
- プロジェクトのリスク – プロジェクトの実施に伴うリスクは何か
- 不作為のリスク – プロジェクトを実施していない間にビジネスが直面し続ける企業リスクは何ですか?
- ROIリスク – 期待される投資収益率を達成できないリスクは何か。
リスクごとに、可能性、影響、リスク評価、軽減戦略、および所有者を特定する必要があります。 プロジェクト リスクは、プロジェクト計画プロセスから導き出す必要があります。これらは通常、ビジネス ケースで強調されるリスクです。
通常見過ごされがちな領域は、不作為のリスクと ROI のリスクです。
不作為のリスク
不作為のリスクとは、企業が調達および買掛金プロセスを変更する際に直面する非常に現実的な企業リスクを指します。 すべてのビジネスはこれらのリスクに直面しています。問題は、システムに基づいて、これらのリスクがどの程度高いかです。
すでに導入されているプロセス。 一般に、ビジネスの調達プロセスと買掛金プロセス全体で 10 の企業リスクを認識しておく必要があります。
- 不正な請求書 – 支払うべきではない請求書を支払うリスク
- サプライヤーの不遵守 – これには、サプライヤが保持する必要があるドキュメント/プロセスの種類に関する、サプライヤ側のコンプライアンス違反のリスク全体が含まれます。 ここでのリスクは、
必要な文書が整備されているか、既存のサプライヤーの文書が失効しています。 これには、次のコンプライアンスが含まれる場合があります。- 環境、社会、およびガバナンスの要件 (ESG)
- 現代の奴隷制
- 保険
- 業界認定
- 業界の評価
- 請求書の重複 – サプライヤーに対して同じ請求書を XNUMX 回支払うリスク。
- 税務コンプライアンス – データまたはプロセスの問題により、関連する税務申告/法律を遵守できないリスク。
- マーベリック支出 – 商品/サービスに対する不正な企業支出が存在するリスク。
- 費用の承認 – 財務方針と手順に従って、商品/サービスに対する企業支出の承認を示すことができないリスク。
- 不正な請求書データの取得 – 請求書データを誤って取得して、サプライヤーの支払いに関する問題が発生するリスク
- 利益相反– 利益相反を明確に評価せずに企業支出の決定が下されるリスク (たとえば、契約が従業員の友人またはその他のビジネス上の利益に与えられるなど)。
- 契約ライフサイクルのリスク – このリスクには、次のような領域を含む、契約関連のあらゆるリスクが含まれます。
- 適切な契約リスク評価なしに合意された、好ましくない、および/または損害を与える可能性のある契約条件
- 契約書類が行方不明になる
- 権限のない従業員による契約の承認
- 知らず知らずのうちに終わる契約
- サプライヤーとの関係を損なう – このリスクは、調達から支払いまでのプロセスで発生する可能性のある問題に関連しており、サプライヤーとの関係を損なう可能性があります。 これには、次のような要因が含まれる可能性があります。
- 請求書の支払いの遅延、遅延、または未払い
- 手動のフォローアップ プロセスによるサービスの高コスト
- 手動の注文プロセスが原因で、注文が見つからない、または正しくない
- ビジネスの混乱 – このリスクは、重要な手動プロセスの知識を保持している主要なスタッフが離職したために、主要な調達から支払いまでの業務が中断される可能性に関連しています。
ROI のリスク
この時点までのプロセスをたどることができた場合は、提案されたプロジェクトを通じて価値がどのように、いつ提供されるかについて明確な考えを持っているはずです。これらはすべて、一連の仮定によって決定されます。 ROI のリスクは、
それらの仮定は満たされていません。
たとえば、サプライヤがより自動化された請求チャネルを採用することで請求処理コストが削減されると計算した場合、採用が予想よりも遅い場合はどうなるでしょうか? どのような緩和戦略を導入できますか
仮定が現実に近いことを確認するには？
期待される利点のすべての領域を確認することをお勧めします。
- 請求プロセスの利点
- PO 処理の利点
- 調達関連特典
- 人関連のメリット
- 効率関連の利点
次に、それらの領域に基づいてリスク評価を実施し、可能性、影響、および緩和戦略を特定します。
私たちの経験では、ビジネスケースの非財務的側面を明確にすることは、信頼を築き、専門知識を示し、ビジネスケースの財務面についてエグゼクティブを準備するのに大いに役立ちます. 次の記事では、これらの主要な財務を追加する方法を見ていきます
あなたのビジネスケースに。
