請求書‌‌承認‌‌自動化‌‌

概要

ほとんどの企業の買掛金 (AP) 部門には、次の内部規則があります。 請求書管理 承認を含みます。 請求書承認とは何ですか? 手動の請求書承認ワークフローとは何ですか? 請求書承認ワークフローを自動化する理由

請求書の承認プロセスを理解するために読んでください。

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製品指向であれサービス指向であれ、ビジネスにおける買掛金（AP）部門の運営は、企業の生産性と良好なサプライヤー関係の維持にとって重要です。 企業の購入プロセスに財務、管理、および事務サポートを提供する効率的なAP部門には、発注書管理、ベンダー通信、請求書にまたがる調達から支払いまでのプロセスのさまざまな機能をシームレスに統合する組織化されたシステムが必要です。管理、製品追跡、および支払い。

請求書管理 会社が請求書を受け取ったときに始まり、請求書の支払いで終わる、会社の AP 部門の最も重要な機能の XNUMX つです。 単純に聞こえるかもしれませんが、請求書の管理は、「請求書を受け取り、請求書を支払う」という XNUMX 段階のプロセスではありません。 これは、大量の購入を行い、最終的に大量の請求書を発行する企業に特に当てはまります。 優れた請求書管理プロトコルでは、すべての請求書の正当性を検証し、支払いを処理する前に複数レベルの承認を行う必要があります。

請求書承認ワークフロー

請求書承認ワークフローは、会社が受け取った請求書が合法であり、注文と一致することを保証するために実行される、調達から支払いまでのプロセスの一連のステップです。 請求書の承認には、発注書やベンダーの責任者による複数レベルのチェックが含まれます。 各企業は独自の承認ワークフローを持つことができます

一般的な請求書承認ワークフローは、次の手順で構成されます。

請求書が会社に到着します。 請求書は、ハードコピー、PDF添付ファイル、またはより高度な形式のデジタル請求書の形式である場合があり、処理のために適切なセクションに提出する必要があります。

• 請求書の検証： 提出されると、請求書は、発注書、発注書、ベンダーからの見積もり、ベンダーからの他の通信など、その特定のトランザクションに関連する他のドキュメントにリンクされます。これは一般に「スリーウェイマッチング」と呼ばれます。 、照合するXNUMXつのドキュメントは、発注書、請求書、および納品書ですが、照合には他のドキュメントも含まれる場合があります。 検証のために考慮すべき他の要因は次のとおりです。
  支払い条件は一致していますか？
  約束された割引は含まれていますか？
  請求書は適切な経費勘定にコード化されていますか？
  支払いを差し控える必要がある受領後のパフォーマンスの問題はありますか？
• 請求書の例外： 請求書に不完全または不正確な情報が含まれている場合、例外が発生します。 請求書は、エラーを追跡して修正するために適切な従業員に再ルーティングされます。 これに続いて、請求書の再発行、再検証、エラー修正の場合の照合、または未解決の例外の場合の不正調査が行われます。
• 承認： 確認されると、請求書は会社のポリシーに応じてさまざまなレベルの担当者にルーティングされます。 承認の数と性質は、企業、部門、製品タイプ、および請求額によって異なります。 たとえば、購買部門は、支払いを処理する前に、ベンダーの請求の正確さを確認するために請求書を承認する必要がある場合があります。 一部の企業は、マネージャーまたはCFOからの追加の承認を要求するために、しきい値よりも高い請求額を要求しています。
• お支払い方法： すべての承認が得られた後、請求書は支払いキューに入ります。

多くの中小企業は、引き続き手動の請求書承認ワークフローを使用しています。 これらには、SOPのようなワードプロセッシングドキュメントを用意するのと同じくらい基本的なアクションが含まれる場合があり、ガイドとして使用されるワークフローのさまざまな参加者へのドキュメントの詳細な手順と配布が含まれます。 これは、想像できるように、参加者が手順に従ってドキュメントを参照し続ける必要があるまとまりのないプロセスであり、エラーにつながる可能性があります。

多くの中小企業では、そのようなSOPすら存在せず、さまざまな参加者に口コミで渡される一般的な手順があります。これは、企業が何らかの形で変更された場合の災害のレシピです。従業員ベースのスケールアップまたは変更。

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手動の請求書承認ワークフローの問題

手動の請求書承認ワークフローの特定の課題のいくつかは次のとおりです。

• エラー： 過労または単に見落としによる人為的ミスは、二重支払い、過少支払い、支払い遅延、または支払い漏れにつながる可能性があり、これらすべてが会社により多くのお金と時間を費やす可能性があります。
• 不足しているドキュメント： 事務処理により、請求書などの重要なドキュメントの置き忘れや紛失が発生する可能性があります。 これは、ベンダーとの摩擦から始まり、業務の遅延に至るまで、買掛金サイクル全体で多数の問題につながる可能性があります。
• 人間の努力の浪費： 手動の承認プロセスは、より生産的な活動でより建設的に採用できる人間の努力を無駄にします。
• 時間の遅れ： 請求書を承認するために複数の承認が必要な場合、および会社が営業日に複数の請求書を処理する場合、請求書を処理する前に承認を取得するだけでは時間がかかる可能性があります。 請求書の最大20％には定期的に不正確または不完全な情報が含まれており、手動の請求書承認ワークフローにより、AP部門は25％の時間を問題の解決と不足している情報の追跡に費やしています。
• 支払いの遅延： 承認の取得が遅れると、支払いが遅れる可能性があり、前述のように、会社にとってコストがかかる可能性があります。 米国では、3年に2019兆ドルが中小企業の支払い遅延と結びついており、その結果、雇用の一時停止、在庫購入の制限、および目的を達成するための従業員の時間の短縮につながりました。 遅延はまた、注文されたアイテムの受け取りの遅れ、信用格付けの低下、ベンダーとの関係の低下、および手数料/罰金に雪だるま式に増える可能性があります。
• 請求書パスの不透明度： 検証と承認のパスで請求書のステータスを追跡することは困難または不可能でさえあり、バックチェックと事前計画を困難にします。
• 詐欺の脆弱性： 請求書詐欺は、第三者の詐欺、労働者の誤請求、遅延による支払いの重複、または内部的なものである可能性があります。 不正を防ぐために、水密の承認プロセスが必要です。 これは特に危機的な時期に当てはまります。 たとえば、Covid-19のパンデミックにより、2020年に請求書詐欺の発生率が増加したと報告されています。請求書詐欺は、請求書の量の異常、商品と請求書の説明責任の欠如、POと請求書の不一致、従業員の疑わしい行動として現れる可能性があります。 特に取引量が多い場合は、手動で検出することはできません。

請求書承認ワークフローの自動化

請求書承認の自動化は、プロセスを容易にし、時間を節約するのに役立ちます。 請求書承認自動化の利点のいくつかは次のとおりです。

• より高速な検証： これはおそらく自動化の最も重要な利点です。 請求書と他の関連ドキュメントとの自動比較により、XNUMXつのトランザクションに関連するすべてのドキュメントが同じ場所にデジタルで保存され、視覚的またはAIベースのソフトウェアを介して簡単に比較できるため、手動のXNUMX者間照合に関連する時間遅延をなくすことができます。 自動請求書承認ワークフローは、データベースやその他の会計システムと統合して、人間の介入なしに自動照合することができます。
• より迅速な承認： 自動化された通知とリマインダーにより、請求書の承認の遅延をなくすことができます。 電子署名とデジタルフォームの統合により、プロセスのさまざまな参加者からの外出先での承認が可能になり、オフィスを物理的に欠席しても承認プロセスが遅れることはありません。
• コスト削減： Levvel (以前の Paystream Advisors) による 2018 年のレポートによると、割引を逃した (44%)、支払いが遅れた (39%)、重複した支払い (29%) が主な原因でした。 請求書の処理 ビジネスにおける懸念事項であり、XNUMX つすべてが自動化を使用して克服できます。
• アカウンタビリティ： リアルタイムでのトランザクションの自動追跡により、承認チェーン内の請求書のステータスを可視化できます。 不測の事態やリマインダーをワークフローに含めることで、障害を取り除き、透明性を高めて承認を迅速化できます。 承認プロセスの自動化により、完了したさまざまなレベルの承認と完了していないレベルを示す監査証跡も作成されます。
• 文書の安全性： 自動化された請求書承認ワークフローの一部としてすべてのドキュメントをデジタル化することで、検証と承認のためにドキュメントを会社内で物理的に移動することに一般的に関連するドキュメントの損失を防ぐことができます。 自動化により、ワークフローを会社のドキュメント管理システムやその他の簿記ツールと統合して、レコードの自動更新とアーカイブを行うことができます。
• 企業コンプライアンス： 自動化された請求書承認ワークフローにより、監査中に関連するすべてのデータに簡単にアクセスできるため、規制への準拠が容易になります。
• より良いビジネスインテリジェンス： 自動化された請求書承認ワークフローにより、購入データと支出に簡単にアクセスして評価できるため、より優れたレポートメカニズムと意思決定が可能になります。
• より良いベンダー管理と関係： 請求書承認プロセスの体系的な編成は、ベンダー管理の改善に役立ち、支払いの遅延を回避することでベンダーとの関係に利益をもたらすことができます。
• 詐欺の排除： 請求書承認ワークフローの自動化により、ワークフロー全体のチェックが可能になり、可視性が向上するため、不正行為を排除できます。 自動化されたXNUMX者間照合中に不規則性に自動的にフラグを立てることができ、電子署名検証により、内部および外部の両方の不正とそれに関連する損失を防ぐことができます。

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完全に自動化された請求書承認プロセス

• 請求書のデジタル化： さまざまな形式の請求書は、最初に標準形式にデジタル化する必要があります。 各請求書には、会計リソースの計画やビジネス内の意思決定に使用される重要なデータが含まれているため、データ抽出の正確さが不可欠​​です。 請求書から読み取られたデータは、通常、その後の処理のために会社が使用するERP、会計、またはデータ分析プラットフォームに転送されます。
• 自動検証： 自動化されたXNUMX者間照合では、請求書、PO、領収書から関連データを取得し、人間の心を模倣する方法でそれらを自動処理できます。 そのうち、AI対応の処理では、レコードを比較および照合し、トランザクションの受け渡し、エラーのフラグ付け、例外の発生などの決定を行うこともできます。
• 自動化された例外処理： エラーにフラグが付けられるか、例外が発生すると、請求書はエラーを修正できる適切な担当者にすぐにルーティングされます。 これにより、手動のエラー処理に関連する時間遅延を減らすことができます。
• 自動承認： 照合と検証の後、請求書は承認のために適切な担当者に自動的に送信されます。 デジタル署名とデジタル形式の承認を適用することで、遅延を防ぐことができます。
• 支払いの処理： 承認後、自動システムは請求書を支払い処理のために財務チームに転送します。その後、トランザクションは終了し、データがアーカイブされます。

自動請求書承認ワークフローシステムを採用しようとする企業は、そのためのツールを選択する際に次の要素を考慮する必要があります。

• ソフトウェアをサポートするために必要なインフラストラクチャとITリソース
• システムのセットアップと実行に関連する財政的コミットメント
• 社内の他のシステムとの統合
• ビジネス内で必要/可能性のある自動化と人間の介入のレベル
• 社内でのノウハウの利用とソフトウェアメーカーからのカスタマーサポート
• 必要なデータセキュリティのレベル
• アクセスのレベル（これにより、データの保存場所が決まります）は、ローカルマシン、中央サーバー、またはクラウドにあります。

自動請求書承認用のナノネット

AIベースのNanonetsOCRエンジンは、請求書の処理を自動化し、手間のかからないプロセスにするのに役立ちます。 さまざまなファイルタイプをサポートし、構造化請求書と非構造化請求書の両方を処理します。 Nanonetsの請求書OCRAPIは、会計ソフトウェアへのデータ入力の手動タスクを最小限に抑えるのに役立ちます。

データは自動的にアップロードされ、注釈が付けられ、XNUMX行のコードなしで予測できるようにモデルがトレーニングされ、GPUについて心配したり、ディープラーニングモデルに適したアーキテクチャを見つけたりすることができます。 また、各予測のJSON応答を取得して、それを独自のシステムと統合し、最先端のアルゴリズムと請求書の管理と承認のための強力なインフラストラクチャに基づいて構築された機械学習を利用したアプリを構築することもできます。

Nanonetsテクノロジーは、Mysqlデータベース、QuickBooks、Salesforceへの統合など、他のシステムとの統合をサポートし、プラットフォームに依存しません。 Nanonetsは正確でスケーラブルであり、AP部門の時間とお金を節約し、請求書の承認プロセスを強化して、ベンダーとの関係を強化します。

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まとめ

企業の事業の財務面をデジタル化することの利点は、企業によってますます認識されています。 これにより、ワークフロー構造に自動化を採用する必要がありました。 請求書承認ワークフローの自動化により、企業は手動の請求書管理などの日常的な活動に費やす時間を短縮し、代わりにコアコンピテンシーに集中して収益を改善し、競争力を維持することができます。

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• 情報源： https://nanonets.com/blog/invoice-approval/