請求書照合

買掛金 (AP) プロセスにおける重要なアクティビティの XNUMX つは、請求書照合です。 この重要なタスクに対する従来のアプローチは、時間、労力、および人的資源をビジネスに費やす可能性があります。 革新的なテクノロジーと自動化されたツールセットを使用することで、請求書の照合を最適化し、ビジネスにさらなる活用と価値を提供できます。

この記事では、請求書の照合、さまざまなタイプ、タッチレスの必要性に関する詳細な洞察を提供します 請求書の処理 or 請求書管理、およびそのさまざまな利点。

請求書照合とは何ですか?

請求書照合は、 買掛金プロセス 上の情報を検証および比較する 注文書 (PO) ベンダーの請求書と製品の領収書のそれと。

組織がベンダーの商品やサービスを利用したい場合、詳細な要件を記載した発注書を作成します。 要求された商品またはサービスの配送時に、購買組織によって製品領収書が発行されます。 仕入先は、支払いのクリアランスのために請求書を発行します。 これは、請求書の照合が行われるときです。

請求書を照合することで、注文書と請求書の間にエラーや矛盾がないことが保証されます。 これにより、ベンダー会費の迅速な決済が促進され、次のリスクが回避されます。 ベンダー詐欺 & 不正な請求書の支払い。

デビエーションとは？

請求書の例外と呼ばれる偏差は、請求書の詳細と、PO や商品/製品の受領書などの検証文書との間に不一致がある場合に発生します。

偏差には、数量と価格の XNUMX つのタイプがあります。

• 数量偏差: PO と請求書の金額またはアイテム数の不一致を指します。
• 価格偏差: PO に記載されているコストと請求書に記載されている値が一致していないことを示します。

逸脱を特定して調整することは、AP 部門にとって困難な作業になる可能性があります。 逸脱を評価して、許容範囲内に収まっているかどうかを確認して、次の手順に進む必要があります。 請求書の処理 または請求書を仕入先に差し戻して修正してもらいます。

許容レベルとは、請求書のパーセンテージまたは金額で発生する可能性のあるわずかな変動を指します。 許容レベルを超える請求書は「保留」され、修正のために仕入先に送信されます。

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請求書照合の必要性

請求書の照合または照合がビジネスにとって非常に重要である理由を見てみましょう。

請求書の照合により、支払いをリリースする前に、ベンダーの請求書をサポート ドキュメントと照らし合わせて確認できます。 これにより、企業は次のことができます。

• ベンダーから受け取った有効な商品またはサービスに対してのみ支払いが行われることを確認する
• 支払いの迅速かつ正確なリリースを維持する
• エラーや二重支払いをなくすことで透明性を高めます
• 複数のベンダーへの支払いの追跡記録
• 企業監査の準備を万全にする

以下の次のセクションで詳しく説明するように、さまざまな企業がさまざまな方法で請求書を照合できます。

請求書照合の方法

組織における請求書照合プロセスは、通常、2 方向照合、3 方向照合、最後に 4 方向照合の方法で行われます。

請求書は、他の関連するものに対して検証されます ドキュメントワークフロー 含めることができる 発注書、商品の受領書、および検査票。 これらの照合方法では、請求書の支払いが決済される前に解決する必要がある請求書の不一致と許容レベルもチェックします。

2ウェイマッチング

双方向照合は、請求書を確認するためのシンプルで一般的な方法です。 これには、請求書と発注書の照合、および許容範囲のチェックが含まれます。 請求書が必要な基準を満たしている場合、支払いがスケジュールされます。

3ウェイマッチング

3ウェイマッチング 請求書照合の最も一般的な方法です。 これには XNUMX 段階のプロセスが含まれます。 請求書は、商品の受領だけでなく、注文書に記載されている詳細の正確性についてもチェックされます。 許容レベルが承認されると、請求書は支払いの準備が整います。

4ウェイマッチング

2 方向および 3 方向のマッチングよりも複雑な 4 方向のマッチングには、検証の別の手順が含まれます。 請求書と発注書、商品の受領書、検査票の照合も必要です。

商品が納品されると、入荷部門が数量を確認し、入荷数量が正確であることを確認する検品票を発行します。 したがって、発注書、入庫、許容範囲、および検査票と一致する請求書のみが支払に適していると見なされます。

請求書照合のこれらの方法により、企業は注文および受領した商品/サービスに対してのみ支払うことが保証されます。 また、虚偽の請求書や支払いエラーから保護し、企業が第三者との取引をより適切に保持できるようにします。

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請求書と契約書の照合

請求書照合方法とは別に、特定の購入は契約照合プロセスを使用して行うことができます。 PO 以外の請求とも呼ばれるこのタイプの請求書は、周期的に発生する定期的な支払いまたは公共料金の支払いに使用されます。

契約照合では、請求書が既存の契約と比較および検証されます。 このような契約購入の例としては、毎月の光熱費 (電気、水道など)、建物の賃貸料と維持費、広告費、法律またはコンサルティング サービスなどがあります。

このタイプの照合は、内部の請求書承認プロセスの対象となります。 契約が一致し、承認が与えられた場合、PO 以外の請求書の支払いがスケジュールされます。

これにより、請求書を注文書やその他のサポート ドキュメントと照合する必要がなくなります。 また、反復的な性質の支払いの早期決済を容易にし、時間、労力、およびコストを節約します。

自動請求書照合とは何ですか?

自動化された請求書照合とは、高度なツールとテクノロジーを利用して企業の請求書照合プロセスをデジタル化することです。 請求書は、人間の介入を必要とせずに自動的に処理されます。

自動化された請求書照合テクノロジーは、AP 部門の働き方を変えることができます。 受け取った請求書はスキャンされ、デジタル形式に変換され、アルゴリズムを使用して照合され、許容範囲の設定と照合され、承認された場合は支払いのために処理されます。これらはすべて人的依存なしで行われます。

自動化を使用して請求書を検証または照合し、それらを処理するタスクには、多くの利点があります。 OCR や RPA などの AI 主導の自動化テクノロジーは、非接触の請求書処理を効率的でエラーのないものに強化できます。

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自動請求書照合での AI の使用

機械知能を使用してプロセスを処理することで、複雑で退屈な作業をシンプルかつ簡単にすることができます。 OCR や RPA などの AI 主導のテクノロジーは、AP プロセスを自動化し、ビジネス効率を向上させる効果的なツールとなります。

光学式文字認識

OCR は、編集のためにデジタル文書から情報を読み取って抽出する技術です。 人工知能を使用した OCR 機能は、大量のデータを扱う業界に役立ちます。 APオートメーション.

OCRは効果的に実行できます データ収集、該当するデータを抜き出して抽出。 次に、請求書と注文書を自動的に照合するためにルーティングします。 この段階の後、2 ウェイ、3 ウェイ、または 4 ウェイ マッチングを使用して請求書照合プロセスを完了できます。 これらすべてにより、手作業の労力、時間、およびコストが削減され、プロセスの効率が向上します。

しかし、OCR は AP プロセスの自動化の最適化に大きく貢献できますが、OCR だけでは自動化プロセスを完了するには不十分な場合があります。 OCR と組み合わせて別の強力なテクノロジを使用すると、完全なプロセスの自動化を実現する上でより有益であることが証明されます。

ロボットプロセス自動化

ロボティック プロセス オートメーションは、OCR と組み合わせて仮想アシスタントとして機能し、デジタル プロセスを自動化できる、人気のある便利なソフトウェア テクノロジです。 このソフトウェアを使用すると、ユーザーは人間の行動を模倣する「ボット」を作成できます。

これらの信頼性の高いロボットは、24 時間年中無休で高速かつ正確に動作するために、多くの業界で使用されています。 システム アプリケーションと対話することにより、これらのボットは自動的に実行できます。 コグニティブデータキャプチャ、人間と同じようにデータを抽出、分析します。 これに加えて、抽出されたデータを適切なプロセスに伝達してルーティングし、数秒で正確なアクションを開始できます。

OCR を使用した RPA は、請求書を受け取った直後から、AP 請求書照合プロセスを迅速、正確、かつ時間枠の短縮で支援できます。 アップロード、スキャン、実行 情報抽出、2 ウェイ、3 ウェイ、または 4 ウェイ マッチングを開始し、設定された許容範囲をチェックし、修正または支払い処理のために請求書にマークを付けます。

自動請求書照合の利点

請求書の照合を自動化すると、支払いのための請求書の処理が容易になります。 人的介入の必要性が排除されるため、事務処理や手作業による検証を維持する複雑さも排除されます。

タッチレス請求書処理によって提供される注目すべき利点のいくつかは次のとおりです。

• 時間節約 – 請求書の手動照合は面倒で時間がかかります。 請求書の詳細を個別に確認し、2,3、4、または XNUMX 方向のプロセスで検証するには、かなりの時間がかかります。 したがって、会社の従業員は貴重な時間を他の重要なタスクに専念させ、全体的な生産性を向上させることができます。
• 正確さ – AP プロセスを自動化することで、エラーの発生率が低下し、プロセス間のワークフローがスムーズになります。 不一致や不一致は簡単に検出され、請求書がすべてのレベルで決済された場合にのみ、支払いがスケジュールされます。
• 重複した不正な請求書に対する保護 – 請求書照合の自動化には、請求書とサポート ドキュメント間の一貫した検証が伴います。 例外も検出され、手動で検証するためにフラグが立てられます。 これにより、不正または重複した請求書に対する保護と、より優れたビジネス管理が保証されます。
• ベンダーとの関係を促進する – 請求書処理を自動化することで、請求書と注文書を迅速に照合し、ベンダーへの迅速な支払いを促進して、ベンダーの満足を維持できます。 同様に、ビジネスは、より良い契約オファーと収益性の向上のための早期支払い割引の恩恵を受けることもできます。
• 効率的なコスト分析 – タッチレスの請求書処理により、個々の項目に関する情報が提供され、最高の価値を提供するものを特定するのに役立ちます。 この信頼できるデータは、より良いコスト分析と関連ベンダーの選択に役立ち、会社により多くの価値をもたらします。
• 監査に適しています – 監査には、他のサポート文書を含む請求書が必須です。 自動化された請求書照合を使用すると、発注書、入庫、検査票、および請求書が、監査中に簡単にアクセスできるデジタル化された一元化された場所で利用できるようになり、プロセスが迅速化されます。

まとめ

買掛金請求書の照合と処理は複雑なプロセスです。 AI 対応テクノロジーは、カスタマイズ可能な自動化を通じてビジネスを活用できます。 自動化することで、企業はシームレスな統合を目指すことができます ドキュメント管理ワークフロー 最適化されたビジネス効率と成長のために、より良い透明性を作成し、良好なビジネス関係を維持します。

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