時は金なりの世界では、企業も顧客も同様に、時間を節約し効率を高める手間のかからない支払い方法を求めています。
中小企業では、 25日 単一の請求書の処理を完了するには?
支払いの自動化を開始します。これは、パンデミックと新しい競争環境により、最近人気を博しているソリューションです。 支払いプロセスを自動化することで、企業や個人は時間を節約し、エラーのリスクを最小限に抑えることができます。
この記事では、支払い自動化の利点、その仕組み、および支払いプロセスを簡素化し、あらゆる規模の企業の収益を向上させるために実装する方法について説明します. 中小企業の経営者であろうと大企業の CFO であろうと、支払いの自動化は必要なソリューションになる可能性があります。
支払いの自動化とは何ですか?
支払いの自動化は、支払い関連のデータを処理し、人間の関与を最小限に抑えてアクションを実行するシステムです。
手動の支払いプロセスに伴う欠点により、支払いの自動化が必要になりました。 一般的な課題には、人的エラー、時間のかかるタスク、透明性の欠如、セキュリティ リスク、生産性の低下などがあります。
支払いプロセスを自動化すると、エラーのリスクが軽減され、支払い処理時間が短縮され、透明性が向上し、セキュリティが強化され、生産性が向上します。 支払いの自動化は、もはや大企業だけのぜいたく品ではなく、あらゆる規模の企業にとってますます必要になっています。
個人レベルでは、支払いの自動化には、クレジット カード請求書、住宅ローンの支払い、ローンの支払い、貯蓄預金の自動支払いが含まれる場合があります。
ビジネス レベルでは、支払いの自動化には、ベンダーへの支払いプロセスを管理および完了するためのソフトウェア ツールの使用が含まれます。 これには、支払いの承認、ACH 送金、小切手、電信送金、仮想カード支払いなどのさまざまな支払い方法による支払いが含まれます。
自動化により支払い処理時間が短縮され、支払いが正確かつ時間通りに行われるようになります。 最高の自動支払いサービスは、これらのプロセスをシームレスに統合し、エラーのリスクを減らし、ビジネスの時間とお金を節約します。
支払いの自動化はどのように機能しますか?
企業は、サプライヤーから受け取った製品またはサービスの請求書をサプライヤーから受け取ります。 請求書は、通常 AP 部門で処理され、通過すると、支払いのために清算されます。
支払い自動化システムは、通常、請求書の取得、コーディング、レビュー、承認、支払い承認、支払い実行など、さまざまなプロセスを含む包括的な AP 自動化システムに組み込まれています。
支払い承認フェーズでは、自動化により、支払いを開始するためのソフトウェア内でのエンコード ルールの確立が必要になる場合があります。
手動のプロセスでは、AP マネージャーは支払いオーソライザーによるレビューのために一連の支払いを送信し、オーソライザーはどの支払いをリリース、保留、または拒否するかを決定します。 しかし、支払承認者が不在の場合、支払承認プロセスが遅れる可能性があり、手動操作には大きな障害となります。
自動化により、オフィス、自宅、外出先など、どこからでも請求書の支払いを承認または拒否できます。 この段階で、支払承認者は、現金を節約するために期日まで延期するか、割引を受けるために早期に支払うなど、いつ支払をスケジュールするかを決定することもできます。
自動化されたプロセスの支払い実行段階で、承認された支払いがスケジュールされ、送信されます。 支払いが完了すると、詳細が会計システムに同期され、請求書は支払い済としてマークされます。 さらに、承認、請求書のコピー、領収書、および支払記録のすべての記録が請求書にリンクされているため、将来取引を調査する必要がある人は、すべての関連情報を XNUMX か所で見つけることができます。
自動支払いシステムの最も一般的な方法の XNUMX つは、ACH 送金です。 ACH 転送を使用した支払いプロセスでは、受取人が支払い注文を作成し、元の銀行が受け取ります。 オリジネーター銀行は、すべての PO をコンパイルし、処理のために ACH に送信します。 その後、ACH オペレーターは PO 金額を承認し、受取銀行にリリースします。 このプロセスにより、支払い自動化サービスは、人的介入がほとんどなくても支払いを迅速かつ正確に処理できるため、エラーのリスクが軽減され、支払いプロセスの全体的な効率が向上します。
支払い自動化の種類
支払いの自動化にはさまざまな形態があり、それぞれに独自の利点があります。 最も一般的な支払い自動化のタイプの一部を次に示します。
- ACH (自動手形交換所) 支払い: ACH 支払いは、米国の銀行口座間の資金の電子送金です。これらは、特に給与計算やベンダー支払いなどの定期的なトランザクションの場合、支払いを自動化するための費用対効果が高く信頼性の高い方法です。 ACH 支払いはバッチで処理されるため、電信送金より効率的です。
- 電信送金: 電信送金は、通常、多額の支払いや緊急の支払いの場合に、銀行間で資金を電子的に送金する方法です。電信送金は、他の支払い自動化形式に比べて費用と時間がかかる場合がありますが、安全性と信頼性も備えています。
- クレジット カード支払い: クレジット カード支払いは、特にオンライン取引で人気のある支払い自動化形式です。クレジット カードによる支払いは迅速かつ安全で広く受け入れられているため、迅速に購入を行う必要がある企業にとって理想的な選択肢です。
- 電子請求書発行 電子請求書発行または電子請求書発行は、請求書を郵送ではなく電子的に送信するプロセスです。電子請求書発行により、請求プロセスを自動化し、エラーを減らし、キャッシュ フローを改善することで、企業の時間と費用を節約できます。電子請求書発行により、企業は支払いをより効率的に追跡し、顧客とリアルタイムでコミュニケーションできるようになります。
支払い自動化の利点
支払いの自動化の主な利点は次のとおりです。
迅速な支払い
自動支払いソリューションは、あらゆるレベルの取引量を持つ企業の迅速な支払いを促進できます。 請求書の量が少ない企業の場合、自動システムは 示す 自動化されていない場合の 33% と比較して、時間の 24% で時間通りの支払いが行われます。 同様に、請求書の量が中程度の企業でも同様の傾向が見られ、PO 請求書の 42% が自動化されているのに対し、自動化されていない場合は 25% が期限内に支払われました。
精度の向上
支払い処理を自動化すると、ERP または会計システムに対して請求書データを検証し、エラーの原因となる手動プロセスや紙のハンドオフを排除し、重複する請求書にフラグを立てることで、精度が向上します。
サプライヤーと内部関係者間のコラボレーションが促進され、問題のあるサプライヤーを特定するためにビジネス インテリジェンスが使用されます。 一部のテクノロジー プロバイダーは正確性を保証しています。 電子コラボレーションは、追跡されていない電子メールや電話に依存する手動の方法と比較して、効率的なエラー解決を可能にします。 によると "AP 自動化の方法、理由、ROI」レポートによると、23% の企業が、自動化を実装した結果、請求書の重複が減少しました。
コスト削減
自動支払システムは、早期支払割引の獲得率を高め、遅延支払ペナルティを削減することにより、企業に大きなコストメリットをもたらします。 IOFM ベンチマーク ほとんどの買掛金部門は、すべての早期支払い割引の 21% 未満しか獲得していないことを示していますが、自動化により、企業は請求書承認サイクルを合理化することで、割引期間内により多くの請求書を支払う方法を明確にすることができます。 IOFM レポートは、5,000 か月あたり 55,650 件の請求書を処理する買掛金部門が、自動化を使用して XNUMX か月あたり XNUMX ドルを節約できることも示しています。
生産性の向上
支払いの自動化により、会計の専門家は流動性計画などの戦略的タスクに集中できます。 また、フルタイムの従業員の必要性が減り、生産性と収益性が向上します。 共有ドキュメントでのリアルタイムのコラボレーションにより、プロセスが合理化され、不要な遅延がなくなり、リモート ワーカーの作業が容易になります。 これにより、利便性が向上し、フラストレーションや紛争が減り、より平和な職場環境が実現します。 従業員は、買掛金プロセスの継続的な改善に貢献し、ビジネスの継続的な成長を支援できます。
詐欺の機会を減らす
分散化された手動の支払いプロセスは、偽の請求書が支払われるエントリポイントが複数あり、誰が何に対して支払いを受けているかの可視性が限られているため、詐欺に対して重大な脆弱性をもたらします. ただし、自動化によりプロセスが合理化され、すべての請求書が XNUMX つのオンライン システムを通過して、疑わしい支払いを完全に可視化し、簡単に識別できるようになります。 AP 自動化ソリューションは、職務分掌、二重要素認証、ポジティブ ペイ ファイルなどの自動化された支払い管理を確立し、内部不正を防ぎ、アカウントの乗っ取りから保護します。 Positive Pay Files は、発行された小切手のファイルを対応する銀行に毎日送信し、承認された支払いの検証を可能にします。
支払い自動化のベスト プラクティス
自動支払いサービスを設定して実装しても、自動的に企業が利益を享受できるわけではありません。 支払いの自動化から真の利益を得るには、実装と管理のベスト プラクティスに従うことが不可欠です。 これらのプラクティスは、コストのかかる間違いを回避するのに役立つだけでなく、会社の収益の長期的な成功と持続可能性を確保するのにも役立ちます。 以下にリストされているいくつかのベスト プラクティスに従うことで、企業はより効率的に支払いを自動化し、コストを削減できます。
- 規制への準拠の確保: 企業は、支払い自動化プロセスが、Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS)、General Data Protection Regulation (GDPR)、Anti-Money Laundering (AML) 規制など、関連するすべての規制に準拠していることを確認する必要があります。 . これらの規制を遵守することで、ビジネスを法的および財務上のリスクから保護することができます。
- 支払い情報の確認: 支払いを開始する前に、企業は、受取人の名前、銀行口座番号、ルーティング番号などの支払い情報が正確であることを確認する必要があります。 これにより、エラーを防ぎ、支払いが間違った受取人に送られるのを防ぐことができます。
- セキュリティとデータ プライバシーの維持: 支払いの自動化プロセスは、詐欺、ハッキング、およびデータ侵害から保護するための堅牢なセキュリティ対策を使用して設計する必要があります。 これには、暗号化、多要素認証、およびアクセス ログの定期的な監視の実装が含まれます。 企業はまた、データ プライバシー規制を遵守し、銀行口座の詳細や個人データなどの機密情報を保護する必要があります。
- プロセスの定期的な見直しと更新: 支払いの自動化プロセスは定期的に見直して更新し、引き続き効果的かつ効率的であることを確認する必要があります。 これには、エラーや問題の監視、ワークフローと承認プロセスのレビュー、利害関係者からのフィードバックの組み込みが含まれます。 支払い自動化プロセスを定期的に見直して更新することで、企業は継続的に業務を改善し、より良い結果を達成できます。
支払い自動化の旅の一部としてのナノネット
Nanonets には、 Flow 買掛金をエンドツーエンドで自動化します。 これは、完全にカスタマイズ可能でスケーラブルな方法で AP プロセスを自動化したい中小企業に最適なプラットフォームです。
自動化されたインポート、クラス最高のデータ抽出、柔軟な承認、およびサポートされているすべての支払いオプションを備えた Flow は、財務機能を正式なものにしたいと考えている成長企業にとって理想的です。
ナノネットは、次の方法で買掛金プロセスの自動化にも役立ちます。
- 電子メール、スキャンしたドキュメント、デジタル ファイル/画像、クラウド ストレージ、ERP、API など、複数のソースからデータをインポートして統合します。
- 請求書、領収書、請求書、その他の財務書類からインテリジェントにデータを取得して抽出します。
- ビジネス ルールに基づくトランザクションの分類とコーディング。
- 自動承認ワークフローを設定して、内部承認を取得し、例外を管理します。
- ACH、カード、電信送金を使用して、世界中の 45 以上の通貨で支払いを行います。
- すべてのトランザクションを調整します。
- Quickbooks、Sage、Xero などの ERP または会計ソフトウェアとシームレスに統合します。
取り除く
支払いプロセスの自動化は、企業とその顧客に大きな利益をもたらします。 支払い処理を合理化し、エラーを減らし、幅広い支払いオプションを顧客に提供します。 AI を利用した支払いシステム、インテリジェントな会計ソフトウェア、モバイル支払いオプションなどの支払い自動化テクノロジを採用することで、企業は財務の健全性を高め、効率を高め、顧客満足度を向上させることができます。 支払いの自動化に投資することで、企業は時代を先取りし、貴重なリソースを解放し、コア コンピテンシーに集中することができます。
自動化された支払い処理が進化し続けるにつれて、あらゆる業界のビジネスの成功においてますます重要な役割を果たすことは間違いありません。
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