販売注文と請求書: 主な違い、役割、種類

販売を最初から最後まで追跡することは、企業が適切な在庫レベルを維持し、最適なキャッシュ フロー戦略を実行し、顧客が適切な製品を確実に受け取れるようにするのに役立ちます。ほとんどの企業は一度に複数の売上を監視しているため、その過程のすべてのステップを正確に記録しておくことが重要です。

業種、営業業種、さらには地域に関係なく、企業はすべての販売が適切に実行され、支払いが受領され、紙の証跡が整備されていることを確認するために、販売注文と請求書に依存しています。ただし、販売注文と請求書は同じものではありません。実際、それらはまったく異なる目的に使用されます。どちらも同様に重要ですが、販売注文と請求書の違いを理解することで、ビジネスに両方のメリットが確実に得られるようになります。 

高いレベルでは、売り注文が最初に来ます。これは、顧客が何かを購入したいという意思を表明し、販売チームと協力して、販売注文に含まれる商品またはサービスの配送スケジュールに同意するときに作成される文書です。注文品が発送されると、売掛金担当チームは注文に対して支払われるべき資金を回収するための請求書を顧客に送信します。

販売プロセスがどのようなものであっても、おそらく販売注文で始まり、販売注文で終わります。 請求書 お支払い。

受注とは何ですか？

あなたがベンダーまたはセラーの場合、顧客が購入に関心を示したら、チームは販売注文を作成します。通常、顧客は次のような方法で関心を示します。 発注書。販売注文は、注文の受領を確認し、詳細を確定し、各販売を完了する際に社内の販売チームおよび販売追跡システムのソース文書として機能します。

販売注文には詳細な情報が必要であるため、必要な顧客情報がすべて揃っていない場合、チームは販売注文を記入するために注文顧客からの入力が必要になる場合があります。販売注文に含まれる情報は次のとおりです。 

• あなたの会社の名前
• 貴社の連絡先情報
• お客様の情報（氏名、請求先情報、住所）
• 販売されている製品またはサービスの説明
• 販売に含まれる商品またはサービスの数量
• 商品やサービスの価格
• 配送料、送料、消費税
• 注文の合計金額

ビジネスで使用できる販売注文には複数の種類があります。状況や販売状況に応じて、多くの企業は次の 4 つすべてを定期的に使用します。

現金販売注文

顧客が注文し、商品を受け取り、現金で支払う場合、現金販売注文が使用されます。お客様は現金でお支払いいただきますので、 売掛金 トランザクションに関連付けられたエントリ。顧客の購入は現金口座に直接影響し、配送は即座に行われます。

急ぎの販売注文

顧客が異常に早い納期を要求した場合、社内では急ぎの販売注文が使用されます。営業チームは、このような種類の販売注文に高優先度のフラグを立てて、時間内に確実に完了できるようにすることができます。状況に応じて、顧客は商品を引き取ることも、迅速に配達するために追加料金を支払うこともできます。製品の納品後、AR チームは支払いを回収するために顧客に請求書を送信します。

スケジューリングアグリーメント

顧客が特定の数量の製品をさまざまな日に配達するように要求する場合、分納契約は、個別の配達を正確に行うための優れたツールとなります。顧客が 10 週間で 5 個、7 週間で XNUMX 個、XNUMX 週間で XNUMX 個のウィジェットを希望する場合、それらのトランザクションはすべて XNUMX つの分納契約に基づいて実行でき、納品後に更新されます。 

サードパーティの販売注文

場合によっては、特に中小企業の場合、商品やサービスを顧客に直接提供しない場合、サードパーティの販売注文が使用されます。代わりに、サードパーティに送信します。 ベンダー これにより、顧客への配送の最終段階が完了します。

請求書とは何ですか？

ベンダーまたはセラーが販売注文を完了し、合意された製品を納品すると、 請求書 配送された商品またはサービスの代金を受け取るために顧客に送付します。販売プロセスの最終ステップの 1 つである請求書の送信により、ビジネスの健全性を維持するための 2 つの重要な要素である顧客への支払いと現金の回収が開始されます。現在、請求書は通常電子的に送信され、電話で送信されます。 電子請求書.

請求書には販売注文とほぼ同じ情報が含まれますが、次の情報も含まれます。 

・ 支払い条件
· 早期支払い割引
· PO番号
・ 請求書番号
· 支払い遅延手数料
· ACH、電信送金、または EDI支払い

さまざまな状況で複数の販売注文が使用されるのと同じように、ビジネス取引ではさまざまな請求書のタイプが使用されることがよくあります。

プロフォーマインボイス

通常、請求書は契約上の支払い要求であると考えられていますが、 プロフォーマインボイス 同じ用途はありません。これは商業請求書が利用できない場合に使用され、「事前請求書」と考えることができます。コストの内訳も含まれていますが、顧客が参考として使用できる見積もりの​​ようなものです。

米国に商品を輸出する場合、米国の税関は、国境を越えて送られるものが明確になるように、注文にプロフォーマインボイスを添付することを義務付けています。 

中間請求書

大規模なプロジェクトや複数の部分からなる注文があり、複数の支払いや段階に分割する必要がある場合は、中間請求書が便利です。プロジェクトの終了まで待って 1 つの高額な請求書を送信するのではなく、中間請求書を使用して途中で増分支払いを回収することができます。売り手側では、中間請求書によってキャッシュ フローの課題が軽減され、買い手側では、支払いをより管理しやすい金額に分割できます。これはその逆です ネッティング 複数の請求書を 1 回の支払いにまとめます。

最終請求書

使用される最も一般的なタイプの請求書は最終請求書です。これは、最も単純な請求書タイプの 1 つである傾向があります。 請求書の決済、ほとんどのビジネスの標準となっています。商品またはサービスが納品されると、顧客に送信されます。

販売注文と請求書: 違い

「販売注文」と「請求書」の違いを明確にするために、この 2 つの最も重要な違いのリストをまとめました。企業は通常の販売取引を行うためにこれらの文書の両方に依存しますが、その目的は異なります。

以下の要素を考慮すると、販売注文と請求書を簡単に区別できます。

創造のタイミング

販売注文によって販売プロセスが開始されます。これにより、フルフィルメント チームは商品やサービスの配送準備を開始することができます。そして、販売プロセスの最後に、納品が完了すると、請求書が顧客に送信されます。

文書の目的

請求書と販売注文を比較するときは、各文書の目的を考慮することが重要です。販売注文はより社内向けであり、注文が開始され、アクションが必要であることをチームに知らせます。一方、請求書は外部に向けられます。正式な支払い要求として顧客に送信されます。請求書の期日が守られなかった場合、延滞料金やその他の罰金が顧客に課される可能性があります。

掲載情報

販売注文と請求書の違いは、各文書がいつどのように使用されるかという点にありますが、それぞれに含まれる情報に関しては若干の違いがあります。どちらにも顧客の名前と連絡先情報、購入する製品の数量と価格、ベンダーの情報などの情報が含まれますが、請求書には追加の詳細が含まれます。これらの詳細には、延滞料金率、支払い期日などが含まれます。それぞれの内容の正確な内訳については、上記のリストを参照してください。 

会計上の影響

通常、販売注文は経理チームによって見られたり、触れられたりすることはありません。販売注文を特定の請求書と照合する必要がない限り、販売注文に依存することはありません。一方、請求書は会計文書の重要な部分です。これらは、正確な監査証跡を提供し、エントリが正しいことを確認するために必要です。

まとめ

販売注文と請求書の違いについて説明した記事を見て、その影響は無視できると考えるのは簡単かもしれません。しかし、それどころか、主要なビジネス文書の基本的な目的を理解することは、ビジネスをより効率的に運営し、潜在的な履行や会計上のエラーを軽減し、適切な抑制と均衡を備えた内部プロセスを作成してビジネスをリスクから守るのに役立ちます。

結局のところ、チームは販売注文と請求書を同様に必要とすることになりますが、チームによってそれぞれの使用方法は異なります。営業チームは納期を約束どおり確実に完了するために販売注文を必要としていますが、売掛金の専門家は毎日請求書を受け取ります。ビジネスが究極の可能性を達成するには、これらのチームが連携して仕事をし、業務を遂行するために必要な適切なリソースを確保する必要があります。 

販売注文と請求書を理解することは、戦略的リーダーシップの優先事項とは思えないかもしれませんが、組織内の多くの人々にとって、これ以上に重要なことはありません。販売注文管理を行う準備ができている場合は、 請求書の処理 適切な自動化に投資して次のレベルへ 請求書処理ソフトウェア - お気に入り ナノネット – 世界に大きな違いをもたらすことができます。

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