ドキュメントのアーカイブに関して言えば、物理的なアーカイブ、電子的なアーカイブ、スキャン オン デマンド ストレージの 3 つの主要なストレージ ソリューションがあります。 それぞれの概要を見てみましょう。
物理的なアーカイブは、基本的に紙の保管です。
それは、ドキュメントを文書化するか、ストレージ ボールトのようなオフサイトの安全なストレージ機能を使ってドキュメントを保管することで、ドキュメントをアーカイブするときです。 ミッション クリティカルではないドキュメントの紙の証跡を保持することは、大規模な業界では広く行われています。
ドキュメントをデジタル化して、デジタル クラウド ストレージまたはオンプレミス ストレージに保存することもできます。 Nanonets などのドキュメント デジタル化ソフトウェアを使用して、ドキュメントから情報を抽出し、データベースに保存できます。
デジタルストレージの利点は、多くのスペースを節約できることです。 ドキュメントを保管するための物理的なスペースは必要ありません。すべてがサイバースペースに保存されます。
とはいえ、これは万人向けではありません。 多くの業界の所有者は、物理的なコピーを保存することを好み、セキュリティ上の理由から、ドキュメント アーカイブ ネットワーク全体をクラウド ストレージに任せることを好みません。
スキャン オン デマンドは、両方の長所を備えています。 これは、企業がオフサイトで紙の文書を保管し、招待された場合はそれらを検査し、デジタル コピーを郵送するソリューションです。
これは、大量のドキュメントをオフサイトに保存したいが、時折それらへのアクセスが必要になる可能性がある業界に適した選択肢です. とはいえ、オンデマンド スキャンは、追加サービスに費用がかかるため、通常の紙の保管よりもコストがかかります。
物理的なドキュメント アーカイブを保持するには、お金と時間の両方が必要であり、仕事やサード パーティのストレージ支援のいずれかで、有用な物理スペースを占有します。 (紙の文書ごとにファイルするのに 3 ドルかかります。)
ドキュメントを電子的にアーカイブすることは、コストと時間の両面で効率的であり、物理的なスペースをほとんど占有しません。
物理的なドキュメントを復元して電子ドキュメント アーカイブに保存すると、いくつかの利点が得られます。 これらは次のとおりです。
電子文書アーカイブはどのように機能しますか?
ドキュメントのアーカイブは XNUMX 回限りの作業ではありませんが、適切なビジネス プロセスを設定すると、それを自動化できます。 アーカイブ作業を文書化する方法を見てみましょう。
ステップ 1: 初期評価
現在のドキュメント プロセスを理解します。 重要なドキュメントと重要でないドキュメントをどのように処理しますか? 決められたプロセスはありますか？ すべてのドキュメントが一度に処理されますか、それともプロセスはアドホックですか?
調べてみる
- 文書はどのように生成、記録、分類、命名されるのか?
- 文書の電子化の手順はどのようなものですか?
- ドキュメントを削除または破棄するための要件は何ですか?
- ドキュメントの例外を処理するのは誰ですか?
- 監査に必要な書類は？
また、アイデアを得るために処理するドキュメントの数も理解する必要があります。
この初期評価に基づいて、プロセスのフローの起草に取り組みます。
ステップ 2: 目標と役割を特定する
プロセスを理解したら、文書をアーカイブする理由を考えてみてください。
- ドキュメントを扱う運用コストを削減したいですか?
- データ セキュリティ ガイドラインを遵守するためにこれを行っていますか?
- 記録管理を最適化しようとしていますか?
- 経営陣は、リソースの可視性を向上させるためにこれを行っていますか?
目標に基づいて優先順位を付け、ドキュメントのアーカイブ プロセスを変更できます。 プロセスにおける利害関係者の役割を理解します。
- ドキュメントのアーカイブ プロセスを監督するのは誰ですか?
- アーカイブされたデータへのアクセスを制限するために、どの認証レベルを使用しますか?
- 従業員のコンプライアンスをどのように確保しますか?
ステップ 3: 保持スケジュールを実装する
次に、保持スケジュールを設定します。 基本的に、保管が必要な書類と保管が不要な書類を理解しておきましょう。
将来的に必要になる可能性があるため、元の年次財務報告書を維持する必要があります。 従う必要がある連邦、地方、州、および業界固有の規則を調べてください。
たとえば、すべての IRS および税務関連の書類を少なくとも XNUMX 年間保管してください。
次に、ベンダー カタログ、ジャンク メール、複製コピーなど、アーカイブする必要のない、または永続的に保存されることのないすべてのドキュメントを破棄します。 それらをスキャンし、OCRソフトウェアを使用して情報を抽出することにより、それらをデジタル化できます。
潜在的な責任を回避するために、NAID (National Association of Information Destruction) ベンダーを採用して、材料の安全な輸送、その後の廃棄、および破壊を行います。
ステップ 4: 紙のファイルをデジタル化する
紙のファイルをデジタル化して、コストを削減し、スペースを節約し、ドキュメントの整理を改善します。
OCR ソフトウェアとドキュメント スキャナーを併用して、ファイルの並べ替え、整理、ラベル付け、およびインデックス作成を行い、検索性を高めることができます。
ステップ 5: ストレージを選択する
デジタル ストレージを使用する場合は、テープ、ディスク、およびクラウド ストレージから選択する必要があります。 それぞれに、長期的なセキュリティ、整合性、およびレコード管理ソフトウェアによる入力の容易さに関連する利点と欠点があります。
ステップ 6: ドキュメント ワークフローで自動化する
すべてのプロセスとすべての変数のマッピングが完了したら、プロセスをロールアウトします。
Nanonets のようなドキュメント管理ソフトウェアを使用する利点の XNUMX つは、すべてのプロセスを自動化し、関係者への通知を設定して、エラー ファイルを見逃さないようにすることです。 ドキュメント アーカイブ フローを作成する手順を参照してください。
ステップ 7: 監視と最適化
最初から完璧なプロセスはありません。 ドキュメント ワークフローを実装したら、プロセスを改善する方法について利害関係者からフィードバックを受け取ります。
ドキュメント アーカイブの恩恵を受ける企業は?
次の場合、会社はドキュメントのアーカイブに注力する必要があります。
- あなたの会社は定期的に多くの書類を扱っています
- 将来、古いドキュメントへのアクセスが必要になる可能性があります
- 監査は、あなたと同様の企業では一般的です
- コンプライアンスおよび規制要件の一部としてドキュメントを保存する必要がある
これらの要因が会社に関連している場合は、ドキュメントをアーカイブする必要がある場合があります。
電子文書アーカイブを選択する理由
コストを削減し、スペースを節約
大規模な国際企業を運営している場合でも、駆け出しの新興企業を運営している場合でも、できる限り経費を節約することは重要です。 デジタル ドキュメント アーカイブは、領域を解放し、運用コストを削減することで、これを可能にします。
現場で規制する文書が限られているため、それらの管理に費やす費用と時間が少なくて済みます。
ワークフローとパフォーマンスを強化
適切なデジタル ドキュメント アーカイブは、ビジネス パフォーマンスとワークフローを向上させることができます。 見積もりによると、本番データの 80% はすぐに利用できる必要はありません。
このデータをアーカイブすることで、残りのデータへのアクセスが容易になり、パフォーマンスが向上する可能性があります。
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ドキュメント アーカイブのユース ケース
ドキュメント アーカイブは、ほぼすべての種類のビジネスに役立ちます。 さまざまな業界におけるドキュメント アーカイブの実際のアプリケーションをいくつか見てみましょう。
契約書、手紙、プロジェクト文書などのビジネス文書は何年にもわたって収集される可能性があり、大量に発生して保管費用がかさみます。 従業員がこれらの参照からデータを取得する必要がある場合、巨大なドキュメント ストアを手動で検索すると、XNUMX 日のうち何時間もかかることがあります。
- 金融サービス 企業は、すべての文書が監査の準備ができていることを確認する必要があります。 これは、ドキュメント アーカイブが、顧客のすべてのログ、両替の領収書、および必要に応じてその他の法的文書を維持するのに役立つ場所です。
- 小売商 企業は、将来矛盾が生じた場合に備えて、顧客、ベンダー、およびサプライヤーのすべての情報を保存する必要がある場合があります。
- 法律事務所と法務部門 ケースに関連するすべての契約書、ドキュメント、およびファックスを PDF として保存する必要があります。 インテリジェントな検索とタグを使用して、文書や引用をすばやく見つける必要があります。 そこで役立つのがドキュメント アーカイブです。
- 公共サービス 日々、多くの情報を扱っています。 すべてが現在関連しているわけではありませんが、後でボタンをクリックするだけですぐに利用できるようにする必要があるすべての情報を保存する必要があります。
- 企業 効率的な文書アーカイブにより、文書管理を最適化できます。 紙のドキュメントを検索可能なライブラリに変換することで、従業員はドキュメントの検索に費やす時間を短縮でき、デジタル化によりデータの可視性も向上します。
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ナノネットによる文書アーカイブ
Nanonets は、すべての紙の文書をデジタル検索可能な形式に変換するのに役立つ組み込みの OCR ソフトウェアを備えたインテリジェントな文書管理ソフトウェアです。 Nanonets は、手動のドキュメント プロセスを自動化できるコード不要のドラッグ アンド ドロップ ワークフロー ビルダーで簡単に使用できます。
Nanonets を使用してドキュメントをアーカイブする方法は次のとおりです。
プロセス内のすべてのプロセスと利害関係者をマッピングする
Nanonets でアカウントを作成し、カスタム OCR モデルを選択して、ニーズに合わせて OCR モデルを作成するか、事前トレーニング済みの OCR モデルから選択することもできます。
ドキュメントをアップロードし、モデルをトレーニングして、必要な形式でデータを抽出します。
モデルに満足したら、すべてのドキュメントを特定の電子メールに自動転送するように設定できます。 に行く ワークフロー > インポート > 電子メールでファイルを受信
ドキュメントの取り込みが設定されると、OCR モデルはスキャンされたドキュメントを自動的に受け取り、選択した形式でドキュメントからテキストを抽出します。
ワークフローからエクスポート オプションを選択することで、選択したデータベースにデータを抽出できます。
承認ステージ、レビュー タイプ、ファイルにフラグを付けるルールなどを追加することで、承認セクションを追加できます。
また、ルールを追加して、データの強化、ファイルの名前変更、ドキュメントの分類と並べ替えなどを行うこともできます。 助けが必要？ 私たちのチームがすべての設定をお手伝いします!
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Nanonets は、毎年 30,000 人以上の幸せな専門家がドキュメント プロセスを自動化するために使用しています。 Nanonets のパフォーマンスのスナップショットを次に示します。
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ドキュメントのアーカイブとファイルのバックアップ
ドキュメントのアーカイブとは、基本的にファイルのバックアップを取ることですよね? まあ、それは少し違います。
ドキュメント アーカイブ プロセスはパッシブ ドキュメントのみを対象としていますが、バックアップは日常のシステムで使用されるアクティブ ファイル用に構築されます。
ドキュメント アーカイブの目的は、将来いくつかの理由で必要になった場合に備えて元のドキュメントを保持することです。一方、ファイル バックアップの目的は、実際のファイルが破損または紛失した場合に備えて、アクティブなファイルのコピーを保持し、運用を保証することです。連続。
ドキュメントのアーカイブとファイルのバックアップの違いをさらに見てみましょう。
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ドキュメントアーカイブ |
ドキュメントのバックアップ |
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目標 |
今は使わない書類の長期保管 |
データの損失または破損に備えて、最近のデータのコピーを保存する |
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中古 |
必要に応じて – 例えば。 監査 |
現在のデータが破損している場合、または読み込みに失敗した場合 |
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且つ |
コピーとして保存されます。 データは上書きされません |
データが上書きされる |
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保存されるデータの種類 |
元のデータ – 例: 財務報告 |
現在のデータのコピーとしての複製 |
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速度 |
復旧スピードは問題なし |
リアルタイムのはず |
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契約期間 |
長期保存庫 |
短期から中期の保管 |
よくある質問
文書をデジタル化する理由
生産的なドキュメント管理: インデックス化されたデジタル化されたドキュメントをシステムにエクスポートし、デジタル ライブラリに自動的に保管して、その使用状況を文書化、追跡、および管理できます。
テキストの簡単な再利用: 印刷された件名を編集可能なテキストに復元すると、Microsoft Excel や Word で修正して再利用できるため、ドキュメントの再作成や再入力に通常費やされる時間を節約できます。
検索可能性: メタデータまたはテキスト内のキーワードを含むドキュメントは、電子検索ネットワークによって検出され、数秒以内に示されます。
簡単なアクセス: デジタル ドキュメントはメイン リポジトリからいつでも取得でき、電子メールで迅速に配布できるため、印刷したコピーを作成する必要がありません。
ドキュメントアーカイブソフトウェアとは何ですか?
ドキュメント アーカイブ ソフトウェアは、ドキュメントをデジタル レコードに変換します。デジタル レコードは、アーカイブ、簡単にアクセス、効率的に管理できるため、組織を支援します。
ストレージ費用を節約し、従業員の生産性を高め、ビジネス手順をスピードアップします。
長期のアーカイブに適した、変換されたリストは小さく、視覚的な品質が向上しています。 それらは、さまざまなアプライアンスで読み取ったり、離れた場所から簡単にアクセスしたり、電子アーカイブ、デジタル ライブラリ、またはドキュメント管理で一元的にアーカイブしたりできます。
ネットワーク。 どの企業も、定義されたエントリ権を持つデジタル保存されたコピーに簡単にアクセスできるようにすることで、内部手続きをスピードアップし、効率を高めることができます。
Uナノネットを使用して、ドキュメントのアーカイブ プロセスを自動化し、オートパイロットでファイルを整理します。
