成長するビジネスは、多くのサプライヤーやベンダーとの関係を維持する必要があります。 請求基準/手順が異なるベンダーは、 買掛金プロセス かなり面倒です。 買掛金のアウトソーシングは、ベンダーへの支払いが効率的に決済されるようにしながら、AP プロセスをスムーズにするのに役立ちます。
「測定できなければ改善できない」 –ピータードラッカー。
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買掛金について
買掛金勘定 短期を指す 負債 クレジットで供給業者/ベンダーから商品またはサービスを購入することにより、企業が負担する。 の 買掛金プロセス 定期的に清算する必要がある着信請求書または請求書を追跡するため、会社にとって不可欠です。
AP プロセスの負担を軽減し、スムーズなビジネス フローを維持しようとしている組織は、 買掛金勘定 外注会社。
買掛金アウトソーシングとは
買掛金アウトソーシングとは、企業が社内で処理するのが難しい複数の AP 機能を引き継ぐことができる専門のサービス プロバイダーを雇うプロセスです。
買掛金管理のアウトソーシング会社は、組織の既存の AP プロセスと統合するために必要なスキル、ツール、およびテクノロジを備えています。
機密性の高い財務データを扱う組織は、AP プロセスにサードパーティ ベンダーを使用することを躊躇する場合があります。 そのため、代わりに AP 自動化を検討することをお勧めします。
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AP アウトソーシング vs AP 自動化
AP アウトソーシングでは、買掛金プロセスをサード パーティのビジネス プロバイダーに引き渡します。 これは、外部エンティティの買掛金サービスを使用してビジネス トランザクションを実行することを意味します。 APオートメーション、比較すると、の採用/統合です APソフトウェア 買掛金プロセスを抽出、検証、および承認します。
買掛金プロセスをアウトソーシングすることで、支払いを合理化し、労力、時間、およびエラーを節約できます。 AP 自動化ソフトウェアを採用すると、より適切に制御できます。 請求書データのキャプチャ、セキュリティ、およびより良いデータ分析に役立ち、ビジネス効率を高めます。 ただし、ソフトウェアへの投資や、従業員がソフトウェアを使用できるようにトレーニングするための時間の割り当てなど、他のコストの発生が伴います。
買掛金のアウトソーシングと自動化のどちらを選択するかは、ビジネスの規模と性質に完全に依存します。 AP の自動化により、社内の AP プロセスが容易になりますが、アウトソーシングは、AP のワークロードを削減しようとしている企業にとって理想的です。
ここでは、買掛金のアウトソーシングの利点と欠点に焦点を当てましょう。
買掛金アウトソーシングのメリット
買掛金のアウトソーシングは、ビジネスにとって非常に有利です。 熟練したアウトソーシング プロバイダーは、企業の AP プロセスをより効率的にすることができます。 したがって、キャッシュフローが改善されます。 したがって、サプライヤーとベンダーは、タイムリーな支払いから利益を得ることができます。
AP プロセスをアウトソーシングすることで企業が利益を得る方法をいくつか紹介します。
1。 コスト削減
買掛金プロセスをアウトソーシングすることは、ビジネスにとって費用対効果が高い場合があります。 社内 AP プロセスでは、人員の雇用、トレーニング資料、および機器/ソフトウェアへの投資が必要であり、ビジネスにとって非常に高価になる可能性があります。 アウトソーシングは、これらのオーバーヘッドを回避するのに役立ちますが、請求書ごとにプロバイダーに支払うため、予算にやさしいことがわかります。
2.早期割引
買掛金のアウトソーシングは、ベンダーの請求書と支払いを合理化することで、AP プロセスの効率を向上させることができます。 これにより、二重支払いや請求書の紛失を回避できます。 すべてが整理されているため、ベンダー請求書の早期決済を行って、より良い割引を受けることもできます.
3. 効率と生産性の向上
AP プロセスをアウトソーシングすることで、請求書の処理を迅速化できます。 買掛金サービスを提供する企業は、AP プロセスのみに焦点を当てています。 作業をより速く、より正確に完了します。 また、AP プロセスが適切に処理されるため、従業員はより価値の高いタスクに集中でき、効率が向上し、全体的な生産性が向上します。
4. エラーの低減と不正防止の向上
請求書の合理化とは別に、買掛金のアウトソーシング会社は、請求書のエラーの発生率も減らします。 適切なチェックと検証を実行することで、請求書のエラーを特定し、間違った支払いを防ぐことができます。 AP の専門家と洗練されたテクノロジーを使用することで、リスクを特定し、その発生率を減らすことができます。 詐欺.
5. 熟練したリソースと最新のテクノロジー
買掛金管理のアウトソーシング企業は、最新のツールやソフトウェアに精通した専門家を使用して AP プロセスを最適化します。 これは、最新のテクノロジーと高精度のツールに投資しなくても、ビジネスが強化されることを意味します。
6.一定の追跡
多くの買掛金管理アウトソーシング企業はオフサイトで作業していますが、すべてのステップで追跡できる最新のテクノロジーを使用しています。 自動追跡を導入することで、企業は買掛金プロセスに関するリアルタイムのアクセスと情報を得ることができます。
7. 人材不足の解消
従業員の不在により AP プロセスが中断された場合、ビジネスの負担が倍増する可能性があります。 アウトソーシング プロバイダーには、AP プロセスに介入して管理するのに十分な人員 (およびバックアップ チーム) があります。
買掛金アウトソーシングのデメリット
買掛金のアウトソーシングは問題がないように見えるかもしれませんが、ビジネスがアウトソーシングで直面する可能性のある問題がいくつかあります。 以下に、AP アウトソーシングで発生する可能性があるいくつかの欠点を示します。
1. エラー検証
アウトソーシング会社は、AP プロセスの処理方法について常に透明であるとは限りません。 最新のテクノロジーを使用しているにもかかわらず、エラーは依然として発生します。 これらのエラーは、しばしば見過ごされることがあります。 また、AP プロセスを処理するアウトソーシング会社によってプロセスの変更が完全に実装されず、エラーや再作業が増える可能性があります。
2. 工程管理が少ない
取り扱っているどの会社も 買掛金のベスト プラクティス インハウスは、そのプロセスをより細かく制御できるようになるはずです。 緊急事態に優先順位を付けて、直接の承認を得てすぐに処理できます。 サードパーティのプロバイダーでは、条件とタイミングでプレイする必要があります. それらは遠く離れた場所にある可能性があり、プロセスの透明性の欠如が深刻な問題になる可能性があります。
3. 重複の問題
多くの買掛金管理アウトソーシング会社は、請求書ごとに請求します。 したがって、ビジネスが重複した請求書を共有している場合は、その分も支払う必要があります。 アウトソーシング プロバイダーに請求書の重複を検出する機能がない場合、企業は必要以上のコストを負担することになります。
4.柔軟性が低い
買掛金管理のアウトソーシング会社には、お客様のビジネスにとって柔軟な仕事にならない特定の利用規約がある場合があります。 ベンダーとの契約で処理の例外がカバーされていない場合、ビジネスは個別に対処する必要があります。 これにより、複雑さが増し、やり直しや不便が生じる可能性があります。
5. 過度の依存
重要な AP の責任を引き継ぐことができるのは良いことかもしれませんが、それには代償が伴います。 実際には、重要なトランザクションを伴う買掛金サービスについて、アウトソーシング プロバイダーに大きく依存するようになっています。 そのため、プロバイダーがセキュリティ侵害や倒産などの課題に直面した場合、会社のプロセスが突然停止する可能性があります.
6. プライバシーとセキュリティの問題
企業は、財務情報を漏らし、機密データへのアクセスを提供する一方で、AP プロセスをアウトソーシングすることを選択すると、プライバシーが失われることを覚えておく必要があります。
通常、このようなサード パーティは、内部サーバーとクラウド ストレージを使用して機密データを保存します。 関係する両当事者の集中アクセスとして機能する一方で、データは潜在的なセキュリティ侵害やハッキングの傾向もあります。
買掛金のアウトソーシング プロバイダーの評価
必要なメリットを得るために、適切な種類の買掛金アウトソーシング サービスを選択するにはどうすればよいでしょうか。 適切な買掛金勘定アウトソース プロバイダーを選択するために従うことができるいくつかのガイドラインを次に示します。
- AP アウトソーシング会社を調査します。 AP アウトソーシング会社と提携する前に、その会社を調査することをお勧めします。 お客様の声、ユーザー レビュー、またはフィードバックによる情報は、ベンダーのパフォーマンス履歴を浮き彫りにすることができます。 以前のプロジェクトを調べると、クライアントやプロセスなどをどのように扱っているかについての洞察が得られます。
- 社内で話し合う: AP プロセスをアウトソーシング プロバイダーに引き渡す前に、経営陣およびスタッフと内部で話し合うことで、満たすべき要件と潜在的に発生する可能性のある課題を明確にすることができます。 会社、そのベンダー、およびアウトソーシング プロバイダーがすべて同じページにいると、効率が向上し、エラーが減少します。
- プライバシーとセキュリティ対策を確認します。 AP アウトソーシング会社は、別の国にある場合もあります。 アウトソーシング会社に AP プロセスの手綱を引き継がせる前に、アウトソーシング会社のセキュリティ対策と、財務データのプライバシーをどのように維持しているかを確認してください。 これは、関連するリスクと、セキュリティ侵害を防ぐために実施されている安全対策を評価するのに役立ちます。
買掛金アウトソーシングサービス
買掛金のアウトソーシングは、増大する AP プロセスを処理する能力と手段を欠いている多くの企業にとって一般的なビジネス慣行になっています。 多くのアウトソーシング会社が、さまざまなサービスを提供しています。
アウトソーシングされる最も一般的な AP プロセスは次のとおりです。 発注書 or 請求書の照合 (0r 3ウェイマッチング)、請求書の自動化、不一致の解決、および AP 管理。 ビジネスは、関連する作業の規模と予算に応じて、アウトソーシングするものを選択できます。
まとめ
買掛金のアウトソーシングは、企業が AP プロセスを効率的かつ費用対効果の高いものにするための便利なソリューションです。 AP プロセスの再設計と合理化を AP アウトソーシング会社に依存する企業が増えています。 雇用、自動化、またはアウトソーシングは、よりスムーズな AP プロセスとより良いビジネス効率を確保するために、企業がその手段、時間、および能力に応じて選択できる選択肢です。
