10년 최고의 문서 관리 소프트웨어 2022선

전 세계 사무실이 페이퍼리스화되고 있습니다. 문서 관리 시스템은 비즈니스 문서로 가득 찬 방을 대체했습니다. 그 외에도 지능형 자동화, 오류 감소, 추가 비용 절감, 향상된 보안 등과 같은 이점이 있습니다.

그리고 빠르게 성장하고 있습니다.

문서관리 소프트웨어 시장은 현재 5.5년 2022억 달러, 16.4년에는 2029억 달러로 성장할 것으로 예상 16.8% CAGR.

효율적인 문서 관리를 통해 비즈니스 프로세스를 최적화하는 추세에 어떻게 뛰어들 수 있는지 살펴보겠습니다. 이 기사에서는 시장의 상위 5개 문서 관리 소프트웨어에 대해 설명합니다. 선도적인 조직은 아래에 언급된 DMS 도구를 사용하여 종이 기반 프로세스를 자동화하고 문서 보안, 색인화 및 전반적인 문서 처리를 강화합니다.

시간이 부족한 경우를 위해 5년 상위 2022개 문서 관리 소프트웨어 권장 사항과 서로 비교하는 방법은 다음과 같습니다.

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문서관리란?

문서 관리는 캡처, 추적, 추출, 확인, 승인을 간소화하고 이미지, 이메일, 워드 문서, PDF 및 기타 비즈니스 관련 문서 형식과 같은 문서를 저장하는 프로세스입니다.

문서 관리는 생성에서 폐기까지 문서 수명 주기의 모든 것을 포함합니다.

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문서 관리 소프트웨어란 무엇입니까?

문서 관리 소프트웨어(DMS)는 생성, 캡처, 데이터 추출, 분류, 확인, 승인, 수정, 데이터베이스 동기화, 저장 및 보안과 같은 워크플로 자동화를 통해 문서 수명 주기의 모든 측면을 자동화하는 지능형 자동화 소프트웨어입니다.

문서 관리 시스템은 문서 태깅, 전체 텍스트 검색(키워드 검색을 통해 파일을 검색할 수 있음) 및 역할 기반 액세스 저장 기능과 같은 기능을 통해 파일을 보다 쉽게 ​​찾고 작업할 수 있도록 합니다.

그러나 이것은 단순한 문서 저장 이상입니다. 데이터베이스를 구성하고, 데이터 입력과 같은 수동 작업을 자동화하고, 직원 생산성을 개선하고, 감사를 위한 활동 로그를 유지 관리합니다.

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문서 관리 시스템을 선택할 때 찾아야 할 기능

문서 관리 시스템을 찾는 동안 다음 기능을 살펴보십시오.

• 문서 입력 – 여러 소스에서 문서를 자동으로 캡처할 수 있습니까?
• 문서 인덱싱 – 문서를 자동으로 정렬할 수 있습니까?
• 문서 검색 – 키워드를 사용하여 문서를 검색할 수 있습니까?
• 문서 처리 – OCR을 사용하여 문서에서 데이터를 추출할 수 있습니까?
• 워크플로 자동화 – 워크플로를 사용하여 문서 처리를 자동화할 수 있습니까?
• 문서 보안 – 문서가 안전한 저장소에 호스팅됩니까? 역할 기반 액세스 권한이 있습니까?
• 사용자 정의 – 워크플로우와 프로세스를 사용자 정의할 수 있습니까?
• 통합 – 사용하는 비즈니스 도구와 통합됩니까?
• 유연한 호스팅 – 온프레미스 또는 클라우드 스토리지 옵션을 선택할 수 있습니까?

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5년 상위 2022개 문서 관리 소프트웨어

#1. 나노넷

Nanonets는 내장된 강력한 OCR, 노코드 워크플로우 및 보안 스토리지를 갖춘 AI 기반 문서 관리 소프트웨어입니다. 나노넷은 문서 캡처, 데이터 추출, 문서 검증, 문서 검색, 문서 보관 등과 같은 모든 문서 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 역할 기반 액세스 및 유연한 호스팅 옵션으로 문서를 제어할 수 있습니다.

Nanonets는 코드 없는 사용자 정의 문서 워크플로우, 5000개 이상의 통합 및 고급 OCR 소프트웨어로 문서 관리를 단순화합니다.

장점

• Gmail, 드라이브, Outlook 등과 같은 데이터 소스에서 문서를 쉽게 캡처합니다.
• 문서 캡처, 디지털화, 확인 및 저장을 위한 자동화된 워크플로
• 플래그가 지정된 모든 문서에 대한 승인을 받기 위한 승인 워크플로우
• API 및 Zapier를 통해 5000개 이상의 앱과 손쉬운 통합
• 문서에서 정보를 추출하기 위해 사전 훈련된 OCR API 모델
• 95% 이상의 정확도로 레코드에서 데이터 추출
• 사용하기 쉬운 인터페이스 - 30분 이내에 사용법을 배우십시오.
• 템플릿 및 손쉬운 사용자 정의 옵션
• 역할 기반 액세스 제어
• 연중무휴 지원

단점

• 문서 생성 옵션 없음
• 전자 서명 문서에는 사용할 수 없습니다.

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#2. 난잡

Huddle은 조직이 안전한 플랫폼에서 문서 공동 작업, 수정, 승인 및 토론을 관리할 수 있는 온라인 허브를 만들 수 있는 온라인 문서 관리 시스템을 제공합니다.

온라인 Google 드라이브 스토리지와 마찬가지로 파일을 원활하게 공유하거나 제한된 액세스를 제공하거나 보안을 강화하여 파일을 보호할 수 있습니다. Huddle은 또한 추가 저장 공간, 모바일 앱과 같은 추가 기능, 화상 회의 기능 등을 제공하는 유료 요금제를 제공합니다.

장점

• 사용하기 쉽고 배우기 쉽습니다.
• 문서 버전 관리
• 안전한 클라우드 문서 저장
• 외부 사용자를 위한 간편한 파일 공유 옵션
• 쉬운 온보딩 프로세스
• Microsoft Office 제품군과의 손쉬운 통합

단점

• 협업 기능을 개선할 수 있습니다.
• 2단계 인증과 같은 높은 보안 기능이 없습니다.

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#삼. 알프레스코 원

Alfresco One 문서 관리 소프트웨어는 다음을 위해 설계되었습니다. 엔터프라이즈 컨텐츠 관리. 클라우드 기반 서비스로 사용하거나 온프레미스에 설치할 수 있습니다. 이 소프트웨어를 사용하면 엔터프라이즈 문서 검색, 보안 스토리지, OCR 문서 처리 및 지능형 문서 분석을 통해 엔터프라이즈 콘텐츠를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

장점

• 뛰어난 문서 저장 및 공유 기능
• 많은 사용자 정의 옵션
• 복잡하고 광범위한 사용 사례.

단점

• 사용자 인터페이스는 매우 직관적이지 않습니다.
• 설정이 어렵다
• 워크플로우는 파악하기가 복잡합니다.

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#4. 오픈KM

OpenKM은 문서 관리, 협업, 배포 및 저장의 모든 측면을 하나의 플랫폼에 결합한 올인원 문서 관리 시스템입니다. 엔터프라이즈 문서 관리 소프트웨어를 사용하면 엔터프라이즈 콘텐츠를 완벽하게 제어할 수 있고 상세한 활동 로그로 보안을 강화할 수 있으며 자동화를 통해 문서 흐름을 유지할 수 있습니다.

장점

• 기능이 풍부한 DMS 플랫폼
• 기술이 없는 사람들에게 좋습니다.
• 손쉬운 통합
• 우수한 가동 시간
• 업데이트된 모든 문서에서 바이러스 검사

단점

• UI가 오래되었습니다.
• OCR이 항상 정확한 것은 아닙니다.

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eFile캐비닛

eFileCabinet은 중소기업을 위한 엔터프라이즈급 클라우드 기반 문서 관리 소프트웨어입니다. eFileCabinet을 사용하면 모든 종이 문서, 이메일, 송장, 계약서 및 기타 중요한 정보를 한 곳에서 관리할 수 있습니다.

장점

• 폴더 구조용 템플릿
• 드래그 앤 드롭 워크플로 빌더
• 안전한 파일 저장

단점

• 긴 온보딩 프로세스
• 대량 변경을 지원하지 않습니다.
• 때때로 지연

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특별한 언급이 필요한 문서 관리 시스템은 다음과 같습니다.

Google 문서

Google 문서도구는 어디에서나 액세스할 수 있는 무료 문서 관리 소프트웨어로, 전 세계 다른 지역의 클라이언트와 원격으로 작업하는 프리랜서 및 중소기업에 이상적인 선택입니다. 보너스로, 구글 문서 OCR 이미지를 편집 가능한 텍스트로 변환할 수 있습니다.

마이크로 소프트 셰어 포인트

SharePoint는 조직이 문서를 공유하고 사람들을 연결하며 문서 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다. SharePoint는 직원들이 쉽게 액세스할 수 있도록 내부 문서 목록을 공동 작업하고 유지 관리할 수 있는 Google 드라이브와 유사합니다. Microsoft Sharepoint를 다음과 결합할 수 있습니다. 마이크로소프트 파워 오토메이트 사용 자동화된 문서 워크플로우.

뷰포인트팀

Viewpoint Team은 건설 전문가를 위한 강력한 문서 관리 시스템입니다. 필요한 도구를 제공하는 유일한 솔루션입니다. 사례 관리 고객과의 협업 워크플로, 안전한 검토 및 승인을 포함하여 처음부터 끝까지 문서 프로세스및 액세스 권한 제어.

오도

Odoo는 재무 전문가를 위한 무료 문서 관리 시스템 모듈이 포함된 오픈 소스 ERP 및 CRM 소프트웨어입니다. Odoo는 조직이 문서를 디지털화하고 문서 프로세스를 자동화하고 다른 Odoo 애플리케이션과 원활하게 통합하여 종이 없는 회계 부서를 가질 수 있도록 합니다.

독미

Dokmee는 문서, 이메일 및 기타 중요한 파일을 저장, 구성 및 공유할 수 있는 문서 관리 소프트웨어입니다.

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2023년 귀하의 비즈니스에 가장 적합한 문서 관리 시스템은 무엇입니까?

귀하의 비즈니스 및 요구 사항에 가장 적합한 문서 관리 소프트웨어를 쉽게 선택할 수 있도록 위 기사에서 언급한 XNUMX가지 최고의 문서 관리 소프트웨어의 중요한 기능을 매핑했습니다. 스냅샷을 살펴보고, 무료 평가판을 사용해 보고, 요구 사항을 파악하고 가장 적합한 도구를 선택하십시오.

스냅샷에 따르면 Nanonets는 최고의 문서 관리 소프트웨어입니다. Nanonets에는 문서 생성 기능이 없지만 Google 제품군과의 간편한 통합을 사용하여 문서를 빠르게 생성할 수 있습니다. Nanonets는 마이그레이션 지원과 함께 무료 평가판 및 무료 계정 설정도 제공합니다.

Nanonets에 이어 OpenKM은 차기 최고의 문서 관리 시스템입니다. 오픈 소스 ERM 소프트웨어입니다. 문서 관리의 사용 사례는 재무 전문가로 제한되며 15일 동안 무료 평가판을 제공합니다.

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문서 관리 시스템으로서의 나노넷

[포함 된 콘텐츠]

Nanonets는 사용을 시작하기 위해 집중적인 교육이나 설정이 필요하지 않은 사용하기 쉬운 소프트웨어입니다. 여기에서 Nanonets를 문서 관리 소프트웨어로 고려해야 하는 이유를 나열합니다.

지능형 데이터 캡처:

비즈니스에는 양식과 같은 많은 문서가 있습니다. 송장, 영수증, 주문 등 Nanonet은 기업이 다음을 사용하여 이러한 문서에서 관련 정보를 디지털화하고 추출하는 데 도움이 됩니다. 지능형 OCR API.

자동화된 워크플로:

문서 수집과 같은 모든 수동 단계를 자동화하여 비즈니스 프로세스의 속도를 가속화합니다. 문서 확인, 3 방향 매칭, 승인 등.

실시간 대시보드:

비용 대시보드를 사용하여 지출, 태그가 지정된 비용을 모니터링하고 실시간 추세를 이해하십시오. Nanonets의 데이터로 %STP 송장, %지급 송장 등과 같은 관련 KPI를 모니터링합니다.

클라우드 및 온프레미스 호스팅 옵션:

요구 사항에 맞는 호스팅 옵션을 선택하십시오.

통합 :

쉬운 통합은 필수입니다. 하나의 소프트웨어를 수용하기 위해 기술 스택을 변경할 수 없습니다. Nanonets는 모든 소프트웨어와 쉽게 통합됩니다. Zapier 및 API 통합. 나노넷은 Xero, Quickbooks, SAP 등과 통합됩니다.

템플릿 및 사용자 정의 모델:

Nanonets를 사용하면 송장, 선하 증권, 구매 주문서 또는 지불 계정과 같은 사전 정의된 워크플로우를 사용하거나 사용자 정의 AI 모드를 생성할 수 있습니다.

투명한 가격:

Nanonets는 $499/월 및 $0.1/문서 스캔의 투명한 가격 정책을 가지고 있습니다. 모든 고객에게 숨겨진 비용이 없습니다.

결론

디지털 변환이 증가함에 따라 비즈니스를 위한 문서 관리 시스템에 투자할 적기입니다. 파일을 디지털화하는 것 이상을 수행합니다. 문서 관리 시스템은 조직 내의 문서 흐름을 간소화하고 비즈니스 문서에 추가 보안 계층을 제공합니다. 문서 관리의 이점을 통해 조직은 경쟁력과 생산성을 유지할 수 있습니다.

그럼에도 불구하고 선택하는 최고의 문서 관리 소프트웨어 는 회사에 필요한 것과 적합한 DMS 유형에 대한 심층적인 이해가 필요합니다. 따라서 옵션을 탐색하고 직접 사용해 보십시오.

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