모든 부문에서 조직은 점점 더 많은 콘텐츠를 온라인에 게시하고 있습니다.
글로벌 커뮤니티가 봉쇄로 인해 그들에게 가해진 물리적 한계를 극복하기 위해 온라인으로 전환함에 따라 이것은 팬데믹 이후 더욱 두드러졌습니다.
웹사이트는 고객에게 제품과 서비스를 판매하고, 판매 및 마케팅 자료를 게시 및 공유하고, 소기업에서 주 정부에 이르기까지 일반 대중과의 주요 커뮤니케이션 채널로 사용됩니다.
디지털 콘텐츠의 확산은 새로운 과제를 제시합니다. 예를 들어 금융 회사는 디지털 채널(웹 사이트 포함)을 사용하여 고객에게 광고하기 위해 다양한 규정 준수 의무를 이행해야 합니다. 다른 곳에서 조직은 분쟁 해결 목적으로 웹 사이트 콘텐츠를 기록해야 할 수 있으며 다른 사람들은 단순히 문화적 또는 역사적 중요성, 공공 기록의 문제 또는 향후 마케팅 캠페인을 위한 참조 지점으로 웹 사이트 페이지를 보존하기를 원할 수 있습니다. .
웹사이트 보관은 웹사이트 콘텐츠를 특정 시점에 있었던 것처럼 다시 방문할 수 있는 형태로 보존하는 유일한 방법입니다. 이는 안정적이고 타임스탬프가 있으며 검증 가능하고 신뢰할 수 있는 독립적인 웹 콘텐츠 버전을 만들고 유지하는 유일한 수단입니다. 아카이브는 독립적이기 때문에 원본 웹사이트 아키텍처와 완전히 분리되어 있으며 아카이브 시점에 활성 상태였던 요소만 포함하여 가능한 한 원래 형식에 가까운 반복을 생성합니다.
조직이 웹사이트를 보관해야 하는 많은 이유가 있지만 모든 경우에 보관소가 완전하고 안전하며 법적으로 허용되는지 확인해야 합니다.
이 가이드에서는 금융 서비스, 공공 부문 및 브랜드의 세 가지 부문에서 웹 사이트 아카이빙과 관련된 몇 가지 특정 문제를 살펴봅니다.
웹사이트 아카이빙의 역할
웹사이트 아카이빙을 통해 금융, 공공 및 소매 부문의 회사는 웹 페이지의 불변 기록을 저장할 수 있습니다. 이는 다음을 보장하는 데 도움이 됩니다.
1. 응낙
전 세계의 규제 대상 회사 및 회사는 MiFID II(EU), FCA(영국), SEC(미국), ASIC(AU) 및 FINRA(미국) 규칙에 따라 모든 전자 통신을 기록하고 보관해야 합니다. 예를 들어 MiFID II는 기록된 전자 통신이 다음과 같아야 한다고 명시합니다.
• 완료 – 조직은 사용되는 전자 통신의 모든 유형과 사용 대상을 알고 있어야 합니다. 이 외에도 이러한 커뮤니케이션의 모든 기록을 캡처하고 유지하도록 설계된 시스템과 프로세스가 있어야 합니다.
• 정확한 – 조직은 모든 일이 발생한 정확한 날짜와 시간을 보여줄 수 있는 기록된 전자 통신의 내용과 메타데이터에 대해 완전히 확신해야 합니다.
• 높은 품질 – 조직은 전자 통신 기록을 가능한 한 "원본 형식"에 가깝게 복제할 수 있어야 합니다.
가죽 끈은 전 세계적으로 강화되고 있습니다. 2022년 XNUMX월 현재,
SEC의 마케팅 규칙 웹사이트 콘텐츠를 포함하도록 '광고'를 구성하는 것의 정의를 확장했으며 이제 전체를 캡처하고 보관해야 합니다. 한편, 호주 증권투자위원회(ASIC)는 보험사로부터 과거 웹사이트 가격 약속 기록을 요청하기 시작했으며,
제공할 수 없는 사람들에게 벌금을 부과합니다..
2. 법적 허용
회사는 법정에서 전자 데이터의 인증된 증거를 제공해야 할 수 있습니다. 기록은 데이터가 변경 불가능한 형식으로 저장되었고 언제 보관되었는지를 입증해야 합니다. 이러한 요구 사항은 다음 규칙 및 규정에서 다룹니다.
• 연방 증거 규칙(규칙 901) – 증거 항목의 인증 또는 식별 요구 사항.
• 전자 정보의 증거 가중치 및 법적 허용 가능성에 관한 실무 규정(BS 10008:2014) – 전자 정보의 신뢰성과 무결성을 보장합니다.
• SEC 규칙 17a-4 – 회사는 전자 비즈니스 커뮤니케이션을 재작성 및 삭제가 불가능한(WORM) 형식으로 보관해야 합니다.
• eDiscovery 요청 – 분쟁 해결 및 eDiscovery 목적을 위해 웹 사이트 데이터를 보관하면 기록이 반박할 수 없고 해당 시점의 콘텐츠를 정확하게 재생산할 수 있습니다.
3. IP 및 브랜드 자산 보호
브랜드는 향후 캠페인에 정보를 제공하기 위해 활동에 대한 장기 기록을 보관할 명확한 인센티브가 있습니다. 그러나 더 많은 비즈니스 활동이 온라인에서 발생함에 따라 추적하기 어려울 수 있는 속도로 대량의 디지털 콘텐츠를 지속적으로 만들고 게시할 것입니다. 웹 사이트 보관은 정기적으로 수행할 수 있으며 무제한 클라우드 스토리지와 대용량 데이터 세트를 보관할 수 있는 기능을 통해 가치가 손실되지 않도록 할 수 있습니다.
4. 문화적, 역사적 의미가 있는 기록의 보존
공공 부문 조직 및 기록 보관 담당자는 과거 공공 기록 데이터에 즉시 액세스하기 위해 문화적으로 중요한 웹사이트 콘텐츠를 보존해야 할 수 있습니다. 웹 사이트 아카이빙은 이러한 대량의 데이터를 보존하고 변경할 수 없는 WORM 파일 형식으로 저장하는 데 이상적인 솔루션입니다.
누가 웹사이트 아카이빙의 혜택을 받습니까?
금융 서비스
금융 서비스 산업은 진화하는 디지털 환경을 따라잡기 위해 새로운 온라인 채널을 채택해야 한다는 지속적인 압박을 받고 있습니다. 그러나 그렇게 함에 있어 이러한 채널의 사용은 SEC, ASIC, FINRA 등의 엄격한 준수 규정과 균형을 이루어야 합니다.
모든 솔루션은 이러한 규정과 잠재적인 데이터 주권 및 GDPR 요구 사항을 준수함을 입증할 수 있어야 합니다.
공공 부문
수많은 국가 기록 보관소, 도서관, 정부 및 대학은 이제 웹 사이트 데이터를 보관하여 문화적 및 역사적 중요성에 대한 모든 기록을 보존합니다. 이것은 주로 다음과 같은 법률에 의해 주도됩니다.
영국 공공 기록법 1958 그리고 최근에는
정보의 자유 법 2000.
공공 부문이 온라인에서 더 많은 활동을 수행함에 따라 조직은 다음과 같은 새로운 기술을 활용하기 위해 웹 사이트 보관 조항을 발전시킬 방법을 찾고 있습니다.
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구름 – 대용량 데이터 세트를 효율적이고 유연하게 저장할 수 있습니다.
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인덱싱 및 검색 – 연구자, 공무원, 학생 및 일반 대중에게 데이터를 유용하게 만들기 위해(다음과 같은 공개 포털 포함)
영국 국립 문서 보관소). -
기존 ARC 파일 형식에서 ISO 표준으로의 업데이트
WARC 파일 형식, 태어날 디지털 또는 디지털화된 자료를 저장하는 데 도움이 될 수 있습니다.
브랜드
FMCG 브랜드는 전통적인 브랜드 자산 외에도 점점 더 많은 온라인 콘텐츠를 만들고 있습니다. 이 콘텐츠는 계획이나 예측 없이 쉽게 변경, 손상 또는 손실될 수 있습니다.
온라인 브랜드 활동 및 고객 커뮤니케이션 기록을 유지하면 도움이 될 수 있습니다.
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향후 브랜드 방향 제시(실적 모니터링을 통한)
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미래 캠페인 영감
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분쟁 해결을 위해 법적으로 허용되는 모든 커뮤니케이션 기록을 보관하십시오.
웹 사이트를 어떻게 보관합니까?
실제로 웹 사이트 콘텐츠를 보관할 때 여러 가지 방법이 있습니다. Wayback Machine과 같은 무료 온라인 도구는 옵션이지만 사용자가 모든 페이지를 개별적으로 수동으로 저장해야 합니다. 규제 기관을 만족시키기 위해 캡처가 발생해야 하는 빈도를 고려할 때 대부분의 회사에서 이것은 단순히 실현 가능하지 않습니다. 즉, 변경이 이루어질 때마다.
일부 기업은 기록 보관 목적으로 콘텐츠 관리 시스템(CMS) 백업에 의존하지만 백업과 아카이브 사이에는 몇 가지 중요한 차이점이 있습니다.
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디지털 서명 및 메타데이터: 가장 중요한 것은 CMS 백업에서 가져온 데이터에는 디지털 서명이 없으므로 법정에서 인증하거나 허용할 수 없다는 것입니다. 또한 CMS 백업을 사용하면 법률 팀이 모든 중요한 메타데이터와 함께 기록을 쉽게 내보낼 수 없습니다.
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전체 텍스트 검색: CMS 백업은 전체 텍스트 검색 기능을 제공하지 않습니다. 감사자는 즉시 정보를 긴급하게 요청할 수 있습니다. 사이트를 수동으로 캡처할 때 캡처된 데이터 양이 많아 특정 데이터를 빨리 찾기 어려울 수 있습니다.
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규정 준수 데이터 스토리지: 특정 기록 보관 규칙이 있는 규제 산업(예: 공공 부문 및 금융 서비스)의 경우 CMS 백업은 요구 사항을 충족하지 않습니다.
또는 자동화된 웹 사이트 보관 서비스를 통해 기업은 웹 사이트 콘텐츠의 완전한 기록을 유지하면서 수동 부담을 줄이고 법적 허용 가능성을 보장할 수 있습니다.
옵션 평가
디지털 환경이 더욱 광범위해짐에 따라 규제 수준도 뒤따르고 있습니다. SEC 및 ASIC와 같은 조직은 최근 온라인 플랫폼에 대한 의존도가 증가하고 우리가 매일 접하는 귀중한 정보가 얼마나 쉽게 손실될 수 있는지를 반영하기 위해 상당한 변경을 했습니다.
웹 사이트 아카이빙은 다양한 유형의 조직에서 매우 많은 기능을 수행하므로 점점 더 많은 현대 비즈니스에서 기본적인 요구 사항이 되었습니다. 규제 기관을 만족시키든, 브랜드의 디지털 출력 축적을 유지하든, 문화 및 역사적 중요성이 있는 정보를 보존하든 관계없이 공공 부문에서 금융 서비스, 소매 브랜드 및 그 사이의 많은 산업에 적용됩니다.
아카이빙 요구가 증가함에 따라 특정 기능은 필수 불가결하게 되었으며 이러한 기능은 거의 항상 타사 규정 준수 공급업체에서 제공합니다. 자동화된 웹 사이트 캡처를 통해 회사는 정기적으로 사전 설정된 간격으로 전체 사이트를 크롤링하고 매번 해당 시점에 존재했던 사이트의 정확한 버전을 캡처할 수 있습니다. 전체 텍스트 검색은 소송 목적으로 특정 페이지를 요청해야 하는 경우 관리 가능한 수준으로 수동 부담을 줄여줍니다. 한편, 이 데이터가 법적으로 허용되는 형식으로 저장되지 않으면 적어도 규정 준수 관점에서 전체 프로세스는 가치가 없습니다.
아카이빙 프로세스를 시작하기 전에 그 이면의 목표와 팀이 스스로 처리할 수 있는 도구를 가지고 있는지 여부를 이해하는 것이 중요합니다. 그래야만 리소스 관점에서 취할 수 있는 올바른 접근 방식과 이러한 목표를 달성하도록 도울 준비가 된 사람을 파악하기 시작할 것입니다. 그리고 귀하의 목표가 법적 의무인 경우
점점 가혹해지는 규제 환경.
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