회사의 조달, 품질 관리, 관리 및 재무 부서에 대한 참조 지점 역할을 하는 문서가 하나 있다면 바로 구매 주문서입니다. 가장 흔히 PO라고 합니다.
비즈니스 규모에 관계없이 구매 주문서는 재고를 추적하고 제품 또는 서비스의 품질 표준과 재정 계획의 효율성을 보장하는 데 중요한 역할을 합니다.
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구매 주문서란 무엇입니까?
구매 주문서(Purchasing Order)는 관리, 생산 또는 서비스 목적으로 조달할 항목의 세부 정보가 포함된 회사에서 제기하는 조달 문서입니다. PO에는 구매할 제품/서비스의 유형 및 수량, 기술 사양, 가격, 배송 날짜 및 주소, 가능한 취소 시간 제한, 지불 조건 및 기타 조건에 대한 세부 사항이 포함되어 있습니다.
소기업에서 PO는 사업주 또는 CEO가 제기합니다. 대규모 조직에서는 조달 또는 구매 요청 일반적으로 부서의 관리자가 제기하고 회사의 조달 책임자 또는 재무 관리자에게 보내면 구매 주문서가 작성됩니다. PO는 구매자와 판매자 간의 거래의 시작입니다.
구매 주문의 법적 상태
PO는 그 자체로 해야 할 것들의 목록일 뿐입니다. 제공. 그러나 판매자 또는 공급업체가 이를 수락하고 서명하면 구매 주문서가 구속력 있는 계약이 됩니다. 판매자는 구매 주문서의 지침에 따라 구매자가 요구하는 품목을 배송할 법적 의무가 있습니다. 구매자는 언급된 일정에 따라 결제를 완료해야 합니다. 확인된 구매 주문서는 귀하의 비즈니스에 무역 금융을 제공하기 위해 금융 기관이 보증으로 사용할 수 있는 범위 내에서 합법적입니다.
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인보이스란 무엇입니까?
인보이스는 PO를 이행하기 위해 공급업체/판매자가 제기한 지불 요구입니다. 이는 청구서이며 구매 주문서를 기반으로 하며 일반적으로 송장 번호 및 항목별 가격표와 함께 PO 번호를 포함합니다. 송장은 구매 주문서에 언급된 지불 조건에 따라 작성됩니다. 구매자가 선불을 약속한 경우 품목이 배송되기 전에 송장이 발행됩니다. 그렇지 않으면 송장이 조달 품목과 함께 배송됩니다. 구매자는 구매 주문서의 조건에 따라 대금을 지불할 법적 의무가 있습니다. (견적 송장이란 무엇입니까?)
예를 들어 빌 화이트는 소싱 및 조달 XNUMX성급 호텔의 매니저가 제과점 셰프로부터 와플 콘 메이커, 빵 상자, 초콜릿 몰드에 대한 구매 요청을 받습니다. Bill White는 필요한 장비, 배송 날짜 및 예상 가격에 대한 명확한 사양이 포함된 구매 주문서를 작성하여 주방 장비 회사에 보냅니다.
주방 용품 회사는 PO를 받고 주문을 이행할 수 있는지 확인합니다. 그들은 청구서와 함께 주문을 Bill White에게 배송합니다. 배송물이 도착하면 Bill White와 호텔의 계정 관리자는 PO 및 송장에 대한 배송 메모를 확인하기 위해 3중 일치를 수행합니다. 확인이 완료되면 계정 관리자가 결제를 위해 송장을 처리합니다. 결제가 완료되면 구매 주문이 마감됨으로 표시되고 송장이 결제됨으로 봉인됩니다.
구매 주문 대 송장
구매 주문서가 송장을 만드는 데 사용되더라도 둘 다 구매 프로세스의 다른 단계에서 다른 사람들이 사용하는 별도의 문서입니다. 다음은 둘 사이의 몇 가지 중요한 차이점입니다.
구매 주문서:
– 구매 전에 구매자가 만든 것
- 구매할 제품/서비스의 세부 정보 나열
– 제안된 지불 일정이 있습니다.
송장:
– 판매(구매) 후 판매자가 제기합니다.
– 항목별 가격표와 함께 제공되는 제품/서비스를 확인합니다.
– 날짜가 있는 지불 일정을 지정합니다.
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구매 주문은 어떻게 작동합니까?
구매 주문은 또한 비즈니스의 성장 예측을 나타냅니다. 가까운 장래에 예상되는 비즈니스 규모에 따라 구매할 항목과 수량에 대한 결정이 내려집니다. 이러한 요구 사항이 확인되면 필요한 제품 또는 서비스의 사양으로 구매 주문서를 작성할 수 있습니다.
동시에 공급업체/판매자를 식별하여 요구 사항을 충족하고 승인을 위해 구매 주문을 보낼 수 있습니다. 판매자는 일정을 충족하고 요구 사항을 이행할 수 있는지 검토 및 확인하고 법적 구속력이 있는 구매 주문서를 승인합니다.
따라서 판매자는 제품 또는 서비스가 PO 조건에 따라 귀하에게 전달되도록 할 책임이 있습니다. 판매자는 또한 송장을 발행하고 구매 주문서에 동의한 대로 귀하의 회사에서 지불합니다.
효율성을 높이기 위해 구매 주문을 추적하십시오.
구매 주문서 추적 또는 PO 추적은 개념에서 최종 배송까지 구매 주문서를 모니터링하는 프로세스입니다. 전통적으로 PO가 승인되면 구매자는 선적 상태에 대해 공급자나 운송 회사에 전화를 걸었습니다. 빠르고 효율적인 기술이 기존의 저속 모드를 완전히 대체했습니다. 이제 발송물을 모든 단계에서 추적할 수 있습니다.
표준화된 전자 구매 주문서 양식을 통해 빠르고 효율적이며 경제적으로 처리할 수 있습니다. 스마트 추적 솔루션은 구매 주문의 전체 프로세스에 대한 완전한 실시간 가시성 및 보고를 가능하게 합니다.
- PO 제출
- 다단계 승인
- 사전 배송 통지
- 배달
- 송장
- 결제 마감
비즈니스에서 구매 주문의 중요성
시작 단계에서 공급업체와 명확한 커뮤니케이션 채널을 구축하는 것이 더 쉬울 수 있습니다. 그러나 비즈니스가 성장함에 따라 다양한 수준과 다양한 팀의 요구 사항도 커집니다. 따라서 주문 세부 사항이 손실되지 않고 동일한 주문에 대한 결제가 누락되거나 중복되지 않도록 하고 시간을 절약하고 감사 추적을 설정하기 위해 구매 주문을 생성하는 시스템을 마련하는 것이 좋습니다. 적절하게 문서화된 구매 주문서에는 귀사에서 구매한 항목, 구매한 사람, 구매한 시기, 일반 공급업체, 특정 시점에 사용 가능한 지출 자본에 대한 투명한 기록이 제공됩니다. 이것은 차례로 더 나은 재정 관리를 가능하게 할 것입니다.
이 30분 라이브 데모를 예약하면 송장 또는 영수증의 데이터를 ERP 소프트웨어에 수동으로 입력해야 하는 마지막 시간이 됩니다.
구매 주문 프로세스 자동화의 이점
구매 주문 자동화는 전체 프로세스를 간소화합니다. 구매 주문 프로세스. 구매 주문 자동화의 가장 큰 장점은 시간과 노력을 절약할 수 있다는 것입니다. 대규모 조직에서 자동화 플랫폼을 사용하면 팀 구성원이 평가 및 승인을 위해 구매 요청을 팀장에게 자동으로 보낼 수 있습니다. 그러면 PO가 자동으로 생성되므로 서류 작업, 여러 승인 단계에서 데이터 입력 중복 및 다음과 같은 기타 문제가 필요하지 않습니다.
– 효율성과 책임감 부족
– 프로세스 제어 부족
– 개인 정보 보호 및 보안 위험.
가치가 낮은 활동에 시간을 절약하십시오. 전반적인 효율성 향상
비즈니스 규모에 관계없이 구매 주문 자동화의 이점은 많습니다. 실시간 처리 및 승인을 통해 자동화를 통해 규칙과 제어를 준수하는 동시에 팀의 프로세스 효율성을 높이고 인적 오류를 크게 줄일 수 있습니다. 게다가 전체 감사 추적을 제공하므로 누락된 종이 파일을 찾는 번거로움을 피할 수 있습니다. 간소화된 프로세스와 비용 및 시간 절약으로 프로세스에 대한 유연성, 제어 및 가시성이 제공됩니다. 또한 자동화된 구매 플랫폼을 통해 원활한 송장 매칭 자동화된 AP 부서에서.
