로봇 프로세스 자동화(RPA)를 통해 사람들은 종종 수동으로 수행되는 특정 유형의 반복적인 작업을 중단할 수 있습니다. 이제 많은 사람들이 이메일 관리 요구 사항을 처리하는 데 귀중한 시간을 할애하므로 RPA가 받은 편지함에 어떻게 도움이 되는지 살펴보는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 다음은 교육 부문의 운영을 개선하고 열심히 일하는 교사가 시간을 확보하는 데 도움이 될 수 있는 몇 가지 예입니다.
타이핑 작업 줄이기
일부 RPA 도구는 교육자가 보기도 전에 수신 및 발신 이메일을 처리할 수 있습니다. 그것은 종종 그들의 전형적인 근무일의 많은 부분을 구성하는 바쁜 작업의 대부분을 제거합니다.
이러한 솔루션은 일반적으로 이메일의 내용을 첫 번째 단계로 평가합니다. 그런 다음 이메일 내용에 대한 신뢰도 점수를 생성합니다. RPA 시스템의 신뢰도가 높으면 교사 또는 이메일 관리에 관련된 다른 사람의 입력 없이 응답을 보냅니다. 교육자는 RPA 도구가 이메일 콘텐츠에 대한 신뢰도가 낮고 지침이 필요한 경우에만 참여합니다.
이러한 설정은 부모가 응답하기 쉬운 이메일을 보낼 때 특히 유용합니다. 교육자는 RPA 도구에서 사용할 특정 템플릿을 설정할 수 있습니다. 그런 다음 이메일 내용이 더 복잡할 때만 더 자세한 응답을 입력하면 됩니다.
학생들이 이메일을 통해 숙제를 보내는 예를 생각해 보십시오. 교육자는 RPA를 사용하여 과제의 수신을 확인하거나 학습자가 필요한 첨부 파일을 포함하는 것을 잊은 플래그를 지정할 수 있습니다.
RPA는 또한 교육자가 수십 명의 신입생과 학부모에게 환영 이메일을 보내야 하는 학기 초와 같은 기간에 유용합니다. 교사는 여전히 서신에 개인적인 터치를 추가해야 하지만 모든 메시지에 포함되어야 하는 이메일 콘텐츠의 일부를 제거하거나 줄일 수 있습니다.
"RPA는 교사의 입력 없이 이메일 응답을 보낼 수 있습니다."
필수 업무 중 시간 절약
많은 직업 교육자들은 반복과 개별화의 요소를 모두 수행합니다. 수업 계획이 좋은 예입니다. 교사는 일반적으로 수업 내용이 주 또는 국가 표준을 충족하는지 확인하기 위해 특정 프레임워크를 따릅니다. 그러나 그들은 또한 학습자의 강점과 필요에 따라 각 학생에 대한 계획을 조정할 것입니다.
스코틀랜드에서는 Aberdeen City Council이 미국에서 처음으로 RPA를 사용하여 수업 계획을 수립했습니다. 이 RPA 애플리케이션은 긍정적인 변화를 일으켰습니다. 14명의 교사를 더 고용하는 것과 같습니다. 많은 시간을 절약했기 때문입니다.
일부 수업 계획에는 학습자에게 이메일을 보내는 방법을 가르치는 것도 포함됩니다. 이 콘텐츠는 어린 학습자나 영어를 제XNUMX외국어로 배우는 사람들에게 특히 유용합니다.
이메일은 많은 사람들에게 일상 생활에서 없어서는 안될 부분이지만 누구나 어느 시점에서 이메일을 보내는 방법을 배워야 했습니다. 교사가 수업 계획을 더 빨리 만들고 주제 콘텐츠를 학생의 받은 편지함에 직접 배포하는 데 도움이 되는 RPA 솔루션을 상상해 보십시오.
"스코틀랜드에서 사용된 RPA 애플리케이션은 14명의 새로운 교육자를 고용하는 것과 같은 시간을 절약할 수 있었습니다."
교육자들이 우선 순위별로 이메일을 볼 수 있도록 보장
이메일은 편리한 커뮤니케이션 방법이지만 금세 부담스러울 수 있습니다. 대부분의 사람들은 이메일이 도착하는 즉시 모든 이메일을 받도록 받은 편지함을 설정하기 때문입니다. 하지만, 이메일 관리 모범 사례 메시지를 처리하는 방법과 시기에 우선 순위를 지정하는 것입니다. 일부는 즉각적인 주의가 필요하고 다른 일부는 응답이 전혀 필요하지 않습니다.
RPA는 백그라운드에서 작동하여 이메일의 우선 순위를 지정할 수 있습니다. 일부 시스템은 시간이 지남에 따라 어떤 이메일이 더 중요하거나 덜 중요한지 학습합니다. 사람들은 또한 미리 설정된 시간에 일괄적으로 이메일을 볼 수 있도록 설정을 조정할 수 있습니다. 이렇게 하면 새 메시지가 도착할 때마다 사용자가 중단되지 않습니다.
일부 RPA 시스템은 특정 키워드를 인식하는 방법도 학습합니다. 여기에는 "아픈 아이", "늦은 숙제" 또는 "과제 누락"이 포함될 수 있습니다. 이것들은 모두 교사의 빠른 관심이 필요할 수 있는 문제입니다.
많은 교육자들은 지난 몇 년 동안 특별한 도전에 직면했으며 일부는 지금 번아웃을 다루고 있다 결과적으로. 한 가지 문제는 그들이 가르치는 것 이외의 일에 너무 많은 시간을 보내야 한다는 것입니다. RPA는 특히 이메일 관리와 관련된 문제를 해결할 수 있습니다.
"일부 RPA 시스템은 이메일의 우선 순위를 정하고 시간이 지남에 따라 학습하는 것이 다소 중요합니다."
처리 시간 및 절차 개선
많은 교육 시스템에서 이메일 콘텐츠를 조기 경고 시스템으로 사용합니다. 예를 들어, 특정 문구는 위험에 처한 학생이나 자신이나 다른 사람을 위험에 빠뜨릴 수 있는 극단주의적 견해를 가진 학생을 나타낼 수 있습니다.
영국에서 교육부는 데이터의 번거로운 로깅을 무효화하는 자동화된 로봇 또는 ARNOLD로 알려진 RPA 도구를 배포했습니다. ARNOLD를 사용하기 전에 작업자는 대중으로부터 약 120,000개의 이메일 시스템에 데이터를 수동으로 입력하여 매년. 누군가가 메시지를 읽고 맥락에서 이해한 다음 적절한 사람에게 전달되기 전에 분류해야 하는 상당한 시간이 걸렸습니다.
이제 ARNOLD는 각 이메일을 검토하여 위험 수준별로 분류하고 교육 부서 시스템에 필요한 데이터 입력을 수행합니다. RPA 도구는 각 이메일과 관련된 수백 개의 변수를 검사하여 분류 방법을 결정합니다. 이 설정은 수신 이메일에 연결된 수동 데이터 입력을 제거했습니다.
직원들은 이러한 변화가 관리보다 서비스 제공에 집중하는 데 도움이 되었다고 말합니다. 또한 위험에 처한 학생이나 성적이 저조한 학교에 대한 이메일과 같이 가장 빠른 조치가 필요한 이메일을 쉽게 찾아낼 수 있습니다.
로보틱 프로세스 자동화로 이메일 관리 간소화
오늘날의 교육자들은 이메일을 쓰고 답장하는 일을 피할 수 없습니다. 그러나 이러한 예에서 볼 수 있듯이 로봇 프로세스 자동화 도구는 시간을 절약하고 더 보람 있고 관련성 있는 작업에 참여하는 데 도움이 될 수 있습니다.
일부 교육 부서 의사 결정자는 특히 새로운 프로세스에 재정 자원이 필요한 경우 다르게 행동하기를 주저합니다. 즉, 교사는 현재 이메일 작성에 얼마나 많은 시간과 에너지를 소비하는지, 그리고 RPA가 자신이 가장 잘하는 일에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 하는 게임 체인저에 대해 구체적으로 이야기해야 할 수도 있습니다.
