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사업을 운영하려면 많은 위험을 감수해야 합니다. 사기 위험은 공급업체 또는 직원과 같은 제XNUMX자와의 관계에서 발생할 수 있습니다. 그러한 만연한 사기 중 하나는 미지급금 처리 벤더 사기입니다.
공급업체 사기는 하나 또는 여러 출처에서 매우 정교한 방식으로 발생할 수 있습니다. 감지되지 않으면 기업에 심각한 피해를 줄 수 있습니다. 공급업체 사기, 해당 범주, 탐지 및 방지 방법에 대해 자세히 알아보려면 계속 읽으십시오.
차례
공급업체 사기란 무엇입니까?
벤더 사기는 벤더, 여러 벤더 또는 직원이 개인의 이익을 위해 범할 수 있는 과실을 말합니다. 미지급금 (AP) 회사.
쉽게 말해서 AP에 있는 벤더나 수취인의 계좌 정보를 속여 결제를 우회하는 일종의 스캠이다. 지불 사기는 다음과 같은 경우에 수행될 수 있습니다.
- 한 명 또는 여러 명의 직원
- 하나 이상의 공급업체
- 공급업체와 직원 간의 협업
- 누구에게도 알려지지 않은 벤더의 결제 정보를 변경하는 외부 법인
때로는 관련된 복잡성으로 인해 공급업체 사기 적발이 어려워지고 기업이 막대한 손실에 취약해질 수 있습니다.
누가 영향을 미치는가
일반적으로 공급업체 사기는 중소기업에 심각한 영향을 줄 수 있습니다. 그러한 조직은 그러한 사기를 추적하고 정확히 찾아낼 수 있는 강력한 통제 또는 체크포인트가 없는 경향이 있기 때문에 더 높은 위험에 처해 있습니다.
게다가 더 작은 팀의 직원이 있는 소규모 조직은 여러 직원을 처리하기 위해 최소한의 직원에 의존합니다. AP 기능. 따라서 송장 수령과 지불 승인을 담당하는 한 직원이 기록을 조작하려는 유혹을 받을 수 있으며, 이는 결과적으로 회사의 재정과 신용에 상당한 피해를 줄 수 있습니다.
이것은 더 큰 조직이 위험하지 않다는 것을 의미하지는 않습니다. 그러나 수단, 능력 및 상대적으로 더 많은 직원을 통해 공급업체 사기의 발생률을 낮출 수 있는 강력한 위험 제어를 배포할 가능성이 높습니다.
소규모 조직은 추적 프로세스 및 제어를 구현할 수단과 기능이 부족한 경우 공급업체 사기에 더 취약합니다. 이들 없이는 AP 부서에서 저지를 수 있는 다양한 범주의 사기를 예방하거나 완화하기 어려울 수 있습니다.
벤더 사기의 범주
공급업체 사기는 수행되는 방식에 따라 크게 다를 수 있습니다. 아래와 같이 분류할 수 있습니다.
- 청구 사기: 직원이 2가지 방식으로 행하는 결제 조작을 말합니다. 여기에는 허위 공급업체가 관련되거나 실제 공급업체의 계정을 사용하여 중복 지불이 포함될 수 있습니다.
- 가상 공급업체 – 적절한 제어 및 액세스 권한이 있는 직원이 가짜 공급업체 계정 또는 셸 회사를 설정하고 이를 공급업체로 등록하고 이 계정에 정기적으로 지불합니다.
- 중복 지불 – 직원이 실제 공급업체의 계정을 사용하고 지불 기록을 조작하고 공급업체의 송장에 대해 이중 지불을 시작합니다. 추가 지불은 직원의 계정으로 이체됩니다.
- 조작 확인: 이러한 종류의 사기에는 지불을 개인 은행 계좌로 보내기 위해 공급업체 수표의 정보를 위조하거나 수정하는 직원이 포함됩니다.
- 뇌물 수수: 공급업체와 직원 간의 이해로 인해 이러한 유형의 사기는 직원이 추가 혜택 또는 판매 대가로 공급업체로부터 개인 송금을 받는 것과 관련됩니다.
- 초과 청구: 공급업체가 처음에 합의한 것보다 초과 수량/가격에 대해 회사에 청구하는 경우 이를 초과 청구라고 합니다. 이러한 종류의 관행은 단독으로 또는 직원과 공모하여 수행할 수 있습니다.
- 가격 담합: 이러한 유형의 사기는 두 공급업체가 협력하여 정상보다 높은 가격으로 가격을 고정할 때 발생합니다. 그러면 구매자/회사는 공급업체에 관계없이 더 높은 가격을 지불해야 합니다. 직원은 공급업체가 예산에 대한 민감한 정보를 얻을 수 있는 내부 소스 역할을 할 수 있습니다.
- 입찰 담합: 사기를 저지르는 일반적인 방법은 일반적으로 2명 이상의 공급업체와 직원 간의 협력을 통해 최고 입찰자에게 유리한 조달 계약을 맺는 것입니다. 직원은 사기를 조장하고 지원한 경우 정당한 보상을 받게 됩니다.
- 사이버 사기: 아마도 탐지하기 가장 어려운 종류인 이러한 공급업체 사기 사건은 회사나 공급업체와 관련이 없는 알 수 없는 승인되지 않은 사람이 수행합니다. 여기에서 외부 법인은 기존 공급업체의 계정을 조작하고 지불을 자신의 계정으로 전환할 수 있습니다. 전체 거래가 전자적으로 이루어지므로 기업의 탐지 및 예방이 더욱 어려워집니다.
벤더 사기 탐지 및 예방
벤더 사기를 감지하고 방지하는 것은 쉽지 않지만 실행 가능한 일입니다. 통제력이 부족한 주요 영역을 식별한 후에는 더 강력한 통제 및 조치를 구현하여 공급업체 사기 사건을 방지하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 공급업체 사기를 방지하기 위해 조직에서 제어를 구현할 수 있는 다양한 방법을 살펴보겠습니다.
공급업체 통제
대부분의 벤더 사기 사건은 벤더와 관련되기 때문에 선택에서 지불까지 특정 예방 조치를 따르면 잠재적으로 발생을 줄일 수 있습니다. 다음은 몇 가지 잠재적인 컨트롤입니다.
- 공급업체 등록 프로세스에서 실사를 따릅니다. 사서함을 포함한 우편 주소, 연락처 번호, 공급업체 세금 식별 번호, 담당자 및 은행 계좌와 같은 공급업체 세부 정보를 확인하는 데 주의를 기울여야 합니다.
- 설정된 기본 설정으로 중앙 집중식 공급업체 데이터베이스를 유지 관리합니다. 별도의 고위험 공급업체 목록이 있으면 결제 결제를 위한 추가 승인을 시작하는 데 도움이 될 수 있습니다.
- 공정한 평가를 위해 외부 감사/소스 또는 공급업체 부서 외부의 직원을 통해 공급업체를 검토합니다.
- 공급업체의 주소 또는 기타 정보가 직원의 정보와 일치하지 않거나 기존 공급업체와 유사한지 확인합니다.
- 공급업체 마스터 파일을 주기적으로 확인하여 청구량이 현실적이고 불일치가 없는지 확인합니다.
직원 조치
벤더 사기라고 하지만 대부분의 사기가 조직화되는 것은 내부자의 도움을 통해 이루어지는 경우가 많습니다. 이러한 사기에 직원의 참여를 확인하기 위한 몇 가지 주요 조치는 다음과 같습니다.
- 신규 직원이나 대행사를 고용하는 동안 철저한 배경 조사를 실행합니다. 미지급금 아웃소싱)
- 재무 정보를 기밀로 유지하고 상위 직원에게만 제한
- 더 큰 조직은 더 나은 내부 통제를 위해 직원의 의무를 다른 수준으로 분리할 수 있습니다. 따라서,
- 벤더 데이터 입력 담당자와 벤더 승인 담당자가 달라야 가짜 벤더 생성을 방지할 수 있습니다.
- 서로 다른 직원이 상품 또는 서비스 수령, 송장 지불 처리 및 지불 승인 승인을 처리해야 합니다.
- 소규모 회사는 공급업체/AP/에서 직원의 직무를 순환할 수 있습니다.구매 부서 사기 계획의 가능성을 제거할 수 있는 중요한 작업을 모니터링하기 위해 관리자를 묶습니다.
송장 대응 방법 사용
인보이스 매칭 소규모 조직에서 대규모 조직에서 벤더 사기의 일반적인 발생을 방지하는 데 사용할 수 있는 효과적인 방법 중 하나입니다.
인보이스 매칭 회사에서 다음과 같은 기타 관련 문서에 대해 공급업체 송장을 확인하는 데 사용하는 프로세스입니다. 구매 주문서 (PO), 영수증, 검사 전표, 심지어 계약에 대해서도.
이러한 필수 확인은 지불 승인을 받기 전에 공급업체 송장의 진위를 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다. 송장/PO 매칭 다른 방법으로 수행할 수 있습니다.
- 양방향 매칭 – 인보이스를 원본 구매 주문서(PO)와 매칭하여 수행합니다. 이 프로세스는 송장에 나열된 상품 또는 서비스가 조직에서 주문한 것과 일치하는지 확인합니다.
- XNUMX방향 매칭 – 이 프로세스에는 송장에 대한 이중 확인이 포함됩니다. 송장이 먼저 일치합니다. 구매 주문서 그리고 상품 수령까지. 송장에 나열된 상품/서비스가 PO와 일치하고 올바르게 배송되었는지 확인하는 데 도움이 됩니다.
- XNUMX방향 매칭 – 가장 정교한 매칭 프로세스는 PO, 입고 및 검사 전표의 3가지 다른 문서에 대해 송장을 확인해야 합니다. 이 절차는 송장에 언급된 상품/서비스가 PO에 따라 수령되고 정확한지 확인하기 위해 검사되었음을 확인합니다.
- 비 PO 또는 계약 일치 – 기업이 여러 문서를 사용하지 않는 상황에서 언급된 가격과 서비스가 계약 자체에서 벗어나지 않았는지 확인하기 위해 공급업체의 송장을 계약 계약과 대조합니다.
데이터 마이닝 기법 적용
데이터 마이닝은 방대한 양의 데이터를 분석하고 비즈니스 분석 및 의사 결정에 도움이 되는 패턴을 발견하는 현대적인 기술입니다. 이 기술은 사기 탐지에서 매우 정확하며 공급업체 사기 사례를 완화하는 데 활용할 수 있습니다.
추세 분석을 사용하여 데이터 마이닝은 사기 활동을 나타낼 수 있는 이상을 감지할 수 있습니다. 조직은 데이터 마이닝 기술을 사용하여 다음을 포함하는 특정 패턴을 확인할 수 있습니다.
- 정상적인 절차에서 벗어난 지불, 낮은 달러 불일치 및 승인 한도까지 최대 금액
- 동일한 판매자에게 동일한 날짜에 중복 지불 또는 계약 계약을 초과하는 총 지불 횟수
- 업무시간 외 결제
- 배송 및 지불 주소의 변동, 인보이스에서 동일한 구매 주문 사용, 비순차적 인보이스 번호 등과 같은 공급업체 정보의 편차.
기타 조직적 조치
주요 조치 외에도 기업은 벤더 사기를 억제하기 위해 다른 적절한 조치를 취할 수 있습니다. 실행 가능한 것들 중 일부는 다음과 같습니다:
- 사기 핫라인 설정 – 익명의 헬프라인 설정을 통해 직원들은 결과에 대해 걱정하지 않고 부정 행위를 보고할 수 있습니다. 경계 분위기를 조성하고 조직이 시정 조치를 신속하게 시행하는 데 도움이 될 수 있습니다.
- 내부 통제 강화 – 조직은 통제 절차가 마련되어 있고 경영진에서 초급에 이르기까지 모든 사람이 이를 인지하고 있는지 확인해야 합니다. 공급업체 사기에 대해 직원을 교육하고 업데이트하면 직원이 위험과 결과를 더 잘 인식할 수 있습니다. 정기적인 위험 평가를 수행하면 공급업체 사기를 완화하기 위해 수정해야 하는 허점에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다.
- XNUMX단계 승인 – 공급업체 승인과 지불 승인은 모두 다중 승인 프로세스를 통해 실행되어야 합니다. 이를 통해 회사는 합법적인 공급업체를 확보하고 프로세스를 감독하는 한 명 이상의 직원과 함께 지불을 더 잘 조사할 수 있습니다.
결론
공급업체 사기는 조직에 막대한 피해를 입히고 막대한 비용을 초래할 수 있습니다. 공급업체 사기를 방지하려면 정기적으로 회사 정책을 적절하게 계획, 검토 및 업데이트해야 합니다. 사기를 완화하고 향후 심각한 손실로부터 조직을 보호하기 위해 예방 조치를 다단계 접근 방식으로 구현해야 합니다.
