청구서를 정리하는 방법? – 청구서를 쉽게 추적하는 3가지 방법

청구서는 삶의 불가피한 부분입니다. 당신이 사업체이든, 프리랜서이든, 샐러리맨이든, 청구서를 가지고 있을 수밖에 없습니다. 청구서가 너무 많으면 일부는 잃고 잊어버릴 수밖에 없습니다.

능률적 인 청구서 관리 더 나은 조직으로 시작하므로 중요한 청구서를 잃지 않습니다. 하지만 청구서를 효율적으로 정리하는 방법은 무엇일까요? 시작하는 방법? 청구서를 쉽게 추적하는 모범 사례는 무엇입니까?

청구서를 정리할 수 있는 세 가지 방법에 대해 논의하여 필요할 때 항상 편리하게 사용할 수 있도록 합니다.

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청구서를 정리해야 하는 이유는 무엇입니까?

적은 수의 청구서를 처리하는 한 사람이 있으면 관리하기 쉽습니다. 그러나 청구서가 증가함에 따라 오류가 발생할 수밖에 없습니다. 청구서 관리를 진지하게 고려해야 하는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

기한 및 금액 추적 실패: 여러 청구서, 날짜 및 금액을 추적하는 것은 지루한 작업입니다. 그리고 납부를 놓치면 추가 금액을 지불해야 할 수도 있습니다.

손상된 신용 점수: 시기 적절한 청구서 지불은 신용 점수와 연결됩니다. 여기서 움푹 들어간 곳은 막대한 비용을 초래할 수 있습니다.

지불 기록 유지: 비즈니스의 경우 규정을 준수하기 위해 지불, 송장, 청구서 등에 대한 재무 기록을 유지하는 것이 중요합니다. 감사 중에는 정확하고 신뢰할 수 있는 데이터를 제시해야 합니다. 누락된 청구서는 잘못된 신호를 보내 더 강력한 감사로 이어질 수 있습니다.

비효율적인 예산 편성: 청구서는 비용 추세에 대한 아이디어를 제공하고 예산과 지출을 주시하는 데 도움이 됩니다. 청구서를 관리하지 않으면 예산을 추적하지 못할 수 있습니다.  

이 외에도 청구서를 정리하면 신원 도용을 방지하고 재무 기록을 관리하며 적시에 청구서를 지불하는 데 도움이 될 수 있습니다.

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전문가처럼 청구서를 정리하는 3가지 방법!

이 블로그에서는 청구서를 정리하는 세 가지 방법에 대해 설명합니다. 이러한 방법은 정확성, 효율성 및 신뢰성이 높은 순서로 배치됩니다.

• 청구서를 수동으로 구성
• 청구서를 디지털화하고 데스크톱에서 분류
• 자동화된 워크플로우로 청구서 구성 자동화

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청구서를 수동으로 구성

청구서를 수동으로 정리하려면 종이 폴더와 캐비닛을 사용하여 경비를 분류해야 합니다. 예를 들어 "접대 비용"이라는 폴더를 만들어 저녁 식사, 팀 소풍 등과 같은 엔터테인먼트와 관련된 모든 청구서를 저장할 수 있습니다.

다음 단계에 따라 청구서를 수동으로 구성할 수 있습니다.

• 마감일별로 청구서를 정렬하고 지출 범주별로 들어오는 청구서를 분류하십시오.
• 청구서를 위한 파일링 시스템을 만드십시오. 모든 유형의 범주에 대해 폴더 또는 캐비닛을 사용하십시오.
• 지불 및 기한을 추적하려면 종이나 엑셀 스프레드시트를 사용하고 청구 금액, 기한, 지불 상태 및 범주를 기록하십시오.
• 청구서 지불을 잊지 않도록 모바일 장치에 미리 알림을 설정하십시오.
• 기한이 되면 결제하고 각 청구서의 결제 상태를 업데이트하세요.
• 유료 청구서를 별도의 파일이나 아카이브에 저장하여 활성 청구 추적 시트를 관리하기 쉽게 유지하세요.
• 이 월간 프로세스를 반복하여 청구서를 정리하고 관리하십시오.

장점 :

• 간단한 방법입니다.
• 누구나 다음 단계에 따라 청구서를 한 곳에서 관리할 수 있습니다.

단점 :

• 많은 수작업이 필요합니다.
• 지출 경향을 파악하는 것은 어려운 일입니다.
• 영수증은 쉽게 분실되거나 손상될 수 있습니다.

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청구서를 디지털화하고 디지털 방식으로 분류

지폐를 디지털화하면 지폐가 손상되거나 분실될 위험을 줄일 수 있습니다. 청구서를 디지털 방식으로 구성하려면 다음 단계를 따르십시오.

• 첫 번째 단계는 청구서를 디지털화하는 것입니다. 휴대폰으로 청구서 사진을 찍을 수 있습니다.
• VOUS pouvez의 aussi 사용 청구서 스캐너 앱 청구서에서 데이터를 추출하고 청구서를 효율적으로 디지털화합니다.
• 스캔한 이미지를 바탕 화면에 업로드합니다.
• 지출 카테고리를 기반으로 폴더를 생성하고 지정된 폴더에 청구서를 업로드합니다.
• 파일 이름 지정 규칙을 사용하여 청구서 유형 및 날짜와 같은 각 청구서를 신속하게 식별하십시오.
• 범주 또는 기한을 기준으로 디지털 청구서를 하위 폴더로 구성합니다.
• 데스크톱이나 Google Drive, Sharepoint 등과 같은 온라인 시스템에서 이 작업을 수행할 수 있습니다.
• 이제 스프레드시트 또는 재무 관리 도구를 사용하여 청구 기한, 지불 상태 및 금액을 추적하십시오.
• 청구서를 적시에 지불할 수 있도록 자동 알림을 설정하십시오.
• 디지털 청구서를 안전한 클라우드 서비스에 백업하여 데이터 손실을 방지하세요.

장점 :

• 결제를 쉽게 분류 및 추적하고 재무 분석을 수행할 수 있습니다.
• 청구서를 디지털 방식으로 저장하면 청구서를 분실하거나 손상시킬 위험이 없습니다.

단점 :

• 금융 정보를 디지털 방식으로 저장하면 데이터 보안에 대한 우려가 제기될 수 있습니다.
• 새로 들어오는 모든 청구서에 대해 전체 연습을 수행해야 합니다.
• 데이터 손실을 방지하려면 여러 개의 백업을 생성해야 합니다.  

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자동화된 워크플로우로 청구서 구성 자동화

자동화된 워크플로는 청구서를 정리할 때 수동 작업을 제거하는 좋은 방법입니다. 대부분의 청구서 구성 작업은 규칙 기반이므로 쉽게 코딩할 수 있습니다.

같은 플랫폼 나노 넷 코드 없는 워크플로를 사용하여 청구서 구성을 자동화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 문서 분류자, 보안 클라우드 스토리지. Nanonets에서 자동화된 청구서 관리 워크플로우는 다음과 같습니다.

• 들어오는 청구서는 문서 업로드 옵션을 사용하여 Nanonets에 자동으로 업로드됩니다.

• 그런 다음 청구서는 청구 금액, 기한, 지불 주소, 지불 조건 등과 같은 관련 데이터가 추출되는 OCR 모델로 라우팅됩니다.

• 이제 다음 단계에서 여러 가지 일이 발생합니다.

1. 청구서 데이터에 오류가 있으면 형식이 올바르게 지정된 것입니다. 예: 날짜 형식, 대문자 사용 또는 특수 문자 제거.
2. 청구 금액, 지출 범주 등을 기준으로 청구서 이름을 바꿉니다.
3. 청구서 데이터를 기반으로 청구서는 적절한 지출 범주로 분류됩니다.
4. 오류가 발생할 경우 승인 워크플로가 트리거되어 수동 검토를 위해 청구서를 보냅니다.
5. 청구서 데이터를 은행 명세서와 일치시켜 추가 비용이 발생하지 않도록 할 수도 있습니다.

장점 :

• 오류가 없고 안정적인 프로세스
• 생성 감사 추적 자동으로.
• 기한 내에 지불해야 하는 청구서를 분실, 손상 또는 잊어버릴 위험이 없습니다.
• 자동화는 많은 시간, 노력 및 비용을 절약합니다.

단점 :

• 워크플로를 설정하려면 일회성 작업을 수행해야 합니다. [저희 전문가 팀이 워크플로 설정을 도와드릴 수 있습니다.]

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Nanonets를 사용하여 청구서를 정리하는 이유는 무엇입니까?

[포함 된 콘텐츠]

Nanonets는 고급 노코드를 갖춘 AI 기반 OCR 소프트웨어입니다. 워크 플로 자동화 글로벌 결제 플랫폼. Nanonets를 사용하면 규칙 기반 워크플로우로 모든 수동 프로세스를 자동화할 수 있습니다.

나노 넷 OCR 소프트웨어 시장에서 최고 중 하나입니다. 모든 문서에서 데이터를 추출할 수 있습니다. PDF, 이미지, 손으로 쓴 문서, Excel, Word 등 95% 이상의 정확도와 수동 방법보다 10배 빠른 속도.

그 외에도 Nanonets를 사용하여 문서에서 데이터를 추출하고, 문서를 분류하고, 데이터베이스를 사용하여 문서 확인, 수행하다 데이터 강화 작업을 수행하고 데이터를 다양한 형식과 데이터베이스로 내보냅니다.

가능성은 무한합니다.

나노넷을 고려해야 하는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

• Gmail, 드라이브, SharePoint, 데스크톱 등과 같은 여러 소스에서 문서를 자동으로 업로드합니다.
• 문서 분류기로 들어오는 문서를 분류합니다.
• 손쉬운 탁월한 문서 매칭 문서 확인.
• 15분 이내에 모든 문서에서 데이터 추출
• 데이터 향상을 수행하기 위한 맞춤형 워크플로 설정, 승인 자동화수록.
• 안전한 문서 저장 및 문서 보관.
• 5000개 이상의 소프트웨어와 데이터를 동기화하기 위한 원활한 통합.
• 완전히 사용자 정의할 수 있는 코드 없는 인터페이스.
• 무료 이주 지원.
• 7일 무료 평가판
• 전담 고객 성공 관리자.
• 역할 기반 액세스 제어
• 연중무휴 지원

다음은 Nanonets가 할 수 있는 일과 그 이상을 보여줍니다.

30,000명 이상의 사용자가 Nanonets를 사용하여 30천만 개 이상의 문서 프로세스를 자동화합니다. Nanonets는 강력하고 안전하며 코드가 없는 플랫폼으로 문서 프로세스를 최적화하려는 기업을 위한 완벽한 선택입니다.

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