Xero는 여러 국가에 위치한 중소기업 고객을 위한 클라우드 기반 SaaS 회계 소프트웨어입니다. 2006년에 설립된 Xero 회사는 뉴질랜드에 본사를 두고 있습니다. Xero의 소프트웨어는 수동 데이터 입력이 필요한 전통적인 시스템으로 지급 계정을 처리합니다. Xero 지급 계정 자동화의 경우 Xero 고객은 타사 AP 자동화 소프트웨어를 통합합니다.
Xero에서 AP를 관리하는 방법
Xero에서 AP(미지급금) 관리 다음과 같은 필수 프로세스를 수행하여:
- Xero 회계 시스템으로 이메일을 보내거나 스캔하여 공급업체 송장 또는 기타 청구서를 받습니다.
- 송장 승인
- 결제 예약
- Xero는 지급 계정에 송장/청구서를 추가합니다.
- 결제 완료
- 결제 완료로 표시된 송장/청구서
그러나 Xero 내에서 수행할 수 있는 이러한 단계에는 수동 작업이 많이 포함되지 않습니다. 예를 들어, 지급 계정 부서 직원은 다음 사항을 시각적으로 확인해야 합니다. 송장 수동 검증 과정을 통해 정확한 내용을 확인하고 승인을 받습니다.
이러한 정확성 검증 프로세스에는 송장과 구매 주문서(PO)의 3방향 일치(또는 양방향 일치) 및 해당되는 경우 상품 수령에 대한 수령 보고서가 포함됩니다.
AP 직원은 회사 비용 정책에 따라 송장을 승인해야 하는 지정된 예산 관리자를 결정해야 합니다. 그런 다음 지급 계정은 일치하는(종종 종이 기반) 문서를 올바른 승인자에게 전달하고 승인이 시기적절하지 않은 경우 승인자에게 후속 조치를 취합니다.
지급 계정은 일괄적으로 송장을 지급합니다. 아마도 지급 계정은 여전히 구식 종이 수표를 사용하고 있을 것입니다. 종이 수표를 사용하는 경우 다음과 같은 수동 단계가 필요합니다.
- CFO 또는 감사관이 점검 실행을 승인하도록 함
- 승인된 수표 서명 받기
- 종이에 수표 인쇄
- 일치하는 송장 문서 사본과 수표 사본을 분리하여 제출
- 수표와 송금 통지서가 첨부된 봉투를 채워 우편으로 발송
- 현재 지불 상태를 요청하는 수신 공급업체 전화 또는 이메일에 응답
Xero 지급 계정 워크플로우
다음 설명은 Xero 핵심 지급 계정 소프트웨어에서 지급 계정 프로세스를 수행하기 위한 Xero 지급 계정 워크플로와 관련됩니다.
공급업체 청구서/송장 캡처 및 입력
초기, 성장 및 확립된 SaaS 가격 계획을 포함하는 Xero의 Business 버전 계획 사용자는 다음을 받습니다. 내장 Hubdoc Xero에서 청구서와 영수증을 캡처하는 기능입니다. Hubdoc은 문서에서 데이터를 추출하고 Xero에서 트랜잭션을 생성하는 OCR 데이터 캡처를 위한 Xero 파트너입니다. Xero 청구서 이메일 주소는 구매 개요 페이지의 모든 상태 탭에 표시됩니다.
Hubdoc 기능을 사용하여 Xero에서 공급업체 청구서 및 송장을 캡처하려면 청구서는 이메일 자체에 포함되지 않고 이메일 첨부 파일이어야 합니다. 이 이메일 캡처 프로세스의 경우 공급업체로부터 받은 청구서를 Xero 청구서 이메일 주소로 전달합니다.
대부분의 문서 및 이미지 형식은 다음과 같은 경우에 작동합니다. 이메일 청구서 Xero 조직의 고유 이메일 주소로 이메일 청구서가 첨부된 초안 청구서를 생성하세요. 단일 이메일로 최대 10개의 청구서를 이메일로 보낼 수 있으며 Xero에서는 별도의 청구서를 생성합니다. 최대 이메일 크기는 25MB입니다.
이메일로 전송된 청구서는 외화가 아닌 회사의 기준 통화로 표시됩니다. 복수 통화가 포함된 구독의 경우에만 초안 청구서 또는 송장의 통화를 Xero의 외화로 수동으로 변경할 수 있습니다.
Xero가 이메일로 전송된 청구서를 성공적으로 읽을 수 있는 경우에만 다음을 포함한 일부 필드가 자동으로 채워지고 Xero에서 번개 아이콘으로 지정됩니다.
- Contact
- 날짜
- 금액
- 마감일
- 참조
이 송장 캡처 프로세스는 완전하지 않거나 정확하지 않을 수 있으며 비즈니스/지불 청구서 메뉴에서 필요한 통화 변환을 위해 수동 단계(이메일 청구서에 대한 Xero 링크에 나열됨)를 수행해야 합니다.
이메일로 전송된 청구서 데이터 캡처에 Xero의 Hubdoc 기능을 사용하지 않는 경우 수동으로 데이터를 입력해야 합니다. 송장 추가 Xero 회계 소프트웨어 시스템에 청구됩니다. 비즈니스/지불 청구서 메뉴에서 새 청구서를 선택하고 필드에 세부 정보를 입력합니다. 청구서를 저장하고 청구서를 지불하기 전에 승인을 위해 보냅니다.
이러한 지급 청구서를 올바른 비용 또는 재고와 같은 자산 계정으로 수동으로 코딩합니다.
청구서 지불 및 지불 기록
에 청구서를 지불, 지불 날짜를 입력하고 지불 중인 송장에 체크 표시를 적용하여 시스템에서 청구서를 일괄적으로 예약합니다. 청구서가 지불되면 Xero는 해당 거래를 차변으로 지불할 계정의 차감과 현금에 대한 균형 잡힌 복식 장부 대변(및 조기 지불 할인 적용)으로 기록합니다.
새로운 공급업체 추가
Xero 회계 소프트웨어에서는 Xero는 새로운 공급업체를 연락처로 설정합니다. 공급업체나 고객 또는 둘 모두로서 이러한 연락처를 사용하는 방법을 결정합니다. 청구서를 로드하면 연락처가 공급업체로 사용됩니다. 따라서 연락처를 공급업체로 이동할 필요가 없습니다. Xero에서 Hubdoc을 사용하면 Hubdoc이 자동으로 Xero에서 공급업체 설정 송장을 받으면 회계 소프트웨어 시스템이 제공됩니다. 그렇지 않으면 Xero에서 공급업체를 설정하기 위해 수동으로 데이터를 입력해야 합니다.
비용 및 환급 관리
Xero를 사용하면 클라우드 기반 온라인 소프트웨어 또는 Xero 앱을 사용하는 모바일 장치에서 송장, 비용 및 환급을 확인하고 관리할 수 있습니다. 지출 관리에 대한 가시성은 AP 자동화 소프트웨어 통합만큼 포괄적이지 않습니다.
Nanonets로 Xero AP 워크플로우 자동화
Nanonets Flow, AP 자동화 및 결제를 포함하여 송장 수령 및 송장 처리를 위한 모든 Xero AP 워크플로우를 완전히 자동화할 수 있습니다. 송장 처리 소프트웨어 지급 계정의 경우. 나노넷의 용도 미지급금 모범 사례 AP 자동화 소프트웨어에서.
나노넷은 다음과 같은 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다. 벤더 온보딩 미지급금 관련 문서관리가 쉽고 우수합니다. 공급자는 지불 방법을 선택합니다.
Nanonets Flow AP 자동화 소프트웨어를 사용하면 AI/ML 강화 지능형 OCR(광학 문자 인식)을 통해 이메일을 전달하거나 송장을 Nanonets로 스캔하여 헤더가 있는 항목별로 송장 데이터를 전자적으로 캡처할 수 있습니다. 그러나 Nanonets는 OCR 전문가이며 HubDocs를 사용하는 Xero가 모든 송장에 대해 안정적으로 제공할 수 있는 것보다 훨씬 더 높은 정확도로 송장 데이터를 캡처합니다. 나노넷 AI 데이터 입력 정확성과 효율성을 실현하는 열쇠입니다.
Nanonets는 인공 지능(AI)과 그 하위 집합인 기계 학습(ML)을 기반으로 사람의 개입이나 수동 프로세스 없이 적시에 비접촉 송장 처리를 비즈니스에 제공합니다. 자동화된 소프트웨어 송장 처리에는 송장 확인 단계가 포함됩니다. 송장 매칭, 결제 송장 승인, 승인된 청구서 및 송장을 일괄 지급합니다.
송장 결제 조건에 표시된 짧은 일수 이내에 결제하면 공급업체의 조기 결제 할인을 요청할 수 있습니다. 예를 들어 10/2의 경우 10일 이내에 결제하고 30일이 지나면 송장 잔액에서 10% 할인을 받을 수 있습니다. 30일 안에 전체 송장 금액을 지불하는 대신. 조기납부 할인을 받을 때 매입채무 재고 품목의 경우 비용 절감 효과가 인상적입니다.
Nanonets를 사용하면 송장 데이터를 캡처한 후 Nanonets가 송장 및 계정 코딩을 확인하고 해당 데이터를 회계 시스템과 동기화합니다. Nanonets는 송장을 다음을 포함한 지원 문서와 일치시킵니다. 구매 주문서 (PO) 및 해당되는 경우 물품 영수증.
귀하의 기업은 회사 정책에 따라 송장 승인자와 지출 한도를 설정하거나 AI가 처리하도록 할 수 있습니다. 송장 승인 워크플로 원하는 경우 Nanonets 내에서 자동으로 사용할 수 있습니다. 승인자는 결제 송장을 거부하거나 승인할 수 있습니다.
Nanonets를 통해 효율적인 대규모 배치를 사용하여 선택한 통화로 글로벌 전자 결제를 예약하고 수행할 수 있습니다. 그런 다음 Nanonets는 내부 기록, 거래 또는 지불을 은행 계좌, 신용 카드 명세서 또는 기타 소스와 조정하고 일치시킵니다. 계정 조정.
Nanonets는 비즈니스 지출에 대한 가시성과 함께 비즈니스 팀에 지능적인 보기를 제공하여 비즈니스 비용 관리에 대한 더 많은 제어권을 제공합니다.
결론
Xero 지급 계정 워크플로는 시간이 많이 소요됩니다. 귀하의 비즈니스가 Xero + AP 자동화를 통해 워크플로 간소화를 시작하면 지급 담당 직원은 환급이 필요한 모든 공급업체, 송장 또는 직원 비용 보고서에 대해 이러한 반복적인 수동 데이터 입력 단계를 수행할 필요가 없습니다.
방법을 알아보십시오 Nanonets에 의한 흐름 Xero 지급 계정 자동화 워크플로우를 강화하고 더 많은 정확성과 재무 제어를 제공할 수 있습니다.
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