금융 거래를 기록하기 위해 쓰기 시스템이 인간 사이에서 진화했다는 가설이 있습니다. 최초의 점토판 기원전 3000년으로 거슬러 올라가는 금융 기록 계정, 즉 메소포타미아 문명과 이집트 문명의 "지불 계정"이 있습니다.
그 이후로 공급업체와 고객 간의 금융 상호 작용을 추적하는 시스템은 Contrugli의 복식회계제도, 파치올리의 전설적인 원장 시스템인 미국 운송 업계의 1960년대 지급 계정 프로세스 간소화에서 현재 전 세계적으로 채택된 디지털 방식으로 강화된 지급 계정 프로세스까지.
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차례
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개요
모든 기업은 수익과 지출이 상호 연결된 순환을 통해 운영됩니다. AR(미수금)은 수익 주기에 속하고, 지급 계정은 지출 및 관련 구매 주기에 속합니다.
지급 계정 또는 AP(계정 지급 계정)는 기업이 상품/서비스를 이용하기 위해 공급업체/공급자에게 빚진 금액입니다. 지급 계정 프로세스는 공급업체/공급업체에 대한 회사의 단기 지급 의무를 관리하고 실행하는 것입니다.
일반 용어로 말하면, 지급 계정 처리는 기업에서 제공하는 상품 및 서비스에 대해 공급업체 및 판매업체에 비용을 지불하는 책임을 맡은 프로세스입니다. AP 프로세스의 목표는 비즈니스에서 발생하는 모든 지급의 적법성과 정확성을 보장하는 것입니다. 이는 조달부터 송장 처리 및 공급업체 지불까지 모든 활동을 포괄하는 P2P(조달-지불) 프로세스의 일부입니다.
대부분의 기업에는 청구서/송장 및 공급업체에 대한 지불을 처리하는 별도의 AP 부서가 있습니다. 부서의 책임은 기업의 성격과 규모에 따라 달라질 수 있습니다.
기본 AP 워크플로 프로세스
모든 조직의 지급 계정 처리 규모는 다음에 따라 달라집니다.
- 요구 사항을 충족하는 공급업체/서비스 제공업체의 수
- 단기간에 이루어질 것으로 예상되는 지불액
- 구매 프로세스를 검증하는 데 필요한 유형 문서
AP 부서는 운영 시 구매 부서와 같은 다른 부서와도 상호 작용할 수 있습니다.
예를 들어 소규모 소규모 상점의 경우 기본적인 지급 계정 절차만 필요합니다. 단일 원장은 청구서와 송장을 두 개의 열로 기록할 수 있습니다. 하나는 받은 송장이고 다른 하나는 결제된 항목입니다. 여기서 구매 부서는 AP 부서로 두 배가 됩니다.
더 많은 이해관계자가 있는 대기업의 지급 계정 처리 부서는 이 단일 원장 시스템에서 기능할 수 없습니다. 구매 부서에서 구매 주문(PO)을 받고, 공급업체로부터 송장을 받고, PO와 송장의 세부 정보를 일치시키고, 검증, 승인, 공급업체에 대한 청구서 지불 등 여러 단계가 포함된 절차가 필요합니다.
이러한 경우 높은 가치와 거래량을 효율적으로 관리하려면 보다 정교한 워크플로우가 필수적입니다.
AP 프로세스의 간단한 워크플로에는 다음 단계가 포함됩니다.
프로세스가 끝나면 첫 번째 단계에서 "지불해야 했던" 금액은 더 이상 부채가 아닙니다. 개입하는 경우가 있습니다 구매 주문과 관련된 프로세스, 검증, 승인을 거쳐야 하지만 지출 오류와 사기를 방지하려면 기본 XNUMX단계가 필수적입니다.
AP 프로세스와 관련된 문서
운영 규모에 따라 회사의 미지급금 절차에는 다음 문서 중 다수 또는 전체가 포함될 수 있습니다.
구매 주문 – PO: PO는 회사가 공급업체에 발행한 법적 구속력이 있는 계약으로, 주문한 제품/서비스 유형과 합의된 수량 및 가격을 알려줍니다. 대기업의 경우 상품/서비스를 요청하는 사람/부서, 구매 부서, 지급 계정 부서, 수령 부서 및 공급업체를 포함하여 여러 개체가 PO 프로세스에 참여합니다.
수령 보고서: 상품/서비스 수령 보고서는 공급업체로부터 주문한 제품/서비스를 획득했음을 확인하는 것입니다. 영수증 보고서의 세부 사항은 이전에 발행된 PO의 세부 사항과 일치해야 합니다.
공급업체 송장: 주문한 상품을 수령하는 것과 동시에 또는 그 이후에 기업은 상품/서비스 공급업체로부터 제품에 대한 송장/청구서를 받습니다. 비즈니스 종료 시 이를 공급업체 송장이라고 합니다. 공급업체 송장 처리는 AP 부서에서 단독으로 담당하며, PO, 영수증 보고서, 공급업체 송장 간의 XNUMX자 일치를 통해 송장 내역을 확인하고 승인 후 지급 일정을 정합니다.
바우처: 바우처는 때때로 승인 프로세스의 완전성을 "보증"하는 데 사용됩니다. 이는 PO, 영수증 보고서, 공급업체 송장 등과 같은 지원 문서에 대한 색인과 같으며 승인에 대한 정보, 사례 번호 및 관련 기타 정보를 포함합니다. 그 특별한 구매.
이러한 문서는 지불이 완전히 처리될 때까지 "열린" 파일로 보관되며, 그 이후에는 "닫힌" 라벨이 붙습니다.
설명을 위해 구매자인 Buyer Inc.가 회사에 10개의 펜 드라이브를 요구한다고 가정합니다. 공급업체인 Supply Inc.에 펜 드라이브당 15달러의 가격으로 XNUMX일 내에 배송될 XNUMX개 품목에 대한 구매 주문을 발행합니다. PO는 구매 부서에서 생성되며, 그 중 하나는 Supply Inc.로 전송되고, 하나는 AP 부서로, 하나는 수혜 부서로 전송되고, 하나는 구매 부서에서 보관됩니다. Supply Inc.가 펜 드라이브를 공급할 때 ABC Inc., 구매 부서에서 입고 보고서(또는 입고 보고서)를 작성하고 AP 부서에서 공급업체 송장을 작성합니다. 이 시점에서 AP 부서는 PO, 영수증 보고서, 구매 송장 간의 XNUMX자 일치를 수행하여 세 가지 문서 모두에서 설명, 수량, 비용 및 조건이 일치하는지 확인합니다. AP 부서에서 일치 여부를 확인하면 결제가 시작됩니다. 모든 회사가 XNUMX자 일치를 하는 것은 아니지만, 자금의 잘못된 관리를 방지하기 위해 PO와 송장 간의 양방향 일치가 필요합니다.
AP 관리 및 지급 계정 워크플로우의 중요성
지급 계정 프로세스의 관리는 사업체의 효율적이고 오류 없는 기능을 위해 매우 중요합니다. 그 중요성은 다음과 같은 이유로 발생합니다.
- 이는 회사의 신용도에 중요한 청구서를 신속하게 지불하는 데 도움이 되며 공급업체와 회사 간의 건전한 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다.
- 신속한 지불은 또한 연체 요금, 벌금 또는 연체료를 방지합니다.
- 지급 계정 처리를 통해 초과 지출을 지속적으로 확인하고 동일한 제품/서비스에 대한 다중/중복 결제를 방지합니다.
- 회사의 필요와 구매를 추적하여 회사의 일상적인 기능에서 지연과 중단을 방지합니다.
- 쉽게 검색할 수 있도록 모든 구매 작업을 통합합니다.
- AP 처리는 프로세스의 모든 단계에서 엄격한 후속 조치와 확인을 통해 사기를 제거합니다.
- 공급업체 등이 제공하는 신용 시설을 사용하여 만기일에만 결제를 가능하게 함으로써 현금 흐름을 보다 효율적으로 관리하는 데 도움이 됩니다.
AP 프로세스의 폭
지급 계정 프로세스에는 상품 및 서비스에 대한 기업의 거의 모든 지불이 포함됩니다. 그러나 급여는 AP 프로세스의 일부가 아니며 HR 관리 클래스에 속합니다. AP는 회사 구매의 모든 재정적 측면에 대한 기록을 유지하며 이는 감사 및 세금 목적에 매우 중요합니다.
AP의 주요 목표는 다음과 같습니다.
- 지불이 적법하고 정확한지 확인하기 위해
- 조기 지불 또는 동적 할인을 활용합니다.
AP 프로세스, 특히 자동화 프로세스에서 내부 통제를 통합하면 사기성 또는 부정확한 지불을 제거하는 동시에 모든 송장을 설명합니다.
AP 프로세스에 대한 과제
AP 처리에 대한 몇 가지 일반적인 과제는 다음과 같습니다.
- 시간 지연: 종이 문서는 테이블과 부서 간에 이동해야 하기 때문에 수동 AP 처리에서는 특히 그렇습니다. 이로 인해 송장 처리 및 공급업체 지불이 지연될 수 있습니다. 지급 계정 주기에 따른 지연은 주문 품목의 수령 지연, 신용 등급 저하, 공급업체와의 관계 불량, 수수료/벌금 등으로 눈덩이처럼 불어날 수 있습니다.
- 일치 오류: 모든 공급업체 송장이 올바르게 지불되었는지 확인하려면 XNUMX자 일치가 필요합니다. 데이터 입력 오류나 잘못된 청구 정보가 있는 경우 불일치가 발생할 수 있으며, 이를 식별하거나 수정하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다.
- 예외 관리: 지급 계정 부서는 인보이스의 불완전하고 일치하지 않는 정보와 같은 예외를 처리해야 하며 이로 인해 비용이 많이 드는 지연이 발생할 수 있습니다.
- 불필요한 구매: 지급 계정 주기에 적절한 통제 및 체크포인트가 없으면 불필요하거나 승인되지 않은 구매가 발생할 수 있습니다.
- 사기 및 절도: AP 팀은 회사 내부와 외부 모두에서 사기 및 절도를 지속적으로 경계해야 합니다.
- 문서 누락: 서류 작업으로 인해 송장과 같은 중요한 문서가 잘못 배치되거나 손실될 수 있습니다. 이로 인해 공급업체와의 마찰부터 시작하여 운영 지연에 이르기까지 지급 회계 주기 전반에 걸쳐 수많은 문제가 발생할 수 있습니다.
- 이중 지불: 문서의 불일치 및 비효율성으로 인해 단일 청구서가 두 번 지불될 수 있습니다. 단일 통합 시스템이 아닌 여러 금융 소프트웨어를 사용하는 경우에도 이중 결제가 발생할 수 있습니다.
- 맹점: 종이 및 수동 프로세스는 AP 팀이 회사의 현금 흐름을 실시간으로 추적하는 것을 방해하는 불투명성과 관련이 있습니다.
- 아웃소싱 지급 계정 활동과 AP 책임 자동화
지급 계정 주기 간소화
모든 관련 AP 문서를 중앙 집중화하고 쉽게 액세스할 수 있도록 정리하여 지급 계정 처리를 간소화할 수 있습니다. 이러한 합리화는 자동화를 통해 가능해집니다. 자동화의 목적은 다음과 같습니다.
- 복잡한 종이를 제거하여 처리 시간과 오류율을 줄입니다.
- PO와 송장을 전자 결제와 연결하여 미지급금 주기의 전체 그림을 제시합니다.
- 더 나은 공급업체 관리에 도움이 됩니다. 벤더 사기 방지
- 번거롭지 않은 XNUMX방향 매칭 가능
- ERP 및 CRM과 같은 다른 핵심 비즈니스 시스템과 지급 계정 프로세스의 통합을 허용합니다.
- 과소비 또는 불필요한 구매를 피하기 위해 미지급금 주기에 여러 체크포인트를 설정할 수 있습니다.
- 미지급금 워크플로의 모든 단계에서 불일치가 감지되면 경고 및 경보를 설정할 수 있습니다.
- 지불 마감일 설정 허용
- 회사의 지출 패턴을 이해하고 감사 및 과세에 대비하기 위한 정기 보고서 생성 가능
AP 관리 프로세스 자동화
디지털 방식으로 강화된 지급 계정 워크플로우는 계정 관리에 사용할 수 있는 최초의 스프레드시트 소프트웨어인 Visical을 통해 1978년에 시작된 것으로 추정됩니다. 그 뒤를 이어 기업이 회계를 전산화하는 데 도움을 줄 수 있는 유사한 소프트웨어가 출시되었습니다. 오늘날 디지털 지급 계정 프로세스에는 송장 데이터 캡처, 올바른 계정 및 비용 센터로 송장 코딩, 송장 승인, 송장과 구매 주문 일치, 결제 게시 등이 포함됩니다.
다양한 지급 계정 작업 흐름 소프트웨어는 다음과 같은 기능을 사용합니다. 광학 문자 인식 (OCR) 및 지능형 데이터 캡처(IDC)를 통해 PO 번호, 금액, 날짜 등 주요 데이터를 자동으로 캡처합니다. 또한 사전 설정된 템플릿을 사용하여 AP 관리와 관련된 모든 문서를 디지털 버전으로 변환합니다.
최근에는 지급 계정을 포함한 모든 회계 업무가 AI 기반 기술을 사용하여 자동화되고 있습니다. 머신 러닝을 통해 AP 시스템은 프로세스의 일반적인 요소로부터 학습하고 향후 이러한 요소를 처리하는 방법에 대한 의미 있는 제안을 제공할 수 있습니다. 이러한 AP 프로세스의 AI 자동화를 통해 AP 팀은 회사에 도움이 되는 분석 및 관리 기능에 전념할 수 있는 더 많은 시간을 확보할 수 있습니다.
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