문서 아카이빙을 위한 완벽한 가이드

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전자 문서 보관은 어떻게 작동합니까?

문서 아카이빙은 일회성 작업이 아니지만 적절한 비즈니스 프로세스를 설정하면 자동화할 수 있습니다. 아카이빙 작업을 문서화하는 방법을 살펴보겠습니다.

1단계: 초기 평가

현재 문서 프로세스를 이해합니다. 필수 및 비필수 문서는 어떻게 처리합니까? 정해진 과정이 있나요? 모든 문서가 한 번에 처리됩니까 아니면 임시로 처리됩니까?

살펴보기

• 문서는 어떻게 생성, 기록, 분류 및 명명됩니까?
• 문서의 디지털화 절차는 무엇입니까?
• 문서를 삭제하거나 폐기하기 위한 요구 사항은 무엇입니까?
• 문서 예외는 누가 처리합니까?
• 감사에는 어떤 서류가 필요합니까?

또한 아이디어를 얻기 위해 처리할 문서의 수를 이해해야 합니다.

이 초기 평가를 기반으로 프로세스의 흐름을 작성하는 작업을 합니다.

2단계: 목표 및 역할 식별

프로세스를 이해한 후 문서 보관에 대한 이유를 매핑하십시오.

• 문서 처리의 운영 비용을 줄이고 싶으십니까?
• 데이터 보안 지침을 준수하기 위해 이 작업을 수행하고 있습니까?
• 기록 관리를 최적화하려고 하십니까?
• 경영진이 리소스에 대한 가시성을 향상시키기 위해 이 작업을 수행하고 있습니까?

목표에 따라 우선 순위를 지정하고 문서 보관 프로세스를 변경할 수 있습니다. 프로세스에서 이해 관계자의 역할을 이해합니다.

• 문서 보관 프로세스는 누가 감독합니까?
• 아카이브된 데이터에 대한 입력을 제한하기 위해 어떤 인증 수준을 사용할 것입니까?
• 직원의 규정 준수를 어떻게 보장할 것인가?

3단계: 보존 일정 구현

이제 보존 일정을 설정할 차례입니다. 기본적으로 보관해야 하는 문서와 보관하지 않아야 하는 문서를 이해합니다.

향후 필요할 수 있으므로 원본 연례 재무 보고서를 유지해야 합니다. 따라야 할 연방, 지역, 주 및 산업별 규칙을 조사하십시오.

예: 모든 IRS 및 세금 관련 문서를 최소 XNUMX년 동안 보관하십시오.

다음으로, 공급업체 카탈로그, 정크 메일 및 사본과 같이 보관할 필요가 없거나 전혀 영구적으로 저장되지 않을 모든 문서를 철거합니다. 스캔하고 OCR 소프트웨어를 사용하여 정보를 추출하여 디지털화할 수 있습니다.

잠재적인 책임을 피하기 위해 안전한 운송, 후속 폐기 및 자재 폐기를 위해 NAID(National Association of Information Destruction) 공급업체를 고용하십시오.

4단계: 종이 파일 디지털화

종이 파일을 디지털화하여 비용을 절감하고 공간을 절약하며 문서 구성을 개선합니다.

문서 스캐너와 함께 OCR 소프트웨어를 사용하여 파일을 정렬, 구성, 레이블 지정 및 색인화하여 검색 가능성을 높일 수 있습니다.

5단계: 스토리지 선택

디지털 스토리지를 사용하려는 경우 테이프, 디스크 및 클라우드 스토리지 중에서 선택해야 합니다. 각각은 장기 보안, 무결성 및 기록 관리 소프트웨어에 의한 입력 용이성과 관련된 장단점이 있습니다.

6단계: 문서 워크플로로 자동화

모든 프로세스와 모든 변수가 매핑되면 프로세스를 롤아웃할 시간입니다.

Nanonets와 같은 문서 관리 소프트웨어를 사용하는 한 가지 이점은 모든 프로세스를 자동화하고 이해 관계자에게 알림을 설정하여 오류 파일을 놓치지 않는다는 것입니다. 문서 보관 흐름을 만드는 단계를 참조하세요.

7단계: 모니터링 및 최적화

어떤 과정도 처음에는 완벽하지 않습니다. 문서 워크플로를 구현한 후 프로세스를 개선할 수 있는 방법에 대해 이해 관계자로부터 피드백을 받습니다.

문서 아카이빙의 이점을 누릴 수 있는 회사는 어디입니까?  

회사는 다음과 같은 경우 문서 보관에 집중해야 합니다.

• 회사는 정기적으로 많은 문서 작업을 처리합니다.
• 나중에 이전 문서에 액세스해야 할 수 있습니다.
• 감사는 귀하와 유사한 회사에 일반적입니다.
• 규정 준수 및 규정 요구 사항의 일부로 문서를 저장해야 합니다.

이러한 요소가 회사와 관련이 있는 경우 문서를 보관해야 할 수 있습니다.

전자 문서 아카이빙을 선택하는 이유는 무엇입니까?

비용 절감 및 공간 절약

광범위한 국제 기업을 운영하든 신생 스타트업을 운영하든 가능한 한 비용을 절약하는 것이 중요합니다. 디지털 문서 아카이빙은 공간을 확보하고 운영 비용을 줄여 이를 가능하게 합니다.

현장에서 규제할 수 있는 문서가 제한적일수록 문서 관리에 소요되는 비용과 시간이 줄어듭니다.

워크플로 및 성능 향상

적절한 디지털 문서 아카이빙은 비즈니스 성과와 워크플로를 향상시킬 수 있습니다. 추정치에 따르면 생산 데이터의 80% 정도는 쉽게 사용할 수 있을 필요가 없습니다.

이 데이터를 보관하면 나머지 데이터에 대한 액세스를 용이하게 하고 잠재적으로 성능을 향상시킬 수 있습니다.

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문서 보관 사용 사례

문서 보관은 거의 모든 종류의 비즈니스에 유용합니다. 다양한 산업 분야에서 문서 아카이빙의 실제 적용 사례를 살펴보겠습니다.  

계약서, 서신 및 프로젝트 문서와 같은 비즈니스 문서는 수년에 걸쳐 수집될 수 있으며 엄청난 양으로 발생하여 스토리지 비용이 증가합니다. 작업자가 이러한 참조에서 데이터를 검색해야 하는 경우 거대한 문서 저장소를 수동으로 검색하면 하루 중 몇 시간이 걸릴 수 있습니다.

• 금융 서비스 회사는 모든 문서가 감사를 받을 준비가 되었는지 확인해야 합니다. 여기에서 문서 보관을 통해 고객의 모든 로그, 환전 영수증 및 필요할 때 기타 법적 문서를 유지 관리할 수 있습니다.
• 소매 회사는 향후 불일치가 발생할 경우에 대비하여 모든 고객, 공급업체 및 공급업체 정보를 저장해야 할 수 있습니다.
• 법률 회사 및 법률 부서 모든 케이스 관련 계약서, 문서 및 팩스를 PDF로 저장해야 합니다. 지능형 검색 및 태그를 사용하여 문서와 견적을 신속하게 찾아야 합니다. 문서 보관이 편리한 곳입니다.
• 공공 서비스 하루 종일 많은 정보를 처리합니다. 지금은 모든 것이 관련이 있는 것은 아니지만 나중에 버튼을 클릭하여 쉽게 사용할 수 있는 데 필요한 모든 정보를 저장해야 합니다.
• 기업 효율적인 문서 보관으로 문서 관리를 최적화할 수 있습니다. 종이 문서를 검색 가능한 라이브러리로 변환함으로써 직원은 문서 검색에 소요되는 시간을 줄이고 디지털화는 데이터 가시성을 향상시킬 수 있습니다.

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나노넷을 사용한 문서 보관

Nanonets는 모든 종이 문서를 디지털 검색 가능한 형식으로 변환하는 데 도움이 되는 내장형 OCR 소프트웨어가 있는 지능형 문서 관리 소프트웨어입니다. Nanonets는 수동 문서 프로세스를 자동화할 수 있는 코드 없는 드래그 앤 드롭 워크플로 빌더와 함께 사용하기 쉽습니다.

Nanonet을 사용하여 문서를 보관하는 방법은 다음과 같습니다.

모든 프로세스 및 프로세스의 이해 관계자 매핑

Nanonets에서 계정을 만들고 사용자 지정 OCR 모델을 선택하여 필요에 맞는 OCR 모델을 만들거나 사전 훈련된 OCR 모델에서 선택할 수도 있습니다.

문서를 업로드하고 원하는 형식으로 데이터를 추출하도록 모델을 훈련합니다.

모델에 만족하면 모든 문서를 특정 이메일로 자동 전달하도록 설정할 수 있습니다. 이동 워크플로 > 가져오기 > 이메일을 통해 파일 수신

문서 수집이 설정되면 OCR 모델이 자동으로 스캔한 문서를 수신하고 선택한 형식으로 문서에서 텍스트를 추출합니다.

워크플로에서 내보내기 옵션을 선택하여 원하는 데이터베이스로 데이터를 추출할 수 있습니다.

승인 단계, 검토 유형, 파일에 플래그를 지정하는 규칙 등을 추가하여 승인 섹션을 추가할 수 있습니다.

데이터 향상, 파일 이름 변경, 문서 분류 및 정렬 등의 규칙을 추가할 수도 있습니다. 도움이 필요하다? 저희 팀이 모든 설정을 도와드립니다!

Nanonets로 가서 지금 직접 해보십시오. 아니면 저희 팀에 요청하세요!

Nanonets는 매년 30,000명 이상의 행복한 전문가가 문서 프로세스를 자동화하는 데 사용합니다. 다음은 Nanonets의 성능에 대한 스냅샷입니다.

다음은 고객이 당사에 대해 말하는 내용입니다.

복잡한 문서 보관 프로세스가 있는 경우 당사의 유능한 팀이 전체 프로세스를 단순화하고 자동화하여 효율적이고 요구 사항에 따라 작동하도록 도울 수 있습니다. 귀하의 요구 사항을 당사와 공유하고 싶으십니까? 통화 설정 or 우리에게 이메일을 보내.

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문서 데이터 추출을 자동화하고 싶으십니까? 나노넷을 확인해보세요. 코드가 없습니다. 번거로운 플랫폼이 없습니다. 에스무료 평가판 타르트 자동 조종 장치의 문서에서 데이터를 추출합니다.

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문서 아카이빙 대 파일 백업

문서 아카이빙은 기본적으로 파일 백업을 하는 것이겠죠? 글쎄, 그것은 조금 다릅니다.

문서 보관 프로세스는 수동 문서 전용인 반면 백업은 일상적인 시스템에서 사용되는 활성 파일용으로 구성됩니다.

문서 아카이브의 목적은 향후 여러 가지 이유로 필요할 경우에 대비하여 원본 문서를 유지하는 것인 반면, 파일 백업의 목표는 실제 파일이 손상되거나 손실된 경우 활성 파일의 복사본을 유지하여 작동을 보장하는 것입니다. 연속성.

문서 보관과 파일 백업의 차이점을 더 살펴보겠습니다.

	문서 아카이브	문서 백업
목표	현재 사용하지 않는 문서의 장기 보관	데이터 손실 또는 손상의 경우 최근 데이터 사본 저장
사용 된	필요에 따라 – 예. 심사	현재 데이터가 손상되었거나 로드하지 못한 경우
Data	사본으로 저장되었습니다. 데이터를 덮어쓰지 않음	데이터를 덮어씁니다.
저장된 데이터 유형	원본 데이터 – 예. 재무 보고서	현재 데이터를 복사본으로 복제
속도	복구 속도가 문제가 아닙니다	실시간이어야 한다
기간	장기 보관	단기~중기 보관

자주하는 질문

문서를 디지털화하는 이유는 무엇입니까?

생산적인 문서 관리: 색인화된 디지털 문서를 시스템으로 내보내고 디지털 라이브러리에 자동으로 보관하여 사용을 문서화, 추적 및 관리할 수 있습니다.

간단한 텍스트 재사용: 인쇄된 주제를 편집 가능한 텍스트로 복원하면 Microsoft Excel 또는 Word에서 수정 및 재사용할 수 있으므로 일반적으로 문서를 다시 만들고 다시 입력하는 데 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다.

검색 가능성: 메타데이터 또는 텍스트의 키워드를 포함한 문서는 전자 검색 네트워크에 의해 감지되고 몇 초 이내에 표시될 수 있습니다.

간편한 액세스: 디지털 문서는 언제든지 주 저장소에서 검색하고 이메일을 통해 빠르게 배포할 수 있으므로 인쇄본을 만들 필요가 없습니다.

문서 보관 소프트웨어란 무엇입니까?

문서 보관 소프트웨어는 문서를 보관할 수 있고, 쉽게 액세스하고, 효율적으로 관리할 수 있는 디지털 기록으로 변환하여 기관을 돕습니다.

스토리지 비용을 절감하고 직원 생산성을 향상하며 비즈니스 절차를 가속화합니다.

장기 보관에 적합하며 변환된 목록은 작지만 시각적 품질이 향상되었습니다. 다양한 기기에서 읽을 수 있고, 격리된 위치에서 쉽게 액세스할 수 있으며, 전자 아카이브, 디지털 라이브러리 또는 문서 관리에 중앙 집중식으로 보관할 수 있습니다.

네트워크. 모든 기업은 정의된 입력 권한이 있는 디지털 방식으로 저장된 사본에 쉽게 액세스할 수 있게 함으로써 내부 절차를 가속화하고 효율성을 높일 수 있습니다.

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U문서 보관 프로세스를 자동화하고 자동 조종 장치에서 파일을 구성하는 Nanonets!

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