회사의 AP(미지급금) 부서는 기업이 공급업체 및 공급업체에 지불해야 할 금액을 추적하고 해당 거래상대방에 대한 지급이 승인 및 이루어졌는지 확인하는 매우 중요한 책임을 집니다. AP 부서가 없으면 기업은 공급업체로부터 받은 모든 송장을 추적하고 이러한 의무가 충족되었는지 확인하는 데 어려움을 겪을 것입니다. 회사가 가지고 있는 이러한 단기 부채는 미지급금이며 기업이 반드시 준수해야 할 중요한 의무입니다.
지급 계정이란 무엇입니까?
지급 계정은 단순히 기업이 공급업체나 공급업체에 빚지고 있는 현재 부채입니다. 일반적으로 AP 부서는 미지급금을 약 30일 이내에 지불해야 합니다. 지급 계정의 총액은 회사 대차대조표의 유동 부채 섹션에 표시됩니다.
지급 계정은 빚진 금액을 나타냅니다. 이미 현금으로 결제된 거래가 아닙니다. 회사가 신용으로 구매한 대가로 지불해야 하는 금액입니다.
지급 계정은 다음이 아닙니다. 송장. 송장은 기업이 만든 상품이나 서비스 구매에 대해 기업에 비용을 청구하는 종이 또는 디지털 문서입니다. 미지급 계정은 지불해야 할 금액입니다. 미지급금은 미수금도 아니며, 이는 신용 조건으로 다른 기업에 판매한 상품이나 서비스에 대해 기업에 갚아야 할 금액입니다.
지급 계정 부서란 무엇입니까?
지급 계정은 비즈니스의 성공과 건전성에 매우 중요하기 때문에 대부분의 회사에는 전담 AP 부서가 있습니다. 지급 계정 팀의 주요 임무는 기업에서 발생한 모든 부채가 적절하게 기록되고 지급되었는지 확인하는 것입니다.
AP 부서가 이 지급 계정 기능을 수행하지 않으면 공급업체와 공급업체에 대금이 지급되지 않습니다. 이런 상황에서는 나쁜 관계가 생길 것입니다 기업과 공급업체 간의이는 향후 필요한 상품과 서비스를 조달하는 기업의 능력에 영향을 미칠 수 있습니다.
모든 사람이 제때 급여를 받는지 확인하는 것 외에도 AP 부서는 회계 실수가 발생하지 않도록 하는 임무도 맡고 있습니다. 사기를 감시하고, 실수를 피하고, 발견된 불일치를 조정해야 합니다.
AP 부서의 또 다른 지급 계정 기능은 다음과 같습니다. 송장 조기 결제에 대한 할인 받기. 많은 공급업체는 청구서의 만기일 이전에 결제가 이루어질 때 이러한 할인을 제공하므로 지급 계정 부서는 모든 기업의 지속적인 관심사인 비즈니스의 간접비를 줄이는 데 도움을 줄 수 있습니다.
AP 부서 내 역할
많은 사람들이있다 지급 계정 부서의 책임, 이러한 업무는 담당 부서 내의 여러 직원에게 나누어집니다. 소규모 기업에는 지급 계정 사무원만 있을 수 있습니다. 대규모 작업에는 지급 계정 부서 내에 다음과 같은 직원이 있을 수 있습니다.
- 지급 계정 코디네이터
- 지불 관리자에게 송장 보내기
- 채무 관리자
- 미지급금 전문가
- 회계 보조원
매우 큰 회사에는 전체 AP 부서를 담당하는 지급 계정 담당자가 있을 수도 있습니다. 지급 계정 부서 내의 각 역할에 할당된 정확한 임무는 회사와 운영 규모에 따라 다릅니다.
AP 부서의 워크플로
모든 AP 부서에는 서비스와 상품을 조달한 후 해당 구매와 관련된 송장을 처리하고 모든 사람이 제때에 대금을 받을 수 있도록 하는 시작부터 끝까지의 과정을 설명하는 워크플로우가 있습니다. 이 단계별 절차는 디지털 방식일 수도 있고 수동 방식일 수도 있으며, 디지털 형식이 더 쉽고 시간 소모가 적은 방법을 제공합니다. 두 경우 모두 지급 계정 팀의 워크플로는 일반적으로 다음 개요를 추적합니다.
#1) 송장을 캡처합니다. 송장, 물리적이든 전자적이든, 전사적 자원 관리(ERP) 소프트웨어 프로그램에 입력해야 합니다. 이미 언급했듯이 이는 사람이나 디지털 작업자가 수행할 수 있습니다.
#2) 승인. 송장이 적절하게 목록화되면 승인되어야 합니다. 다시 말하지만, 이 단계는 수동이거나 자동화될 수 있습니다.
#3) 결제 승인. 이 시점에서 송장 결제가 승인되어야 합니다. 사업체 내의 적절한 당사자로부터 이러한 허가를 얻는 것은 지급 담당 부서의 책임입니다.
#4) 전송. 결제가 승인된 후 전송 및 확인이 필요합니다. 어떤 경우에는 수표나 현금과 같은 물리적 결제 수단을 사용할 수도 있지만 디지털 결제, 특히 디지털 결제와 통합할 수 있는 결제 방식이 인기를 얻고 있습니다. AP 소프트웨어.
지급 부서가 전체 워크플로 프로세스를 면밀히 모니터링하는 것이 중요합니다. 이 미지급금 기능이 올바르게 수행되지 않으면 실수가 발생할 수 있으며, 이는 AP 팀에 더 많은 부담을 안겨줄 것입니다.
AP 부서의 기능
AP 팀이 부지런히 실행해야 하는 몇 가지 중요한 지급 계정 부서 책임이 있습니다. 일반적으로 이들은 다음 범주 중 하나에 속하는 경향이 있습니다.
#1) 재무제표를 조정합니다. AP 부서는 가짜 청구를 방지하고 은행 명세서나 기타 금융 문서에 표시되는 차이를 수정해야 합니다.
#2) 송장 데이터 문제를 해결합니다. 지급 계정 팀은 송장에 나타나는 데이터의 불일치를 식별하고 신속하게 정보를 수정해야 합니다.
#3) 송장 처리. 기업이 공급업체로부터 받는 송장 지급 담당 부서에서 처리해야 합니다. 적시에 급여를 받을 수 있도록 말이죠.
#4) 송장 지불. 중요한 지급 계정 기능은 송장에 대한 지급을 수행하는 것입니다.
#5) 사내 결제. 송장 지불 외에도 지불 부서는 사무용품, 우편 요금 등의 내부 지불도 관리해야 합니다.
#6) 송장을 저장하고 일치시킵니다. 송장은 구매 주문서와 일치해야 합니다. 또한 물리적 또는 전자적으로 저장해야 하며 후자의 방법이 연구 및 검색에 가장 효율적인 방법을 제공합니다.
#7) 공급업체와 좋은 관계를 유지합니다. 공급업체와 비즈니스 관계를 계속 유지하는 것은 AP 부서의 중요한 임무입니다. 송장을 제때에 지불하고 정보를 신속하게 확인하고 저장하면 향후 거래에 문제가 없을 가능성이 높아집니다.
매입채무팀 구성
지불 부서를 더 잘 조직할수록 비즈니스에 더 많은 가치가 있을 것입니다. 적절하게 구성하면 작업 흐름도 더욱 효율적이 됩니다. 다음은 가장 효율적인 방식으로 AP 부서를 구성하기 위한 몇 가지 팁입니다.
#1) 모든 것을 문서화. 회사의 모든 구매에는 기록이 생성될 수 있도록 구매 주문서(PO)가 있는지 확인하십시오. 세금 ID 번호 기록도 보관해야 합니다.
#2) 쉽게 검색할 수 있도록 기록을 저장합니다. 날짜 스탬프가 있는 문서는 쉽게 접근할 수 있는 한 위치에 보관해야 합니다.
#3) 다시 확인하세요. 사기와 실수를 방지하기 위해 서로 다른 AP 팀원들이 서로를 다시 확인하도록 하세요.
#4) 정기적으로 계정을 조정합니다. 가능하면 매일 송장이 PO와 일치하는지 확인하십시오. 불일치와 해결 방법을 기록해 두십시오.
#5) 디지털 결제를 사용하세요. ACH(Automated Clearing House)를 포함한 오늘날의 전자 결제 방식은 효율적이고 쉽습니다. 종종 종이 지불보다 비용이 많이 들지 않으며 추적하기가 더 쉽습니다.
#6) AP 팀 자동화. 지급 외에도 많은 미지급금 기능을 디지털화할 수 있습니다. 이렇게 하면 데이터 입력 오류를 방지하는 등 많은 이점이 있습니다.
자동화가 AP 부서에 어떤 이점을 줄 수 있는지
최신 소프트웨어로 업그레이드하는 지급 계정 팀은 수많은 이점을 얻을 수 있습니다. 지급 계정 기능을 수행하는 오래된 수동 종이 기반 방식은 시간이 많이 걸리고 노동 집약적입니다. 고급 소프트웨어를 사용하여 완전 자동화로 전환한 AP 부서는 실수와 부정확성을 줄이고 송장을 더 빠르게 처리할 수 있습니다. 때문에 오늘날 최고의 AP 프로그램은 인공 지능(AI)과 함께 제공됩니다., 많은 작업에는 사람의 입력이 거의 필요하지 않습니다.
예를 들어, 오늘날의 고급 AP 소프트웨어는 이메일을 읽고, 송장을 스캔하고, 이러한 문서에서 중요한 세부 정보를 자동으로 캡처할 수 있습니다. 더 많은 주의가 필요한 경우 AP 팀 구성원에게 실시간 알림이 전송될 수 있습니다. 이 시스템은 자동 조종 장치로 작동하기 때문에 직원의 노력이 덜 필요합니다.
AP 소프트웨어 작업 흐름에 대한 규칙을 통합할 수도 있습니다. 예를 들어 송장은 승인을 위해 프로그램을 통해 올바른 부서로 전달될 수 있습니다. 송장 지불을 위해 결제 통제 기능을 통합할 수 있으며, 이러한 통제 기능은 결제 금액 등 다양한 요소에 따라 편집될 수 있습니다. 회사의 은행 계좌에서 자동으로 결제 금액이 인출될 수 있습니다. AI는 이러한 작업을 모두 스스로 수행합니다. 그리고 머신러닝을 통해 AI는 경험을 통해 학습할 수 있습니다.
프로그램이 수행하는 모든 작업은 원장에 기록되며, 이 기록은 마음대로 검사할 수 있습니다. 다시 한번 말씀드리지만, 이 감사 추적은 소프트웨어 프로그램에 의해 자동으로 생성되므로 인력이 덜 필요합니다.
AP 부서용으로 설계된 소프트웨어는 다른 디지털 회계 도구와 통합되어 직원의 지급 계정 기능을 보다 쉽고 시간 소모적으로 만드는 전체적인 완전 전자 회계 시스템을 생성할 수도 있습니다.
요점을 되풀이하다
성공하기를 원하는 모든 비즈니스에는 올바른 장비를 갖춘 생산적인 AP 부서가 필요합니다. 오래된 종이 기반 기술에 의존하는 지급 계정 부서는 경쟁업체에 의해 뒤처질 위험이 있습니다. 오늘날의 정교한 디지털 도구는 지불 부서에 많은 이점을 제공하며, 그 중 특히 인간의 노력이 줄어들고 처리 시간이 빨라진다는 점입니다.
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