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적시 인보이스는 비즈니스의 필수적인 부분입니다. 특히 비즈니스가 작거나 현금 흐름이 제한적이고 적시에 지불해야 하는 프리랜서인 경우에 그렇습니다.
인보이스 발행의 개념은 고객에게 제공한 제품이나 서비스에 대한 영수증을 생성하여 나중에 갚을 수 있도록 하는 것입니다. 그러나 그것을 어렵게 만드는 것은 인보이스 생성과 지불을 기다리는 사이의 시간입니다.
여기에서 미결 송장이라는 용어가 사용됩니다. 미결 송장에 대한 심층 분석을 보려면 기사를 살펴보십시오. 그들은 무엇인가? 미결제 인보이스는 어떻게 작동합니까?
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미결 송장이란 무엇입니까?
미결제 인보이스는 모든 비즈니스의 현금 연속성에 필수적인 역할을 하지만 이해하기 어렵지 않습니다. 미결제 인보이스는 공급업체 또는 공급업체가 제공했지만 아직 지불되지 않은 제품 또는 서비스에 대해 고객에게 발행하는 인보이스 문서입니다.
귀하의 비즈니스가 고객에게 제품이나 서비스를 제공할 때 지불해야 할 금액과 제공된 서비스와 관련된 세부 정보가 표시된 지불 인보이스를 발행합니다. 이 인보이스는 지불 기한 및 선호하는 지불 방법에 대한 모든 세부 정보를 제공합니다.
이것은 청구서가 클라이언트에게 전송되었지만 아직 지불되지 않았기 때문에 청구서가 열려 있다고 말하는 지불 프로세스의 지점입니다. 미결제 인보이스는 서비스 비용을 지불하겠다는 고객의 약속을 보여줍니다.
미결 송장 이해
다행히 미결제 인보이스를 이해하는 것은 전혀 어렵지 않습니다. 신용 기반 거래를 하는 기업에 대한 회계 주기의 일반적인 부분입니다.
이것은 지불이 예정된 공급업체에 대해 들릴 수 있지만 미결 송장은 클라이언트와 공급업체 모두에게 특정 지불이 기한이 있다는 증거 역할을 하며 제한된 기간 내에 지불해야 합니다.
미결제 인보이스를 생성하는 데 있어 엄격하고 빠른 규칙은 없습니다. 일반적으로 미결 송장은 다음 정보로 구성됩니다.
- 고유 인보이스 번호 및 PO 번호
- 회사 및 고객의 이름과 주소
- 제공하는 재화 또는 용역의 내용
- 공급 날짜 및 송장 생성
- 각 항목의 비용 및 총액
- 마감일 및 지불 방법
모든 인보이스는 아직 지불되지 않았기 때문에 미결 상태라고 합니다. 송장을 작성하는 동안 고객의 구매 세부 정보와 일치하도록 모든 세부 정보를 올바르게 추가하는 것이 중요합니다. 정확하게 입력하지 않으면 결제가 지연될 수 있습니다.
일부 회사는 결제를 위해 은행 세부 정보와 함께 미결제 인보이스를 고객에게 보내는 반면 다른 회사는 다른 지불 방법 옵션으로 리디렉션하는 링크를 보낼 수 있습니다.
미결 송장은 어떻게 작동합니까?
기술적으로 미결제 인보이스 작업은 보이는 것처럼 복잡하지 않습니다. 고객이 귀하의 사업체로부터 상품이나 서비스를 구매하면 귀하의 사업체의 미지급 부서에서 귀하에게 빚진 고객에게 미결 송장을 발송할 것입니다.
고객이 미결 송장을 받았으므로 회계 부서에서는 송장 매칭 프로세스를 사용하여 송장이 적법하고 정확한지 확인할 것입니다.
미결 송장에 차이가 있는 경우 고객의 회계 부서에서 검토를 위해 해당 송장을 공급업체에 다시 보냅니다. 단, 미결제 인보이스에 불일치 사항이 없는 경우 판매자가 제공한 기한 내에 대금을 지급해야 합니다.
인보이스가 합의된 기한 내에 지불되지 않는 경우 공급업체는 지연된 지불에 대한 벌금으로 고객에게 추가 수수료를 부과하거나 부과하지 않을 수 있습니다.
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인보이스 매칭 프로세스는 무엇입니까?
고객의 재무 부서에서 미결제 인보이스의 내역을 고객 구매의 원래 내역과 일치시키는 프로세스입니다.
자동화된 송장 매칭 프로세스는 구매 주문(PO)과 미결 송장 사이에 불일치가 없도록 합니다. 여기에는 다음과 같은 일치하는 정보가 포함됩니다.
- 공급 업체 이름
- 공급업체 코드
- 수량
- 구매 주문
- 구매 금액
- 등
미결 송장의 일반적인 유형
미결제 인보이스에는 다양한 유형이 있습니다. 일부는 일반적일 수 있지만 다른 일부는 다른 것보다 더 세심하게 다루어야 할 수 있습니다. 미결 송장의 몇 가지 일반적인 유형은 다음과 같습니다.
온라인 미결제 결제
온라인 지불은 일반적으로 지불 프로세서를 통해 생성됩니다. 구매자의 은행 계좌로 결제가 이루어지지 않은 경우, 온라인 결제 보류 항목으로 분류되어 고객이 결제를 완료하면 확인됩니다.
이러한 송장은 송장 자동화를 통해 생성되며 수동 송장 생성이 필요하지 않습니다. 이 기사 뒷부분에서 송장 자동화와 그 이점에 대해 논의할 것입니다.
수동 오프라인 결제 보류
이름에서 알 수 있듯이 수동 오프라인 보류 결제는 현금, 수표 또는 은행 송금이 보류 단계에 있을 수 있습니다.
온라인 결제와 달리 오프라인 결제는 고객이 수행한 거래의 결제 상태를 수동으로 업데이트해야 합니다.
지폐
청구서는 마감일이 지난 미결 송장입니다. 결제 처리자는 마감일 이후에 자동으로 결제를 "중단됨"으로 표시합니다. Bill은 고객이 지불할 때까지 미결 송장으로 시스템에 남아 있습니다.
또한 지연 지불은 고객이 지불을 처리하는 방법을 보여주며 지불을 보내는 데 문제가 있을 수 있습니다. 판매자는 고객에게 벌금으로 추가 비용을 청구할 수 있습니다.
결제 실패
불완전 결제라고도 하며 고객의 책임으로 인해 발생한 결제 실패입니다.
결제 실패는 고객의 잘못된 은행 세부정보 또는 고객 계정에 충분한 자금이 없는 등 여러 가지 이유로 인해 발생할 수 있습니다.
할인 및 수수료
많은 공급업체가 연체로 인해 벌금을 부과할 수 있지만 일부 공급업체는 적시에 결제하고 협력하기 위해 충성도가 높은 고객에게 할인을 제공하기도 합니다.
연체로 인한 벌금은 일반적으로 $20-$55이며 일부 공급업체는 고객이 지불할 수 있도록 유예 기간을 제공할 수도 있습니다. 채권자는 연체에 대한 벌금으로 연 10%의 이자를 부과하지 않는 것이 좋습니다.
결제를 받기 전 조기 할인은 고객이 최대한 빨리 결제하도록 동기를 부여하는 데 도움이 됩니다. 현금 흐름 문제가 있는 공급업체는 고객에게 눈에 띄는 제안과 할인을 제공하여 정시 지불의 혜택을 받을 수 있습니다.
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미결 송장 예
송장 저장 플랫폼인 Quickbooks의 예를 들어보겠습니다. 전 세계적으로 사용되는 웹 기반 회계 솔루션입니다. Quickbooks는 열려 있는(아직 지불되지 않은) 송장을 볼 수 있는 포괄적인 방법을 제공합니다. 이는 기업이 데이터를 체계적으로 정리하는 데 도움이 됩니다.
Quickbooks에서 미결제 인보이스 보고서를 받는 방법을 살펴보겠습니다.
- 메뉴 모음에서 "보고서 메뉴"를 엽니다. 드롭다운 메뉴가 나타나면 "고객 및 채권"을 클릭합니다. 그런 다음 "인보이스 열기"를 클릭하십시오.
- 보고서를 보고 싶은 방식으로 정렬할 수도 있습니다. 날짜 필드에서 데이터를 필터링하거나 "정렬" 메뉴에서 다양한 옵션을 선택할 수 있습니다. 보고서를 정렬하지 않으려면 필드를 "기본" 설정으로 유지하십시오.
- 특정 인보이스를 볼 수 있습니다. 또한 나중에 다시 보고 싶을 때를 대비하여 특정 인보이스의 정렬 설정을 저장할 수 있습니다.
- 보고서를 인쇄할 수도 있습니다. "인쇄"를 클릭하여 프린터로 보내거나 Excel 시트에서 보려면 내보내십시오.
다음은 미결 송장 보고서를 보기 위해 Quickbooks에서 수행할 수 있는 몇 가지 옵션입니다.
미결제 인보이스의 도전
미결제 인보이스의 가장 큰 문제 중 하나는 동시에 너무 많은 미결제 인보이스를 보유하고 있다는 것입니다. 이는 귀하의 비즈니스가 아직 지불되지 않은 송장으로 구성되어 있음을 의미합니다. 미결제 인보이스가 너무 많으면 비즈니스에 현금 흐름 문제가 발생할 수 있습니다.
또한, 자신의 지불금을 지불할 수 없게 되어 비즈니스 프로세스가 중단됩니다. 이 문제는 인보이스 할인 서비스로 전환하여 해결할 수 있지만 장기적으로 효과적이지 않을 수 있습니다.
제XNUMX자는 미결 송장을 처리할 책임이 있습니다. 그들은 당신이 나쁜 부채를 없애기 위해 만든 이익의 일정 비율을 요구합니다. 이것은 이익 마진의 일정 비율을 차지하기 때문에 유익하고 장기적인 솔루션이 아닙니다.
로봇 프로세스 자동화를 사용하고 싶으십니까? Nanonets 워크플로 기반 문서 처리 소프트웨어를 확인하십시오. 코드가 없습니다. 번거로운 플랫폼이 없습니다.
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개설 송장에서 마감 송장으로
미결제 인보이스는 고객이 공급업체에 결제를 완료한 후 마감 인보이스라고 합니다. 양 당사자는 완료된 거래를 기록하여 마감된 송장으로 만듭니다.
고객의 경우 지불은 미지급금 계정에 대한 대변으로 기록됩니다. 또한 결제 내역은 일반적으로 송장 번호와 판매자 정보로 구성됩니다.
또한 이를 통해 기업은 감사를 준비하고 지불 프로세스에 문제가 있는 경우 모든 것을 기록할 수 있습니다. 공급업체 측에서 마감된 송장은 고객이 지불한 메모로 기록됩니다.
이제 양 당사자는 지불에 대한 명확한 기록을 가지고 있습니다. 이제 미결 인보이스가 마감 인보이스로 전환되고 공급업체와 고객 모두에 대해 시스템에 기록으로 남습니다.
미결제 인보이스가 결제되면 어떻게 됩니까?
위에서 언급했듯이 미결제 인보이스에 대한 지불을 받으면 인보이스를 닫을 수 있습니다. 인보이스가 지급되지 않은 경우 미결제 인보이스라고 합니다. 이제 지불이 이루어지고 공급업체가 이를 받았으므로 미결 송장이 마감 송장으로 변환됩니다.
미결제 인보이스 소프트웨어는 어떻게 작동합니까?
인보이스 소프트웨어는 인보이스 자동화를 위한 도구입니다. 렌더링된 서비스 및 제품에 대한 미결 송장을 생성하여 고객에게 보냅니다. 이 도구는 비용 세부 정보와 함께 제품 및 서비스 세부 정보가 포함된 송장을 자동으로 생성하여 구매자에게 보냅니다.
간단히 말해서 송장 소프트웨어는 정확성과 자동화를 위해 설계되었습니다. 정기적으로 인보이스를 보내야 하는 비즈니스가 있는 경우 인보이스 자동화를 통해 반복 작업을 정확하고 효과적으로 처리하면서 반복적인 작업을 처리할 수 있습니다.
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인보이스 발행 소프트웨어의 기능은 무엇입니까?
인보이스 소프트웨어에는 인보이스 자동화를 수행하는 여러 가지 기능이 있습니다. 그 기능은 다음과 같습니다,
인보이스 생성 열기
깨끗하고 전문적인 미결제 인보이스를 만들 수 있습니다. 브랜드와 일치하도록 이러한 인보이스를 사용자 지정할 수도 있습니다.
고객 기록 생성
미결제 인보이스를 생성할 때 레코드 생성은 필수적인 부분입니다. 인보이스 발행 도구를 사용하면 고객의 구매 및 지불과 관련된 기록을 작성할 수 있습니다. 이러한 기록을 장착된 데이터베이스에 저장할 수 있습니다.
신용 카드 처리
이 시스템은 신용 카드에 즉시 청구하여 시간을 절약합니다.
내장된 사전 정의된 템플릿
많은 도구에는 미결제 인보이스를 쉽게 만들 수 있도록 템플릿이 내장되어 있습니다. 원하는 템플릿을 선택하고 필드를 입력하기만 하면 됩니다.
여러 통화 설정
여러 통화 설정은 영수증 관리, 지불 수락 및 세금 관리에 도움이 됩니다. 글로벌 운영을 통해 비즈니스에 이점을 제공합니다.
정보 수신/전송
쉽게 중앙 집중식 데이터베이스를 사용할 수 있으므로 즉시 정보를 보내고 받을 수 있습니다.
송장 및 지불 보고서
좋은 인보이스 발행 소프트웨어는 세금 보고를 위해 외부 시스템을 사용할 필요성을 최소화합니다. 시스템 내에서 인보이스, 지불 및 세금 보고서를 작성할 수 있습니다.
인보이스 발행 소프트웨어의 기능은 무엇입니까?
인보이스 발행 소프트웨어를 사용하면 다음과 같은 주요 프로세스를 수행할 수 있습니다.
송장 생성 및 사용자 지정
송장 소프트웨어를 사용하면 미결 송장을 만들고 사용자 지정할 수 있습니다. 기존 인보이스 발행과 달리 자동 인보이스는 기본 제공 템플릿을 사용하여 인보이스를 생성할 수 있습니다.
청구 및 지불 용이
인보이스 도구에는 청구 및 지불을 편리하게 처리할 수 있는 기능이 있습니다. 고객이 직접 결제하고 접수 즉시 처리할 수 있는 온라인 포털을 만들 수 있습니다.
또한 인보이스 발행 소프트웨어는 여러 언어와 통화를 지원하므로 외화를 받을 수 있습니다.
보고서 생성
인보이스 도구는 보고서 생성을 용이하게 하고 미결 인보이스 보고서를 추적 및 모니터링하는 데 도움이 됩니다.
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송장 자동화의 이점
누락 또는 지연 지불 최소화
올바른 소프트웨어 솔루션을 사용하면 모든 송장을 추적하여 누락되거나 지연된 지불을 최소화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 결제를 놓치지 않도록 결제 약정을 정확하고 적극적으로 모니터링합니다.
프로페셔널한 이미지 유지
훌륭하고 전문적인 청구 솔루션은 평판을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 대부분의 인보이스 발행 소프트웨어를 사용하면 로고를 사용자 정의하고 지불 문서 및 미결제 인보이스를 위한 기타 디자인을 개선할 수도 있습니다. 이를 통해 다른 공급업체와 고객 간에 전문적인 접근 방식을 취할 수 있습니다.
사기 최소화 및 보안 강화
인보이스 발행 소프트웨어에는 결제 프로세스에 대한 안전한 청구를 보장하고 사기 및 해킹으로부터 사용자를 보호하는 보안 기능도 있습니다. 이것은 수동 프로세스보다 인보이스를 만드는 더 안전한 방법입니다.
더 빠르고 정확하게 인보이스 생성
수동 송장 생성과 달리 송장 자동화를 사용하면 가변 요소만 입력하면 되는 곳에서 더 빠르고 정확하게 송장을 생성할 수 있습니다.
어디서나 인보이스 생성
대부분의 온라인 인보이스 발행 소프트웨어는 클라우드 컴퓨팅 및 웹 기반 기술을 통해 연결되어 인터넷 연결이 가능한 모든 위치에서 인보이스를 생성할 수 있습니다.
공급업체와 공급업체의 만족도 유지
공급업체, 공급업체 및 기타 계약업체와 좋은 관계를 맺는 것이 비즈니스 관계에 대한 올바른 이해로 필수입니다. 인보이스 자동화를 통해 인보이스를 더 빠르게 처리할 수 있으므로 빠른 결제가 가능하므로 공급업체와 고객 간의 전반적인 관계가 개선됩니다.
정확한 현금 흐름
인보이스 자동화를 통해 정확한 현금 흐름 수치를 확인할 수 있습니다. 그것은 당신이 당신의 돈이 어디에 있는지, 얼마나 많은 돈이 계좌에 저장되어 있고 얼마나 남았는지 볼 수있게 해줍니다. 현금 흐름을 수동으로 문서화할 필요가 없습니다.
직원 해방
미결제 인보이스를 생성하기 위한 인보이스 소프트웨어가 출시되면 수동 및 기존 인보이스 생성으로 인한 직원의 부담이 확실히 줄어듭니다. 미결 송장에 대한 세부 정보를 생성하고 일치시키는 데 시간을 할애할 필요가 없습니다. 이를 통해 직원들은 다른 일에 시간을 할애하고 생산성을 높일 수 있습니다.
미결제 인보이스는 지불 가능한 금액을 기록할 수 있으므로 비즈니스 측면에서 도움이 됩니다. 미결제 인보이스에 익숙해지면 미지급금 프로세스를 빠르게 스캔하는 데 도움이 됩니다. 이제 미결제 인보이스가 무엇인지, 어떻게 작동하는지, 미결제 인보이스를 생성할 때 인보이스 발행 소프트웨어가 어떤 역할을 하는지 알게 되었습니다.
번거로움 없이 오류 없는 미결제 인보이스를 생성하려면 인보이스 발행 소프트웨어에 투자해야 합니다. 미지급금 자동화를 활용하십시오.
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