파일 캐비넷을 뒤지고 서류 더미를 뒤지는 시대는 지났습니다. 오늘날 기업은 PC, 스마트폰 및 태블릿과 같은 장치를 통해 모든 파일, 문서 및 기록에 액세스할 수 있는 전기 스토리지를 사용합니다. 이를 통해 중요한 정보를 더 쉽고 빠르게 검색하고 관리할 수 있습니다. 사실, 딜로이트의 연구 기업의 85%가 앞으로 몇 달 안에 디지털 이니셔티브를 가속화하고 있음을 보여줍니다.
그러나 수동으로 문서를 관리하고 검색하는 것은 여전히 시간이 많이 걸리고 지루할 수 있습니다. 또한 사람의 실수로 인해 파일이 손상되거나 손실될 위험이 제거되지 않습니다. 따라서 비즈니스를 위한 문서 관리 시스템에 투자하는 것이 중요합니다.
문서 관리 소프트웨어 또는 DMS는 비즈니스에서 매일 사용하는 모든 문서를 저장, 관리 및 검색하는 소프트웨어 유형입니다. 생성부터 구현까지 수명 주기 전반에 걸쳐 모든 전자 파일과 종이 문서를 처리합니다. 가장 중요한 것은 프로세스를 자동화하여 모든 파일을 구성하고 검색하는 시간을 줄이고 다른 중요한 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있다는 것입니다.
문서 관리 시스템의 작동 방식은 투자하는 소프트웨어에 따라 다릅니다. 그러나 일반적으로 모든 파일을 디지털화하고 쉽게 검색하고 액세스할 수 있도록 단일 데이터베이스에 저장함으로써 비즈니스에 도움이 됩니다. 일부는 종이 기반 문서를 디지털 파일로 변환하는 스캔 및 이미지 캡처 기능을 가지고 있습니다. 다른 사람들은 AI와 기계 학습 기술을 활용하여 문서에서 데이터를 즉시 캡처합니다. 또한 문서 관리 소프트웨어를 사용하여 문서의 진위 여부를 확인하고 조직 내에서 승인 워크플로를 생성하며 데이터 백업 및 복구를 자동화할 수 있습니다.
문서 관리 소프트웨어가 제공해야 하는 더 많은 기능이 있습니다. 문서 관리 소프트웨어에 대한 전 세계 수요가 5.55 년 2022 억 달러에 도달 16.42년에는 2029억 XNUMX천만 달러에 이를 것으로 예상됩니다.
문서 관리 소프트웨어가 필요한 이유는 무엇입니까?
문서 처리 개선
문서 관리를 간소화하려면 문서를 디지털화하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 문서 관리 소프트웨어가 없으면 데이터베이스에서 파일을 수동으로 구성, 추적 및 검색하는 데 여전히 어려움을 겪을 것입니다. 이것은 다른 중요한 책임을 수행하는 데 사용할 수 있었던 귀중한 시간을 여전히 차지할 수 있습니다. 말할 것도 없이, 문서 처리와 관련하여 여전히 잠재적인 인적 오류를 제거하지 못합니다.
문서 관리 소프트웨어는 단순한 문서 데이터베이스 그 이상입니다. 수많은 도구와 기능을 사용하면 클릭 몇 번으로 모든 파일과 기록을 더 쉽게 처리하고 관리할 수 있습니다. 문서에서 단어나 구로 파일을 추적하고 검색하는 데 사용할 수도 있습니다. 또한 다른 응용 프로그램과 통합하여 문서에서 추출된 데이터를 쉽게 가져오고 내보낼 수 있으므로 프로세스에서 수동으로 데이터를 입력하지 않아도 됩니다.
DMS는 콘텐츠 관리 시스템과 다릅니다. 콘텐츠 관리 시스템 또는 CMS는 콘텐츠를 온라인으로 생성하고 게시하는 데 사용됩니다. 반드시 파일과 문서를 관리하는 것은 아닙니다. 따라서 DMS와 CMS를 모두 보유하면 비즈니스에 유용할 수 있습니다. 약간 CMS 소프트웨어의 예 DMS와 원활하게 통합될 수 있으므로 확인하십시오.
접근성 향상
원격 작업 및 하이브리드 작업 공간이 증가함에 따라 직원은 언제 어디서나 필요한 모든 파일에 액세스할 수 있어야 합니다. 문서를 디지털화하면 한 장치에서 다른 장치로 파일을 더 쉽게 공유하고 보낼 수 있지만 문서 검색 및 검색을 간소화하려면 여전히 문서 관리 소프트웨어가 필요합니다. 키워드 및 기타 특성을 사용하여 파일 검색, 추적 및 검색을 자동화합니다. 사무실에 가지 않고도 몇 번의 클릭만으로 원하는 문서를 가져올 수 있습니다.
문서 관리 소프트웨어는 컴퓨터, 스마트폰 또는 태블릿과 같은 모든 장치를 사용하여 액세스할 수 있는 단일 플랫폼에서 모든 문서를 중앙 집중화합니다. 또한 문서나 데이터베이스 자체의 중요한 변경 사항을 잃지 않고 한 장치에서 다른 장치로 이동할 수 있습니다. 이렇게 하면 검색 및 검색이 훨씬 더 편리해집니다. PDF 파일 이동 중에도 다른 유형의 문서. 구현된 솔루션에 따라 이러한 파일은 온라인 또는 오프라인으로 액세스할 수 있습니다.
협업 촉진
문서에 더 쉽게 액세스할 수 있도록 함으로써 문서 관리 시스템은 조직 내 및 고객과의 협업도 향상시킬 수 있습니다. DMS는 모든 파일을 하나의 플랫폼에서 중앙 집중화하므로 다른 부서의 팀이 함께 작업하여 특정 문서를 수정하고 기록을 컴파일하고 데이터베이스를 구성할 수 있습니다. 또한 회사에 단일 정보 소스가 있음을 보장합니다. 즉, 언제 어디서 얻었는지에 관계없이 모든 사람이 동일한 정보 및 데이터 집합에 대해 작업하고 있습니다.
일부 문서 관리 시스템 기능에는 더 빠른 문서 처리 시간을 위한 승인 워크플로 자동화도 포함됩니다. 즉, 서명이나 승인을 받기 위해 필요한 이해 관계자에게 문서를 보내는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 문서 자체는 프로세스가 진행되는 동안 문서를 자동으로 전달합니다. 지연을 피하기 위해 문서의 임박한 승인에 대해 수신자에게 알릴 수도 있습니다.
데이터 보안 강화
문서 관리 시스템에 투자하는 것도 비즈니스 데이터를 보호하는 한 가지 방법입니다. 다양한 유형의 문서 관리 시스템은 문서에 대한 무단 액세스를 방지하는 강력한 보안 기능을 제공합니다. 여기에는 권한 제어, 데이터 암호화, 추적 및 모니터링 도구 등과 같은 기능이 포함됩니다.
데이터 보안에서 문서 관리의 중요성은 간과되어서는 안 됩니다. 파일을 제대로 처리하지 못하면 데이터 손실 및 침해가 발생할 수 있습니다. 결과적으로 이는 비즈니스, 고객 및 파트너의 전반적인 보안에 영향을 줄 수 있습니다.
일부 DMS에는 자동 문서 백업 및 복구 기능이 있어 회사의 소중한 데이터를 절대 잃지 않도록 합니다. 이를 통해 몇 번의 클릭만으로 손상, 삭제 또는 손실된 파일을 검색할 수 있습니다.
비용 절감
언뜻보기에 물리적 파일링 시스템은 문서 관리 시스템에 투자하는 것보다 저렴해 보입니다. 그러나 잠재적인 관리 부실, 문서 손상 또는 손실로 인한 비용은 전반적으로 훨씬 더 큽니다. 말할 것도 없이, 이렇게 하면 손실되거나 손상된 파일을 다시 만들거나 검색하는 데 귀중한 시간을 소비해야 합니다. 따라서 DMS는 비즈니스에 대한 훌륭한 투자로 간주됩니다. 프로세스 최적화 최소한의 비용으로.
DMS는 또한 종이, 잉크, 우표와 같은 사무용품 비용을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 마찬가지로 모든 파일을 전자적으로 저장할 수 있으므로 저장 공간에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 따라서 문서를 보관하기 위해 값비싼 강철 파일 캐비닛이나 오프사이트 창고 또는 금고가 필요하지 않습니다.
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올바른 소프트웨어 선택
디지털 혁신이 증가함에 따라 비즈니스를 위한 문서 관리 시스템에 투자할 적기입니다. DMS는 파일을 디지털화하는 것 이상을 수행합니다. 또한 조직 내에서 문서 관리를 간소화하는 도구와 기능을 제공합니다. 수많은 이점으로 인해 시장에서 관련성과 경쟁력을 유지하려는 경우 회사에 필수적인 도구가 됩니다.
그럼에도 불구하고 선택하는 최고의 문서 관리 소프트웨어 귀하의 비즈니스를 위해서는 귀하의 회사가 필요로 하는 것과 그에 적합한 DMS 유형에 대한 심층적인 이해가 필요합니다. 따라서 옵션을 탐색하고 직접 시도하십시오.
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