We zijn het Zoom-tijdperk binnengegaan.
Vergeet andere videoconferentieprogramma's: ze zijn traag, bevatten fouten en zijn moeilijk te gebruiken. Je bent de helft van de vergadering bezig met het proberen om iedereen verbonden te krijgen. We hebben ze allemaal geprobeerd en we hebben ontdekt dat Zoom ‘gewoon werkt’.
Het is geweldig voor kleine teams, maar het wordt een beetje uitdagender voor grotere verdriet. In deze CoCo-briefing zullen we het hebben over vijf best practices die we uit onwaarschijnlijke bron hebben geleerd: De Uniekerk in Newton, Massachusetts.
De Union Church organiseert met succes haar zondagsdiensten via Zoom, met meer dan 100 aanwezigen per dienst. Wat voor hen werkt, kan ook van toepassing zijn op uw bedrijf, gemeenschapsorganisatie of grotere teamvergadering.
Beste oefening #1: Zet grote groepen op mute. Zodra je meer dan zes mensen hebt, wordt het achtergrondgeluidsniveau storend. Als je mensen één voor één probeert te dempen, speel je uiteindelijk Whack-A-Mole. Demp iedereen vanaf het begin en leg uit wat je doet en waarom je het doet. (“We dempen mensen om het achtergrondgeluid te beperken, maar we geven je de gelegenheid om te praten en deel te nemen.”)
Best Practice #2: Haal de presentatoren door elkaar. Bij de Union Church begint de senior pastor met presenteren, gevolgd door muzikanten, dan lekenleiders en dan terug naar de pastors. Hierdoor blijft de vergadering vloeiend. Vermijd dat één persoon een stevig uur aan het praten is; maak er een teamprestatie van. (Misschien wil je repeteren.)
Beste praktijk nr. 3: Moedig vragen aan. Met de ‘Chat’-functie in Zoom kunnen deelnemers een vraag typen, en met ‘Hand opsteken’ kunnen mensen mondeling een vraag stellen. De Union Church gebruikt deze voor momenten van interactie (zoals het aannemen van gebedsverzoeken, of mensen vragen laten stellen tijdens een preek).
Best Practice #4: Zorg voor momenten van interactie. De Union Church heeft bijvoorbeeld een ‘begroetingstijd’, waarbij iedereen stom is en mensen hallo kunnen zeggen. Hetzelfde doen ze aan het einde van de bijeenkomst, een informeel moment waarbij mensen maximaal een half uur samenkomen. Het is luidruchtig, maar het werkt.
Beste praktijk #5: Hou het kort. Onze ervaring is dat zelfs in de beste Zoom-vergaderingen mensen na 45 minuten beginnen te vervagen. Probeer grotere vergaderingen onder de uur te houden. Onthoud dat mensen hun Zoom-venster op elk moment kunnen sluiten; Het doel van een leider (zoals een presentator van een tv-programma) is om hem tot het einde betrokken te houden.
Uw dagelijkse CoCo
5 zakelijke best practices tijdens de coronacrisis:
> Overweeg een ‘open Zoom-kamer’ te runnen, waar je gewoon met andere mensen rondhangt terwijl je werkt.
> Overweeg om “Zoom-lunches” te organiseren, waarbij jullie allemaal samen eten en kletsen.
> Overweeg om je mede-Zoom-bezoekers voor de gek te houden door ze privé berichtjes te sturen.
> Overweeg om te kopen Zoomvoorraad. (Een stijging van 15% sinds we dit op 20 maart hebben aanbevolen!)
> Besteed 10% van uw tijd aan het helpen van anderen.
Bron: https://www.bitcoinmarketjournal.com/how-to-run-large-zoom-meetings/