5 veelvoorkomende vragen over onboarding van freelancers die door technische oplossingen worden opgelost (Pavel Shynkarenko)

Momenteel worden Amerikaanse bedrijven geconfronteerd met een ernstig en tweeledig probleem. Aan de ene kant is er

een enorm tekort aan talent, waardoor het moeilijk wordt om gekwalificeerde kandidaten aan te nemen. Tegelijkertijd kunnen de meeste bedrijven geen hogere, aantrekkelijkere salarissen bieden om het beste talent aan te trekken, omdat ze de personeelskosten moeten optimaliseren. 

In de meeste gevallen is de oplossing voor dit probleem het inhuren van gekwalificeerde freelancers in plaats van fulltime werknemers. Uit een recent onderzoek bleek dat technologiebedrijven tot de eersten behoren die zich tot onafhankelijke contractanten wenden om geld te besparen en tegelijkertijd toptalent aan te nemen. In deze
uit een enquête, merkte 71% van de bedrijven op dat het aantrekken van freelancers ideaal is om wendbaar te blijven tijdens economische onzekerheid, waar alle bedrijven naar op zoek zijn in het huidige landschap. 

Het in dienst nemen van externe contractanten brengt echter uitdagingen met zich mee. Bedrijven moeten erachter komen hoe ze op een snelle, efficiënte en conforme manier op afstand kunnen onboarden, wat een aantal belangrijke vragen oproept die technologiebedrijven kunnen oplossen. 

1. Hoe kan mijn bedrijf legaal samenwerken met freelancers in alle regio's?

Elk land heeft zijn zakelijke wetten en financiële regelgeving, wat een uitdaging kan zijn om georganiseerd te blijven, vooral als je aannemers uit meerdere regio's inhuurt. 

De wettelijke arbeidsleeftijd is bijvoorbeeld 14 jaar in India, maar 18 jaar in Indonesië. In Mexico kunnen freelancers alleen worden ingehuurd voor specifieke banen en in Maleisië is het verboden om met Israël te communiceren (en vice versa). Daarom loont het vaak de moeite om uw
freelance inhuren bij bedrijven die zich specifiek aan deze regelgeving houden.

Bovendien kunnen bedrijven gebruikmaken van gestroomlijnde, streng beveiligde verificatieprocedures. Bedrijven zoals Sumsub bieden grondige achtergrondcontroles en KYC-processen, die naleving garanderen. 

2. Hoe moet mijn bedrijf contractdoelen stellen en voltooid werk ontvangen?

Met externe werknemers kan het moeilijk zijn om te weten hoe u een werkrelatie tot stand kunt brengen. Hoe ga je om met het stellen van doelen en het op tijd ontvangen van werk, aangezien je niet naar hun kantoor kunt gaan voor een statuscontrole? 

Het antwoord is met een duidelijk, gedegen contract. Sites zoals Rocket Lawyer en HoneyBook helpen bedrijven en contractanten om schriftelijke verwachtingen op te stellen die betrekking hebben op vertrouwelijkheid, eigendom, expliciete taken en doelen, transparante betalingstarieven en beëindiging
voorwaarden. 

In deze gevallen is het beter om verwachtingen overdreven uit te leggen, zodat er geen ruimte is voor toekomstige discussies of verwarring. 

3. Hoe meten we de resultaten en productiviteit van aannemers?

De wereldwijde pandemie heeft bedrijven geholpen om met een frisse blik te kijken hoe resultaten voor interne en contractmedewerkers kunnen worden geëvalueerd. In plaats van de waarde te meten aan het aantal gewerkte uren, evalueren bedrijven nu de output en houden ze bij hoeveel tijd
aan elke taak wordt besteed.

Gelukkig zijn er een paar oplossingen waar bedrijven uit kunnen kiezen. Services zoals TimeCamp of Quickbooks Time kunnen worden gebruikt om factureerbare uren en de productiviteit van aannemers bij te houden. Deze gegevens kunnen bedrijven ook helpen beslissen welke aannemers ze fulltime willen ontwikkelen
relaties met. 

4. Hoe kunnen we effectief communiceren met freelancers over deadlines? Wanneer moeten we bemiddeling inschakelen om geschillen op te lossen?

Hoewel veel freelancers uitstekende werkers zijn die hun werk op tijd inleveren, moeten bedrijven beleid en procedures hebben om moeilijke situaties met contractarbeiders aan te pakken. 

Uw bedrijf moet duidelijke deadlines stellen en duidelijke doelen stellen bij het opstellen van een nieuw contract. Dit betekent het bepalen van zaken als tarieven per uur versus per taak en welke services in die tarieven zijn inbegrepen, zoals het aantal revisies of tests voor een taak. 

Sommige platforms, zoals Solar Staff, houden betalingen in escrow en staan ​​toe dat werkdeadlines worden verschoven als beide partijen dit goedkeuren. Deze diensten bieden ook externe bemiddeling in het geval een voltooid contract door geen van beide partijen als voldoende wordt beschouwd. Bovendien, als
u zoekt een oplossing om conflicten op te lossen, het geschillenpercentage is een belangrijk cijfer: hoeveel geschillen heeft de dienst met succes opgelost?

Bedrijven hebben altijd de mogelijkheid om rechtstreeks met aannemers te communiceren via e-mail of messenger-programma's zoals WhatsApp en Slack. Toch is het meestal het beste om de communicatie op een geverifieerd serviceplatform te houden. Het gebruik van een dergelijke service van derden beschermt
zowel freelancers als bedrijven als het gaat om het halen van deadlines en meningsverschillen over werkdoelen. 

5. Hoe kan mijn bedrijf freelancers snel en gemakkelijk betalen voor afgerond werk?

De kwestie van de betaling van aannemers is vaak het meest gecompliceerd voor bedrijven. Aannemers worden niet op dezelfde manier gezien als gewone werknemers, dus boekhoudafdelingen moeten gedetailleerde, nauwkeurige logboeken hebben van hoe het geld wordt toegewezen. 

Bedrijven moeten er bijvoorbeeld voor zorgen dat alle uitbetalingen van aannemers voor voltooide taken worden gemarkeerd als loonbudgetten en niet als betalingen aan individuen. Aangezien verschillende regio's over de hele wereld hun belasting- en arbeidswetgeving hebben, moeten bedrijven bovendien:
om ervoor te zorgen dat ze elke transactie nauwkeurig documenteren. Over het algemeen zijn de drie belangrijkste problemen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij het betalen van grensoverschrijdende contractanten:

1. Hoe om te gaan met vooruitbetaling zonder de garantie dat de aannemer het werk opstuurt.

2. Hoe de tijd die wordt besteed aan grensoverschrijdende betalingen aan onafhankelijke contractanten kan worden verminderd.

3. Hoe het betalingsproces te versnellen zodat transacties snel aankomen in plaats van enkele weken te duren (zoals SWIFT-betalingen vaak doen).

In de meeste gevallen is het voor bedrijven sneller, makkelijker en effectiever om deze boekhouding uit te besteden aan een professionele dienst. Services van derden die gespecialiseerd zijn in het naleven van wettelijke en financiële voorschriften, kunnen bedrijven helpen om aan de regels te blijven voldoen zonder
extra papierwerk en hoofdpijn. 

Ten slotte is het ook voor boekhoudafdelingen verstandig om voor elke taak afsluitmappen bij te houden, zodat de boekhoud- en boekhoudprocessen in de toekomst soepel verlopen. 

Volgens de
Internationale Arbeidsorganisatie, bestaat ongeveer 46.5% van het wereldwijde personeelsbestand uit freelancers. Alleen al in de VS wordt verwacht dat freelancers het goedmaken

meer dan de helft van het totale personeelsbestand door 2028.

Deze cijfers bewijzen dat contractarbeiders de toekomst zijn en dat teams van aannemers binnenkort net zo gewoon zullen zijn als in-house inhuren. Deze verschuiving in het personeelsbestand betekent dat bedrijven eerder moeten beginnen dan met het herzien van hun onboardingprocessen
om later relevant te blijven.

Gelukkig zijn er tal van startups en technische oplossingen die klaar staan ​​om het proces van het creëren van een team op afstand te stroomlijnen, dus werken met freelancers hoeft geen gedoe te zijn.