Een uitgebreide gids voor e-mailparsers

Over tachtig procent van de kleine en middelgrote bedrijven gebruikt e-mailmarketing om nieuwe klanten aan te trekken en bestaande klanten te behouden.

E-mail is een essentieel onderdeel van de moderne bedrijfsvoering. E-mails bevatten vaak klantcontactgegevens, orderbevestigingen van klanten, betalingsverzoeken van leveranciers, leadverzoeken en soortgelijke cruciale bedrijfsgegevens.

E-mailparsers kunnen organisaties helpen bij het extraheren en benutten van alle gegevens die in hun e-mails en bijlagen zitten.

Wat is een e-mailparser?

Een e-mailparser is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om informatie uit inkomende e-mails te verzamelen. Gegevens kunnen worden geëxtraheerd uit de koptekst en e-mailinhoud met behulp van een e-mailparsing-API. Bovendien kan het gegevens rechtstreeks extraheren uit e-mailbijlagen zoals PDF-bestanden, CSV-bestanden, afbeeldingen en andere documenttypen.

E-mailparsers kunnen worden geprogrammeerd om bepaalde gegevensvelden uit nieuwe berichten te extraheren. De gebruiker kan ongestructureerde e-mailgegevens omzetten in gestructureerde gegevens die gemakkelijk kunnen worden ingevoerd in CRM- of ERP-software. Het ontleden van e-mail elimineert dus onnodige handmatige gegevensinvoer.

Is e-mailparsing zoals webscraping?

E-mailparsing is vergelijkbaar met webscraping. Terwijl webschrapers over het algemeen gegevens verzamelen van HTML-websites, extraheren e-mailparsers alleen gegevens uit e-mailheaders, hoofdteksten en bijlagen.

Software voor het ontleden van e-mail zoekt naar bepaalde woordgroepen en trefwoorden in een e-mail.

E-mailparsers kunnen e-mails rechtstreeks ophalen voor uw inbox. Als alternatief bieden ze ook een speciale e-mail-ID waarnaar al uw e-mails automatisch kunnen worden doorgestuurd.

De tool voor het parseren van e-mail zal dan automatisch gegevensvelden uit e-mails herkennen en extraheren, op basis van de parseerregels die door de gebruiker zijn ingesteld. Met de meeste e-mailparsers kunnen gebruikers aangepaste parseerregels instellen in een eenvoudige gebruikersinterface zonder code.

Waarom is e-mailparsing belangrijk?

Software voor het ontleden van e-mail helpt de productiviteit te verbeteren van bedrijven die dagelijks e-mails ontvangen en analyseren. Werknemers kunnen zich nu concentreren op taken met een hogere waarde. In plaats van door meerdere e-mails te bladeren om kleine stukjes informatie één voor één te extraheren.

Geautomatiseerde e-mailparsering is veel nauwkeuriger dan handmatige gegevensinvoer en kan worden gebruikt om workflows in te stellen. Er kunnen bijvoorbeeld parseerregels worden ingesteld voor het markeren van gegevensvelden met een lage parseerzekerheid - die kunnen worden verzonden voor handmatige beoordeling.

Het ontleden van e-mail kan dus handmatige gegevensinvoer elimineren en zorgen voor minimale handmatige beoordeling.

Voordelen van het parseren van e-mail

Het ontleden van e-mails biedt aanzienlijke voordelen voor bedrijven van elke omvang en sector. Hier zijn er een aantal:

Tijd en geld besparen

Zoals hierboven vermeld, kunnen e-mailparsers veel verspillend handmatig werk elimineren. Dit helpt het personeel zich te concentreren op andere hoogwaardige taken die direct van invloed kunnen zijn op de bedrijfsresultaten.

E-mailparsing kan ook vertragingen verminderen door ervoor te zorgen dat gegevens vrijwel onmiddellijk naar downstream-bedrijfsapplicaties worden verzonden.

Workflows automatiseren

E-mailparsers halen automatisch interessante gegevens uit e-mails. De geëxtraheerde gegevens kunnen vervolgens worden gewijzigd in elk gewenst formaat. En tot slot kunnen de gegevens worden geïmporteerd in alle downstream-software zoals CRM, ERP's of boekhoudsoftware.

Dit hele proces kan worden opgezet als een zero-touch geautomatiseerde workflow.

Verbetering van de kwaliteit van het werk

Wanneer er minder inspanning wordt besteed aan handmatige bewerkingen, worden fouten bij het invoeren van gegevens drastisch verminderd. Stelt u zich eens voor dat u honderden e-mails doorloopt om informatie te extraheren - dat zijn gewoon veel gegevens die u handmatig moet beheren!

Nauwkeurigheid is verzekerd bij het gebruik van een e-mailparser om gegevensextractie te automatiseren. Het ontleden van e-mail kan eenvoudig worden geschaald zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit en nauwkeurigheid van gegevensextractie.

Populaire toepassingen voor het parseren van e-mail

Vrijwel elke e-mail kan worden geparseerd om waardevolle gegevens te extraheren. Zakelijke documenten en transactie-updates worden vaak via e-mail verzonden en bevatten belangrijke gegevens.

Hier zijn enkele populaire use-cases voor het parseren van e-mail:

Inkoopaanvragen, inkooporders, facturen, bankafschriften en andere documenten worden vaak als bijlagen per e-mail verzonden. Met e-mailparsers kunt u elke e-mail of bijlage automatisch classificeren/categoriseren en naar een geschikte parser sturen voor verdere verwerking.

Stel je voor dat je een PO via e-mail ontvangt en de klant automatisch factureert! Of automatisch gegevens uit bijgevoegde betalingsbewijzen halen en invoeren in uw boekhoudsoftware.

Leadbeheer en verrijking

Bedrijven hebben vaak prospects die via e-mail contact met hen opnemen. Deze e-mails bevatten de contactgegevens van de lead en andere informatie die relevant is voor verkoop- en marketingteams. Een e-mailparser kan automatisch leadinformatie extraheren en de gegevens bijwerken in een CRM zoals Salesforce of Hubspot.

Marketingteams kunnen deze leads vervolgens targeten met een relevant bereik. Of verkoopteams kunnen dergelijke leads verder kwalificeren door een offerte te sturen of door te bellen.

E-commerce procesautomatisering

Elke e-commerce-aankoop activeert een reeks e-mails met bestelinformatie, facturen en updates.

API's voor het ontleden van e-mail kunnen e-commercesites helpen bij het optimaliseren van orderafhandeling, verzending en follow-ups van klanten.

E-mailparsing automatiseren met Nanonetten

Dit zijn de stappen om een ​​geautomatiseerde workflow voor het parseren van e-mail met Nanonets in te stellen:

Maak een Account Aan

Aanmelden om met Nanonetten aan de slag te gaan.

Een aangepaste e-mailparser bouwen

Upload een paar voorbeeldbestanden en markeer de velden die u wilt extraheren. De AI leert uw interessegebieden te identificeren op basis van de voorbeelden die u laat zien - hoe meer hoe beter.

Screenshots van e-mails doen het prima. Test de aangepaste extractor met nieuwe bestanden om te zien hoe het werkt.

Merk op dat Nanonets kant-en-klare extractors biedt voor veelvoorkomende documenttypen die als bijlagen kunnen worden geleverd, waaronder facturen, PO's, ontvangstbewijzen en meer.

Definieer de bron(nen)

Als e-mails uw primaire bron zijn, stel dan een Nanonets-ontvangstadres in en stuur alle relevante e-mails automatisch door naar die e-mail-ID.

Je kunt ook een automatische import van bestanden instellen vanuit cloudopslag, databases of verbinding maken via een API.

De werkstroom instellen

Creëer de volledige workflow door de bron te verbinden met de aangepaste gegevensextractor die u hebt gebouwd. U kunt ook parseerregels definiëren om de geëxtraheerde gegevens in een geschikt uitvoerformaat te verwerken.

Definieer tot slot de bestemming waarnaar u de verfijnde gegevens wilt exporteren. U kunt de gegevens rechtstreeks exporteren naar CRM- of ERP-software via Nanonets' API.