In alle sectoren publiceren organisaties steeds meer content online.
Dit is na de pandemie nog prominenter geworden, nu de wereldwijde gemeenschap online is gegaan om de fysieke beperkingen te overwinnen die hen door de vergrendeling zijn opgelegd.
Websites worden gebruikt om producten en diensten aan klanten te verkopen, om verkoop- en marketingmateriaal te publiceren en te delen, en - van kleine bedrijven tot deelstaatregeringen - als een primair communicatiekanaal met leden van het grote publiek.
De proliferatie van digitale inhoud brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Financiële bedrijven moeten bijvoorbeeld aan een reeks nalevingsverplichtingen voldoen om digitale kanalen (waaronder websites) te gebruiken om te adverteren voor klanten. Elders moeten organisaties mogelijk gegevens van hun website-inhoud bijhouden voor doeleinden van geschillenbeslechting, en anderen willen misschien webpagina's bewaren vanwege hun culturele of historische betekenis, als een openbare aangelegenheid of als referentiepunt voor toekomstige marketingcampagnes. .
Website-archivering is de enige manier om website-inhoud te bewaren in een vorm waarin deze opnieuw kan worden bekeken zoals deze op een bepaald moment was. Het is de enige manier om een stabiele, aantoonbaar authentieke en onafhankelijke versie van webcontent te creëren en te onderhouden. Omdat de archieven onafhankelijk zijn, staan ze volledig los van de originele website-architectuur en bevatten ze alleen de elementen die live waren op het moment van archiveren, waardoor een iteratie ontstaat die de oorspronkelijke vorm zo dicht mogelijk benadert.
Er zijn veel redenen waarom een organisatie haar website zou moeten archiveren, maar in alle gevallen moeten ze ervoor zorgen dat hun archieven volledig, veilig en wettelijk toelaatbaar zijn.
In deze gids kijken we naar enkele van de specifieke uitdagingen rond website-archivering in drie verschillende sectoren: financiële dienstverlening, de publieke sector en merken.
De rol van website-archivering
Website-archivering stelt bedrijven in de financiële, publieke en retailsector in staat om onveranderlijke records van hun webpagina's op te slaan. Dit zorgt voor het volgende:
1. Nakoming
Gereguleerde bedrijven en bedrijven over de hele wereld moeten alle elektronische communicatie registreren en bewaren volgens de regels van MiFID II (EU), FCA (VK), SEC (VS), ASIC (AU) en FINRA (VS). Zo stelt MiFID II dat de opgenomen elektronische communicatie:
• Volledige – Een organisatie moet op de hoogte zijn van alle soorten elektronische communicatie die worden gebruikt en door wie. Daarnaast moeten ze beschikken over een systeem en processen die zijn ontworpen om alle records van die communicatie vast te leggen en te bewaren.
• accuraat – Een organisatie moet volledig vertrouwen hebben in de inhoud en metadata van de geregistreerde elektronische communicatie die de exacte data en tijden kunnen aantonen waarop iets heeft plaatsgevonden.
• Hoge kwaliteit – Een organisatie moet in staat zijn om vastleggingen van elektronische communicatie zo dicht mogelijk bij hun "oorspronkelijke vorm" te reproduceren.
De riem wordt wereldwijd strakker. Vanaf november 2022,
de marketingregel van de SEC heeft de definitie van wat een 'advertentie' is uitgebreid met website-inhoud, die nu in zijn geheel moet worden vastgelegd en gearchiveerd. Ondertussen is de Australian Securities and Investments Commission (ASIC) begonnen met het opvragen van gegevens over historische prijsbeloften op websites van verzekeringsmaatschappijen, en
het toedienen van boetes aan degenen die ze niet kunnen betalen.
2. Juridische ontvankelijkheid
Bedrijven kunnen worden verplicht om geauthenticeerd bewijs van elektronische gegevens te verstrekken wanneer ze voor de rechtbank verschijnen. De records moeten aantonen dat de gegevens zijn opgeslagen in een formaat dat onveranderlijk is en wanneer ze zijn gearchiveerd. Deze vereisten zijn opgenomen in de volgende regels en voorschriften:
• Federale bewijsregels (regel 901) – de eis om een bewijsstuk te authenticeren of te identificeren.
• De praktijkcode inzake bewijskracht en juridische toelaatbaarheid van elektronische informatie (BS 10008:2014) – het waarborgen van de authenticiteit en integriteit van elektronische informatie.
• SEC regel 17a-4 - die van bedrijven vereist dat ze elektronische zakelijke communicatie archiveren in WORM-formaat (niet-herschrijfbaar en niet-wisbaar).
• eDiscovery-verzoeken – het archiveren van websitegegevens voor geschillenbeslechting en eDiscovery-doeleinden kan ervoor zorgen dat de records niet weerlegbaar zijn en een waarheidsgetrouwe reproductie zijn van de inhoud op dat moment.
3. Bescherming van IP en merkactiva
Merken hebben een duidelijke prikkel om hun activiteiten op lange termijn bij te houden om toekomstige campagnes te informeren. Naarmate er echter meer zakelijke activiteiten online plaatsvinden, zullen ze continu grote hoeveelheden digitale inhoud creëren en publiceren met een snelheid die moeilijk bij te houden kan zijn. Website-archivering kan regelmatig worden uitgevoerd en met onbeperkte cloudopslag en de mogelijkheid om grote datasets te archiveren, kan ervoor worden gezorgd dat er niets van waarde verloren gaat.
4. Bewaring van archieven van cultureel en historisch belang
Organisaties in de publieke sector en archivarissen kunnen eisen dat cultureel belangrijke website-inhoud wordt bewaard voor directe toegang tot historische openbare registergegevens. Website-archivering is de ideale oplossing om deze grote hoeveelheden gegevens te behouden en op te slaan in een onveranderlijk WORM-bestandsformaat.
Wie profiteert van website-archivering?
Financial Services
De financiële dienstensector staat voortdurend onder druk om nieuwe online kanalen te gebruiken om het evoluerende digitale landschap bij te houden. Daarbij moet hun gebruik van deze kanalen echter worden afgewogen tegen strenge nalevingsregelgeving van onder meer de SEC, ASIC, FINRA en meer.
Elke oplossing moet kunnen aantonen dat aan dergelijke voorschriften wordt voldaan, evenals aan mogelijke gegevenssoevereiniteit en AVG-vereisten.
Publieke Sector
Talrijke nationale archieven, bibliotheken, overheden en universiteiten archiveren nu websitegegevens om alle archieven van cultureel en historisch belang te bewaren. Dit wordt grotendeels gedreven door wetgeving zoals de
Britse Public Records Act 1958 en, meer recent, de
Wet op de vrijheid van informatie 2000.
Naarmate de publieke sector meer online actief is, zoeken organisaties naar manieren om hun website-archiveringsvoorzieningen te ontwikkelen om te profiteren van nieuwe technologieën, zoals:
-
De wolk – Om een efficiënte en flexibele opslag van de grote datasets mogelijk te maken.
-
Indexeren en zoeken – Om de gegevens bruikbaar te maken voor onderzoekers, ambtenaren, studenten en burgers (inclusief openbare portalen zoals
Het Nationaal Archief van het Verenigd Koninkrijk). -
De update van het traditionele ARC-bestandsformaat naar de ISO-standaard
WARC-bestandsindeling, wat kan helpen bij het opslaan van born-digital of gedigitaliseerde materialen.
Merken
FMCG-merken creëren naast traditionele merkactiva steeds meer online content. Deze inhoud kan gemakkelijk worden gewijzigd, beschadigd of verloren gaan zonder planning en vooruitziende blik.
Het bijhouden van online merkactiviteiten en communicatie met klanten kan helpen...
-
Informeer toekomstige merkrichting (door monitoring van prestaties)
-
Inspireer toekomstige campagnes
-
Zorg ervoor dat alle communicatie wettelijk toelaatbaar is, voor gevallen van geschillenbeslechting.
Hoe archiveer je een website?
Als het gaat om het daadwerkelijk archiveren van uw website-inhoud, zijn er verschillende manieren om dit te doen. Gratis online tools zoals de Wayback Machine zijn opties, maar gebruikers moeten elke pagina handmatig afzonderlijk opslaan. Dit is eenvoudigweg niet haalbaar voor de meeste bedrijven, gezien de frequentie waarmee vangsten moeten plaatsvinden om toezichthouders tevreden te stellen; namelijk elke keer dat er een wijziging wordt aangebracht.
Hoewel sommige bedrijven vertrouwen op back-ups van het Content Management System (CMS) voor archiveringsdoeleinden, zijn er enkele grote verschillen tussen een back-up en een archief.
-
Digitale handtekeningen en metagegevens: het belangrijkste is dat gegevens die zijn genomen uit een CMS-back-up geen digitale handtekening hebben en daarom niet kunnen worden geverifieerd of in de rechtbank kunnen worden toegelaten. Bovendien kunnen juridische teams met CMS-back-ups niet eenvoudig een record met alle cruciale metadata exporteren.
-
Zoeken in volledige tekst: CMS-back-ups bieden geen zoekfunctie in volledige tekst. Auditors kunnen met spoed en in een oogwenk informatie opvragen - wanneer u uw site handmatig vastlegt, kunnen de hoeveelheden vastgelegde gegevens het moeilijk maken om specifieke gegevens snel te lokaliseren.
-
Conforme gegevensopslag: voor gereguleerde bedrijfstakken met specifieke regels voor het bijhouden van gegevens (zoals de publieke sector en financiële dienstverlening) voldoet een CMS-back-up niet aan de vereisten.
Als alternatief kunnen bedrijven met een geautomatiseerde website-archiveringsservice een volledig overzicht van hun website-inhoud bijhouden, terwijl de handmatige last wordt verlicht en de wettelijke toelaatbaarheid wordt gegarandeerd.
Uw opties afwegen
Naarmate het digitale landschap steeds groter wordt, volgt ook het reguleringsniveau. Organisaties zoals de SEC en ASIC hebben onlangs belangrijke wijzigingen aangebracht om onze toenemende afhankelijkheid van online platforms weer te geven en hoe gemakkelijk waardevolle informatie verloren kan gaan, gezien de hoeveelheid informatie die we dagelijks tegenkomen.
Website-archivering vervult zoveel functies voor zoveel verschillende soorten organisaties, dat het een fundamentele vereiste is geworden voor een groeiend aantal moderne bedrijven. Of het nu gaat om het tevredenstellen van toezichthouders, het behouden van de opgebouwde digitale output van uw merk of het bewaren van informatie van cultureel en historisch belang, het is van toepassing op sectoren van de publieke sector tot financiële dienstverlening, retailmerken en veel daartussenin.
Naarmate de archiveringseisen zijn toegenomen, zijn bepaalde functies onmisbaar geworden, die bijna altijd worden geleverd door externe compliance-leveranciers. Geautomatiseerde website-capture stelt bedrijven in staat om hun hele site met regelmatige, vooraf ingestelde intervallen te crawlen en elke keer een nauwkeurige versie van de site vast te leggen zoals die op dat moment bestond. Zoeken in volledige tekst reduceert de handmatige belasting verder tot een beheersbaar niveau, mocht een specifieke pagina worden opgevraagd voor procesdoeleinden. Ondertussen, als deze gegevens niet in een wettelijk toelaatbaar formaat worden opgeslagen, is het hele proces waardeloos, althans vanuit het oogpunt van naleving.
Voordat u met het archiveringsproces begint, is het belangrijk om het doel erachter te begrijpen en of uw team de tools heeft om het zelf te doen. Alleen dan begin je met het uitzoeken van de juiste aanpak vanuit het perspectief van middelen, en wie is toegerust om je te helpen die doelen te bereiken. En als uw doelstellingen wettelijke verplichtingen zijn, wordt u geadviseerd om voorzichtig te zijn in een
steeds brutaler regelgevend klimaat.
- Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
- Bron: https://www.finextra.com/blogposting/23577/a-guide-to-website-archiving-2023?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs
- 1
- 2014
- 2022
- 2023
- a
- vermogen
- in staat
- toegang
- ophoping
- accuraat
- Bereiken
- Handelen
- activiteit
- werkelijk
- toevoeging
- adopteren
- Voordeel
- Adverteer
- tegen
- Alles
- toestaat
- altijd
- hoeveelheden
- en
- nadering
- Boog
- architectuur
- Archief
- rond
- ASIC
- Activa
- accountants
- Australisch
- Australische effecten- en investeringscommissie
- Authentiek
- geverifieerd
- echtheid
- geautomatiseerde
- backup
- backups
- basis
- worden
- wordt
- achter
- betekent
- tussen
- merk
- merken
- last
- bedrijfsdeskundigen
- ondernemingen
- Campagnes
- vangen
- captures
- Het vastleggen
- gevallen
- zeker
- uitdagingen
- verandering
- Kanaal
- kanalen
- duidelijk
- klanten
- Sluiten
- Cloud
- Cloud Storage
- cms
- code
- commissie
- Communicatie
- Communicatie
- gemeenschap
- Bedrijven
- compleet
- compleet
- nakoming
- zeker
- constante
- content
- corrupt
- kon
- Rechtbank
- bedekt
- Wij creëren
- cruciaal
- culturele
- klant
- dagelijks
- gegevens
- gegevenssets
- gegevensopslag
- Data
- eisen
- tonen
- ontworpen
- verschillen
- anders
- moeilijk
- digitaal
- Digitale inhoud
- gedigitaliseerd
- richting
- Geschil
- Dispute Resolution
- doen
- Dont
- gedreven
- elk
- gemakkelijk
- doeltreffend
- elektronisch
- geeft je de mogelijkheid
- elders
- verzekeren
- zorgen
- Geheel
- geheel
- uitgerust
- EU
- Zelfs
- bewijzen
- ontwikkelen
- evoluerende
- uitgebreid
- expansieve
- exporteren
- FCA
- uitvoerbaar
- Kenmerk
- Voordelen
- Dien in
- financieel
- financiële diensten
- uiteinden
- Fijnextra
- bedrijven
- flexibel
- volgend
- formulier
- formaat
- Gratis
- Frequentie
- oppompen van
- vervullen
- vol
- geheel
- functies
- fundamenteel
- verder
- toekomst
- GDPR
- Algemeen
- grote publiek
- gegeven
- Globaal
- Wereldwijd
- Doelen
- overheden
- Groeiend
- gids
- handvat
- hulp
- helpt
- historisch
- Hoe
- Echter
- HTTPS
- ideaal
- het identificeren van
- onveranderlijk
- belangrijk
- in
- aansporing
- omvatten
- Inclusief
- meer
- meer
- in toenemende mate
- onafhankelijk
- individueel
- industrieën
- -industrie
- informatie
- instantie
- moment
- verzekering
- integriteit
- Investeringen
- IP
- ISO
- IT
- herhaling
- Houden
- Landschap
- Groot
- Wet
- Juridisch
- Wetgeving
- Laten we
- Niveau
- bibliotheken
- beperkingen
- Procesvoering
- leven
- lockdown
- langdurig
- Kijk
- op zoek
- machine
- gemaakt
- groot
- Meerderheid
- maken
- management
- handboek
- handmatig
- veel
- Marketing
- materieel
- Materie
- middel
- Ondertussen
- Maak kennis met
- Leden
- Metadata
- macht
- Modern
- moment
- Grensverkeer
- meer
- meest
- namelijk
- nationaal
- Noodzaak
- behoeften
- New
- Nieuwe technologieën
- November
- doel van de persoon
- doelstellingen
- verplichtingen
- online.
- online platforms
- Opties
- bestellen
- organisatie
- organisaties
- origineel
- Overig
- Overwinnen
- bijzonder
- prestatie
- perspectief
- Fysiek
- plaats
- planning
- platforms
- Plato
- Plato gegevensintelligentie
- PlatoData
- punt
- mogelijk
- post-pandemie
- potentieel
- praktijk
- cadeautjes
- druk
- prijs
- primair
- processen
- Producten
- vooraanstaand
- Beloften
- bescherming
- zorgen voor
- mits
- publiek
- publiceren
- Reclame
- doeleinden
- snel
- reeks
- redenen
- onlangs
- record
- record houden
- opgenomen
- archief
- vermindert
- reflecteren
- regelmatig
- gereguleerd
- Regulatie
- reglement
- Regelgevers
- regelgevers
- vertrouwen
- weergave
- te vragen
- vereisen
- nodig
- vereiste
- Voorwaarden
- vereist
- onderzoekers
- Resolutie
- hulpbron
- <HR>Retail
- behoudende
- Reuters
- Rol
- Regel
- reglement
- verkoop
- Bespaar
- Ontdek
- SEC
- sector
- Sectoren
- beveiligen
- Effecten
- verkopen
- service
- Diensten
- reeks
- Sets
- verscheidene
- Delen
- moet
- kant
- handtekeningen
- betekenis
- aanzienlijke
- eenvoudigweg
- website
- Klein
- kleine bedrijven
- So
- oplossing
- sommige
- soevereiniteit
- specifiek
- snelheid
- stabiel
- standaard
- Start
- Land
- Staten
- mediaopslag
- shop
- opgeslagen
- Leerlingen
- dergelijk
- Pak
- system
- Nemen
- team
- teams
- Technologies
- De
- hun
- zich
- daarom
- van derden
- drie
- Door
- aanhalen
- niet de tijd of
- keer
- naar
- tools
- spoor
- traditioneel
- waar
- types
- Uk
- onveranderlijk
- voor
- begrijpen
- Universiteiten
- onbeperkt
- bijwerken
- us
- .
- gebruikers
- waardevol
- waarde
- vendors
- versie
- manieren
- web
- Website
- websites
- gewicht
- Wat
- of
- welke
- en
- WIE
- wil
- zonder
- wereldwijd
- worm
- You
- Your
- zephyrnet