Geautomatiseerde orderverwerking: verhoog de efficiëntie

Of u nu een B2B- of B2C-bedrijf runt, het stroomlijnen van uw order-to-cash (O2C)-proces kan het verschil betekenen tussen succes en stagnatie. Uit een recent onderzoek van McKinsey blijkt dat dit schokkend is 3-5% van de EBITDA glipt vaak door scheuren in het O2C-proces. Dat is geld dat u in uw zak zou kunnen steken! Bovendien kunnen handmatige methoden simpelweg niet voldoen aan de ervaringen die moderne klanten nu verwachten.

Geautomatiseerde orderverwerking is de oplossing. Het maakt gebruik van AI, OCR en geautomatiseerde workflows om bestellingen nauwkeurig en efficiënt af te handelen. Door te automatiseren zorgt u voor realtime updates en foutloze transacties, waarmee u voldoet aan de huidige vraag naar onmiddellijke en betrouwbare service.

Deze gids helpt u automatisering te omarmen om uw bedrijfsresultaten te versterken en de klantervaring te verbeteren. Lees verder terwijl we onderzoeken wat geautomatiseerde orderverwerking inhoudt, hoe deze verschilt van traditionele methoden, en praktische tips geven voor de implementatie.

Wat is geautomatiseerde orderverwerking?

Geautomatiseerde orderverwerking (AOP) transformeert de manier waarop klantorders worden verwerkt, waarbij handmatige taken worden vervangen door een digitaal systeem dat de snelheid en precisie verbetert. Dit intelligente systeem stroomlijnt het hele proces, van het vastleggen van ordergegevens en het verifiëren van de juistheid ervan tot het controleren van de voorraad en het beheren van zendingen, terwijl de noodzaak voor menselijke tussenkomst wordt verminderd.

Geavanceerde technologieën stimuleren AOP en zorgen voor een naadloze uitvoering van taken. OCR digitaliseert informatie uit papieren of elektronische bestellingen, waardoor deze bruikbaar wordt. AI en ML analyseren deze gegevens om patronen te herkennen, te leren van eerdere acties en intelligente keuzes te maken, zoals het doorsturen van bestellingen naar de juiste goedkeurder of het identificeren van potentiële fraude.

De geautomatiseerde workflows en integraties van het systeem verenigen verschillende platforms, waardoor gegevens moeiteloos door elke fase van de orderverwerking kunnen bewegen. Dit staat in schril contrast met de verouderde handmatige methoden van telefoongesprekken, papieren dossiers en vervelende gegevensinvoer, die gevoelig zijn voor fouten en vertragingen. Met AOP kunnen bedrijven meer bestellingen afhandelen, minder fouten maken en betere klantervaringen bieden. 

Hoe werkt de geautomatiseerde orderverwerking?

Gemiddeld hebben organisaties €6 terugverdiend voor elke €1 geïnvesteerd in het automatiseren van hun O2C-processen. Normaal gesproken begint het proces met het digitaal plaatsen van een bestelling en eindigt het met de succesvolle levering en betaling van het product of de dienst.

Er zijn twee benaderingen van automatisering. De ene is het adopteren van een alomvattende tool die het hele traject beheert, en de andere is het bouwen van een tech-stack van gespecialiseerde software voor verschillende fasen. Beide zijn bedoeld om de snelheid en nauwkeurigheid van de orderverwerking te verbeteren en het orderbeheer te transformeren.

Laten we nu het stapsgewijze traject van geautomatiseerde orderverwerking verkennen en hoe elke aanpak de fasen van de eerste opname tot de uiteindelijke verzending verbetert.

Digitale orderinvoer:

Bij het initiëren van orders gaat het om het vastleggen van orderdetails, waarvoor traditioneel handmatige gegevensinvoer nodig is en het risico op menselijke fouten bestaat. OCR-software kan echter bestelgegevens rechtstreeks uit e-commerceplatforms en andere kanalen halen. Het digitaliseert snel gegevens uit verschillende media en registreert bestellingen in het systeem zonder enige handmatige invoer, waardoor de kans op fouten kleiner wordt en het hele proces wordt versneld.

Automatiseringstools gebruiken OCR om informatie uit e-mails, pdf's of onlineformulieren te scannen en te interpreteren, waarbij de benodigde details nauwkeurig worden geëxtraheerd zonder handmatige tussenkomst. Deze onmiddellijke gegevensverzameling stroomlijnt de instapfase verder. Bovendien kunt u met API's en integraties bestelgegevens rechtstreeks vanuit e-mail, Google Drive, Dropbox of andere cloudopslagdiensten importeren in uw orderbeheersysteem (OMS).

Ordervalidatie en goedkeuring:

De vastgelegde ordergegevens worden gevalideerd op basis van vooraf gedefinieerde criteria zoals prijzen, kortingen, voorraadbeschikbaarheid en klantkredietlimieten. AI-gestuurde tools kunnen de bestelinformatie snel vergelijken met uw database om de nauwkeurigheid te bevestigen en te controleren op discrepanties. Als er verschillen optreden, markeert het systeem deze voor menselijke beoordeling of stuurt deze ter bevestiging terug naar de klant.

Geautomatiseerde systemen worden vaak geleverd met configureerbare goedkeuringsworkflows. U kunt aangepaste hiërarchieën en routeringsregels instellen om bestellingen automatisch door te sturen naar het juiste personeel. Met de livestatus, geautomatiseerde meldingen en herinneringen kunnen goedkeurders op de hoogte blijven van openstaande taken, waardoor de tijd wordt verkort die nodig is om bestellingen naar de volgende fase te verplaatsen. Deze workflows helpen bij het behouden van controle en overzicht zonder het proces te vertragen.

Voorraadcontrole en aanmaken van inkooporders:

Het geautomatiseerde systeem bevestigt of de voorraadniveaus voldoende zijn om de bestelling uit te voeren. Het vergelijkt de gevraagde artikelen met de huidige voorraad. Dit is van cruciaal belang om nabestellingen of vertragingen te voorkomen die een negatieve invloed hebben op de klanttevredenheid. Eenmaal succesvol genereert het systeem automatisch een inkooporder of eventuele benodigde documentatie om het uitvoeringsproces te starten.

Voorraadbeheersoftware en het geautomatiseerde orderverwerkingssysteem werken samen om de voorraadniveaus te bewaken en bij te werken. Het voorkomt de verkoop van niet-beschikbare artikelen en ondersteunt een betere voorraadplanning en -prognose. Waarschuwingen voor lage voorraadniveaus vergemakkelijken proactief aanvullen. Bovendien zorgt de nauwe integratie tussen platforms ervoor dat de bestelling soepel en zonder problemen wordt uitgevoerd, zodat u de beloofde leveringstermijnen kunt nakomen.

Uitvoering en verzending:

Zodra een inkooporder is aangemaakt, werkt het AOP-systeem samen met de afhandelingsdiensten om de bestelling te verzamelen, in te pakken en klaar te maken voor verzending. Het systeem selecteert de beste verzendmethode op basis van vooraf ingestelde criteria, zoals levertijden en de laagste kosten. Vervolgens genereert het verzendlabels en verzendbonnen en werkt het de inventaris dienovereenkomstig bij.

Realtime trackinginformatie is beschikbaar voor zowel het bedrijf als de klant, waardoor transparantie en een betere klantenservice mogelijk zijn. Het systeem automatiseert het bijwerken van verzendstatussen en stuurt waarschuwingen of updates rechtstreeks naar het gewenste communicatiekanaal van de klant.

Afronding van de bestelling en after-sales service:

Na levering volgt het AOP-systeem de bestelling en vraagt ​​om feedback. Het verwerkt ook retourzendingen en ruilingen volgens het beleid van het bedrijf. Dit proces is essentieel voor het behouden van klanttevredenheid en loyaliteit.

Het systeem sluit de ordercyclus efficiënt af door betalingen te verwerken, facturen uit te geven en transacties af te stemmen. Het legt gegevens vast die kunnen worden geanalyseerd om de orderverwerking en klantenservicestrategieën te verbeteren. Deze inzichten stellen bedrijven in staat dynamischer te zijn en beter in te spelen op marktveranderingen en klantbehoeften.

De pijnpunten opsporen: waar automatisering past

Elke stap in het order-to-cash-proces heeft potentiële obstakels die de uitvoering kunnen vertragen en de klanttevredenheid kunnen beïnvloeden. Het identificeren van deze knelpunten is essentieel voor het ontwikkelen van gerichte automatiseringsstrategieën.

Laten we eens kijken naar mogelijke knelpunten en hoe automatisering deze zou kunnen aanpakken:

Uitdagingen in de traditionele orderverwerking	Hoe automatisering bijdraagt ​​aan de oplossing
Achterstallige orderinvoer	Automatisering met geavanceerde OCR-technologie stroomlijnt het vastleggen van ordergegevens, waardoor invoertijden en achterstanden worden verminderd.
Verschillen in voorraadniveau	Geautomatiseerde voorraadsystemen bieden realtime voorraadupdates, waardoor nauwkeurig voorraadbeheer wordt gegarandeerd.
Foutgevoelige ordervalidatie	AI-gestuurde validatie verbetert de nauwkeurigheid van de orderdetails en minimaliseert uitvoeringsfouten.
Verzending en verzendfouten	Intelligente routeringsalgoritmen verbeteren de verzendefficiëntie en verminderen het aantal fouten bij de verzending.
Tijdrovende facturering	Geautomatiseerde facturering versnelt het facturatieproces en verbetert de cashflow.
Handmatige betalingsverwerking	Geautomatiseerde betalingsgateways maken een snellere en nauwkeurigere transactieverwerking mogelijk.
Omslachtige retourafhandeling	Automatisering vereenvoudigt het retourproces, waardoor het efficiënter en klantvriendelijker wordt.
Hiaten in klantupdates	Realtime, geautomatiseerde meldingen houden klanten goed op de hoogte van hun bestelstatus.

Automatische orderverwerking opzetten met Nanonets

Nanonets is een platform dat een operationeel efficiënt, AI-gestuurd geautomatiseerd orderverwerkingssysteem biedt. De installatie is eenvoudig en vereist geen code, waardoor deze toegankelijk is voor bedrijven van elke omvang.

Laten we eerst begrijpen wat nanonetten te bieden hebben:

De voordelen van orderverwerking met Nanonets

Stadium	Vóór nanonetten	Met nanonetten	Nanonetten voordeel
import	Handmatig sorteren van e-mails en bijlagen.	Stuurt e-mails van klanten door om bestellingen vast te leggen.	Stroomlijnt het registratieproces, waardoor tijd wordt bespaard en handmatig werk wordt verminderd.
Extract	Handmatige gegevensinvoer met hoge foutrisico's.	Gebruikt OCR om gegevens nauwkeurig te extraheren.	Elimineert handmatige invoer en verhoogt de nauwkeurigheid van gegevens.
Analyseren	Tijdrovende handmatige gegevensbeoordeling.	Automatiseert data-analyse met aangepaste bedrijfsregels.	Verbetert de efficiëntie en gaat op intelligente wijze om met uitzonderingen.
Duwen	Handmatige invoer in ERP- of CRM-systemen.	Automatisch formatteren en gegevens naar systemen pushen.	Versnelt de gegevensintegratie en vermindert invoerfouten.
Integreren	Complexe toolintegratie.	Naadloze synchronisatie met zakelijke tools.	Vereenvoudigt de integratie en sluit aan op bestaande workflows.

Zo kunt u een geautomatiseerde orderverwerking met Nanonets tot stand brengen:

Stap 1: Integreer uw systemen

Of u nu bestellingen verzamelt via Gmail, Google Drive, Typeform of een op Webflow gebaseerde website of complexere systemen zoals SAP of Oracle gebruikt, Nanonets kunnen naadloos worden geïntegreerd. U kunt automatische import van bestellingen van uw orderverzamelingsplatform naar Nanonets instellen via API's, Zapier-integraties of directe integratie.

Stap 2: Train uw model

Upload een paar eerdere bestellingen om het systeem te trainen. Nanonets maakt gebruik van OCR-, ML- en AI-technologie om uw bestelformulieren te begrijpen en gegevens nauwkeurig te extraheren. U kunt uw model verfijnen en opnieuw trainen met nieuwe gegevens om de nauwkeurigheid te verbeteren en aan te passen aan veranderende orderformaten.

Stap 3: Configureer uw workflow

U kunt uw workflow aanpassen op basis van uw zakelijke vereisten. Definieer de volgorde van taken en regels voor routing en goedkeuringen. Configureer triggers voor specifieke gebeurtenissen, bijvoorbeeld als de geëxtraheerde gegevens uit een bestelformulier verschillen vertonen of als het voorraadniveau onvoldoende is.

Stap 4: Exporteer uw gegevens

Zodra het systeem de gegevens uit uw bestellingen heeft geëxtraheerd en gevalideerd, kunt u de gegevens naar de gewenste bestemming exporteren. Nanonets ondersteunt meerdere uitvoerformaten, waaronder JSON, XML, CSV en directe API-aanroepen naar andere systemen. U kunt de gegevensexport naar uw voorraadbeheersysteem, CRM of elk ander systeem dat u gebruikt, automatiseren.

Stap 5: Monitoren en optimaliseren

Met ingebouwde analyses kunt u de prestaties van uw geautomatiseerde orderverwerking volgen. Houd belangrijke statistieken bij, identificeer knelpunten en neem datagestuurde beslissingen om uw processen voortdurend te optimaliseren. Door uw workflows regelmatig te herzien en bij te werken, kunt u de operationele efficiëntie en hoge klanttevredenheid behouden.

Geautomatiseerde best practices voor orderverwerking

Het toepassen van best practices op het gebied van geautomatiseerde orderverwerking kan uw bedrijf richting opmerkelijke efficiëntie en klanttevredenheid sturen. Door deze methoden te implementeren, zorgt u ervoor dat uw activiteiten soepel en adaptief verlopen in de snel veranderende markt van vandaag.

1. Implementeer end-to-end automatisering

Hoewel gedeeltelijke automatisering specifieke knelpunten kan aanpakken, is het de end-to-end automatisering die de bedrijfsvoering daadwerkelijk transformeert. Van orderontvangst tot uitvoering: elke stap kan profiteren van minder handmatige tussenkomst, wat op zijn beurt fouten minimaliseert, de order-to-cash-cyclus versnelt en uiteindelijk de klanttevredenheid verbetert.

Checklist voor end-to-end automatisering:

• Automatiseer de orderontvangst en invoer vanuit alle bronnen.
• Maak gebruik van geautomatiseerde gegevensextractie en -verificatie.
• Stel automatische routering in voor goedkeuringen en verwerking.
• Integreer geautomatiseerde verzend- en voorraadupdatesystemen.
• Gebruik systeemwaarschuwingen om voorraadniveaus te beheren en nabestellingen proactief te voorkomen.

2. Omarm analyses op basis van AI

Door gebruik te maken van kunstmatige intelligentie bij het analyseren van ordergegevens kunnen waardevolle inzichten aan het licht komen die tot intelligentere zakelijke beslissingen leiden. Met behulp van AI kunt u trends voorspellen, het gedrag van klanten begrijpen en de voorraad optimaliseren, wat leidt tot betere vraagvoorspellingen en minder stockouts of overstocksituaties.

Voorbeeld van AI-aangedreven analyses in actie:

• Analyseer gegevens over eerdere bestellingen om toekomstige vraagpatronen te voorspellen.
• Implementeer realtime analyses om voorraadniveaus dynamisch aan te passen.

3. Geef prioriteit aan klantgerichte automatisering

Het integreren van automatisering gericht op de behoeften van de klant leidt tot een meer persoonlijke en bevredigende koopervaring. Dit omvat het implementeren van systemen die tijdige updates bieden over de orderstatus en aangepaste aanbevelingen op basis van de koopgeschiedenis, het versterken van de klantloyaliteit en het aanmoedigen van terugkerende klanten.

Actiepunten voor klantgerichte automatisering:

• Introduceer chatbots voor realtime tracking van bestellingen en vragen.
• Installeer aanbevelingsmotoren die AI gebruiken om up- en cross-sell-suggesties te personaliseren op basis van klantprofielen en aankoopgeschiedenis.
• Gebruik geautomatiseerde feedbackmechanismen na de levering om klantinzichten te verzamelen en de service te verbeteren.

4. Selecteer de juiste automatiseringstool voor uw bedrijf

Contextueel gezien is de eerste stap bij de overstap naar geautomatiseerde orderverwerking het kiezen van een tool die voldoet aan uw zakelijke vereisten. Het moet veelzijdig genoeg zijn om verschillende orderformaten en systemen te kunnen verwerken, en adaptief genoeg om zakelijke veranderingen en uitbreidingen op te vangen.

Met Nanonets kiest u bijvoorbeeld voor een tool die naadloze integratie biedt met verschillende systemen voor operationeel beheer, of het nu Gmail is of geavanceerde tools zoals SAP of Oracle. De machine-learningfunctie maakt het continu leren van orderformaten mogelijk, waardoor het relevant blijft voor de veranderende zakelijke behoeften.

5. Train uw machine learning-model voortdurend

Een veel voorkomende fout bij de automatisering van orderverwerking is de ‘instellen en vergeten’-mentaliteit. Bedrijven moeten hun machine learning-modellen voortdurend voeden met nieuwe gegevens om de nauwkeurigheid en efficiëntie te verbeteren en zich aan te passen aan de nuances van hun veranderende behoeften op het gebied van orderverwerking.

Door bijvoorbeeld gebruik te maken van de continue leermogelijkheden van nanonetten kunnen bedrijven geanonimiseerde ordergegevens bijdragen om hun modellen te verbeteren. De praktische kant hiervan komt tot uiting in minder fouten in de orderverwerking en een meer genuanceerde herkenning van uw specifieke orderformaten, wat zich vertaalt in verbeterde klantervaringen.

6. Verbeter de gegevensbeveiliging en compliance

Het automatiseren van de orderverwerking betekent ook dat de gegevens veilig zijn en dat het systeem voldoet aan de relevante regelgeving. Dit is van cruciaal belang omdat datalekken of niet-naleving kunnen leiden tot aanzienlijke financiële boetes en verlies van klantvertrouwen.

Richtlijnen om de beveiliging en compliance te verbeteren:

• Zorg ervoor dat geautomatiseerde systemen voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals GDPR, HIPAA, enz.
• Voer periodieke audits en risicobeoordelingen uit van geautomatiseerde orderverwerkingssystemen.
• Leid het personeel op over de beste praktijken op het gebied van gegevensbeveiliging in de context van geautomatiseerde systemen.
• Implementeer robuuste encryptie voor gegevens in rust en onderweg.

7. Stroomlijn de retourverwerking

Een efficiënt retourproces is net zo noodzakelijk als de initiële orderverwerking. Geautomatiseerde retourverwerking kan de klanttevredenheid aanzienlijk vergroten door de inspanningen van de klant om goederen te retourneren te vereenvoudigen en snelle creditering of omruiling te garanderen.

Stappen om de retourverwerking effectief te automatiseren:

• Zet zelfbedieningsportals op zodat klanten probleemloos retourzendingen kunnen initiëren.
• Gebruik geautomatiseerde systemen voor het sorteren, inspecteren en opnieuw bevoorraden van geretourneerde artikelen.
• Implementeer software om terugbetalingen of uitwisselingen snel te verwerken.

8. Maak gebruik van cloudgebaseerde orderverwerkingssystemen

De overstap naar een cloudgebaseerd bestelsysteem biedt flexibiliteit en schaalbaarheid, essentieel voor groei. Met de cloud kunnen bedrijven gemakkelijk orderpieken tijdens piekseizoenen beheren zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties of de klantervaring.

Om de maximale voordelen te behalen:

• Kies een cloudoplossing met een sterke uptime-record.
• Zorg ervoor dat de oplossing de resources kan opschalen tijdens pieken in de vraag.
• Kies voor providers die sterke beveiligingsmaatregelen en gegevensbescherming bieden.
• Zoek naar cloudoplossingen met geïntegreerde analyses voor betere besluitvorming.
• Selecteer systemen die een gemakkelijke integratie met andere tools en platforms mogelijk maken.

9. Controleer en optimaliseer regelmatig de workflows

Voortdurende verbetering is van cruciaal belang voor het handhaven van een effectieve automatiseringsstrategie. Het regelmatig analyseren en verfijnen van geautomatiseerde workflows helpt bij het identificeren en oplossen van inefficiënties, waardoor het systeem afgestemd blijft op het veranderende zakelijke landschap.

Als u een Nanonets-gebruiker bent, kunt u de volgende workflows instellen om het systeem optimaal te benutten:

• Automatiseer gegevensinvoer naar QuickBooks.
• Zet Webflow-formulierinzendingen om in orderinvoer.
• Maak gebeurtenistriggers in Slack of Microsoft Teams voor specifieke mijlpalen of problemen bij de orderverwerking.
• Gebruik Zapier om Nanonets te verbinden met andere apps voor uitgebreide workflowautomatisering.
• Integreer met CRM's om ervoor te zorgen dat alle klantinformatie gesynchroniseerd en up-to-date is.

Het onderhouden van een efficiënt, geautomatiseerd orderverwerkingssysteem gaat niet alleen over het adopteren van nieuwe technologieën; het houdt ook in dat bestaande processen worden gestroomlijnd en dat het personeel goed is opgeleid om met nieuwe toepassingen om te gaan.

Door deze stappen te volgen, kunnen bedrijven profiteren van de talloze voordelen van automatisering en zichzelf positioneren voor succes in de snel veranderende markt van vandaag.

Laatste gedachten

De toekomst van orderverwerking is onmiskenbaar verbonden met de strategische implementatie van automatisering. Bedrijven die deze technologische vooruitgang omarmen, zijn klaar om grotere efficiëntie, nauwkeurigheid en klanttevredenheid te bereiken.

Naarmate het digitale landschap evolueert, zal het voorop blijven lopen op het gebied van automatisering niet alleen een troef, maar ook een noodzaak worden voor bedrijven die concurrerend willen blijven en willen voldoen aan de verwachtingen van de consument op het gebied van snelle, naadloze service.

De belangrijkste boodschap voor elk bedrijf is duidelijk: investeer in automatisering, maar doe dit bewust en evolueer deze voortdurend om te voldoen aan de veranderende eisen van de markt en uw klanten. Met een klantgerichte aanpak en de bereidheid om zich aan te passen, kan uw bedrijf de orderverwerking transformeren in een krachtig groeimiddel.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/automated-order-processing/