Beste crediteurensoftware van 2022

Accounts Payable-software wordt steeds vaker gebruikt door bedrijven over de hele wereld. Geautomatiseerde crediteurensoftware kan grote hoeveelheden financiële transacties tussen een bedrijf en zijn leveranciers efficiënt beheren.

Er is tegenwoordig een verscheidenheid aan AP-software beschikbaar, met verschillende niveaus van functionaliteit en functies. Automatiseringssoftware voor crediteuren die vandaag de dag verkrijgbaar is, is ofwel op zichzelf staande producten of maakt deel uit van ERP's voor volledige boekhouding.

Gezien het aantal crediteurensoftware dat op de markt beschikbaar is, kan het voor bedrijven moeilijk zijn om er een te kiezen die het beste bij hun behoeften past. De keuze van een bedrijf voor AP-automatiseringssoftware hangt af van de behoeften van het bedrijf en de functies die door de software worden geboden.  

In dit artikel noemen we vijftien crediteurensoftware die veel wordt gebruikt in de zakenwereld, samen met enkele van hun functies.

Inhoudsopgave

Wat is crediteurensoftware?

Accounts Payable (AP), door accountants gewoonlijk 'schulden' genoemd, zijn de kortlopende schulden en schulden van het bedrijf aan verkopers, leveranciers of crediteuren.  

Oorspronkelijk beschouwd als een transactionele backoffice-functie, wordt het AP-proces nu beschouwd als een hub voor kritieke financiële gegevensverwerking. Het AP-proces begint met de ontvangst van de factuur, doorloopt verschillende niveaus van categorisering, codering, gegevensafstemming en goedkeuringen en eindigt met de betaling van de factuur.

Think Insider, met de hand crediteurenprocessen kan 30 tot 90 dagen duren. Deze lange tijdschaal komt voort uit interoperabiliteit tussen de stappen en de vertragingen in heen-en-weer overgangen. Het gebruik van Accounts Payable Software resulteert in een 73% snellere verwerkingstijd.  

Think Goldman Sachs, resulteert het gebruik van automatiseringssoftware voor crediteuren ook in een verlaging van de verwerkingskosten met 33%. Een andere overtuigende aanjager van AP-automatisering is het elimineren van fouten; elke persoon in de wereld is gemiddeld verantwoordelijk voor 139 foutieve facturen per jaar, die kan worden vermeden met het gebruik van AP-software.

Het is niet verrassend dat bedrijven steeds vaker softwaretools gebruiken voor hun AP-processen.  Slimme inzichten meldt dat de wereldwijde automatiseringsmarkt voor crediteuren tegen 7.5 zal groeien tot 2030 miljard dollar.

De meeste tools automatiseren het AP-proces van begin tot eind, en de beste kunnen worden aangepast aan de behoeften van het bedrijf. Een dergelijke aanpassing zou afhangen van factoren zoals:

• het aantal leveranciers/dienstverleners dat in zijn behoeften voorziet
• het volume (en het bedrag) van betalingen dat naar verwachting over een korte periode zal worden gedaan
• de soorten documentatie die nodig zijn om elke aankoop/transactie te valideren

Uitgebreide softwareoplossingen voor crediteurenadministratie automatiseren zakelijke betalingsprocessen van begin tot eind in overeenstemming met instructies die zijn aangepast aan het bedrijf. Passende geautomatiseerde GL-codering wordt mogelijk gemaakt met behulp van filters en er wordt rekening gehouden met multi-way match-processen voordat de overgang naar goedkeuringen plaatsvindt.

Veel AP-software, hoe uitgebreid ook, vereist dat de gegevens beschikbaar zijn in een herkenbaar digitaal formaat voor daaropvolgende geautomatiseerde coderings-, matching- en goedkeuringsprocessen. AI-ingeschakeld crediteurensoftware zoals Nanonets kan crediteurengegevens uit verschillende bronnen halen en deze omzetten in zinvolle digitale informatie die verder kan worden verwerkt of ingevoerd in ERP's of databases.

Er is geen standaardstructuur of functie voor crediteurensoftware. Enkele veelvoorkomende kenmerken van AP-software zijn:

• Aanpasbare AP-workflows
• Factuurcategorisatie en batchverwerking van facturen
• Goedkeuringsprocessen
• 2-, 3- of 4-weg matching
• Naadloze onkostendeclaraties
• Aangepaste gebruikersrechten
• Doorzoekbare documentopslag
• Gegevens exporteren naar ERP's

Geavanceerde geautomatiseerde crediteurenoplossingen kunnen aanvullende functionaliteiten ondersteunen, zoals:

• onboarding van leveranciers,
• workflows voor belasting- en auditcompliance,
• veiligheidscontroles,
• optimalisatie van betalingskortingen,
• digitale document matching,
• ondersteuning voor transacties in meerdere valuta's,
• betalingsafstemming, en
• geldbeheer.

De top 15 AP-software

Hieronder vindt u een lijst met de top 15 van softwareplatforms voor crediteuren die tegenwoordig kant-en-klaar verkrijgbaar zijn, en hun unieke en gespecialiseerde functies.

Bill. com

Kerncompetentie: rekeningen maken en betalen, facturen verzenden en betaald worden

Voordelen:

• Uniform dashboard
• Applicatie voor de mobiele telefoon
• Intelligente Virtual Assistant-technologie om dubbele facturen te detecteren.
• Integratie met andere software beschikbaar voor duurdere versies
• Gegevensopslag: op locatie
• Doelgebruikers: freelancers, zelfstandige professionals, kleine bedrijven, onafhankelijke accountants

Prijsklasse: $

Lucht basis

Kerncompetentie:  Factuurbetalingen, zakelijke kaarten, onkostenvergoedingen

Voordelen:

• Uniform dashboard
• Goedkeuringswerkstromen
• Boekhoudautomatisering
• Real-time rapportage
• Ondersteuning voor meerdere valuta's voor Xero.
• Kilometervergoeding voor meerdere bestemmingen.
• Unieke transactie-ID.
• Factuurfilters voor virtuele kaartbetalingen.
• Ontvangstherinneringsperiode.
• Integratie met meerdere boekhoudsoftware
• Gegevensopslag: op locatie
• Doelgebruikers: freelancers, zelfstandige professionals, kleine bedrijven, onafhankelijke accountants

Prijsklasse: $-$$

FreshBooks

Kerncompetentie:  Geautomatiseerde boekhouding

Voordelen:

• Uniform dashboard
• Eenvoudig aanpassen van rekeningschema
• Dubbel boekhouden
• Opslag van elektronische documenten in de cloud
• Boekhoudstatistieken
• Boekhoudkundige rapporten
• Gegevensopslag: Cloud
• Doelgebruikers: freelancers, zelfstandige professionals, kleine bedrijven, onafhankelijke accountants

Prijsklasse: $-$$

QuickBooks en QuickBooks online

Kerncompetentie: Zakelijke betalingen, rekeningen beheren en betalen, en salarisfuncties

Voordelen:

• Intuit Merchant Services voor betalingsverwerking
• Mogelijkheden voor toegang op afstand, hulp bij salarisadministratie op afstand en uitbesteding
• Bankafstemmingen
• Pre-autorisatie van fondsen
• Naadloze integratie met add-ons van derden voor automatisering van crediteurenadministratie via de QuickBooks Apps Store.
• Gegevensopslag: op locatie voor QuickBooks en in de cloud voor QuickBooks Online
• Doelgebruiker: kleine en middelgrote bedrijven

Prijsklasse: $-$$

Stampli

Kerncompetentie: AP-communicatie, documentatie en betalingen

Voordelen:

• Realtime vastleggen van factuurgegevens met AI-ondersteuning
• Dubbele detectie
• Ingebouwde berekeningen
• Goedkeuringsrouting
• 2- en 3-weg matching
• Gegevensopslag: Lokalen
• Doelgebruiker: Kleine en middelgrote bedrijven

Prijsklasse: $-$$

Tipalti

Kerncompetentie: Crediteurenadministratie, inkoop en wereldwijde betalingen AI-gestuurde automatiseringssoftware voor bedrijven.

Kenmerken:

• Architectuur met meerdere invoer
• Financiële controles
• Betalings-API
• 2- en 3-way Matching
• Valutabeheer
• Betalingsafstemming
• Fraude detectie
• Gegevensopslag:Cloud
• Doelgebruiker: kleine bedrijven tot middelgrote bedrijven

Prijsklasse: $$

Microsoft Dynamics 365

Kerncompetentie: Crediteurenoplossing met ERP

Voordelen:

• Modulaire kant-en-klare applicaties
• Connectiviteit met Microsoft 365, Azure, LinkedIn en andere bronnen
• Klantinzichten op basis van AI
• Breng financiële, gedrags- en demografische gegevens samen
• Adaptieve AI die voortdurend evoluerende fraudepatronen bewaakt.
• Taakautomatisering met Robotic Process Automation (RPA)
• Gegevensopslag: Cloud
• Doelgebruiker: kleine bedrijven tot grote bedrijven die Microsoft-producten gebruiken

Prijsklasse: $-$$$

AvidXchange

Kerncompetentie: factuurautomatisering, inkoopordersoftware en factuurbetalingssoftware

Voordelen:

• integreert met meer dan 220 verschillende boekhoudprogramma's
• 7 jaar opslag
• OCR
• AI-ingeschakeld
• Rapportagefuncties
• Factuurroutering en goedkeuring
• Gegevensopslag: Cloud

Prijsniveau: € - $$$

Docuware

Kerncompetentie: factuurautomatisering

Voordelen:

• integreert met meer dan 500 verschillende boekhoudprogramma's
• geautomatiseerde import- en indexeringsroutines voor het vastleggen van gegevens
• Barcodeherkenning
• Gegevensverrijking door metadata
• AI-ingeschakeld
• Rapportagefuncties
• Gegevensopslag: Cloud

Prijsklasse: $-$$

Zoho

Kerncompetentie: Kernboekhouding, voorraadbeheer, bankafstemming, automatisering van workflows,

Voordelen:

• Eind tot eind boekhouding
• GST-naleving
• Geïntegreerd platform
• Applicatie voor de mobiele telefoon
• Gegevensopslag: Cloud

Prijsklasse: $-$$$

Epicor ECM AP-automatisering

Kerncompetentie:  Leg tekst van gescande of gefotografeerde facturen vast en vind automatisch overeenkomsten in Kinetic (nieuwe naam voor Epicor ERP) of Prophet 21.

Voordelen:

• Makkelijk aan te passen
• Intelligente gegevensregistratie
• Geavanceerde workflow met grafische interface
• Controlespoor
• Email waarschuwingen
• Integratie en functionaliteit van belangrijke modules zoals Epicor CPQ, Quick Ship, Epicor ECM, Advanced MES en Epicor ECC.
• Gegevensopslag: op locatie en in de cloud
• Doelgebruikers: grootschalige fabrikanten, distributeurs, detailhandelaren, met toeleveringsketen en productie

Prijsklasse: $$-$$$

Licht jaar

Kerncompetentie: Cross-platform geautomatiseerde boekhoud- en voorraadsynchronisatiemogelijkheden.

Voordelen

• Data Extraction
• Geautomatiseerde boekhouding
• PO-aanmaak
• Geautomatiseerde 3-way match
• Multi-tiered goedkeuring
• Integratie met boekhoud-, ERP- en voorraadsoftware
• API/CSV exporteren
• Afstemming van verklaringen
• Gegevensopslag: Cloud
• Doelgebruikers: grote en multiteambedrijven met meerdere locaties en/of producten

Prijsklasse: $$-$$$

Salie Intacct

Kerncompetentie: AICPA-goedgekeurd ERP-boekhoudsoftwaresysteem

Voordelen:

• Ontworpen voor non-profit bedrijven
• Makkelijk aan te passen
• Geautomatiseerde workflow voor crediteuren
• Realtime tracking van betalingen, goedkeuringen en rapporten
• Integratie met AP-apps van derden
• Gegevensopslag: Cloud
• Doelgebruiker: NGO's, liefdadigheidsinstellingen, scholen en op geloof gebaseerde organisaties

Prijsklasse: $$-$$$

NetSuite

Kerncompetentie: Een uniforme suite voor bedrijfsbeheer, die ERP/Financials, CRM en e-commerce omvat.

Kenmerken:

• Makkelijk aan te passen
• Realtime inzicht in het proces van factuur tot betaling
• Boekhoudkundige rapporten
• Boekhoudkundige analyses
• Informatie delen tussen verschillende afdelingen
• Naadloze integratie met andere AP-software
• Gegevensopslag: Cloud
• Doelgebruiker: Start-ups met pre-inkomsten voor kleine en middelgrote bedrijven

Prijsklasse: $$$

Oracle EPM-cloud

Kerncompetentie: Resourceplanning, budgettering en prognoses.

Voordelen:

• Makkelijk aan te passen
• Inclusief en transparant dashboard
• Complete EPM-suite om financiën af te stemmen op de bedrijfsvoering
• AI- en ML-gestuurde geavanceerde software
• Integratie met EnterpriseOne-software voor het consolideren van financiële gegevens of het stroomlijnen van rapportage.
• Gegevensopslag: Cloud
• Doelgebruiker: middelgrote tot grote bedrijven met intensieve boekhoudbehoeften

Prijsklasse: $$$

Afgezien van het bovenstaande, SAP is een ander high-end ERP-systeem dat gegevens opslaat in de cloud. Het richt zich op middelgrote en grote bedrijven en heeft een prijsklasse vergelijkbaar met Oracle. Crediteurensoftware zoals Xero zijn vergelijkbaar met Quickbooks online en zijn geschikt voor kleine bedrijven.  Bonenfabrieken is een andere cloudgebaseerde automatiseringstoepassing voor crediteuren die is ontworpen voor bedrijven van elke omvang en die zich bezighoudt met realtime cashflowbeheer, goedkeuringsbeheer en factuurbeheertools  Basware automatiseert het hele factuurproces samen met geautomatiseerde workflows en matching. Papersave AP-automatisering, Melio en FastPay zijn andere populaire AP-automatiseringstools die tegenwoordig in de industrie worden gebruikt.

Factoren waarmee u rekening moet houden voordat u een AP-automatiseringstool kiest

De geautomatiseerde crediteurenoplossing die in een onderneming moet worden gebruikt, moet overeenkomen met de werkstijl en vereisten. Het moet idealiter gegevensverzameling, factuurverwerking, geautomatiseerde goedkeuringen en betalingen omvatten. De basisfuncties waarnaar moet worden gezocht bij het zoeken naar AP-automatiseringssoftware zijn onder meer:

1. Match met de AP-workflow van de onderneming: Een methodische workflow die rekening houdt met de knelpunten en pijnpunten van het AP-proces en deze overwint, is een voorwaarde voor het kiezen van een AP-softwaretool. Er moeten werkstroomregels worden opgesteld zodat ze kunnen worden opgenomen in een aanpasbare AP-software.
2. Nauwkeurige gegevensverzameling: de conversie van financiële gegevens zoals factuurgegevens naar een algemeen digitaal formaat is het allerbelangrijkste aspect van het creëren van efficiëntie in AP-automatisering. Een bedrijf kan facturen in verschillende formaten factureren – papier, pdf, xml, enz. Facturen en andere financiële documenten kunnen worden ontvangen als post, e-mail of via online formulieren. Handmatige gegevensinvoer is duur, foutgevoelig en tijdrovend, gezien deze variabiliteit. Een goede OCR-tool maakt het intelligent vastleggen van relevante gegevens mogelijk zonder menselijke tussenkomst, waardoor tijd, geld en menselijke fouten worden bespaard.
3. Gemakkelijke goedkeuring van facturen: De mensen die facturen goedkeuren zijn vaak drukke managers en leidinggevenden en de geautomatiseerde goedkeuring van facturen moet gemakkelijk, intuïtief en handig zijn voor dergelijk personeel. De goedkeurende persoon moet een factuur met een enkele klik kunnen zien en goedkeuren, ongeacht het apparaat van waaruit hij toegang krijgt tot de factuur.
4. Realtime monitoring/tracking van AP-facturen i: Workflow-tools moeten elke belanghebbende ook in staat stellen de factuur gemakkelijk te volgen. Dit voorkomt vertragingen, miscommunicatie en wanbeheer in het verwerkingsproces van de rekeningen.
5. Integratie met bestaand boekhoudsysteem: Het bedrijf kan andere digitale platforms en software gebruiken en de AP-tool moet hiermee kunnen worden geïntegreerd om mismatch in gegevens en operaties te voorkomen.
6. Automatisering van betalingen: De laatste stap in het AP-proces is de betaling. Nadat alle goedkeuringen zijn vastgelegd, moet de software in staat zijn om de betaling naar de leverancier te initiëren en te verwerken om het crediteurenadministratieproces voor die specifieke inkoop te voltooien en af ​​te sluiten.
7. Gecentraliseerde informatieopslag en -beheer: Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf kunnen alle AP-gegevens worden opgeslagen op een gecentraliseerde server of cloud. Het type opslag moet door het bedrijf worden bepaald voordat het AP-automatisering start.
8. Integratie met belastingbeheer: Alle boekhouding is uiteindelijk gerelateerd aan belastingheffing. Het verdient de voorkeur om software te hebben die rekening houdt met de fiscale praktijken van het bedrijf.

Enkele andere ondernemingsspecifieke factoren waarmee rekening moet worden gehouden, zijn:

Factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van een softwareoplossing voor crediteuren, zijn onder meer:

• Hardwarevereisten – Heeft het bedrijf de juiste technologie-infrastructuur om de software efficiënt te laten werken?
• Behoefte aan hulphardware zoals handtekeningpads, scanners, enz.
• Kosten van de software en het onderhoud ervan.
• Beschikbaarheid van hulp op afbetaling van de fabrikant.
• Beschikbaarheid en kosten van technische ondersteuning.
• Opties voor gegevensopslag en back-up.
• Behoefte aan opleiding van personeel om het systeem te gebruiken.
• Niveau van integratie met bestaande softwareproducten die door het bedrijf worden gebruikt

Nanonetten voor uw AP-automatiseringsbehoeften

De conversie van gegevens naar een uniform digitaal platform is de fundamentele taak van het AP-automatiseringsproces. Nanonetten is AI-compatibele OCR-software die bij uitstek geschikt is voor de geautomatiseerde extractie van financiële gegevens uit verschillende bronnen, voor gebruik in een geautomatiseerd AP-proces.

Met een reeks tools, waaronder geautomatiseerde workflows, documentverificatie, 3-weg matching en OCR-API samen met servicekeuzes zoals gepersonaliseerde training, annotators, 24×7-ondersteuning en a gratis trial, Nanonets is een perfecte keuze als boekhoudautomatiseringssoftware voor kleine bedrijven in 2022.

Nanonets kan ook helpen bij het automatiseren van het crediteurenproces door:

• Gegevens importeren en consolideren uit meerdere bronnen - e-mail, gescande documenten, digitale bestanden/afbeeldingen, cloudopslag, ERP, API enz.
• Op intelligente wijze gegevens vastleggen en extraheren uit facturen, ontvangstbewijzen, rekeningen en andere financiële documenten.
• Categoriseren en coderen van transacties op basis van bedrijfsregels.
• Geautomatiseerde goedkeuringsworkflows instellen om interne goedkeuringen te krijgen en uitzonderingen te beheren.
• Het afstemmen van alle transacties.
• Naadloos integreren met ERP's of boekhoudsoftware zoals Quickbooks, Sage, Xero, Netsuite en meer.

Het gebruik van Accounts Payable-software biedt overtuigende voordelen, zoals tijd- en kostenbesparingen, een gestroomlijnd crediteurenproces en uiteindelijk betere resultaten. Geautomatiseerde crediteurenoplossingen stellen menselijke werknemers in staat zich te concentreren op minder alledaagse, waardevollere taken, zoals bedrijfsontwikkeling en andere activiteiten die bijdragen aan bedrijfswaarde. De keuze voor een automatiseringstool voor facturen naar betalingen hangt af van het niveau van automatisering dat het bedrijf garandeert en het vermogen van de software om te integreren met de praktijken en het beleid van het bedrijf.