Verhoog de efficiëntie met AI-documentverwerking

AI-gebaseerde documentverwerking verandert de manier waarop bedrijven met papierwerk omgaan. Het herziet traditionele gegevensinvoer, goedkeuringssystemen en documentbeheer.

Volgens a Smartsheet-onderzoek, besteden werknemers meer dan een kwart van hun week aan alledaagse taken zoals gegevensbeheer. De meesten van ons kennen wel de frustratie van het doorzoeken van complexe documenten, het handmatig extraheren van gegevens of het worstelen met onhandige documentbeheersystemen.

De vooruitgang van AI op gebieden als zelfrijdende voertuigen en voorspellingen van de eiwitstructuur laten zien dat AI geavanceerd genoeg is om ingewikkelde taken zoals documentverwerking in de zakenwereld uit te voeren.

Waar gaat deze op AI gebaseerde documentverwerking over? En hoe kan het onze problemen met documentbeheer precies oplossen? Laten we erin duiken.

Wat is op AI gebaseerde documentverwerking?

AI bij documentverwerking verwijst naar het gebruik van Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) en Optical Character Recognition (OCR) technologieën om gegevensextractie, categorisatie en validatie uit documenten te automatiseren.

AI-documentverwerkingstools kunnen de context en betekenis van inhoud in verschillende formaten, zoals pdf's, e-mails en gescande afbeeldingen, identificeren en begrijpen. Het minimaliseert handmatige tussenkomst, vermindert fouten en versnelt de verwerkingstijd.

En in tegenstelling tot mensen kunnen deze tools grote hoeveelheden documenten in een fractie van de tijd verwerken zonder risico op fouten. Hierdoor kunnen werknemers zich meer concentreren op strategische taken, waardoor de productiviteit en efficiëntie worden verbeterd.

Hoe werkt AI voor documentverwerking?

Uit een onderzoek uit 2018 bleek dat treasury-teams bij Amerikaanse en Europese merken de meeste uitgaven doen 4,812 uur per jaar aan spreadsheets voor het beheren van contant geld, betalingen en boekhoudkundige taken. Een groot deel van deze tijd kan worden besteed aan handmatige gegevensinvoer, verificatie en foutcorrectie.

En het zijn niet alleen treasuryteams. HR-teams moeten personeelsdossiers digitaliseren, terwijl inkoopteams uren bezig zijn met het verwerken van inkooporders. Documentverwerking is geen afdelingsprobleem. Het is een bedrijfsbrede bottleneck.

met intelligente documentverwerking, kunt u die vermoeiende handmatige taken verminderen. Geef uw team de tijd om zich te concentreren op wat er echt toe doet.

Laten we onderzoeken hoe het werkt.

AI-documentverwerking omvat doorgaans vijf stappen: het vastleggen van documenten, voorverwerking, extractie, validatie en naverwerking.

Documentopname

Het gaat hierbij om het verzamelen van documenten uit verschillende bronnen. Het kan afkomstig zijn van e-mailinboxen, cloudopslag zoals Google Drive, applicaties van derden of zelfs fysieke documenten die worden gescand.

Een robuuste AI-documentverwerkingstool moet API-oproepen, Zapier-integratie, meerdere formaten (zoals PDF, JPEG, PNG, TIFF) en zelfs documenten met meerdere pagina's ondersteunen. Dit zorgt ervoor dat alle benodigde gegevens worden verzameld, ongeacht bron of formaat.

Voorverwerking

Zodra de documenten zijn vastgelegd, ondergaan ze een voorbewerking om ze voor te bereiden op gegevensextractie. Dit omvat het opruimen van gegevens met veel ruis, het verwijderen van irrelevante informatie en het converteren van de documenten naar een formaat dat geschikt is voor extractie.

Als u bijvoorbeeld facturen in bulk uploadt, kunt u met de AI-tool vooraf bepalen welke velden u wilt extraheren, zoals de naam van de leverancier, de factuurdatum en het totaalbedrag. Dit zorgt ervoor dat de gegevens worden geëxtraheerd en georganiseerd volgens uw behoeften.

In de extractiefase identificeert en extraheert de AI-documentverwerkingstool de benodigde gegevens uit de documenten. De tool wordt bij elk gebruik slimmer en sneller, omdat hij leert van de gegevens die hij verzamelt en handmatige interventies.

Dit maakt het voor de tools gemakkelijker om gestructureerde en ongestructureerde documenten te verwerken. Voor gestructureerde documenten zoals formulieren, waarin gegevens een consistente vorm aannemen, kunnen vooraf ingestelde voorwaarden worden gebruikt om informatie snel te lokaliseren en te extraheren.

Voor ongestructureerde documenten zoals e-mails of contracten, waarbij de plaatsing van gegevens kan variëren, gebruikt de AI-tool NLP om de context en semantiek van de inhoud te begrijpen, waardoor de benodigde gegevens effectief kunnen worden geïdentificeerd en geëxtraheerd.

Validatie

De geëxtraheerde gegevens worden vervolgens gecontroleerd op nauwkeurigheid. De AI-tool zal de geëxtraheerde gegevens vergelijken met vooraf ingestelde regels of patronen om de juistheid te garanderen. Als er discrepanties of potentiële fouten zijn, zal de tool deze markeren voor menselijke beoordeling.

Bovendien kunnen goedkeuringen in meerdere fasen en functies voor taaktoewijzing worden ingesteld. Op deze manier kunt u de tijd die u besteedt aan handmatige controles en follow-ups verminderen en vertragingen bij het uitvoeren van het document voorkomen.

Nabewerking

Deze fase omvat het distribueren van de gevalideerde gegevens naar de respectieve afdelingen of systemen. U kunt hierbij denken aan het exporteren van de gegevens naar uw ERP- of CRM-systeem of het bijwerken van uw databases. Het kan ook gaan om het converteren van de gegevens naar een formaat dat andere applicaties of belanghebbenden gemakkelijk kunnen gebruiken.

De gevalideerde gegevens kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om een ​​boekhoudsysteem bij te werken, betalingen te activeren of in het ERP- of rapportagesysteem te worden ingevoerd voor verdere analyse en besluitvorming.

Door dit proces te automatiseren is handmatige gegevensinvoer niet meer nodig, waardoor de kans op fouten kleiner wordt en tijd wordt bespaard. Ten slotte maakt deze workflow het gemakkelijker om een ​​audittrail te creëren, zodat uw bedrijf aan de regelgeving blijft voldoen en alle gegevensverwerkingsactiviteiten overzichtelijk worden bijgehouden.

Hoe pakt AI-documentverwerking veel voorkomende workflow-uitdagingen aan?

Wilt u dat uw ondersteuningsteam de claimformulieren handmatig doorzoekt terwijl klanten wachten? Of moet uw HR-team uren besteden aan handmatige gegevensinvoer, terwijl ze zich zouden kunnen concentreren op het aannemen of behouden van medewerkers?

Heeft u vaak te maken met boetes voor te late betaling, vooroordelen bij het invoeren van gegevens, het voortdurend achtervolgen van collega's voor goedkeuring en het verspillen van tijd met het oplossen van fouten? Dit zijn allemaal veelvoorkomende problemen die voortkomen uit inefficiënte documentverwerking.

Het goede nieuws is dat het integreren van AI in documentverwerking de situatie verandert. Het helpt bedrijven deze problemen effectief aan te pakken.

Uitdaging 1: Onnauwkeurigheid van gegevens

Handmatige gegevensinvoer is gevoelig voor menselijke fouten, waardoor onjuiste gegevens in systemen worden ingevoerd. Dit kan tot veel problemen leiden, waaronder onnauwkeurige inzichten, slechte besluitvorming en mogelijke problemen met niet-naleving.

AI-gestuurde documentverwerking elimineert de noodzaak van handmatige gegevensinvoer, waardoor de kans op fouten wordt verkleind. De tool kan gegevens effectief identificeren, extraheren en valideren met behulp van machine learning en deep learning-algoritmen, waardoor een hoog nauwkeurigheidsniveau wordt gegarandeerd.

Uitdaging 2: Moeilijkheden bij het verwerken van grote hoeveelheden gegevens

Naarmate uw bedrijf groeit, groeit ook de hoeveelheid gegevens die u moet verwerken. Handmatige methoden kunnen de toenemende hoeveelheid gegevens eenvoudigweg niet bijhouden. Dit kan leiden tot vertragingen, gemiste deadlines en ontevredenheid bij de klant.

AI-gestuurde documentverwerking kan gemakkelijk grote hoeveelheden gegevens verwerken, waardoor een tijdige en nauwkeurige verwerking wordt gegarandeerd. Het schaalt mee met uw bedrijf, waardoor u een hoog efficiëntieniveau kunt handhaven, zelfs als uw datavolume toeneemt.

Uitdaging 3: Falen van naleving

Soms kunnen, als gevolg van handmatig toezicht, fouten of verloren documenten, noodzakelijke nalevingsprotocollen worden gemist of deadlines over het hoofd worden gezien. Dit kan leiden tot zware straffen en kan zelfs de reputatie van uw bedrijf schaden.

AI-documentverwerking kan deze risico’s beperken door het audittraject van alle documentverwerkingsactiviteiten te automatiseren. Het zorgt ervoor dat alle nalevingsprotocollen worden gevolgd en dat eventuele discrepanties ter beoordeling worden gemeld. Met geautomatiseerde meldingen en herinneringen kan uw team alle deadlines en protocollen voorblijven en uw bedrijf beschermen tegen mogelijke nalevingsfouten.

Uitdaging 4: Moeilijkheden bij het omgaan met ongestructureerde gegevens

Ongestructureerde of semi-gestructureerde documenten zoals e-mails, contracten of inkooporders volgen geen gestructureerde sjabloon. Dit maakt het lastig om relevante specifieke informatie uit deze documenten te halen.

Geavanceerde AI-algoritmen kunnen de context en semantiek van ongestructureerde gegevens begrijpen en interpreteren en de benodigde informatie nauwkeurig identificeren en extraheren. Dit vermindert de tijd en moeite die nodig is om ongestructureerde gegevens te beheren drastisch en verbetert de algehele efficiëntie van uw documentverwerkingsworkflow.

Uitdaging 5: Onvermogen om met bestaande systemen te werken

Als de geëxtraheerde gegevens niet eenvoudig kunnen worden geïntegreerd met uw bestaande systemen, kan dit tot inefficiëntie en frustratie leiden. Het zou extra handmatig werk kunnen betekenen om de gegevens opnieuw te formatteren of opnieuw in te voeren, waardoor het doel van de automatisering teniet wordt gedaan.

AI-documentverwerkingstools zijn ontworpen om naadloos te integreren met uw bestaande systemen. Ze kunnen de geëxtraheerde gegevens automatisch converteren en exporteren naar formaten die deze systemen gemakkelijk kunnen gebruiken. Dit zorgt voor een soepele gegevensstroom en interoperabiliteit, waardoor de algehele efficiëntie en effectiviteit van uw bedrijfsactiviteiten wordt verbeterd.

Uitdaging 6: Moeilijkheden bij het verwerken van meerdere talen

Bedrijven die met internationale klanten te maken hebben, moeten vaak documenten verwerken meerdere talen. Het handmatig verwerken van dergelijke documenten kan tijdrovend zijn en gevoelig voor fouten, vooral als het team de betreffende talen niet beheerst.

AI-tools voor documentverwerking zijn in staat meerdere talen te begrijpen en te verwerken. Ze kunnen gegevens in verschillende talen nauwkeurig interpreteren en extraheren uit documenten. En u hoeft uw klanten of partners niet te belasten met het vertalen van documenten.

Uitdaging 7: Beperkt inzicht in documentverwerking

Handmatige verwerking is vaak niet transparant en biedt beperkt inzicht in de verwerkingsstatus of fouten. Dit kan leiden tot een gebrek aan controle over het proces, problemen bij het volgen van de voortgang en problemen bij het snel identificeren en verhelpen van problemen.

Met AI-gestuurde documentverwerking krijgt u realtime inzicht in het hele proces. Dit omvat de status van elk document, de nauwkeurigheid van de gegevensextractie en eventuele fouten of problemen die zich voordoen. Dankzij deze transparantie kunt u problemen snel aanpakken en het proces strak onder controle houden, waardoor een efficiënte en nauwkeurige documentverwerking wordt gegarandeerd.

Hoe kan de AI-gebaseerde documentverwerking van Nanonets helpen?

Als u nu op zoek bent naar een oplossing die al deze uitdagingen effectief kan aanpakken, dan is de op AI gebaseerde documentverwerking van Nanonets het antwoord.

Expartio, een wereldwijde aanbieder van verhuisdiensten, ontdekte dit toen ze ons AI-documentverwerkingsplatform gingen gebruiken paspoort verwerking.

Vóór Nanonets was het handmatig invoeren van paspoortgegevens een moeizaam proces voor het team van Expartio, vol met fouten. Met Nanonettenzagen ze hun nauwkeurigheid omhoogschieten naar meer dan 95%, waardoor tijd werd bespaard en menselijke fouten werden verminderd. Het bespaarde niet alleen tijd, maar was ook een substantiële stap in de richting van een onbevooroordeelde gegevensverwerking.

Expartio kon cruciale informatie, zoals de vervaldatum en afgiftedatum van het paspoort, geboortedata en het MRZ-nummer van het document, eenvoudig verifiëren. Hierdoor konden ze het risico op fraude aanzienlijk verkleinen.

Daarnaast heeft het gebruik van het platform van Nanonets de medewerkerstevredenheid vergroot. Met minder repetitief werk zou het Expartio-team zich meer kunnen concentreren op klantenservice, wat leidt tot een meer bevredigende werkervaring.

Het beste is dat het platform voortdurend leert, bijleert en moeiteloos integreert met andere tools en software. Het werkt ook met meerdere talen, vereist geen intern team van ontwikkelaars en vrijwel geen nabewerking.

[Ingesloten inhoud]

En het is niet alleen Expartio. Talloze bedrijven in verschillende sectoren hebben geprofiteerd van de implementatie van de AI-gebaseerde documentverwerking van Nanonets. Dit omvat bedrijven in de gezondheidszorg, financiën, onroerend goed en meer. Ze hebben aanzienlijke verbeteringen gezien op het gebied van efficiëntie, nauwkeurigheid, kostenbesparingen en medewerkerstevredenheid.

Vraagt ​​u zich af hoe het uw bedrijf kan helpen? Hier is hoe:

Moeiteloze gegevensextractie: Nanonetten kunnen informatie uit verschillende bestandstypen halen, waaronder pdf's, afbeeldingen en spreadsheets. Zeg vaarwel tegen vervelende handmatige gegevensinvoer en hallo tegen snellere, nauwkeurigere verwerking.

Vlotte software-integratie: Nanonetten kunnen werken met uw huidige software zoals Xero, Sage of Google Spreadsheets. Dit betekent minder datasilo's en een meer gestroomlijnde werking.

schaalbaarheid: Naarmate uw documentverwerkingslast toeneemt, kan Nanonets u bijbenen; u heeft geen extra middelen nodig, alleen een systeem dat met u meegroeit.

Slimme verwerking: Met AI kunnen Nanonets zelfs de meest complexe documenten aan, of ze nu in verschillende lay-outs, talen of valuta's zijn. Het past zich aan uw veranderende bedrijfsbehoeften aan, zodat u gemakkelijk meer internationale projecten en ingewikkelde workflows kunt afhandelen.

24/7 verwerking: In tegenstelling tot handmatige verwerking stopt uw ​​documentverwerking bij Nanonets niet na werktijd. De AI zorgt ervoor dat uw documenten snel worden verwerkt en dat uw bedrijf soepel blijft draaien.

Naleving eenvoudig gemaakt: Nanonets creëert automatische audittrails en zorgt ervoor dat uw documenten voldoen aan de wettelijke normen. Dit bevordert niet alleen de transparantie, maar vereenvoudigt ook de naleving.

Kostenbesparend: Nanonetten helpen u de operationele kosten te beperken door handmatige taken te automatiseren. Snellere verwerking betekent minder overhead, wat leidt tot een gezonder bedrijfsresultaat.

Verbeterde klantenservice: Met Nanonets kunt u documenten sneller en nauwkeuriger verwerken, waardoor de responsiviteit van uw klanten wordt verbeterd. Deze verbetering van de klantenservice kan uw bedrijfsreputatie en klantloyaliteit een boost geven.

Robuuste beveiliging: Nanonetten zorgen voor de veiligheid van uw gevoelige gegevens. Het maakt gebruik van geavanceerde codering en veilige methoden voor gegevensopslag en -overdracht om uw gegevens te beschermen.

Continue verbetering: De AI leert van uw gegevens en verbetert in de loop van de tijd. Dit betekent dat de prestaties bij elke interactie verbeteren, waardoor u uw documentverwerking voortdurend kunt verbeteren.

Aanpasbare werkstromen: Met Nanonets kunt u uw documentverwerkingsworkflows aanpassen aan uw behoeften. Deze flexibiliteit maakt het gemakkelijker voor u om uw workflows te beheren en de efficiëntie en effectiviteit te verbeteren.

Laatste gedachten

Kunstmatige intelligentie heeft nu al een aanzienlijke impact in de zakenwereld. Vanaf 2022 McKinsey-rapportis het gebruik van AI-mogelijkheden gestegen van gemiddeld 1.9 in 2018 naar 3.8 in 2022. Dit is niet zomaar een modegril, het is een zakelijke noodzaak om voorop te blijven lopen.

Als het om documentverwerking gaat, moet de beslissing om AI in te voeren gebaseerd zijn op uw unieke bedrijfsvereisten. Weten wat u nodig heeft, helpt bij het kiezen van de juiste documentverwerkingstool.

AI-aangedreven tools zoals Nanonets verhogen de productiviteit en transparantie in uw workflows, waardoor ze nauwkeuriger en efficiënter worden. De uitkomst? Kostenbesparingen, betere klantenservice en een superieur concurrentievoordeel.

Veelgestelde vragen

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/ai-document-processing/