Voorkom hoofdpijn aan het einde van de maand met AP-automatisering (Kim Albrecht)

Het einde van de maand is een stressvolle tijd voor veel crediteurenafdelingen. Het maken van eindrapporten kan een eentonige en tijdrovende taak zijn, vooral voor degenen die nog steeds afhankelijk zijn van handmatige processen om de klus te klaren.

Gelukkig wordt een groeiend aantal organisaties zich ervan bewust dat het niet zo hoeft te zijn. Tijdens de pandemie hebben velen hun processen opnieuw beoordeeld en ontdekten ze snel de waarde die automatisering van crediteuren (AP) kan brengen, niet alleen
als het gaat om het stroomlijnen van activiteiten en het ondersteunen van samenwerking op afstand, maar ook om realtime op de hoogte te blijven van gegevens. Hieronder staan ​​enkele van de vele manieren waarop het helpt om dit te bereiken.

Tijd en middelen besparen

Automatisering van toegangspunten helpt op verschillende manieren de efficiëntie en nauwkeurigheid van de rapportage aan het einde van de maand te vergroten. Een van de meest impactvolle is door de automatisering van de vele vervelende handmatige processen die betrokken zijn bij de rapportage aan het einde van de maand. Deze processen nemen onnodig
veel tijd in beslag nemen, waardoor AP-teams veel langer in de backoffice blijven dan nodig is. Ze zijn ook veel vatbaarder voor menselijke fouten, vooral tijdens de haast om de financiële gegevens aan het einde van elke maand samen te vatten. Veel van de processen
betrokken, van het matchen van facturen tot gegevensverificatie, kunnen snel en eenvoudig worden geautomatiseerd, waardoor kostbare tijd wordt bespaard en tegelijkertijd kostbare fouten worden geëlimineerd.

AP-automatisering kan ook worden gebruikt om handmatige rapportageprocedures te standaardiseren. Veel van deze procedures variëren sterk, afhankelijk van wie ze implementeert, wat snel kan leiden tot verwarring en fouten bij andere teamleden. Standaardiseren via een centrale
AP-automatisering helpt organisaties ervoor te zorgen dat iedereen altijd op dezelfde financiële pagina staat. Bovendien bieden goed gedocumenteerde procedures het hoogste niveau van snelheid en nauwkeurigheid bij het verwerken van maandafsluitingsrapporten en andere auditprocessen.

Vereenvoudiging van het beheer van zowel gegevens als mensen

Een andere belangrijke overweging bij de rapportage aan het einde van de maand zijn de gegevens zelf, die vaak verstopt of vertraagd kunnen raken onder handmatige, op papier gebaseerde processen. AP-automatisering zorgt voor een veel grotere zichtbaarheid door papieren facturen te elimineren, realtime rapportage te bieden,
en het maken van kant-en-klare, op maat gemaakte rapporten voor de maand-/jaarafsluiting. Hierdoor zijn relevante data altijd binnen handbereik van de juiste stakeholders wanneer dat nodig is.

Het kan ook worden gebruikt om de samenwerking tussen teams te verbeteren. Effectieve AP-operaties zijn afhankelijk van teamleden die samenwerken om projecten zowel snel als efficiënt op te leveren. AP-automatisering maakt dit mogelijk door transparantie in teams te creëren, zodat iedereen het begrijpt
de verantwoordelijkheden die aan elkaar zijn toegewezen. Het ondersteunt ook samenwerking, ongeacht tijd, omstandigheden of locatie, waarbij factuurgoedkeuringen en vragen binnen enkele seconden of minuten worden opgelost in plaats van dagen of weken.

Operationele efficiëntie in het hele bedrijf stimuleren

Het optimaliseren van de efficiëntie in elk aspect van de bedrijfsvoering is cruciaal om concurrerend te blijven in een voortdurend evoluerende wereldmarkt. AP-automatisering voert naadloos taken uit die vele uren van de werknemer in beslag kunnen nemen. Het kan het ook in realtime doen,
vanaf elk apparaat of elke locatie, in een veilige samenwerkingsomgeving, waarmee u tijd en geld bespaart en tegelijkertijd de efficiëntie en productiviteit verhoogt.

AP-automatisering kan maandafsluitingsrapporten pijnloos maken - als de juiste processen worden ingevoerd. Het einddoel van elke automatisering is het elimineren van de verwarrende papieren achtervolging die gepaard gaat met handmatige verwerking en het ondersteunen van realtime samenwerking van
elke locatie. Dit maakt niet alleen teamleden vrij om te werken aan meer strategische en innovatieve activiteiten, maar het brengt ook cruciale financiële gegevens binnen handbereik van degenen die het nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben, waardoor snellere, beter geïnformeerde besluitvorming mogelijk is
op alle niveaus van het bedrijf.