FINRA-rapport 2024: Takeaways voor het bijhouden van gegevens

De Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) heeft onlangs haar jaarlijkse rapport gepubliceerd
verslag van toezichthoudend toezicht voor 2024. Dit is gedeeld om bedrijven te voorzien van belangrijke inzichten en observaties uit de recente activiteiten van de toezichthouder, met als doel de transparantie te verbeteren en complianceprogramma's voor bedrijven in de financiële sector te versterken.   

Naast actuele aandachtspunten rond het gebruik van kunstmatige intelligentie en de veranderende staat van cyberbeveiliging, blijven de vereisten voor het bijhouden van gegevens ook evolueren naast de moderne technologie. Hieronder bekijken we de belangrijkste punten op het gebied van het bijhouden van gegevens. 

Communicatie buiten het kanaal 

Het rapport geeft aan dat FINRA een op risico gebaseerde aanpak gebruikt om te beoordelen hoe bedrijven bedrijfsgerelateerde communicatie beheren. Het erkent dat er met off-channel platforms en apparaten duidelijk een veel groter risico bestaat dat gegevens niet worden bijgehouden. Er wordt verwezen naar
de SEC-boetes die tussen 2021 en 2023 in de hele sector zijn opgelegd, waar ze inderdaad niet waren. 

Hoewel communicatie buiten het kanaal kan plaatsvinden via elk hulpmiddel dat niet is goedgekeurd voor zakelijk gebruik (bijvoorbeeld e-mail- en instant messaging-platforms), neemt mobiele correspondentie ongetwijfeld een aanzienlijk deel voor zijn rekening, grotendeels vanwege het gebruiksgemak, de onmiddellijkheid en de beschikbaarheid ervan. buiten werktijden. 

In het rapport wordt bedrijven gevraagd of hun elektronische-communicatiebeleid … 

• Procedures voor het onderhouden, bewaren en monitoren van alle bedrijfsgerelateerde correspondentie door het personeel, ook via externe methoden. 

• Processen om te controleren of er nieuwe kanalen beschikbaar zijn voor klanten. 

In plaats van eenvoudigweg te verwachten dat werknemers het protocol volgen, is het toezichtelement nu duidelijker aanwezig en wordt van complianceteams verwacht dat zij het speurwerk doen om het landschap te begrijpen en ervoor te zorgen dat het gedrag van werknemers boven verwachting is. FINRA beveelt bedrijven rechtstreeks aan toezicht te houden op... 

• Of goedgekeurde kanalen onderbenut worden, wat aangeeft dat er alternatieven worden gebruikt. 

• Hun goedgekeurde kanalen, voor 'indicaties van communicatie die buiten het kanaal plaatsvindt', dat wil zeggen verwijzingen naar andere gesprekken op niet-goedgekeurde domeinen.  

Het laatste punt zou kunnen komen in de vorm van e-mailketens die een e-mailadres kopiëren van een domein buiten het kanaal, of suggesties dat ontvangers ergens anders met elkaar moeten communiceren, zonder toezicht. 

Bedrijven wordt ook gevraagd na te denken over welke corrigerende/disciplinaire maatregelen er zijn voor adviseurs die zich toch schuldig maken aan malafide praktijken en het beleid schenden. Traditioneel hebben bedrijven de prijs betaald voor wangedrag van werknemers, en daarom moedigt FINRA het opzetten van afschrikmiddelen voor individuen aan. 

Publieke communicatie 

Net als de marketingregel van de SEC,
FINRA-regel 2210 (Communicatie met het publiek) omvat elektronische communicatie, en daarom worden websites en sociale-mediakanalen aan dezelfde standaard gehouden als geschreven brochures, tv-advertenties en zelfs e-mails. 

FINRA herinnert bedrijven aan hun verplichting om informatie te verstrekken die accuraat, evenwichtig en niet misleidend is; door bijvoorbeeld de risico’s van een product/dienst te delen naast de voordelen ervan. Dit sluit in belangrijke mate aan bij de ontwikkelingen rond het gebruik van AI voor contentcreatiedoeleinden. 

Artificial Intelligence 

FINRA classificeert AI expliciet als een ‘opkomend risico’ en beveelt bedrijven aan om de diepgaande impact ervan en de regelgevende gevolgen van de inzet ervan in overweging te nemen. 

Wanneer je de
manieren waarop marketeers ChatGPT kunnen benuttenZo wordt bijvoorbeeld duidelijk hoe effectief de tool is geworden. Het kan niet alleen posts op sociale media en websiteteksten opstellen, maar deze ook optimaliseren op basis van SEO, trending trefwoorden of andere relevante statistieken. Dit bespaart marketeers een ongelooflijke hoeveelheid werk en zal een overbelast personeelsbestand verleiden dat een reddingslijn nodig heeft. 

Helaas zijn deze teams mogelijk niet uitgerust om de gegenereerde output grondig te controleren, wat vooral problematisch is in de context van

chatbot 'hallucinaties'. Zonder de juiste controles en aanpassingen kunnen de tone of voice en de helderheid van de boodschap van een merk in gevaar komen. Zorgwekkender is dat de feitelijke legitimiteit ervan ook geldt. 

De SEC heeft al
verduidelijkt dat adviseurs zelf verantwoordelijk zijn als er problemen ontstaan ​​nadat AI-tools zijn gebruikt voor beleggingsaanbevelingen. FINRA deelt veel van dezelfde onzekerheden. Op een

podcast waarin het rapport uit 2024 wordt ontleedOrnella Bergeron, senior vice-president ledentoezicht van FINRA, zei dat er ondanks de operationele efficiëntie die wordt geboden door de ontwikkelingen op het gebied van AI, zorgen bestaan. 

“Hoewel deze tools veelbelovende mogelijkheden kunnen bieden, heeft de ontwikkeling ervan zorgen doen rijzen over zaken als nauwkeurigheid, privacy, vooringenomenheid en intellectueel eigendom. 

“Tot nu toe zijn bedrijven zeer voorzichtig en attent bij het overwegen van het gebruik van AI-tools, en voordat ze nieuwe technologieën inzetten”, aldus Bergeron. “Dus hoewel er voor het rapport van dit jaar niet veel in de AI-sectie stond in de vorm van specifieke rollen of observaties, is dit waarschijnlijk een onderwerp waar we in de toekomst nog veel meer over zullen zien.” 

Samengevat: een verschuiving naar surveillance 

Communicatie buiten de kanalen en naar het publiek gerichte communicatie staat al geruime tijd op de regelgevingsagenda, en het rapport van FINRA uit 2024 herhaalt deze zorgen.  

Door indringende vragen aan te bieden die bedrijven zichzelf kunnen stellen, zal het de tekortkomingen en blinde vlekken helpen benadrukken die in de eerste plaats hebben geleid tot tekortkomingen in het bijhouden van gegevens in de hele sector. En door procedures voor te schrijven om het gebruik van niet-geautoriseerde kanalen aan het licht te brengen en uit te roeien, heeft de toezichthouder blijk gegeven van een oprechte wens om er een einde aan te maken, of om bedrijven nieuwe manieren te laten vinden om op een nette manier met de situatie om te gaan. 

Aanbieders van communicatie-archivering kunnen nu gegevens vastleggen en vastleggen via de traditionele ‘off-channel’ platforms (WhatsApp, WeChat, Telegram). Ze worden ook steeds meer ontwikkeld om het surveillance-stukje van de puzzel aan te pakken; door bijvoorbeeld lexiconbeleid toe te passen om specifieke bewoordingen te markeren. Dit zou de noodzaak van onrealistische platformverboden tenietdoen en ervoor zorgen dat illegale activiteiten snel aan het licht worden gebracht. 

Hoewel een groot deel van de inhoud van het rapport bekend aanvoelt, heeft FINRA ook laten zien dat ze alert zijn op nieuwe ontwikkelingen, en met name op het latente bloedbad dat kunstmatige intelligentie in de rechtsgang zou kunnen aanrichten. In een wereld waar algoritmen een prompt kunnen volgen, maar daarbij een aantal ficties kunnen verkondigen, is digitale verantwoording van het allergrootste belang. FINRA gaat, zoals de meeste toezichthouders, voorzichtig te werk.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://www.finextra.com/blogposting/25799/finra-report-2024-recordkeeping-takeaways?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs