Hoe gerobotiseerde procesautomatisering op e-mailbeheer van invloed kan zijn op docenten

Robotic process automation (RPA) stelt mensen in staat om te stoppen met het uitvoeren van bepaalde soorten repetitieve taken die vaak handmatig worden uitgevoerd. Aangezien zoveel mensen nu kostbare tijd besteden aan het afhandelen van e-mailbeheer, is het geen verrassing dat ze hebben gekeken hoe RPA hun inbox kan helpen. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe het de bedrijfsvoering in de onderwijssector kan verbeteren en hardwerkende leraren kan helpen tijd vrij te maken.

Typetaken verminderen

Sommige RPA-tools kunnen inkomende en uitgaande e-mails verwerken voordat docenten ze zelfs maar zien. Het elimineert veel van het drukke werk dat vaak zo veel van hun typische werkdagen omvat.

Dergelijke oplossingen beoordelen de inhoud van een e-mail over het algemeen als de eerste stap. Vervolgens maken ze een betrouwbaarheidsscore voor wat de e-mail zegt. Als het RPA-systeem veel vertrouwen heeft, stuurt het een reactie zonder input van docenten of iemand anders die betrokken is bij e-mailbeheer. Opvoeders worden alleen betrokken als de RPA-tool weinig vertrouwen heeft in de inhoud van de e-mail en begeleiding nodig heeft.

Dergelijke instellingen zijn vooral handig wanneer ouders e-mails sturen die gemakkelijk te beantwoorden zijn. Een docent kan specifieke sjablonen instellen om een ​​RPA-tool te gebruiken. Vervolgens hoeven ze alleen meer gedetailleerde antwoorden te typen als de inhoud van een e-mail complexer is.

Denk aan een voorbeeld waarbij leerlingen huiswerk via e-mail opsturen. Een docent kan RPA gebruiken om de ontvangst van het werk te bevestigen of om aan te geven dat een leerling vergeten is een noodzakelijke bijlage toe te voegen.

RPA is ook waardevol in periodes zoals het begin van een schooljaar, wanneer een onderwijzer misschien welkomstmails moet sturen naar tientallen nieuwe leerlingen en hun ouders. Docenten moeten nog steeds een persoonlijk tintje aan de correspondentie toevoegen, maar ze kunnen een deel van de e-mailinhoud die in elk bericht moet komen, elimineren of verminderen.

"RPA kan e-mailreacties verzenden zonder enige input van docenten." 

Tijd besparen tijdens essentiële taken

Veel baanopleiders bevatten elementen van zowel herhaling als individualisering. Lesplanning is een uitstekend voorbeeld. Docenten volgen doorgaans specifieke kaders om ervoor te zorgen dat de lesinhoud voldoet aan de staats- of nationale normen. Ze zullen echter ook de plannen voor elke student aanpassen, afhankelijk van de sterke punten en behoeften van de leerling.

In Schotland was de gemeenteraad van Aberdeen de eerste in het land die RPA gebruikte voor het maken van lesplannen. Deze RPA-applicatie zorgde voor positieve veranderingen gelijk aan het inhuren van 14 extra leraren omdat het zoveel tijd heeft bespaard.

Sommige lesplannen omvatten zelfs het leren van leerlingen hoe ze e-mails moeten verzenden. Die inhoud is vooral gunstig voor jongere leerlingen of mensen die Engels als tweede taal leren.

E-mails zijn voor velen een integraal onderdeel van het dagelijks leven, maar iedereen moest op een gegeven moment leren hoe ze ze moesten verzenden. Stelt u zich een RPA-oplossing voor waarmee docenten sneller lesplannen kunnen maken en vervolgens thema-inhoud rechtstreeks naar de inbox van de leerlingen kunnen distribueren.

"Een RPA-toepassing die in Schotland werd gebruikt, bespaarde zoveel tijd dat het equivalent was van het inhuren van 14 nieuwe docenten." 

Ervoor zorgen dat docenten e-mails op prioriteitsniveau zien

E-mail is een handige communicatiemethode, maar het kan al snel overweldigend worden. Dat komt omdat de meeste mensen hun inbox hebben ingesteld om alle e-mails te ontvangen zodra ze binnenkomen. Echter, een best practice voor e-mailbeheer is om prioriteit te geven aan hoe en wanneer u met berichten omgaat. U zult vrijwel zeker merken dat sommige onmiddellijke aandacht nodig hebben en andere helemaal geen reactie.

RPA kan op de achtergrond werken om prioriteit te geven aan e-mails. Sommige systemen leren na verloop van tijd welke e-mails meer of minder belangrijk zijn. Mensen kunnen ook instellingen aanpassen, zodat ze e-mails in batches op vooraf ingestelde tijden zien. Op die manier worden gebruikers niet gestoord wanneer er een nieuw bericht binnenkomt.

Sommige RPA-systemen leren ook specifieke zoekwoorden te herkennen. Dat kunnen 'ziek kind', 'te laat huiswerk' of 'gemiste opdracht' zijn. Dat zijn allemaal zaken die misschien snel de aandacht van een leraar nodig hebben.

Veel opvoeders hebben de afgelopen jaren voor buitengewone uitdagingen gestaan ​​en sommige zijn: nu bezig met burn-out als resultaat. Een probleem is dat ze vaak zoveel van hun tijd moeten besteden aan andere dingen dan lesgeven. RPA kan dat probleem aanpakken, vooral als het gaat om e-mailbeheer.

"Sommige RPA-systemen kunnen prioriteit geven aan e-mails en leren in de loop van de tijd, wat min of meer belangrijk is." 

Verwerkingstijden en procedures verbeteren

Veel onderwijssystemen gebruiken e-mailinhoud als een systeem voor vroegtijdige waarschuwing. Bepaalde zinnen kunnen bijvoorbeeld duiden op een student die risico loopt of een student met extremistische opvattingen die zichzelf of anderen in gevaar zou kunnen brengen.

In het Verenigd Koninkrijk heeft het ministerie van Onderwijs een RPA-tool ingezet die bekend staat als Automated Robot Negating the Onerous Logging of Data - of ARNOLD. Voordat ARNOLD werd gebruikt, behandelden werknemers: ongeveer 120,000 e-mails van het publiek elk jaar door gegevens handmatig in een systeem in te voeren. Dat kostte veel tijd, waarbij iemand een bericht moest lezen en het in de context moest begrijpen, en het vervolgens moest categoriseren voordat het naar de juiste persoon ging.

Nu beoordeelt ARNOLD elke e-mail, categoriseert deze op risiconiveau en voert de vereiste gegevensinvoer uit in het systeem van de onderwijsafdeling. De RPA-tool onderzoekt honderden variabelen die aan elke e-mail zijn gekoppeld om te beslissen hoe deze moet worden geclassificeerd. Deze opzet heeft de handmatige gegevensinvoer geëlimineerd die is gekoppeld aan inkomende e-mails.

Medewerkers zeggen dat deze verandering hen heeft geholpen zich te concentreren op de dienstverlening in plaats van op de administratie. Het maakt het ook gemakkelijker voor hen om de e-mails te herkennen die de snelste actie vereisen, zoals die over risicoleerlingen of slecht presterende scholen.

Robotic Process Automation maakt e-mailbeheer eenvoudiger

De opvoeders van tegenwoordig ontkomen er niet aan om e-mails te schrijven en erop te reageren. Zoals deze voorbeelden laten zien, kan een robotachtige procesautomatiseringstool hen echter helpen tijd te besparen en meer lonend en relevant werk te doen.

Sommige besluitvormers van onderwijsdepartementen aarzelen om het anders te doen, vooral als de nieuwe processen financiële middelen vergen. Dat betekent dat leraren mogelijk specifiek moeten praten over hoeveel tijd en energie ze momenteel besteden aan het schrijven van e-mails en hoe RPA een game-changer zou zijn door hen in staat te stellen meer tijd te besteden aan waar ze goed in zijn.