Hoe u leveranciersfraude kunt identificeren en voorkomen?

Op zoek naar een op AI gebaseerde AP-automatiseringsoplossing? Bekijk Nanonetten voor een betere nauwkeurigheid, grotere flexibiliteit en een brede reeks integraties met andere boekhoud-, ERP-systemen en meer!

Plan een demo

---

Ondernemen brengt een groot aantal risico's met zich mee. Frauderisico's kunnen ontstaan ​​door betrokkenheid bij derden, zoals leveranciers of zelfs werknemers. Een dergelijke ongebreidelde fraude in verband met de proces van crediteuren is leveranciersfraude.

Leveranciersfraude kan op een zeer geavanceerde manier plaatsvinden vanuit één of meerdere bronnen. Als het niet wordt gedetecteerd, kan het bedrijven veel geld kosten. Lees verder om meer te weten te komen over leveranciersfraude, de categorieën ervan en de manieren om dit op te sporen en te voorkomen.

Inhoudsopgave

Wat is leveranciersfraude?

Leveranciersfraude verwijst naar wanpraktijken die kunnen worden begaan voor persoonlijk gewin door een leverancier, meerdere leveranciers of een werknemer, op de rekeningen betalen (AP) van een bedrijf.

In eenvoudige bewoordingen is het een soort zwendel waarbij een leverancier of de accountgegevens van een ontvanger in AP worden vervalst om betalingen om te leiden. Betalingsfraude kan worden gepleegd door:

• Een of meerdere medewerkers
• Een of meerdere leveranciers
• Samenwerking tussen leverancier(s) en medewerker(s)
• Een externe entiteit die de betalingsinformatie van een leverancier wijzigt die voor niemand bekend is

Soms kan de enorme complexiteit die ermee gepaard gaat de detectie van leveranciersfraude moeilijk maken en bedrijven kwetsbaar maken voor enorme verliezen.

Op wie heeft het invloed?

Doorgaans kan leveranciersfraude kleine tot middelgrote bedrijven behoorlijk zwaar treffen. Dergelijke organisaties lopen een groter risico omdat ze over het algemeen geen sterke controles of controlepunten hebben die dergelijke fraude kunnen opsporen en lokaliseren.

Trouwens, kleinere organisaties met kleinere teams van werknemers zijn afhankelijk van minimaal personeel om meerdere te verwerken AP functies. Daarom kan een werknemer die verantwoordelijk is voor het ontvangen van facturen en het autoriseren van betalingen in de verleiding komen om de administratie te manipuleren, wat op zijn beurt aanzienlijke schade kan toebrengen aan de financiën en geloofwaardigheid van een bedrijf.

Dit betekent niet dat grotere organisaties geen risico lopen. Maar met hun middelen, capaciteiten en relatief groter personeel, zullen ze waarschijnlijk robuuste risicobeheersing inzetten die de incidentie van leveranciersfraude kan verminderen.

Kleinere organisaties zijn vatbaarder voor leveranciersfraude als ze niet over de middelen en mogelijkheden beschikken om trackingprocessen en -controles te implementeren. Zonder hen kan het moeilijk zijn om de verschillende categorieën fraude die op hun AP-afdeling kunnen worden gepleegd, te voorkomen of te verminderen.

Categorieën van leveranciersfraude

Leveranciersfraude kan sterk variëren in de manier waarop het wordt uitgevoerd. Het kan worden gecategoriseerd zoals hieronder beschreven:

• Factureringsfraude: verwijst naar betalingsmanipulaties die op 2 manieren door werknemers worden gedaan. Het kan gaan om een ​​valse verkoper of om dubbele betalingen met de rekening van een echte verkoper.
• Fictieve leverancier - Een werknemer die voldoende controle en toegang heeft, maakt een nepverkoperaccount of een lege vennootschap aan, registreert deze als leverancier en doet regelmatig betalingen naar deze rekening.
• Dubbele betalingen – Een werknemer gebruikt een echte leveranciersrekening, manipuleert de betalingsgegevens en initieert dubbele betalingen op de factuur van een leverancier. De extra betaling wordt dan overgemaakt naar de rekening van de werknemer.
• Controleer manipulatie: Bij dit soort fraude is een werknemer betrokken bij het vervalsen of wijzigen van informatie op de cheque van een leverancier, om betalingen naar een persoonlijke bankrekening te sturen.
• Steekpenningen accepteren: Dit type fraude is het resultaat van een afspraak tussen een leverancier en een werknemer en houdt in dat de werknemer persoonlijke overmakingen van de leverancier ontvangt in ruil voor extra voordelen of verkopen.
• Overtollige facturering: Wanneer een leverancier het bedrijf factureert voor overtollige hoeveelheden/prijzen dan aanvankelijk was overeengekomen, wordt dit overfacturering genoemd. Dit soort praktijken kan alleen of in samenspraak met een werknemer worden gedaan.
• Prijsafspraken: Dit soort fraude vindt plaats wanneer twee leveranciers samenwerken om prijzen vast te stellen die hoger zijn dan de normale tarieven. De koper/het bedrijf is dan gedwongen om hogere prijzen te betalen, ongeacht de verkoper. Werknemers kunnen dienen als interne bronnen voor de leveranciers om gevoelige informatie over budgetten te verkrijgen.
• Biedingsmanipulatie: Een veel voorkomende manier om fraude te plegen, wordt meestal gedaan door samenwerking tussen 2 of meer leveranciers en werknemers om het inkoopcontract in het voordeel van de hoogste bieder te krijgen. De werknemer krijgt een passende vergoeding voor het aanmoedigen en helpen bij de fraude.
• Cyberfraude: Waarschijnlijk de moeilijkste soort om op te sporen, dergelijke gevallen van verkopersfraude worden uitgevoerd door onbekende, onbevoegde personen die geen verband houden met het bedrijf of de verkoper. Hier kunnen externe entiteiten de rekening van een bestaande leverancier manipuleren en betalingen naar hun rekeningen omleiden. De hele transactie gebeurt elektronisch, wat detectie en preventie nog moeilijker maakt voor bedrijven.

Opsporen en voorkomen van leveranciersfraude

Het opsporen en voorkomen van leveranciersfraude is niet eenvoudig, maar wel te doen. Zodra u de belangrijkste gebieden identificeert waar er een gebrek aan controle is, kan het implementeren van sterkere controles en maatregelen een grote bijdrage leveren aan het voorkomen van gevallen van leveranciersfraude. Laten we eens kijken naar de verschillende manieren waarop controles in een organisatie kunnen worden geïmplementeerd om leveranciersfraude te voorkomen.

Leverancierscontroles

Aangezien bij de meeste gevallen van leveranciersfraude leveranciers betrokken zijn, kan het volgen van bepaalde voorzorgsmaatregelen, van selectie tot betaling, mogelijk de incidentie ervan verminderen. Hier zijn enkele mogelijke controles:

• Na due diligence in de leveranciersinschrijvingsprocessen. De aandacht moet worden gericht op het verifiëren van leveranciersgegevens, zoals postadressen, waaronder postbussen, contactnummers, identificatienummers voor leveranciersbelasting, contactpersonen en bankrekeningen.
• Het onderhouden van een gecentraliseerde leveranciersdatabase met vaste voorkeuren. Het hebben van een aparte lijst met leveranciers met een hoog risico kan helpen bij het initiëren van aanvullende goedkeuringen voor het vereffenen van betalingen.
• Het uitvoeren van een beoordeling van leveranciers via een externe audit/bron of een medewerker buiten de leveranciersafdeling voor een onbevooroordeelde beoordeling.
• Controleren of het adres van een leverancier of andere informatie niet overeenkomt met de informatie van een werknemer of vergelijkbaar is met die van een bestaande leverancier.
• Periodiek controleren van masterbestanden van leveranciers om er zeker van te zijn dat het factureringsvolume realistisch is en dat er geen inconsistenties zijn.

Werknemer maatregelen

Hoewel dit leveranciersfraude wordt genoemd, is het vaak met de hulp van een insider dat de meeste fraudes worden georkestreerd. Enkele belangrijke maatregelen om de betrokkenheid van werknemers bij dergelijke fraude te controleren, zijn:

• Grondige achtergrondcontroles uitvoeren bij het aannemen van nieuwe werknemers of bureaus (wanneer uitbesteding van crediteuren)
• Financiële informatie geheim houden en beperkt houden tot werknemers op hogere niveaus
• Grotere organisaties kunnen de taken van werknemers op verschillende niveaus scheiden voor een betere interne controle. Vandaar,
• Een persoon die verantwoordelijk is voor het invoeren van leveranciersgegevens moet anders zijn dan degenen die de leveranciers goedkeuren, omdat dit het creëren van nepverkopers kan elimineren
• Ander personeel moet zorgen voor het ontvangen van goederen of diensten, het verwerken van factuurbetalingen en het autoriseren van goedkeuringen van betalingen
• Kleinere bedrijven kunnen taken van werknemers in de leverancier/AP/inkoopafdeling of touw in managers om belangrijke taken te controleren die de kans op het plannen van fraude kunnen elimineren.

Methoden voor het matchen van facturen gebruiken

Factuurvereffening is een van de effectieve manieren die door kleine tot grote organisaties kunnen worden gebruikt om het veelvoorkomende optreden van leveranciersfraude te voorkomen.

Factuurvereffening is een proces dat door bedrijven wordt gebruikt om leveranciersfacturen te vergelijken met andere relevante documenten, zoals: inkooporders (PO), goederenontvangsten, keuringsbonnen en zelfs tegen contracten.

Deze verplichte controles kunnen helpen de authenticiteit van leveranciersfacturen te verifiëren voordat ze worden goedgekeurd voor betaling. Factuur/PO-matching kan op verschillende manieren.

• Matching in twee richtingen – Het wordt uitgevoerd door de factuur te matchen met de originele inkooporder (PO). Dit proces controleert of de goederen of diensten die op de factuur staan, overeenkomen met de goederen of diensten die door de organisatie zijn besteld.
• Matching in drie richtingen – Bij dit proces wordt de factuur dubbel gecontroleerd. De factuur wordt eerst gekoppeld aan de bestelling en vervolgens naar de ontvangst van de goederen. Het helpt te controleren of de goederen/diensten die op de factuur staan, overeenkomen met de bestelling en ook correct zijn geleverd.
• Vierweg matching – Het meest uitgebreide matchingsproces vereist het controleren van de factuur aan de hand van 3 andere documenten, namelijk de PO, de goederenontvangst en een inspectiebon. Deze procedure zorgt ervoor dat de goederen/diensten die op de factuur worden vermeld, worden ontvangen volgens de PO en ook zijn geïnspecteerd om te controleren of ze juist zijn.
• Non-PO of contract matching – In situaties waarin bedrijven niet meerdere documenten gebruiken, wordt de factuur van de verkoper vergeleken met de contractovereenkomst om te controleren of de genoemde prijs en diensten niet afwijken van het contract zelf.

Dataminingtechnieken toepassen

Datamining is een moderne techniek om enorme hoeveelheden gegevens te analyseren en patronen te ontdekken die helpen bij bedrijfsanalyse en besluitvorming. Deze techniek is zeer nauwkeurig bij het opsporen van fraude en kan worden gebruikt om gevallen van leveranciersfraude te beperken.

Met behulp van trendanalyse kan datamining afwijkingen detecteren die kunnen wijzen op frauduleuze activiteiten. Organisaties kunnen dataminingtechnieken gebruiken om te controleren op specifieke patronen, waaronder:

• Betalingen die afwijken van de normale procedure, lage inconsistenties in dollars en bedragen die zijn gemaximaliseerd tot de goedkeuringslimiet
• Dubbele betalingen op dezelfde datum aan dezelfde leverancier of totaal aantal betalingen dat de contractovereenkomst overschrijdt
• Betalingen buiten kantooruren
• Afwijkingen in leveranciersinformatie zoals variatie in aflever- en betaaladressen, gebruik van dezelfde inkooporder in facturen, niet-opeenvolgende factuurnummers etc..

Andere organisatorische maatregelen

Naast grote maatregelen kunnen bedrijven andere adequate maatregelen nemen om leveranciersfraude in toom te houden. Enkele van de levensvatbare zijn:

• Een fraudehotline opzetten – Een anonieme hulplijn kan werknemers helpen onregelmatigheden te melden zonder zich zorgen te maken over de gevolgen. Het schept een sfeer van waakzaamheid en kan de organisatie helpen om snel corrigerende maatregelen uit te rollen.
• De interne controles aanscherpen – Een organisatie moet ervoor zorgen dat er controleprocedures zijn en dat iedereen, van het management tot het instapniveau, hiervan op de hoogte is. Door medewerkers op te leiden en te informeren over leveranciersfraude, kunnen ze zich meer bewust zijn van de risico's en gevolgen. Het uitvoeren van periodieke risicobeoordelingen kan inzicht verschaffen in mazen die moeten worden verholpen om leveranciersfraude te beperken.
• Tweeledige goedkeuringen - Zowel goedkeuringen van leveranciers als betalingsgoedkeuringen moeten worden uitgevoerd via een goedkeuringsproces met meerdere lagen. Dit kan ervoor zorgen dat het bedrijf legitieme leveranciers krijgt en dat betalingen beter worden gecontroleerd met meer dan één medewerker die toezicht houdt op het proces.

Conclusie

Leveranciersfraude kan een zware tol eisen van een organisatie en veel geld kosten. Preventie van leveranciersfraude vereist een goede planning, herziening en update van het bedrijfsbeleid met regelmatige tussenpozen. Preventieve maatregelen moeten worden geïmplementeerd op een aanpak op meerdere niveaus om fraude te verminderen en organisaties in de toekomst te beschermen tegen ernstige verliezen.