Factuur‌ ‌Goedkeuring‌ ‌Automatisering‌ ‌

Introductie

De Accounts Payable (AP) afdelingen van de meeste bedrijven hebben interne regels voor factuurbeheer inclusief goedkeuringen. Wat zijn factuurgoedkeuringen? Wat is een workflow voor handmatige factuurgoedkeuring? Waarom de factuurgoedkeuringsworkflow automatiseren?

Lees verder om het factuurgoedkeuringsproces te begrijpen.

---

---

---

Wilt u uw handmatige AP-processen automatiseren? Boek een live demo van 30 minuten om te zien hoe Nanonets uw team kan helpen bij de end-to-end implementatie AP automatisering.

Plan een demo

---

De werking van de Accounts Payable (AP)-afdeling in een bedrijf, of het nu product- of servicegericht is, is van cruciaal belang voor de productiviteit van het bedrijf en voor het onderhouden van goede leveranciersrelaties. Een efficiënte AP-afdeling die financiële, administratieve en administratieve ondersteuning biedt aan het aankoopproces van een bedrijf, moet een georganiseerd systeem hebben dat naadloos de verschillende functies van het procure-to-pay-proces integreert, dat inkooporderbeheer, leverancierscommunicatie, factuurbeheer omvat. beheer, producttracering en betaling.

Factuurbeheer begint wanneer een factuur door een bedrijf wordt ontvangen en eindigt met de betaling van de factuur, is een van de belangrijkste functies van de AP-afdeling van het bedrijf. Hoe simplistisch het ook mag klinken, factuurbeheer is geen proces in twee stappen van 'factuur ontvangen, factuur betalen', of zou dat ook niet moeten zijn. Dit geldt met name voor bedrijven die veel aankopen doen en met een groot aantal facturen te maken krijgen. Een goed protocol voor factuurbeheer omvat noodzakelijkerwijs verificatie van de legitimiteit van alle facturen en goedkeuringen op meerdere niveaus voordat ze kunnen worden verwerkt voor betaling.

De workflow voor het goedkeuren van facturen

De factuurgoedkeuringsworkflow is een cascade van stappen in het procure-to-pay-proces die worden genomen om ervoor te zorgen dat een door het bedrijf ontvangen factuur legitiem is en overeenkomt met de geplaatste bestelling. De factuurgoedkeuring omvat meerdere controleniveaus door personeel dat verantwoordelijk is voor een inkooporder en/of een leverancier. Elk bedrijf kan zijn eigen unieke goedkeuringsworkflow hebben

Een typische workflow voor het goedkeuren van facturen bestaat uit de volgende stappen:

Er komt een factuur binnen bij een bedrijf. De factuur kan de vorm hebben van een papieren versie, een PDF-bijlage of een meer geavanceerde vorm van een digitale factuur, die voor verwerking in de daarvoor bestemde sectie moet worden ingediend.

• Factuur validatie: Eenmaal ingediend, wordt de factuur gekoppeld aan alle andere documenten die verband houden met die specifieke transactie, zoals de aanvraag tot inkoop, de bestelling, de offerte van de verkoper, andere communicatie van de verkoper, enz. Dit wordt gewoonlijk "driewegafstemming" genoemd. , de drie te matchen documenten zijn Inkooporder, Factuur en Ontvangstbewijs, maar matching kan ook andere documenten omvatten. Andere factoren waarmee rekening moet worden gehouden voor validatie zijn:
  Komen de betalingsvoorwaarden overeen?
  Zijn eventuele beloofde kortingen inbegrepen?
  Is de factuur gecodeerd naar de juiste onkostenrekeningen?
  Zijn er prestatieproblemen na ontvangst die inhouding van betaling rechtvaardigen?
• Factuur uitzonderingen: Er wordt een uitzondering gemaakt wanneer een factuur onvolledige of onjuiste informatie bevat. De factuur wordt doorgestuurd naar de juiste medewerkers om de fout op te sporen en te corrigeren. Dit wordt gevolgd door heruitgifte van facturen, herverificaties en matching in het geval van foutcorrectie, of fraudeonderzoek in het geval van onopgeloste uitzonderingen.
• Goedkeuring: Na verificatie wordt de factuur doorgestuurd naar personeel op verschillende niveaus, afhankelijk van het beleid van het bedrijf. Het aantal en de aard van goedkeuringen verschilt per bedrijf, afdeling, producttype en factuurbedrag. De inkoopafdeling moet bijvoorbeeld een factuur goedkeuren om de juistheid van de facturering van de leverancier te bevestigen voordat de betaling kan worden verwerkt. Sommige bedrijven eisen dat factuurbedragen hoger zijn dan een drempel om aanvullende goedkeuringen van een manager of CFO te vereisen.
• Betaling: De factuur komt in de betalingswachtrij nadat alle goedkeuringen zijn verkregen.

Veel kleine en middelgrote bedrijven hebben nog steeds workflows voor handmatige goedkeuring van facturen. Dit kunnen handelingen zijn die zo rudimentair zijn als het hebben van een tekstverwerkingsdocument à la een SOP, met afgebakende stappen en distributie van het document aan de verschillende deelnemers van de workflow om als leidraad te gebruiken. Dit is, zoals u zich kunt voorstellen, een ongeorganiseerd proces waarbij de deelnemers moeten blijven verwijzen naar het document na de stappen, wat tot fouten kan leiden.

In veel kleine bedrijven bestaat niet eens zo'n SOP en is er slechts een algemene procedure die mond-tot-mondreclame wordt doorgegeven aan de verschillende deelnemers, wat een recept is voor een ramp als het bedrijf enige vorm van verandering ondergaat, zij het schaalvergroting of wijziging van het personeelsbestand.

---

Stel contactloze AP-workflows in en stroomlijnen van het crediteurenproces in seconden. Boek nu een live demo van 30 minuten.

Plan een demo

---

Problemen met de workflow voor handmatige factuurgoedkeuring

Enkele van de specifieke uitdagingen van de workflow voor handmatige factuurgoedkeuring zijn:

• fouten: Menselijke fouten als gevolg van overwerk of simpelweg onoplettendheid kunnen leiden tot dubbele betalingen, te lage betalingen, vertraagde betalingen of gemiste betalingen, die het bedrijf allemaal meer geld en tijd kunnen kosten.
• Missende documenten: Papierwerk kan leiden tot verkeerde plaatsing en verlies van belangrijke documenten zoals facturen. Dit kan leiden tot een overvloed aan problemen in de gehele boekhoudkundige betalingscyclus, beginnend met wrijving met de leverancier tot vertraagde operaties.
• Verspilling van menselijke inspanning: Handmatige goedkeuringsprocessen verspillen menselijke inspanning die constructiever kan worden ingezet voor productievere activiteiten.
• Tijdvertragingen: Wanneer meerdere goedkeuringen nodig zijn om een ​​factuur goed te keuren en wanneer het bedrijf in de loop van een werkdag met meerdere facturen te maken heeft, kan alleen het verkrijgen van goedkeuringen voordat de factuur wordt verwerkt, tijdrovend zijn. Tot 20% van de facturen bevat regelmatig onjuiste of onvolledige informatie, en een handmatige workflow voor factuurgoedkeuring zorgt ervoor dat de AP-afdeling 25% van haar tijd besteedt aan het oplossen van problemen en het opsporen van ontbrekende informatie.
• Uitgestelde betalingen: Vertragingen bij het verkrijgen van goedkeuringen kunnen op hun beurt leiden tot vertragingen in betalingen, wat, zoals eerder vermeld, kostbaar kan zijn voor het bedrijf. In de VS zat in 3 2019 biljoen dollar vast aan betalingsachterstanden bij kleine bedrijven, wat leidde tot aanwervingsonderbrekingen, limieten voor voorraadaankopen en een vermindering van het aantal uren van werknemers om de eindjes aan elkaar te knopen. Vertragingen kunnen ook leiden tot late ontvangsten van bestelde artikelen, slechte kredietwaardigheid, slechte relaties met leveranciers en vergoedingen/boetes.
• Dekking van het factuurpad: Het is moeilijk of zelfs onmogelijk om de status van een factuur op het pad van validatie en goedkeuring te volgen, wat backchecking en vooruitplanning bemoeilijkt.
• Fraude kwetsbaarheid: Factuurfraude kan fraude door derden zijn, onjuiste declaratie van arbeid, dubbele betalingen als gevolg van vertragingen of interne fraude. Om fraude te voorkomen is een waterdicht goedkeuringsproces vereist. Zeker in crisistijden is dit het geval. Zo zou de pandemie van Covid-19 naar verluidt de incidentie van factuurfraude in 2020 hebben doen toenemen. Factuurfraude kan zich uiten in de vorm van een abnormaal factuurvolume, onverklaarbaarheid van goederen versus factuur, discrepanties tussen inkooporder en factuur en twijfelachtig gedrag van werknemers. Deze kunnen niet handmatig worden gedetecteerd, vooral wanneer het bedrijfsvolume hoog is.

Automatisering van de factuurgoedkeuringsworkflow

Automatisering van factuurgoedkeuring kan het proces vereenvoudigen en tijd besparen. Enkele voordelen van automatisering van factuurgoedkeuring zijn:

• Snellere validatie: Dit is misschien wel het belangrijkste voordeel van automatisering. Geautomatiseerde vergelijking van de factuur met andere gerelateerde documenten kan de tijdvertragingen elimineren die gepaard gaan met handmatige drievoudige afstemming, aangezien alle documenten met betrekking tot één transactie digitaal op dezelfde plaats worden opgeslagen en eenvoudig visueel of via op AI gebaseerde software kunnen worden vergeleken. Geautomatiseerde factuurgoedkeuringsworkflows kunnen worden geïntegreerd met databases en andere boekhoudsystemen voor automatische matching zonder menselijke tussenkomst.
• Snellere goedkeuringen: Geautomatiseerde meldingen en herinneringen kunnen vertragingen bij de goedkeuring van facturen voorkomen. De integratie van elektronische handtekeningen en digitale formulieren kan goedkeuringen van verschillende deelnemers aan het proces onderweg mogelijk maken, zodat fysieke afwezigheid op kantoor het goedkeuringsproces niet zou vertragen.
• Kostenbesparingen: Een rapport uit 2018 van Levvel (voorheen Paystream Advisors) toonde aan dat gemiste kortingen (44%), te late betalingen (39%) en dubbele betalingen (29%) de belangrijkste factuurverwerking zorgen in bedrijven, en alle drie kunnen worden overwonnen door middel van automatisering.
• Verantwoording: Geautomatiseerde tracking van transacties in real-time geeft inzicht in de status van de factuur in de goedkeuringsketen. Het opnemen van onvoorziene gebeurtenissen en herinneringen in de workflow kan wegversperringen wegnemen en transparantie voor snellere goedkeuringen mogelijk maken. Automatisering van het goedkeuringsproces creëert ook een audittrail die de verschillende goedkeuringsniveaus laat zien die zijn voltooid en de niveaus die dat niet zijn.
• Documentveiligheid: Digitalisering van alle documenten als onderdeel van de geautomatiseerde factuurgoedkeuringsworkflow kan het verlies van documenten voorkomen die gewoonlijk worden geassocieerd met het fysiek verplaatsen van het document door het bedrijf voor validatie en goedkeuring. Automatisering maakt integratie van de workflow mogelijk met het documentbeheersysteem van het bedrijf en andere boekhoudtools voor het automatisch bijwerken en archiveren van records.
• Naleving van de regelgeving: Geautomatiseerde factuurgoedkeuringsworkflow biedt gemakkelijke toegang tot alle relevante gegevens tijdens audits, waardoor naleving van de regelgeving wordt vergemakkelijkt.
• Betere bedrijfsinformatie: Geautomatiseerde workflows voor factuurgoedkeuring kunnen gemakkelijke toegang tot en beoordeling van aankoopgegevens en uitgaven mogelijk maken, waardoor betere rapportagemechanismen en besluitvorming mogelijk zijn.
• Beter leveranciersbeheer en relatie: Systematische organisatie van factuurgoedkeuringsprocessen kan helpen bij een beter leveranciersbeheer en het voorkomen van betalingsachterstanden kan leveranciersrelaties ten goede komen.
• Uitbanning van fraude: Automatisering van de factuurgoedkeuringsworkflow kan fraude elimineren door controles in de hele workflow mogelijk te maken en de zichtbaarheid te vergroten. Onregelmatigheden kunnen automatisch worden gesignaleerd tijdens de geautomatiseerde three-way match en elektronische handtekeningverificatie kan zowel interne als externe fraude en bijbehorende verliezen voorkomen.

---

Boek deze live demo van 30 minuten om ervoor te zorgen dat dit de laatste keer is dat u handmatig gegevens van facturen of ontvangstbewijzen in ERP-software hoeft in te voeren.

Plan een demo

---

Volledig geautomatiseerd goedkeuringsproces voor facturen

• Factuur digitaliseren: Facturen in verschillende formaten moeten eerst gedigitaliseerd worden naar een standaard formaat. Aangezien elke factuur belangrijke gegevens bevat die worden gebruikt bij de planning van boekhoudkundige bronnen en bij de besluitvorming binnen het bedrijf, is nauwkeurigheid bij het extraheren van gegevens essentieel. De gegevens die van facturen worden gelezen, worden meestal vervolgens overgebracht naar ERP-, boekhoud- of data-analyseplatforms die door het bedrijf worden gebruikt voor latere verwerking.
• Geautomatiseerde validatie: Geautomatiseerde three-way matching kan relevante gegevens van facturen, inkooporders en kwitanties vastleggen en automatisch verwerken op een manier die de menselijke geest nabootst. Van hen kan de AI-ondersteunde verwerking ook records vergelijken en matchen en beslissingen nemen zoals het doorgeven van de transactie, het markeren van fouten of het maken van uitzonderingen.
• Geautomatiseerde afhandeling van uitzonderingen: Wanneer fouten worden gesignaleerd of uitzonderingen worden gemaakt, wordt de factuur onmiddellijk doorgestuurd naar het juiste personeel dat de fouten kan herstellen. Dit kan tijdvertragingen verminderen die gepaard gaan met handmatige foutafhandeling.
• Geautomatiseerde goedkeuringen: Na matching en validatie worden de facturen automatisch ter goedkeuring doorgestuurd naar het juiste personeel. Het digitaal aanbrengen van digitale handtekeningen en goedkeuringen kan vertraging voorkomen.
• Betaling verwerken: Na goedkeuring stuurt het geautomatiseerde systeem de factuur door naar het financiële team voor betalingsverwerking, waarna de transactie wordt gesloten en de gegevens worden gearchiveerd.

Bedrijven die geautomatiseerde workflowsystemen voor factuurgoedkeuring willen gebruiken, moeten rekening houden met de volgende factoren bij het kiezen van de tool daarvoor:

• De infrastructuur en IT-middelen die nodig zijn om de software te ondersteunen
• De financiële verplichting die gemoeid is met het opzetten en runnen van het systeem
• Integratie met andere systemen binnen het bedrijf
• De vereiste/mogelijke niveaus van automatisering en menselijke tussenkomst binnen het bedrijf
• Beschikbaarheid van knowhow binnen het bedrijf en klantenondersteuning van de maker van de software
• De vereiste niveaus van gegevensbeveiliging
• Het toegangsniveau - dit zou beslissen waar de gegevens zouden worden opgeslagen - op een lokale machine, een centrale server of de cloud.

Nanonetten voor geautomatiseerde factuurgoedkeuring

De op AI gebaseerde OCR-engine van Nanonets kan u helpen factuurverwerking te automatiseren en er een probleemloos proces van te maken. Het ondersteunt verschillende bestandstypen en verwerkt zowel gestructureerde als ongestructureerde facturen. De factuur OCR API van Nanonets kan helpen de handmatige taken van gegevensinvoer in uw boekhoudsoftware te minimaliseren.

Gegevens kunnen automatisch worden geüpload, geannoteerd en modelgetraind voor voorspelling zonder een enkele regel code, zonder zorgen over GPU's of het vinden van de juiste architecturen voor uw deep learning-modellen. U kunt ook de JSON-reacties van elke voorspelling verkrijgen om deze te integreren met uw eigen systemen en door machine learning aangedreven apps te bouwen op basis van geavanceerde algoritmen en een sterke infrastructuur voor factuurbeheer en goedkeuring.

De Nanonets-technologie ondersteunt integraties met andere systemen, zoals integratie met een Mysql-database, QuickBooks of Salesforce, en is platformonafhankelijk. Nanonets is nauwkeurig en schaalbaar, bespaart tijd en geld voor uw AP-afdeling en geeft uw factuurgoedkeuringsproces een boost, waardoor de relaties met leveranciers worden versterkt.

Doe mee met de competitie van meer dan 20,000 bedrijven in 4 continenten door Nanonets te gebruiken voor uw factuurbeheer.

---

Wilt u het factuurgoedkeuringsproces automatiseren? Geef Nanonetten™ een draai voor hogere nauwkeurigheid, grotere flexibiliteit, nabewerking en een brede reeks integraties met andere boekhoud-, ERP-systemen en meer!

---

Conclusie

De voordelen van digitalisering van de financiële aspecten van de bedrijfsvoering van een bedrijf worden steeds meer onderkend door bedrijven. Dit heeft de acceptatie van automatisering in workflowstructuren noodzakelijk gemaakt. Automatisering van de factuurgoedkeuringsworkflow kan bedrijven helpen minder tijd te besteden aan alledaagse activiteiten zoals handmatig factuurbeheer en zich in plaats daarvan te concentreren op hun kerncompetenties om het bedrijfsresultaat te verbeteren en concurrerend te blijven.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/